Назначение и принципы эксплуатации организационной и компьютерной техники кратко

Обновлено: 02.07.2024

Оргтехника призвана повысить эффективность и производительность труда управленческого персонала. Часто этот неологизм звучит в сочетании со словом офис — офисная оргтехника. В принципе, к оргтехнике можно отнести любые инструменты и приспособления, приборы и устройства, специальную мебель и даже канцелярские принадлежности. Но чаще оргтехникой называют средства связи и технические средства, используемые в делопроизводстве для создания, обработки, хранения и тиражирования бумажных документов. Организационная техника составляет материальную основу современных систем управления.

Средства оргтехники весьма разнообразны, что позволяет выделить среди них функциональные группы, то есть классифицировать. На рис. 1 изображена схема возможной классификации средств оргтехники по назначению.

Рис. 1. Классификация средств оргтехники по назначению

К средствам связиотносятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различные технические средства, которые являются средствами работы с документами. По назначению их можно разделит на группы:

· средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

· средства тиражирования документов (Принтеры, ксероксы, ризографы); О средства хранения документов (папки, конверты, коробки). Выше уже говорилось о том, что к средствам оргтехники можно отнести и другие средства, например, средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т. д.

Рассмотреть все средства оргтехники в рамках одного учебного пособия невозможно. Поэтому далее будут рассмотрены только те средства, которые стали приметой времени, непременной принадлежностью как небольших офисов, так и подразделений, занимающихся делопроизводством на крупных предприятиях.

Средства составления и изготовления документов.

Дополнительные средства подготовки документов

Классификация средств составления и изготовления документов приведена на рис. 2.

Рис. 2. Классификация средств составления и изготовления документов

Пишущие машинки

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами

Пишущие машинки должны обеспечивать:

· высокую производительность труда при минимальных затратах;

· высокое качество печати;

· максимальное количество одновременно получаемых копий;

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.

Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.

Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия - 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные текстышаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для вводавывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.

Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн,/с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.

Средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники составляют техническое обеспечение информационных систем управления персоналом.

Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса технических средств информационных систем и технологий и предназначены, прежде всего, для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в управленческой деятельности.

Классификация по назначению. По этому принципу выделяют:

· Мэйнфреймы (большие ЭВМ);

· Настольные персональные компьютеры;

· Серверы начального и высокого уровня;

Мэйнфреймы (Mainframe). Это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому присоединяется большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, мышь). Их применяют для решения задач, требующих обработки очень больших массивов данных, такие компьютеры могут обслуживать целые отрасли народного хозяйства.

Мини ЭВМ. От больших компьютеров компьютеры этой группы отличаются меньшими размерами, меньшей производительностью и стоимостью. Такие компьютеры используются крупными предприятиями, научными учреждениями, банками.

Персональные компьютеры (ПК). ПК применяются для решения задач автоматизации управления предприятиями, индивидуальной работы пользователя.

Рабочие станции предназначены для инженеров и пользователей настольных издательских систем, там, где нужно работать со сложной графикой.

Серверы начального и высокого уровня. На сервер начального уровня устанавливают один или два процессора. Сервер начального уровня может поддерживать небольшую локальную сеть (до 40 пользователей). Серверы высокого уровня имеют обычно от двух до восьми процессоров, не менее двух источников питания. Серверы содержат большие объемы оперативной (более 4-х Гб) и дисковой памяти (6Тб и более).

Классификация по спецификации PC99. Начиная с 1999 г. в области персональных компьютеров начал действовать международный сертификационный стандарт – спецификация PC99. В соответствии с этой классификацией выделяют следующие категории персональных компьютеров:

· Consumer PC (массовый ПК);

· Office PC (офисный ПК);

· Mobile PC (мобильный, переносной);

· Workstation PC (рабочая станция);

· Entertainment PC (развлекательный ПК).

Классификация по размерам.Персональные компьютеры можно классифицировать по типоразмерам: Настольные; портативные (notebook); карманные (palmtop).

Классификация по назначению. По этому принципу выделяют:

· Мэйнфреймы (большие ЭВМ);

· Настольные персональные компьютеры;

· Серверы начального и высокого уровня;

· Consumer PC (массовый ПК);

· Office PC (офисный ПК);

· Mobile PC (мобильный, переносной);

· Workstation PC (рабочая станция);

· Entertainment PC (развлекательный ПК).

Компьютерная техника – комплексное понятие, описывающее весь спектр производимых компьютерных систем, от небольшого наладонника до сверхмощного суперкомпьютера. В последнее время часто этим понятием обобщают также периферийное и офисное оборудование, а иногда даже комплектующие для различных типов компьютеров, описываемые иначе, как аппаратное обеспечение. Тем не менее, чаще всего, говоря о компьютерной технике, подразумевают сами компьютеры или отдельно стоящее оборудование, которое работает совместно с компьютерами и обеспечивает некоторую дополнительную функциональность (печать или сканирование документов, доступ к Сети, защиту от сбоев питания и т.п.).

Проще говоря, компьютерная техника – это набор программируемых и электронно-вычислительных устройств, позволяющих работать с большим количеством различных данных, а также хранить, обрабатывать, использовать и передавать самую разную информацию (текстовую, графическую, видео, аудио и пр.).

Понятие компьютерной техники вбирает в себя не только аппаратное, но также и программное обеспечение, устанавливаемых на данных типах устройств и обеспечивающее поддержку выполнения их базовых функций. Практически, сами устройства и работающие на них программы рассматриваются в рамках него, как составляющие единого аппаратно-программного комплекса.

Средства компьютерной техники предназначены в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Далее рассмотрим, какие же существуют виды компьютерной техники. Существуют различные классификации компьютерной техники:

· по этапам развития (по поколениям);

· по условиям эксплуатации;

· по количеству процессоров;

· по потребительским свойствам и т.д.

Четких границ между классами компьютеров не существует. По мере совершенствования структур и технологии производства, появляются новые классы компьютеров, границы существующих классов существенно изменяются.

Например, по производительности и характеру использования компьютеры можно условно подразделить на:

· микрокомпьютеры, в том числе — персональные компьютеры;

· мэйнфреймы (универсальные компьютеры);

· Компьютеры по условиям эксплуатации делятся на:

Офисные предназначены для решения широкого класса задач при нормальных условиях эксплуатации.

Специальные компьютеры служат для решения более узкого класса задач или даже одной задачи, требующей многократного решения, и функционируют в особых условиях эксплуатации. Машинные ресурсы специальных компьютеров часто ограничены. Однако их узкая ориентация позволяет реализовать заданный класс задач наиболее эффективно.

Остановимся более подробно на следующем виде классификации:

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом:

1. персональные компьютеры

2. корпоративные компьютеры

Также существуют такие виды как:

1. компьютерная периферия

2. сетевое оборудование

Данная классификация достаточно условна, поскольку интенсивное развитие технологий производства электронных компонентов и значительный прогресс в совершенствовании архитектуры компьютеров и наиболее важных составляющих их элементов приводят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

Кроме того, рассмотренная классификация учитывает только автономное использование вычислительных систем. В настоящее время преобладает тенденция объединения разных вычислительных систем в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать информационно-вычислительные ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий.

1. Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Apple. Интенсивное развитие современных информационных технологий связано именно с широким распространением с начала 80-х годов персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизну с достаточно широкими для непрофессионального пользователя возможностями.

3. Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов. Технические параметры суперкомпьютера значительно превосходят большинство существующих компьютеров. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Суперкомпьютеры — это очень мощные компьютеры с производительностью свыше 100 мегафлопов. Они называются сверхбыстродействующими. Эти машины представляют собой многопроцессорные и (или) многомашинные комплексы, работающие на общую память и общее поле внешних устройств. Различают суперкомпьютеры среднего класса, класса выше среднего и переднего края (high end).

К суперкомпьютерам относятся мэйнфреймы, которые предназначены для решения широкого класса научно-технических задач и являются сложными и дорогими машинами.

Наиболее экономичным видом современных суперкомпьютеров является персональный суперкомпьютер на основе графических процессоров GPU. За счёт применения возможностей архитектуры CUDA графические процессоры используются в качестве вычислителей. Установленные в десктопный ПК графические вычислители могут предоставлять мощности до 4 терафлоп на каждом индивидуальном рабочем месте. Примером графических адаптеров для построения персональных суперкомпьютеров являются вычислители NVIDIA Tesla . Персональный суперкомпьютер позволяет исследователям решать ресурсоёмкие задачи, не обращаясь к массивным кластерным системам, значительно ускоряя работу.

К компьютерной периферии относятся принтеры, плоттеры, терминалы, сканеры, устройства бесперебойного питания. Данный вид устройств достаточно известен общественности, кроме того, наша современная жизнь просто немыслима без них, как впрочем, и без персональных компьютеров.

Далее приведем конкретные определения к каждому виду компьютерной периферии.

Сканер — устройство, которое, анализируя какой-либо объект (обычно изображение, текст), создаёт цифровую копию изображения объекта. Процесс получения этой копии называется сканированием. В большинстве сканеров для преобразования изображения в цифровую форму применяются светочувствительные элементы на основе приборов с зарядовой связью.

Плоттер — устройство для автоматического вычерчивания с большой точностью рисунков, схем, сложных чертежей, карт и другой графической информации на бумаге размером доA0 или кальке. Графопостроители рисуют изображения с помощью пера (пишущего блока).

Источник бесперебойного питания — автоматическое устройство, позволяющее подключенному оборудованию некоторое (как правило — непродолжительное) время работать от аккумуляторов ИБП, при пропадании электрического тока или при выходе его параметров за допустимые нормы. Кроме того, оно способно корректировать параметры (напряжение, частоту) электропитания. Часто применяется для обеспечения бесперебойной работы компьютеров. Может совмещаться с различными видами генераторов электроэнергии.

К сетевому оборудованию относятся устройства, назначением которых является поддержание возможности передачи данных по компьютерным сетям. К таким устройствам относятся маршрутизаторы, коммутаторы, модемы.

Маршрутизатор или роутер,— сетевое устройство, на основании информации отопологии сети и определённых правил принимающее решения о пересылке пакетов сетевого уровня между различными сегментами сети.

Сетевой коммутатор или свитч — устройство, предназначенное для соединения нескольких узлов компьютерной сети в пределах одного сегмента. В отличие от концентратора, который распространяет трафик от одного подключенного устройства ко всем остальным, коммутатор передаёт данные только непосредственно получателю. Это повышает производительность и безопасность сети, избавляя остальные сегменты сети от необходимости (и возможности) обрабатывать данные, которые им не предназначались.

Модем — устройство, применяющееся в системах связи и выполняющее функцию модуляции и демодуляции. Модулятор осуществляет модуляцию несущего сигнала, то есть изменяет его характеристики в соответствии с изменениями входного информационного сигнала, демодулятор осуществляет обратный процесс. Частным случаем модема является широко применяемое периферийное устройство для компьютера, позволяющее ему связываться с другим компьютером, оборудованным модемом, через телефонную сеть (телефонный модем) или кабельную сеть (кабельный модем).

Таким образом, в заключении, можно сделать следующий вывод о том, что в современных условиях невозможно представить жизнь человека без компьютерной техники. Все люди, так или иначе, взаимодействуют с компьютерами, неважно прямо или косвенно. Ни одна организация не сможет эффективно выполнять свою деятельность без компьютерной техники. С развитием техники облегчалась жизнь людей, становится проще жить и работать. Буквально каждый день придумывается что-то новое, в связи с этим техника очень быстро стареет, в том смысле, что компьютеры модернизируются очень быстро. Безусловно, существование компьютеров – это очень хорошо для современной жизни, немыслимой без техники.

Что относится к оргтехнике

Еще несколько десятков лет тому в офисе сложно было встретить так много разнообразной техники. Стандартное оснащение включало в себя печатную машинку, калькулятор или деревянные счеты и, скорее всего, на этом перечень заканчивался. Современный вариант рабочего пространства кардинально отличается от того времени.

Компьютер — это специальный электронно-цифровой аппарат, который способен хранить и обрабатывать разного рода и сложности информацию и данные. Но также он может быть применен для: ввода информации, создания текстовых документов, рисунков и картинок, таблиц, презентаций, работы с электронной почтой и видеоматериалами.

А также компьютеры могут быть разных форматов и предназначения, но основа у них одна и та же. Рассмотрим каждый из возможных вариантов более детально.

Ноутбуки

Планшеты

Серверы

Принтеры

В последнее время стало модно отказываться от печатных копий и переходит на цифровой документооборот. Но таким трендам пока следуют только единицы офисов.

Какие бывают принтеры?
Детально о видах и типах печатающих устройств.

Подборка принтеров для офиса
Обзор печатающих устройств с большим ресурсом и производительностью.

Сканеры

Сканер — специальное устройство, которое предназначено для создания цифровой копии физического документа. С его помощью можно переносить информацию с напечатанного листа на компьютер или ноутбук. Далее, после обработки специальными программами, такие данные можно изменять или редактировать. В дальнейшем информация сохраняется в виде компьютерных файлов. Может быть размножена или передана по электронной почте.

Ксероксы

А ранее, чтобы сделать копию документа, его попросту надо было заново набрать на печатной машинке или воспроизвести вручную. Но лень и тут стала двигателем прогресса. После изобретения черно-белого ксерокса он прочно вошел в жизнь офисного сотрудника. Устройство по-прежнему актуально и востребовано. Сделать цветную ксерокопию тоже можно, если есть соответствующий тип техники.

МФУ — многофункциональные устройства включают в себя сразу несколько вариантов офисной оргтехники. Сюда входят: принтер, сканер, ксерокс, а в некоторых моделях и факс. Из основных плюсов такого варианта отметим:

Экономия при покупке сразу нескольких приспособлений. Этим фактом объясняется высока популярность техники.
Разумное израсходование места в офисе, что актуально для дорожающей аренды бизнес-помещений в последние годы.
Простота в работе и низкие цены на обслуживание МФУ.

На нашем сайте Вы можете выбрать МФУ для дома в рейтинге моделей.

Шредеры

Во избежание попадания важной информации к конкурентам или просто злоумышленникам, в некоторых случаях ее приходится уничтожать. Отлично поможет в этом шредер. Специальная машинка, которая быстро разрезает лист на большое количество мелких частей, которые обратно собрать физически невозможно.

Группы организационной техники

Для работы с данными: ПК, ноутбуки, серверы, калькуляторы.
Для создания и размножения: принтеры, сканеры, МФУ, копиры.
Чертежная и конструкторская: графические дисплеи, плоттеры, широкоформатные принтеры, чертежные доски.
Регистрационные: считывающие аппараты, сканеры штрих-кодов.
Связь: телефоны, факсы, переговорные устройства, станции АТС.
Презентационная техника включает в себя проекторы, экраны, телевизоры, цифровые доски.

В отдельную большую группу можно определить все средства для ручной обработки документации:

Правила работы с оргтехникой

Оргтехника в бухгалтерии с новым ОКОФ

Множительные аппараты, не подключенные к ПК.
Копиры.
Телефонные станции.
Печатные машины.
Мобильные и стационарные телефоны.
Устройства для совещаний.
Шредеры.
Счетчики денег.

МФУ или принтер, которые работают в паре с компьютером.
Планшеты.
Смартфоны.

Оргтехника, вычислительная техника и компьютерная техника: в чем разница

Если возникают малейшие сомнения по поводу присвоения кода любому новому прибору, то отличным решением проблемы будет обращение к коллегам на профильных бухгалтерских форумах.

Читайте также: