Какие документы должны быть в школе по методической работе

Обновлено: 05.07.2024

Методическая работа в школе оформляется (фиксируется) документально в форме:

- протоколов методических советов;

- конспектов и разработок лучших методических мероприятий школы;

- аналитических справок по вопросу уровня обученности учащихся (с графиками и диаграммами);

- разработанных модифицированных, адаптированных методик, индивидуальных технологий и программ;

- обобщенных материалов о системе работы педагогов школы, материалов печати по проблемам образования;

- информации с районных (городских) методических семинаров;

Документально оформленная методическая работа школы заносится в информационный банк педагогического опыта педагогов школы.

1. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТАЦИИ

заместителя директора, курирующего деятельность методической службы школы.

1.Нормативно–правовые и инструктивно-методические документы (приказы, положения о конкурсах, распоряжения, инструктивные письма по методической работе).

- Приказ о создании методических объединений, творческих групп и других объединений педагогов,

- приказ о назначении на должность председателя методического объединения, руководителя творческой группы,

- положение о методическом объединении, руководителя творческой группы,

- положение о методическом объединении, кафедре, творческой группе,

- анализ работы за прошедший год,

- тема методической работы, ее цель, приоритетные направления и задачи на новый учебный год,

- план работы на год, план-сетка методической работы на каждый месяц,

- банк данных об учителях: количественный и качественный состав (возраст, образование, специальность, преподаваемый предмет, общий стаж и педагогический, квалификационная категория, награды, звания);

- сведения о темах самообразования учителей МО;

- перспективный план аттестации учителей МО; график прохождения аттестации учителей МО на текущий год,

- перспективный план повышения квалификации учителей,

- график проведения текущих контрольных работ, график административных контрольных работ на четверть, график проведения открытых уроков учителями;

- протоколы заседаний методического совета и методических объединений,

- программы исследовательской и опытно-экспериментальной работы,

- аналитические материалы результатов контроля за состоянием знаний (данные срезов, диагностики, итоговой и промежуточной аттестации);

- набор учебных программ (общеобразовательные, углубленного обучения, развивающие, авторские по предмету, адаптированные, др.),

- тематическое планирование по каждому предмету, информация об учебно-методическом обеспечении по предмету;

- матрица объема инноваций по каждому учителю,

- анкеты, схемы анализов (типы и виды уроков, типы и виды анализов, карточки длоя анализа, карты-схемы для самоанализа),

- план работы с молодыми и вновь прибывшими специалистами в МО;

- план проведения предметной недели (месячника), методические материалы.

2. Тетради (журналы):

- совещаний при заместителе директора;

- заседаний с учителями – предметниками; посещений уроков;

- посещений внеурочных мероприятий по предмету.

Образовательная программа муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения

. , документально подтверждающий . школы. 6 . Документация 6.1. Заседания Штаба оформляются протокольно. В протоколах фиксируется . -1б «О методических рекомендациях по организации деятельности классного . ФОРМЫ РАБОТЫ КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ .

. по вариантам. Ответ оформляется . методических советов по . , фиксирующий в документальной форме сведения . К.Д.Ушинского школа в России . рекомендации. – Л., 1982. – 63 с. Организация работы централизованной библиотечной системы : инструкции и учетные формы .

Методические рекомендации по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ для студентов по специальности География

. работы Методические рекомендации по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ для студентов по . фиксирует . документальные . форма организации библиографических описаний и наиболее часто применяется в работах . География в школе. - 1998 . работа оформлена .

Методические рекомендации по изучению дисциплины для студентов опд. В 1, сд. 24, Дс. 6

. Методические рекомендации по организации изучения дисциплины. 1.7.1 Тематика и планы аудиторной работы студентов по . фиксирует концепция . документально подтвердить существование расовых архетипов мы находим в работе . такая вокализация оформляется в слово .

Положение о МО, задачи и содержание деятельности МО, формы работы МО, документация МО, направления деятельности руководителя МО, функциональные обязанности учителей МО.

Вложение	Размер
polozhenie_mo.doc	89 КБ

Предварительный просмотр:

Примерное положение о методическом объединении

I. Общие положения.

Методическое объединение является основным структурным подразделением методической службы образовательного учреждения, осуществляющим проведение учебно-воспитательной, методической, опытно-экспериментальной и внеклассной работы по одному предмету или по образовательным областям.

Методическое объединение организуется при наличиине менее трех учителей по одному предмету или одной образовательной области. В состав методического объеди-
нения могут входить учителя смежных и обеспечивающих дисциплин.

Методические объединения создаются, реорганизуются и ликвидируются директором образовательного учреждения по представлению заместителя директора по методи-
ческой работе.

Методические объединения непосредственно подчиняются заместителю директора по учебно-воспитательной работе.

Методические объединения в своей деятельности соблюдают Конвенцию ООН о правах ребенка, руководствуются Конституцией и законами Республики Беларусь,
указами Президента Республики Беларусь, органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания учащихся, а также уставом и локаль-
ными правовыми актами школы, приказами и распоряжениями директора.

По вопросам внутреннего распорядка они руководствуются правилами и нормами охраны труда, противопожарной защиты, уставом школы, правилами внутреннего
трудового распорядка, трудовыми договорами (контрактами).

П. Задачи и содержание деятельности методического объединения.

Методическое объединение как структурное подразделение образовательного учреждения создается для решения определенной части задач, возложенных на учебное заведение:

организация повышения квалификации учителей;

изучение нормативной и методической документации по вопросам образования;

совершенствование методики проведения различных видов занятий и их учебно-методического и материально-технического обеспечения;

утверждение индивидуальных планов работы по предмету, анализ авторских программ, методик;

утверждение аттестационного материала для итогового контроля в переводных классах, аттестационного материала для выпускных классов;

ознакомление с анализом состояния преподавания
предмета по итогам внутришкольного контроля;

взаимопосещение уроков по определенной тематике с последующим самоанализом и анализом достигнутых результатов;

организация открытых уроков по определенной теме с целью ознакомления с методическими разработками сложных тем предмета;

изучение передового педагогического опыта;

разработка системы промежуточной и итоговой аттестации обучающихся (тематическая, семестровая, зачетная и т.д.);

ознакомление с методическими разработками по
предмету;

анализ методов преподавания предмета;

отчеты о профессиональном самообразовании учителей, работе на курсах повышения квалификации в институтах и других учреждениях образования;

организация и проведение предметных недель, первого этапа предметных олимпиад, конкурсов;

укрепление материальной базы кабинетов.

Ш. Основные формы работы в методическом объединении:

• заседания методического объединения по вопросам методики обучения и воспитания учащихся;

"круглые столы", совещания и семинары по учебнометодическим вопросам, творческие отчеты учителей и т.п.;

отрытые уроки и внеклассные мероприятия по предмету;

проведение предметных и методических недель;

организационно-деятельностные и др.

IV. Порядок работы.

Возглавляет работу методического объединения руководитель, назначаемый директором школы из числа наиболее опытных педагогов по согласованию с членами методического объединения.

Работа методического объединения проводится в соответствии с планом работы на текущий учебный год. План составляется руководителем методического объединения, рассматривается на заседании методического объединения, согласовывается с заместителем директора по методичес-
кой работе и утверждается директором школы.

Заседания методического объединения проводятся не реже одного раза в четверть. О времени и месте проведения заседания председатель методического объединения обязан поставить в известность заместителя директора по методической работе (заместителя директора по учебно-
воспитательной работе). По каждому из обсуждаемых вопросов на заседании принимаются рекомендации, которые фиксируются в журнале протоколов; рекомендации подписываются председателем методического объединения.

При рассмотрении вопросов, затрагивающих тематику или интересы других методических объединений, на заседания необходимо приглашать их председателей (учителей).

Контроль за деятельностью методических объединений осуществляется директором школы, его заместителями по методической и учебно-воспитательной работе в соответствии с планами методической работы школы и внутришкольного контроля, утверждаемыми директором образо-
вательного учреждения .

V. Документация методического объединения.

Для нормальной работы в методическом объединении должны быть следующие документы:

Приказ об открытии МО.

Приказ о назначении на должность руководителя МО.

Функциональные обязанности учителей МО.

Анализ работы за прошедший год.

Тема методической работы, ее цель, приоритетные направления и задачи на новый учебный год.

План работы МО на текущий учебный год.

План-сетка работы МО на каждый месяц.

Банк данных об учителях МО: количественный и
качественный состав (возраст, образование, специальность,
преподаваемый предмет, общий стаж и педагогический,
квалификационная категория, награды, звания, домашний
телефон).

Сведения о темах самообразования учителей МО.

« График проведения совещаний, конференций, семинаров, "круглых столов", творческих отчетов, деловых игр и т.д. в МО.

Перспективный план аттестации учителей МО.

График прохождения аттестации учителей МО на текущий год.

Перспективный план повышения квалификации учителей МО.

График повышения квалификации учителей МО на текущий год.

График проведения отрытых уроков и внеклассных мероприятий по предмету учителями МО.

Адреса педагогического опыта.

Сведения о профессиональных потребностях учителей МО.

План проведения методической недели (если МО проводит самостоятельно).

Программы (авторские по предмету, факультативов, кружков).

Информация об учебных программах и их учебно-методическом обеспечении по предмету.

Календарно-тематическое планирование (по предмету; индивидуальных, факультативных занятий; работы кружков по предмету).

План работы с молодыми и вновь прибывшими специалистами.

План проведения предметной недели.

Результаты внутришкольного контроля (экспресс-, информационные и аналитические справки, диагностика).

Протоколы заседаний МО.

Основные направления деятельности руководителя методического объединения

Составление плана работы МО на год.

Текущее планирование деятельности МО.

Координация работы учителей МО по выполнению плана и учебных программ.

Отслеживание качества профессиональной деятельности учителей МО.

Организация повышения квалификации учителей МО через постоянно действующие формы обучения (тематические консультации, обучающие семинары, практикумы, "круглые столы", творческие отчеты и т.п.).

Создание информационного банка данных об учителях МО.

Проведение предметных олимпиад, конкурсов, интеллектуальных марафонов, организация проектной и исследовательской деятельности учащихся и учителей обра-
зовательного учреждения.

Изучение инновационных процессов в методике преподавания учебных предметов и выработка на их основе рекомендаций для учителей МО

Установление и развитие творческих связей и контактов с аналогичными подразделениями в других учебных заведениях.

Анализ результатов образовательной деятельности по предметам.

Совершенствование учебно-лабораторной базы.

Организация работы наставников с молодыми специалистами.

Руководитель методического объединения выполняет
следующие должностные обязанности:

организует текущее и перспективное планирование
работы МО и своей деятельности и после согласования его с заместителями представляет на утверждение директору образовательного учреждения;

создает и ведет банк данных учителей МО по установленной форме, определяет их потребности в повышении профессионального мастерства;

посещает уроки и другие мероприятия, проводимые учителями-предметниками, анализирует их и доводит результаты до сведения учителей МО;

отслеживает своевременность подготовки и проведения школьного тура предметных олимпиад, конкурсов,
интеллектуального марафона учителями МО, обобщает и
анализирует результаты и представляет их заместителю директора;

обобщает информационно-аналитические материалы по вопросам деятельности МО и 2 раза в год (в декабре и мае) готовит обобщенный аналитический материал, который представляет заместителям директора по учебно-воспитательной работе, методической работе и др.;

обеспечивает методическую помощь учителям МО в
освоении инновационных программ и технологий, овладении методикой подготовки и проведения общешкольных
мероприятий (олимпиады, конкурсы и т.д.), организует просветительскую работу для учителей МО, консультирует
их по вопросам организации учебно-методической работы;

обеспечивает своевременность повышения профессио-
нального мастерства и квалификации учителей МО, орга-
низует проведение обучающих занятий для молодых спе-
циалистов и вновь пришедших учителей

организует методическую помощь учителям в работе с различными группами учащихся;

организует методическую помощь учителям в решении проблем преемственности;

организует методическую помощь учителям МО по проблемам надомного обучения;

участвует в работе совещаний и планерок у заместителей директора учреждения образования и информирует об итогах деятельности учителей МО;

руководит работой учителей МО по развитию и совершенствованию учебно-лабораторной базы;

оказывает помощь заместителям директоров учреждения образования по подбору материала и пропаганде профессионального опыта учителей МО.

Руководитель методического объединения имеет право
в пределах своей компетенции:

вносить предложения по совершенствованию профессиональной деятельности учителей и председателей МО;

доводить и давать обязательные для исполнения указания учителям МО;

посещать любые мероприятия, проводимые учителями МО, для оказания методической помощи и осуществления систематического контроля качества их проведения;

представлять учителей МО за успехи в работе, активное участие в инновационной деятельности к награждению и поощрению директором учреждения образования;

получать от администрации образовательного учреждения информацию нормативно-правового и организационно методического характера по вопросам образовательной деятельности;

обмениваться информацией по вопросам, входящим
в его компетенцию, с администрацией и педагогическими работниками других образовательных учреждений;

обращаться за консультациями по проблемам образовательной деятельности к методистам, в подразделения
высших учебных заведений и научно-исследовательских
институтов, к исследователям в интересах совершенствования своей работы;

Работа руководителей методических объединений.

Работа руководителей методических объединений строится на основе анализа работы М/О за истекший год, задач на новый год, плана проведения городских, окружных и общешкольных мероприятий, планов учебно-воспитательной и методической работы школы на текущий год. В соответствии со стоящими перед методическим объединением задачами, работа М/О включает:
1. проведение заседаний М/О
2. выполнение нормативных документов, исполнение решении и рекомендаций М/О
3. знакомство с передовым опытом и внедрение его в деятельность учителей М/О
4. подготовка и проведение предметных недель
5. подготовка и проведение конференций, семинаров, круглых столов и т.д.
6. проведение и подготовка учащихся к интеллектуальным марафонам, олимпиадам и т.п.
7. подготовка и проведение внеклассных мероприятий по предметам М/О
8. посещение учебных, факультативных и кружковых занятий по предметам М/О

1. Документация методических объединений
Для нормальной работы в методическом объединении должны быть следующие документы:
1. Приказ об открытии М/О.
2. Приказ о назначении на должность председателя методического объединения.
3. Положение о методическом объединении.
4. Функциональные обязанности учителей М/О.
5. Анализ работы за прошедший год.
6. Тема методической работы, её цель, приоритетные направления и задачи на новый учебный год.
7. План работы М/О на текущий учебный год.
8. План-сетка работы М/О на каждый месяц.
9. Банк данных об учителях М/О: количественный и качественный состав (возраст, образование, специальность, преподаваемый предмет, общий стаж и педагогический, квалификационная категория, награды, звание, домашний телефон).
10. Сведения о темах самообразования учителей М'О:
11. Перспективный план аттестации учителей М/О.
12. График прохождения аттестации учителей М/О на текущий год.
13. Перспективный план повышения квалификации учителей М/О.
14. График повышения квалификации учителей МО на текущий год.
15. График проведения текущих контрольных работ (вносят сами учителя или председатели методических объединений Цель: предупреждение перегрузок учащихся не более одной контрольной работы в день).
16. График административных контрольных работ на четверть.
17. График проведения открытых уроков учителями МО.
18. Адреса профессионального опыта М/О.
19. Сведения о профессиональных потребностях учителей М/О.
20. План проведения методической недели (если М/О проводит самостоятельно).
21. График проведения совещаний, конференций, семинаров, круглых столов, творческих отчетов, деловых игр и т. д. в М/О.
22. Программы (авторские по предмету, утвержденные МИПКРО, факультативов, кружков).
23. Информация об учебных программах и их учебно-методическом обеспечении по предмету.
24. Календарно-тематическое планирование (по предмету, по индивидуальным, факультативным занятиям, кружкам по предмету).
25. План работы с молодыми и вновь прибывшими специалистами в М/О.
26. План проведения предметной недели.
27. ВШК (экспресс, информационные и аналитические справки, диагностика).
28. Протоколы заседаний М/О.

Тетради:
А) совещаний при зам. директоре;
Б) заседаний с учителями-предметниками (5 заседаний в год, тематические, оформляются протоколы М/О);
В) посещений уроков;
Г) посещений внеурочных мероприятий по предмету.
Перечисленные документы методических объединений для удобства работы хранятся в папках. Ниже приведено распределение документов по папкам.

Папки:
1. Нормативно- правовые документы (приказы, положения конкурсов, распоряжения, инструктивные письма по МР).
2. Методическая работа:
а) Положение о методическом объединении;
б) анализ работы за прошедший год;
в) цель;
г) приоритетные направления и задачи на новый учебный год;
д) банк данных об учителях М/О (количественный и качественный состав):
возраст;
образование,
специальность,
преподаваемый предмет,
общий стаж и педагогический,
квалификационная категория,
награды,
звание,
домашний телефон;
е) план работы М/О на текущий учебный год;
ж) план-сетка работы М/О на каждый месяц;
з) план М/О на год;
и) планы творческих групп, в т.ч. планы работы с одаренными, мотивированными, неуспевающими учащимися, с надомниками, с учащимися, обучающимися экстерном и на семейном обучении;
к) план работы с молодыми специалистами (вновь пришедшими учителями, если это необходимо);
л) план проведения предметной недели;
м) адреса профессионального опыта М/О;
н) сведения о профессиональных потребностях учителей М/О;
о) сведения о темах самообразования учителей М/О;
п) перспективный план аттестации учителей М/О;
р) перспективный план повышения квалификации учителей М/О;
с) все графики.

3. Программы (авторские по предмету, утвержденные МИПКРО, факультативов, кружков). Информация об учебных программах и их учебно-методическом обеспечении по предмету. Календарно-тематическое планирование (по предмету, по индивидуальным, факультативным занятиям, кружкам по предмету).

4. ВШК (экспресс информационные и аналитические справки; диагностика).
В конце учебного года (в мае месяце) председатели методических объединений подают заявку на распределение часов школьного компонента и предметных кружков на новый учебный год. На основании этой заявки директор и заместители директора школы по УВР и МР распределяют часы школьного компонента в учебном плане по классам и предметам. На кружки выделяется дополнительное количество часов, не зависящее от часов школьного компонента.

от 20 декабря 2000 года N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России "Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные Методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях

1. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретаря), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения

2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 года), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение к приказу

от 11.02.2001 N 2

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение к приказу

от 02.02.2001 N 12

Образец оформления приказа по основной деятельности общеобразовательного учреждения приведен в приложении 5.

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

ПРОТОКОЛЫ оформляются на бланках общеобразовательного учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в дело. Дата протокола - это дата проведения совещания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся от 0 - нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)", а также протоколируются вопросы и ответы.

Образец оформления протокола приведен в приложении 6. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении 7.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в дело.

Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении 8.

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

ПИСЬМА оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресата, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.

Образец оформления письма приведен в приложении 9.

ТЕЛЕГРАММЫ печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

Образец телеграммы приведен в приложении 10.

ТЕЛЕФОНОГРАММА включает следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 11.

3. Прием и регистрация документов

3.1. В канцелярии общеобразовательного учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления (приложение 12).

3.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) (приложение 13).

3.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации входящих и исходящих документов (приложения 14, 15, 16).

3.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

3.8. Количество экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.

3.9. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.

3.10. Бланки РКК могут изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 x 210 мм) или формата А6 (105 x 148 мм) по ГОСТ 9327-60.

Календарная шкала РКК используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.

В графе "Корреспондент" указывается название организации, от которой поступил документ, или, если документ исходящий, организации, в которую он направляется.

Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на входящие документы. В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в общеобразовательном учреждении.

В графе "Дата и индекс документа" проставляют дату документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором.

В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его заголовок.

От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы РКК, в значительной степени зависят дальнейший поиск и возможность дать ответ по запросу о регистрируемом документе как в текущей работе с документами, так и в архиве.

В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после прохождения документом стадии предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен документ. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В этой графе делается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, и указывают индекс дела, в которое направлен документ.

На оборотной стороне РКК в графе "Контрольные отметки" ставят отметку о контроле исполнения.

Графы "Фонд N", "Опись N", "Дело N" заполняются в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в делопроизводстве.

3.11. Заполнение граф журналов регистрации документов производится аналогично заполнению граф РКК.

4. Контроль за сроками исполнения документов

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав. канцелярией, секретариатом.

4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.

Читайте также: