Службы доу проводят анализ и мониторинг деловых процессов с целью

Обновлено: 07.07.2024

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Для решения вопросов организации документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. В нашей стране традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.). На делопроизводственные службы возлагалось решение вопросов организации документооборота, его анализа, сокращения сроков прохождения документов, выполнения определенных видов работ, позволяющих осуществлять контроль за документооборотом (в том числе регистрация документов, контроль исполнения документов).

Особого внимания заслуживают вопросы комплексной оценки деятельности существующих служб ДОУ, так как от их соответствия новым требованиям в значительной мере зависит применение современных методов и средств работы как с бумажными, так и с электронными документами. Оценка деятельности служб ДОУ может осуществляться как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся структуры, штатной численности, использования новых технологий и т. п. Кроме того, в организациях с развитой филиальной сетью может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений.

В современных условиях, с одной стороны, сохраняют свое значение основные критерии оценки и показатели деятельности служб ДОУ, которые нами уже были проанализированы применительно к предыдущему этапу [82, с. 35–41]. С другой стороны, необходимо использование нового комплекса критериев, соответствующих современным задачам.

Критерии оценки, показатели деятельности документационных служб можно условно разделить на три группы: количественные, качественные и комбинированные (рис. 6). К критериям первой группы следует отнести показатели работы, по которым возможна количественная оценка объемов работы и ее оперативности. Ко второй группе относятся качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, использованием автоматизированных технологий. Некоторые критерии носят комбинированный характер: они включают в себя как описательную оценку, так и количественные параметры. Оцениваться может деятельность документационной службы в целом или ее отдельных участков (по направлениям работы), а также работа сотрудников [82, с. 36]

Рис. 6. Критерии оценки деятельности документационных служб

Рассмотрим вначале наиболее существенные критерии оценки документационных служб, сформировавшиеся в предыдущий период.

Соблюдение нормативных требований к работе с документами остается важнейшим, основополагающим критерием работы служб ДОУ (с учетом того, что в современных условиях добавляется работа с электронными документами).

Применение средств автоматизации технологических процессов работы с документами выступает как важный оценочный критерий, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования работы служб ДОУ. Наличие или отсутствие автоматизированной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве и оперативности работы в конкретной организации.

Объем документооборота – этот критерий имеет определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности учреждения, объем и характер его взаимосвязей с другими организациями.

Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

Штатная численность службы ДОУ в совокупности с критерием объема документооборота, его динамики позволяет судить о нагрузке на работников этой службы. Здесь также играют роль и другие факторы, в том числе используемая технология, структура организации в целом и службы ДОУ, территориальное размещение структурных подразделений.

В целях анализа трудозатрат и планирования объема работ для службы ДОУ в целом и отдельных работников используются нормы времени или выработки на основные виды работ. В частности, Минтруда России в 1993–2002 гг. были утверждены нормы [46–48], предназначенные для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работ между исполнителями. Эти документы носят рекомендательный характер и могут быть использованы в качестве основы для разработки систем нормирования труда, устанавливаемых в организациях.

Нормы времени охватывают такие направления деятельности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур, как документирование деятельности коллегиальных органов; оформление документов; обработка и регистрация документов; справочно-аналитическая работа; составление и ведение номенклатуры дел; отдельные работы, выполняемые при использовании автоматизированных технологий.

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, надо иметь в виду, что автоматизированные системы, внедрявшиеся около 20 лет назад, были, как правило, нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы не только с бумажными, но и с электронными документами, появляются новые виды работы (например, сканирование документов, отправка по электронной почте, применение ЭЦП и др.). При этом структура трудозатрат на работу с документами меняется. В связи с этим нуждается в пересмотре сам перечень основных видов работ служб ДОУ, приведенный в названных выше нормах. Установление нормативов трудозатрат по видам работ возможно с учетом конкретной автоматизированной технологии, применяемой в организации.

Важно иметь в виду, что часть работ, выполняемых службами ДОУ, по своему характеру относится к административно-управленческой деятельности и не подлежит жесткому нормированию путем установления норм времени или выработки. На практике проблема нормирования таких работ решается экспертным путем, в том числе установлением норм управляемости, норм обслуживания или нормативов соотношений либо установлением доли (в процентах) общего бюджета рабочего времени организации или подразделения.

Организационные формы работы служб ДОУ во многом связаны с объемом документооборота, выполняемыми функциями, а также штатной численностью. Необходимость учитывать объем документооборота при определении структуры делопроизводственной службы отмечалась еще в ЕГСД (при этом выделялись четыре категории учреждений в зависимости от объема документооборота). В настоящее время в условиях сочетания традиционного и электронного документооборота в зависимости от его объема можно выделить несколько вариантов организации службы ДОУ (табл. 4).

Эти варианты приведены в качестве иллюстрации. Выбор организацией конкретных форм работы зависит также от возможной степени централизации или децентрализации отдельных функций, в том числе в условиях автоматизации документооборота на основе корпоративных технологий. Кроме того, к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство и за использование корпоративной системы документооборота в структурных подразделениях организации.

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Влияние на формирование организационной структуры службы ДОУ могут оказывать и субъективные факторы, которые приводят, с одной стороны, к отсутствию единообразия в структурах и наименованиях службы ДОУ в учреждениях, а с другой – к возложению на данную службу несвойственных видов работ.

Сейчас организация документооборота является ключевым направлением деятельности документационных служб, тесно связанным с другими функциями, относящимися к обеспечению различных стадий жизненного цикла документа. Развитие функций документационных служб обусловлено расширением применения электронных документов и технологий электронного документооборота. Поэтому к рассмотренным критериям их оценки будут добавляться новые. К примеру, к числу количественных критериев и показателей следует отнести:

количество документов, переданных и принятых по электронной почте;

количество документов (по видам документов), файлы которых введены в базы данных системы электронного документооборота;

количество документов, для которых созданы электронные копии путем сканирования;

процентное соотношение объема документооборота, осуществляемого в электронной форме, к общему объему документооборота (с детализацией для внутреннего и внешнего документооборота) и др.

К числу качественных критериев можно отнести экспертную оценку качества внесения информации о документе (метаданных) в систему электронного документооборота, соблюдение требований к установленной технологии использования системы электронного документооборота и др.

Из числа комбинированных критериев выделим следующие.

Соответствие квалификационным требованиям свидетельствует о способности работников выполнять установленные виды работ (к примеру, осуществлять ведение справочников системы электронного документооборота, применять средства криптографической защиты информации и др.), является характеристикой качества персонала. В квалификационных характеристиках руководителей и специалистов документационных служб и должностных инструкциях работникам (прежде всего для государственных учреждений) целесообразно отражать требования к знанию основ технологии используемой системы автоматизации документооборота и процедур работы с электронными документами.

Полнота реализации функций. При оценке работы по этому критерию может быть сделан вывод о соответствии направлений и видов работы конкретной службы ДОУ современным требованиям.

Пока еще перспективные направления работы, связанные с использованием новых информационных технологий, не всегда отражаются в документах, регламентирующих деятельность служб ДОУ в организациях. Данное обстоятельство, умноженное в отдельных случаях на недооценку роли служб ДОУ в совокупности с вполне объяснимой проблемой ограниченности финансовых ресурсов, нередко становится сдерживающим фактором при внедрении современных информационных технологий.

Внедрение корпоративных технологий документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ. Изменяются критерии оценки их работы: на первый план для документационных служб в новых условиях выступают организационные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства. Со стороны документационной службы требуется усиление взаимодействия с подразделениями организации по методическим вопросам, контроля за соблюдением не только традиционной, но и автоматизированной технологии документооборота.

Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием – требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам.

Так, важная роль документационной службы проявляется при установлении процедур и правил работы с документами, требований к информационным ресурсам (в части классификации документов организации, состава и структуры информации о документах в базе данных КСЭД и др.), порядка подключения новых пользователей к КСЭД и определения их прав доступа в систему. При решении задач выбора программного продукта для создания системы электронного документооборота и принятии решений по ее развитию требуется взаимодействие с подразделениями информатизации, информационной безопасности. Во взаимодействии с другими структурными подразделениями документационная служба должна участвовать в оптимизации бизнес-процессов, связанных с созданием документов (оптимизация видового состава документов, порядка их подготовки, согласования, подписания, использования при выполнении конкретных видов работ и др.) и использованием КСЭД. Требуется участие документационной службы в организации повышения квалификации персонала по вопросам применения КСЭД и электронного документооборота (во взаимодействии с кадровой службой). Кроме того, необходимо участие документационной службы в решении целого спектра других вопросов внутреннего и внешнего документооборота, рассматриваемых в последующих главах книги.

Таким образом, в современных условиях в деятельности документационных служб сочетаются функции прямых и косвенных участников документооборота. Применение современных организационно-технологических форм документооборота требует существенного изменения задач и функций прежних служб ДОУ.

Основной целью службы ДОУ является осуществление действий по документационному обеспечению деятельности предприятия и создание системы управления документами.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", в разделе 4, устанавливает, что управление документами в организации включает :

а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

в) установление и распространение процедур и руководящих указаний;

г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Наличие СМК на предприятии предполагает обязательное документирование деятельности организации.

При наличии в организации системы менеджмента качества функции службы ДОУ тесно переплетаются с функциями подразделения менеджмента качества. Поскольку своеобразной осью для СМК являются документ и его системы, то служба ДОУ здесь по полному праву является приоритетным подразделением.

Можно выделить несколько направлений деятельности службы ДОУ в рамках взаимодействия с СМК:

локальное нормативное регулирование;

обеспечение проведения внутренних аудитов СМК;

организация и обеспечение деятельности службы качества как подразделения СМК либо должностного лица, отвечающего за вопросы СМК.

Рассмотрим каждое из направлений подробно.

Локальное нормативное регулирование

В рамках первого направления деятельность службы ДОУ довольно разнообразна. Выделим несколько групп:

методическая помощь в разработке внутренней нормативной документации СМК и ее регулярная актуализация.

Одна из задач подразделения либо должностного лица, отвечающего за функционирование СМК, - это разработка локальных нормативных актов, регламентирующих область СМК. Служба ДОУ, со своей стороны, устанавливает требования к оформлению таких актов, активно участвует в разработке стандартов и других видов нормативных документов в части порядка ведения делопроизводства и управления документами. Также одной из функций ДОУ является отслеживание изменений в законодательстве и внесение соответствующих изменений в нормативную базу СМК организации (ее актуализация);

ведение реестра нормативной документации СМК.

Для того чтобы не вести в организации два реестра локальной документации - общий и связанный с вопросами качества, рекомендуется создать общий реестр, который будет включать перечень всех без исключения локальных документов предприятия. Служба ДОУ несет ответственность за поддержание такого реестра в актуальной и доступной форме (обычно он ведется в электронном виде, при необходимости выводится на печать).

В приложении 1 показан образец такого реестра. На предприятии принята система кодификации локальных нормативных документов согласно разделам стандарта ISO 9000. Любому вновь разрабатываемому локальному акту присваивается порядковый индекс из таблицы (N в группе) согласно соответствующей группе. Такой порядок индексации довольно удобен.

Например, N стандарта "Движение документов при закупках" будет иметь следующий вид: 07.02-2016, где 07 - N группы (наименование "Закупки"), 02 - порядковый N в группе, 2016 - год издания локального акта.

Порядковые номера (изменяющаяся часть индекса внутреннего нормативного документа) могут и не присваиваться. Например, если документ был разработан до внедрения такого реестра и еще не актуализирован (см. приложение 1, строка "N группы", 3).

Обеспечение рассылки и ознакомления структурных подразделений и сотрудников организации с документацией СМК.

В рамках своих общих обязанностей служба ДОУ отвечает за своевременную рассылку организационно-распорядительных и внутренних нормативных документов, издаваемых на предприятии.

При необходимости ознакомления руководителей подразделений и сотрудников с такими документами для последних составляется лист рассылки и ознакомления. Форма такого листа стандартна: Ф.И.О. сотрудника, его должность, место для подписи и дата ознакомления. Подобные листы составляются и для документов, разработанных в целях функционирования СМК.

Содействие службы ДОУ в проведении внутренних аудитов СМК

Согласно разд. 3 "Термины и определения" ГОСТ Р ИСО 19011-2012 "Национальный стандарт Российской Федерации. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента" аудит - это систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита .

ГОСТ Р ИСО 19011-2012 "Национальный стандарт Российской Федерации. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента". М.: Стандартинформ, 2013.

Свидетельства аудита - это документы и иные доказательства, которые удается собрать в ходе аудита. Критерии - те или иные требования (нормативные, технологические и пр.).

Обращаем внимание, что в рамках СМК предусмотрено два вида аудитов: внешние (надзорные/наблюдательные) и внутренние. В ходе внешнего аудита система менеджмента качества организации подвергается проверке со стороны представителей сертификационного органа - такой аудит обычно проводится один раз в год; внутренние аудиты инициируются лицом, отвечающим за функционирование СМК (представителем руководства в области качества, руководителем службы качества, внутренним аудитором и т.п.), и проводятся с различной периодичностью.

Внутренний аудит - серьезное мероприятие, требующее тщательной предварительной подготовки, разработки определенного пакета документов, подготовки и обучения персонала, участвующего в таких аудитах. По этой причине служба ДОУ тесно сотрудничает с подразделением СМК в части разработки форм (шаблонов) документов, необходимых для проведения внутреннего аудита, подготовки и рассылки соответствующих приказов (распоряжений), организационно-методической помощи в проведении этих проверок.

Часты случаи проведения внутренних аудитов совместно с представителями службы ДОУ. Рассмотрим следующий пример. Ответственный за СМК в организации принимает решение провести внутренний аудит. Во исполнение этого решения он предпринимает следующие действия:

разрабатывает график аудитов и план конкретного аудита;
подготавливает приказ/распоряжение о проведении внутреннего аудита с приложением списка проверяемых подразделений и должностных лиц;
разрабатывает шаблоны (формы) отчетных документов, которые будут оформлены структурными подразделениями по итогам аудита;
разрабатывает собственный чек-лист для проведения аудита.

В данном случае руководитель службы ДОУ может назначить ответственное лицо, например документоведа, которое будет оказывать методическую помощь ответственному за СМК при разработке форм отчетных документов, подготовке распорядительных документов и т.п.

Кроме того, документовед обладает необходимыми компетенциями, чтобы присутствовать вместе с аудитором на внутренних аудитах, в процессе которых он делает необходимые записи, оформляет отчетные документы и пр. По итогам аудита документовед может рассылать подготовленные службой качества акты и предписания для устранения замечаний структурными подразделениями организации.

Наконец, служба ДОУ организации отвечает за документационное обеспечение деятельности подразделения СМК, как и любого другого подразделения организации. Сотрудники службы ДОУ в рамках своих полномочий отвечают за:

передачу службе качества входящей, оформление и отправку исходящей корреспонденции;
оформление и рассылку внутренней документации;
методическую помощь при оформлении и разработке тех или иных документов;
ознакомление сотрудников службы качества с локальными документами по делопроизводству (например, инструкцией по делопроизводству) и контроль за их выполнением.

Таким образом, круг полномочий службы ДОУ в рамках функционирования СМК чрезвычайно широк и разнообразен. В нагрузку к традиционным функциям служба ДОУ получает и совершенно непривычные для себя:

обеспечение результативного проведения внутренних аудитов СМК;
методическую помощь сотрудникам службы качества;
общую координацию документационного обеспечения деятельности службы качества.

Следует сделать вывод, что роль службы ДОУ в СМК достаточно велика и не ограничивается одним "обеспечением" деятельности подразделения по качеству. Такие особенные функции службы ДОУ целесообразно закрепить в разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" положения о подразделении качества или иного корпоративного акта, регламентирующего порядок взаимодействия структурных подразделений организации.

Итак, традиционные функции службы ДОУ могут быть расширены за счет "кооперации" с подразделением менеджмента качества. Во многих случаях разработка документации не является обязательной по требованиям СМК, но позволяет создать эффективную систему управления. В этой связи служба ДОУ выступает незаменимым помощником службы качества по трем основополагающим направлениям деятельности:

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

- регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

- подготовка к докладу руководству поступающих документов;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

- регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

- организация делопроизводства по обращениям граждан;

- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

- контроль за сроками исполнения документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Билет 14.

1. Классическая (административная) школа в управлении: представители, содержание основных положений.

Классическая (административная) школа управления (1920- 1950 гг.) преследовала такие цели, как повышение эффективности больших групп людей и создание универсальных принципов управления, затрагивавших два основных аспекта:

§ разработку рациональной структуры организации;

§ построение на ее основе рациональной системы управления персоналом — бюрократической модели.

Анри Файоль считается основателем административной школы управления. Заслуга Фай- оля заключалась в том, что он разделил все функции управления на общие, относящиеся к любой сфере деятельности, и специфические, относящиеся непосредственно к управлению предприятием.

Классическая модель организации, сформировавшаяся на основе разработок Файоля и его последователей, базируется на четырех принципах:

§ четком функциональном разделении труда;

§ передаче команд и распоряжений сверху вниз;

§ соблюдении принципа диапазона контроля (осуществление руководства ограниченным числом подчиненных), который предполагает, что при арифметическом росте числа подчиненных число возможных связей между ними, которые приходится контролировать руководителю, возрастает в геометрической прогрессии.

Макс Веберпровел анализ деятельности бюрократических систем, построил модель идеальной бюрократии, основанную на жестко регламентированных принципах иерархической структуры, и сформулировал концепцию рационального управления. С его точки зрения, идеальная, наиболее эффективная система управления — бюрократическая. Бюрократия в организации характеризуется:

§ быстротой принятия решений;

§ оперативностью в решении производственных вопросов;

§ жесткостью связей, что способствует устойчивости бюрократических структур и четкой направленности на достижение целей организации.

Важнейшей идеей Вебера, принятой в управлении, стала концепция социального действия.

Согласно этой концепции, основу социального порядка в обществе составляют только социально ориентированные и рациональные действия, а задачей членов организации следует считать понимание ими собственных целей и последующую оптимизацию собственной деятельности. Каждое действие работника в организации должно быть рационально с точки зрения как выполнения им собственной роли, так и достижения общей цели организации. Рациональность является высшим смыслом и идеалом любого предприятия или учреждения, а идеальная организация характеризуется предельно рациональными технологией, коммуникациями и управлением.