Информационные технологии в управлении проектами кратко

Обновлено: 04.07.2024

В павильоне всемирной истории встретились три мощных течения: течения технологии, информации и людей, которые являются творцами или слугами и того, и другого. В какой-то степени можно говорить о создании новой цивилизации, самой информационной из всех уже существующих цивилизаций. В этой цивилизации на наших глазах начинают исчезать ремесла с тысячелетними традициями, и появляются неизвестные до сих пор. Меняются функции и задачи работников и характер их работы. Огромные изменения происходят в формах и организации управления, во взаимоотношениях людей.

Корпоративная информационная система (КИС) — это вся инфраструктура компании, которая участвует в управлении всеми информационными и документальными потоками и включает в себя следующие обязательные элементы:

Информационная модель, представляющая собой набор правил и алгоритмов функциональности ИБ; информационная модель включает в себя все формы документов, структуру каталогов и данных и так далее;
Правила разработки информационной модели и правила внесения в нее изменений;
Персонал (отдел развития, нанятые по контракту консультанты), ответственный за формирование и развитие информационной модели;
Программный пакет (ПК), конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели (программный пакет является основной машиной и в то же время механизмом управления ИБ); кроме того, к поставщику ПК всегда существуют требования, которые регламентируют порядок технической и пользовательской поддержки в течение жизненного цикла;
Персонал, отвечающий за конфигурацию ПК и его соответствие утвержденной информационной модели;
Правила внесения изменений в конфигурацию ПК и состав его функциональных модулей;
Оборудование и программное обеспечение, отвечающее требованиям эксплуатации ПК (компьютеры рабочих станций, периферийные устройства, телекоммуникационные линии, системное программное обеспечение и СУБД);
Оперативные и технические людские ресурсы, включая персонал по обслуживанию оборудования;
Правила использования ПК и инструкции по эксплуатации, обучение пользователей и правила сертификации.

Развитие ОИС

MRP (Material Requirements Planning) системы планирования потребностей в материалах — это системы планирования потребностей в материалах, которые позволяют оптимально использовать производственные мощности при закупке именно того количества материалов и сырья, которое необходимо для выполнения текущего плана заказа, и именно того количества, которое может быть обработано в соответствующем производственном цикле.

Системы MRP II (Планирование производственных ресурсов) являются системами планирования производственных ресурсов. Его главная цель — фиксировать и анализировать все деловые и производственные события в производстве: все, что происходит в данный момент, и все, что планируется на будущее. Как только в производстве возникает ошибка, как только изменяется производственная программа, как только в производстве появляются новые технологические требования, система немедленно реагирует на то, что произошло, выделяет проблемы, которые могут возникнуть, и определяет, какие изменения следует внести в производственный план, чтобы избежать или свести к минимуму эти проблемы.

Системы ERP (Enterprise Resources Planning) являются комплексными системами планирования ресурсов компании. В то время как системы MRP II используются исключительно для планирования производственных ресурсов, системы ПОР занимаются планированием всех ресурсов предприятия (управление людскими ресурсами, управление заказами, финансы и т.д.). В рамках ERP-концепции можно управлять компаниями (и не только промышленными). С этой целью осуществляется управление дочерней компанией. Возможности, присущие стандарту MRP II, были распространены на компании, работающие в различных секторах деятельности.

По сравнению с системами MRP II, системы ПОР имеют передовые средства управления финансовыми и людскими ресурсами, передовые средства поддержки принятия решений, средства конфигурирования и интеграции с другими видами приложений. ERP-системы включают в себя инструменты управления, разработанные не только для компаний в одной стране, но и для многонациональных корпораций, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности.

Система планирования ресурсов предприятия ERP в предыдущем смысле,
система CRM (Customer Relation Management — управление взаимоотношениями с клиентами),
Система SCM (Управление цепями поставок),
BI (Бизнес-анализ) анализ и инструменты поддержки принятия решений,
IMS (Система управления информацией) для интеграции всех компонентов,
Инструменты электронной коммерции и взаимодействие в режиме онлайн.

MRP (Планирование потребностей в материалах)

В конце 1960-х годов, в связи с быстрым развитием компьютерной техники, ее возможности перестали быть востребованными только некоторыми наукоемкими отраслями промышленности, компьютерные системы были прочно интегрированы в повседневную коммерческую деятельность. Усилия по оптимальной автоматизации и компьютеризации бизнеса везде активно начинались, создавались новые концепции управления и совершенствовались существующие.

Основными задачами автоматизации производственных предприятий являлись точный расчет фактических производственных затрат, их анализ, снижение затрат в процессе производства и повышение общей производительности за счет эффективного планирования производственных мощностей и ресурсов. Оптимизация этих параметров привела к снижению цен на конечную продукцию и повышению общей производительности, что напрямую отразилось на конкурентоспособности и прибыльности компании.

Другими словами, система MRP позволяет оптимально использовать производственные мощности, закупая столько материалов и сырья, сколько необходимо для выполнения текущего графика заказов, и ровно столько, сколько может быть обработано в соответствующем производственном цикле. Таким образом, планирование текущих потребностей в материалах позволило разгрузить запасы сырья и компонентов (сырье и компоненты закупались в точном количестве, которое может быть обработано в ходе производственного цикла и поставлялось непосредственно в производственные цеха) и запасы готовой продукции (производство осуществлялось в строгом соответствии с утвержденным планом заказа, а продукция, относящаяся к текущему заказу, должна быть произведена точно в день его исполнения (отгрузки)).

Сама по себе методология MRP является реализацией двух хорошо известных принципов JIT (Just In Time) и KanBan (Just In Time). Конечно, идеальная реализация концепции ПСП в реальности невозможна. Например, из-за возможности несоблюдения сроков поставки по различным причинам и, как следствие, простоев производства. Поэтому при внедрении систем MRP в жизненном цикле для каждого случая имеется заранее определенный запас сырья и компонентов (запас прочности), уровень которого определяется ответственным руководством компании.

MRPII (Планирование производственных ресурсов)

Очевидно, что на любом производственном предприятии существует набор стандартных принципов планирования, контроля и управления функциональными элементами. Такими элементами являются производственные заводы, функциональные подразделения, административный аппарат и т.д. На основе этих принципов попробуем создать замкнутую логическую систему, которая позволит ответить на следующие тривиальные вопросы:

Что мы будем производить?
И что для этого нужно?
Что у нас сейчас есть?
На чем мы должны закончить?

Поэтому система MRPII должна состоять из следующих функциональных модулей:

планирование развития бизнеса (подготовка и адаптация бизнес-плана)
планирование деятельности предприятия
планирование продаж
планирование потребностей в сырье
планирование производственных мощностей
планирование закупок
выполнение плана производственных мощностей
выполнение плана материальных потребностей
внедрить обратную связь

Модуль планирования развития бизнеса определяет миссию компании: рыночную нишу, оценку и определение прибыли, финансовые ресурсы. А именно, в условных финансовых единицах указывается, что компания будет производить и продавать, и подсчитывается, сколько денег необходимо вложить в разработку и дизайн продукции для достижения запланированного уровня прибыли. Поэтому выходным элементом этого модуля является бизнес-план.

Модуль планирования продаж оценивает (обычно в единицах готовой продукции), какими должны быть объем продаж и динамика, чтобы соответствовать определенному бизнес-плану. Изменения в плане продаж, несомненно, приведут к изменению результатов работы других модулей.

Модуль планирования производства выпускает план производства всех видов готовой продукции и ее характеристик. Каждый вид продукции в рамках производственной линии имеет свою производственную программу. Таким образом, совокупность производственных программ по всем видам выпускаемой продукции представляет собой производственный план предприятия в целом.

Модуль планирования мощности преобразует производственный план в единицы конечного использования мощностей (станки, рабочие, лаборатории и т.д.).

SIC (статистический инвентаризационный контроль)

Функции инвентаризации обычно рассматриваются как часть логистики, а не как часть производственного процесса, хотя в крупных производственных компаниях логистические и производственные компоненты часто очень тесно связаны между собой, особенно реализация функции управления на предприятии. Независимо от того, как определена функция инвентаризации в Вашей компании, ее основные задачи остаются неизменными и равнозначны статистическому контролю за запасами.

Количество приобретаемых или производимых изделий зависит от способа заказа, присвоенного изделию. SIC-компонентам системы заказов обычно присваивается один из трех методов заказа:

Экономическое количество (стоимость) заказа
Фиксированное количество (значение) заказа
пополнять запасы до максимума.

Читайте дополнительные лекции:

Образовательный сайт для студентов и школьников

В настоящее время актуальным является использование автоматизированного менеджмента проектов Microsoft Project. Теоретическая часть проекта посвящена основам проектирования и вопросам управления проектами.

1.1 Понимание сути проектов

Мы все создаем проекты. От самого простого домашнего дела до наиболее сложного делового или научного предприятия. Управление проектами может быть столь же захватывающим, как и планирование космического полета или как планирование своей карьеры.

В настоящее время для управления проектами характерно применение поддержки принимаемых организационно-плановых решений средствами вычислительной техники и специальных программными средствами. Требование к системам управления проектами определяется исходя из особенностей самой методологии управления.

- Проект имеет определенную и измеримую цель. Вы знаете,что вызакончили проект, когда вы успешно достигли вашей цели.

- Проекты имеют определенную временную структуру. Успех проекта почти всегда определяется сроками его завершения.

- Проекты используют ресурсы. Ресурсами могут являться не только люди, ресурсы могут включать деньги, машины, материалы, оборудование и другое. Насколько хорошо эти ресурсы размещены и организованы - другая ключевая сторона успеха проекта или его неудачи.

- Все проекты состоят из взаимозависимых, индивидуальных шагов, называемых задачами. Никакая часть проекта не существует в вакууме. Если одна задача начнется слишком поздно или выйдет за рамки бюджета, это обязательно затронет другие задачи, весь проект в целом и его стоимость.

По своему характеру проекты являются динамическими процессами. Они могут длиться в течение месяцев или даже годы. Кроме того, проекты имеют тенденцию развиваться и изменяться, а иногда ведут себя так, как вы и не могли предположить. Документация и связь - ваши два ключевых

инструмента для достижения вершины проекта на протяжении всего жизненного цикла.

1.2 Исследование управления проектами

Управление проектами - это дисциплина, которая исследует характер и природу проектов и предлагает способы их управления. Управление проектами пытается организовать и систематизировать процедуры в проекте, минимизировать риски, с которыми Вы сталкиваетесь. Управление проектами и менеджеров проектов интересуют ряд ключевых областей:

о Управление ресурсами

о Контроль выполнения

Диаграммы, применяемые в управлении проектами

Microsoft Project предлагает ряд представлений, в которых вы можете увидеть всю информацию о проекте. Одно представление возможно не может показать всю информацию, в которой вы нуждаетесь о выборе времени, отношениях среди задач, распределении ресурсов, и контроле выполнения проекта; фактически, каждый тип информации требует специального вида графического или текстового показа, для более точного их интерпретирования. Для этого в Microsoft Project существует ряд инструментов. Некоторые из них концептуальны, например, критическим путь - основа методов сетевого анализа и управления, другие, имеют определенный формат, например, диаграмма Cantt.

Диаграмма Гантапредставляет собой изображение календарного графика
задач в проекте. Она позволяет вам визуализировать и контролировать
продолжительность задач в проекте.

1.3 Критический путь

Критический путь (Critical path) может изменить выполнение всего проекта в целом. Знание ваших критических путей в любой точке проекта необходимое условие успешного выполнения проекта. Критический путь - средство выделения приоритетов задачам, которые не имеют никакой возможности в изменении сроков их выполнения и затрагивают весь проект в целом.

Сетевая диаграмма изображает схематически задачи проекта бездетализации их продолжительности. Вместо этого, сетевая диаграмма показывает потоки задач в проекте и взаимоотношения задач друг к другу.

Каждая задача располагается в прямоугольнике называемом узлом (Nodes), и линиями, которые указывают потоки задач.

1.4 Управление проектами с помощью программного обеспечения

Чтобы управлять любым проектом, вы нуждаетесь в некотором наборе процедур. Программное обеспечение Microsoft Project автоматизирует многие из этих процедур. С Microsoft Project Вы можете:

1. Произвести предварительное планирование различных элементов вашего проекта, можно более точно оценить время и ресурсы, необходимые для выполнения проекта.

2. Контроль выполнения. Контролируя выполнение с различных точек зрения, можно точно оценить перспективу выполнения проекта.

3. Выявление конфликтов. Выявляя конфликты ресурсов на ранних стадиях, можно применить метод сценариев известный как “what-if” и разрешить существующие в проекте конфликты ресурсов.

4. Внесение изменений. Можно вносить изменения в продолжительность задачи и затраты, и автоматически произойдет настройка и оценка всего проекта в целом.

5. Выполнение профессиональных отчетов. Можно создавать отчеты о статусе вашего проекта, помогать членам Вашей команды, верно, расположить приоритеты задач и помочь управлению принять квалифицированное решение.

С улучшенным взаимодействием внутри рабочей группы с помощью корпоративной сети или с помощью электронной почты, Microsoft Project, также делает связь и сотрудничество среди членов Вашей команды намного более легкой и более производительной.

Для успешного управления Вашим проектом с помощью Microsoft Project нужно сделать следующие:

Чтобы создать проект в Microsoft Project, нужно ввести следующую информацию о ваших задачах:

- Зависимости между задачами

Чтобы контролировать затраты задач, нужно добавить информацию о ресурсах, включая:

- Список человеческих и материальных ресурсов и их затрат в течение рабочих и сверхурочных часов

- Назначения ресурсов определенным задачам

Чтобы контролировать продолжительность проекта, нужно регулярно вводить следующую информацию:

- Изменения в продолжительности задачи или зависимости

- Изменения в ресурсах - то есть ресурсы, которые добавлены или удалены из проекта

- Изменения в рабочем времени или стоимости ресурса

Microsoft Project позволяет сохранить первые проекты и ясно увидеть, где оценки были неверны, где вы вносили изменения слишком медленно, или не сократили глобальный проект на более управляемые проекты. Microsoft Project сохраняет всю информацию о вашем проекте в одном файле. При планировании новых проектов, вы можете использовать их для оценки ресурсов, продолжительности задач, выявления конфликтов.

Изучение Microsoft Project для управления проектами гораздо сложнее изучения текстового редактора. Управление проектом требует понимания концепций управления в целом, которые намного шире и сложнее инструментов и возможностей программного обеспечения. Опыт и мудрость, для использования этих возможностей приходит только со временем. Конечно же, статья не охватывает все, что касается управления проектами и собственно использования менеджмента проектом Microsoft Project. Но ознакомление с основами позволит Вам начать изучение теории и практики управления проектами и конечно долго и упорно работать над создаваемыми проектами. В дальнейшем сможете даже развить свои эффективные методы управления проектами и способы сбора и ввода информации о вашем проекте.

1.1 Понимание сути проектов

инструмента для достижения вершины проекта на протяжении всего жизненного цикла.

1.2 Исследование управления проектами

о Управление ресурсами

о Контроль выполнения

Диаграммы, применяемые в управлении проектами

1.3 Критический путь

1.4 Управление проектами с помощью программного обеспечения

Для успешного управления Вашим проектом с помощью Microsoft Project нужно сделать следующие:

Чтобы создать проект в Microsoft Project, нужно ввести следующую информацию о ваших задачах:

- Зависимости между задачами

Чтобы контролировать затраты задач, нужно добавить информацию о ресурсах, включая:

- Список человеческих и материальных ресурсов и их затрат в течение рабочих и сверхурочных часов

- Назначения ресурсов определенным задачам

Чтобы контролировать продолжительность проекта, нужно регулярно вводить следующую информацию:

- Изменения в продолжительности задачи или зависимости

- Изменения в ресурсах - то есть ресурсы, которые добавлены или удалены из проекта

- Изменения в рабочем времени или стоимости ресурса

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности персональных компьютеров улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить упрощенной схемой (рис.1).

Рисунок 1 – Автоматизация управления проектами

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:

♦ работа в многопроектной среде;

♦ разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

♦ оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

♦ сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах;

♦ обеспечение автоматизированной генерации отчетов;

♦ планирование и контроль договорных обязательств;

♦ централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

♦ системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально — вычислительные сети и т. д.);

♦ портативные компьютеры;

♦ программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:

• обмен электронной почтой;

• групповое планирование деятельности;

• участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;

Internet/ Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы, формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видео- информацию по локальным сетям и Internet. Существуют примеры использования голосовых конференций для компьютерной телефонии в Internet.

1.2 Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений

Процесс принятия решения - процесс выбора оптимального (эффективного) решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений - соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

♦ сбор, передача и хранение данных;

♦ содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

♦ представление информации в форме, удобной для принятия решений;

♦ доведение принятых решений до исполнителей.

Интегрированная информационная система управления проектами:

♦ объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

♦ обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

♦ создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

♦ должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

♦ должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

♦ является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

♦ является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:

♦ этапам проектного цикла;

Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.

Для описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии применяется специализированное программное обеспечение (ПО) финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются:

♦ модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта;

♦ модуль ведения бухгалтерии проекта;

♦ модуль финансового контроля и прогнозирования.

Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных. Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

1.3 Обзор программного обеспечения по управлению проектами, представленного на Российском рынке

Существуют различные подходы к классификации программного обеспечения для управления проектами:

♦ по стоимости - на дорогое ПО (более 1 000$) и недорогое ПО (менее 1 000 $);

♦по количеству поддерживаемых функций - на профессиональное и настольное (непрофессиональное).

Рассмотрим наиболее распространенное на Российском рынке программное обеспечение для управления проектами.

Настольные программные продукты недорогой части рынка.

Microsoft Project, производитель — Microsoft Corporation.

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительной особенностью программы является ее простота и интерфейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office. Разработчики не стремятся вложить в пакет сложные алгоритмы календарно - сетевого и ресурсного планирования.

Программный продукт обеспечивает обмен проектной информацией между участниками проекта. Предоставляются возможности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения (табели рабочих, просмотр списка поручений и т. д.) и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам.

В целом, Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам.

Timeline 6.5, производитель— TimeLine Solutions Corporation.

Программный продукт TimeLine 6.5 предоставляет следующие возможности:

♦ реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов;

♦ хранение информации по проектам в единой базе данных;

♦ достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей ресурсов.

Spider Project, производитель — Spider Technologies Group.

Spider Project является российской разработкой. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с западными системами.

К таким особенностям относятся:

1) достаточно мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов). Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов, и из каких ресурсов это количество выбирать;

2) использование нормативно-справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов;

3) создание и использование в расчетах любых дополнительных табличных документов и баз данных, ввод формул расчета. Количество учитываемых в проектах показателей не ограничено.

Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т. д.).

Пример оформления методической разработки: Методическая разработка - разновидность учебно-методического издания в помощь.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до потребителя.

Internet/ Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарио-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений. Процесс принятия решения — процесс выбора оптимального решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений — соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными функциями этих систем являются: сбор, передача и хранение данных; содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами; представление информации в форме, удобной для принятия решений; доведение принятых решений до исполнителей;

Интегрированная информационная система управления проектами: объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту; обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта; создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие; должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта; должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду; является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта; является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Для описания и анализа проекта на прединвестиционнои стадии в применяется специализированное программное обеспечение (ПО) финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, докуметооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются: модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта; модуль ведения бухгалтерии проекта; модуль финансового контроля и прогнозирования. Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных (СУБД). Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

Критерии анализа программного обеспечения. Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его командой. В целом при оценке рассматривается следующее: общая информация о ПО; системная архитектура и пользовательский интерфейс: архитектура системы, простота освоения и использования, оценка руководства пользователя и системы помощи; функциональность; ограничения: существующие пределы по элементам, поддерживаемым системой, таким как количеству работ, ресурсов в одном проекте и т. д.; маркетинговая информация: ценовая политика, техническая поддержка, бучение, пользовательская база, информацияо фирме производители.

Критерии, по которым производится выбор ПО, можно разделить на три группы: операционные критерии, относящиеся к функциональным возможностям ПО, таким как расчет расписания, затрат и отслеживание выполнения работ; критерии, по которым оценивается возможность функционирования ПО в рамках любой информационно-управляющей системы. Они соотносятся с требованиями ПО к аппаратным средствам и оборудованию, возможностью интеграции с другими приложениями и т. п.; критерии, связанные с затратами на ПО, а именно: покупка, инсталляция, оплата технической поддержки, обслуживание на протяжении всего времени функционирования.

Процесс выбора включает следующие шаги: определение необходимых данных; анализ типов принимаемых решений, которые должно поддерживать ПО; формирование списка критериев для выбора наиболее подходящего ПО.

Обзор программного обеспечения по управлению проектами, представленного на российском рынке

Существуют различные подходы к классификации программного обеспечения для управления проектами: по стоимости — на дорогое ПО и недорогое ПО; по количеству поддерживаемых функций на профессиональное и настольное - непрофессиональное.

Наиболее распространенное на российском рынке программное обеспечение для управления проектами. Программные продукты недорогой части рынка: Microsoft Project 2000, производитель— Microsoft Corporation.

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительной особенностью программы является ее простота и интерфейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office 2000. Разработчики не стремятся вложить в пакет сложные алгоритмы календарно — сетевого и ресурсного планирования.

Программный продукт обеспечивает обмен проектной информацией между участниками проекта. Предоставляются возможности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам.

TimeLine 6.5, производитель— Timeline Solutions Corporation.

Программный продукт TimeLine 6.5 предоставляет следующие возможности: реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов; хранение информации по проектам в единой базе данных; достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей ресурсов.

Spider Project, производитель — Spider Technologies Group.

Это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов. Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать.

Еще одной особенностью пакета является возможность использования нормативно-справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить формулы расчета. Количество учитываемых в проектах показателей не ограничено.

Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в области программной реализации Профессиональные программные продукты фирмы WST Corporation.

OpenPlan — система управления проектами в рамках предприятия, представляющая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характеристик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечивается использованием: структуры разбиения работ (WBS); структуры кодирования работ; иерархическая структура ресурсов (RBS);организационная структура предприятия (OBS). Система OpenPlan включает три основных программных продукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект — менеджера, команды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчиков и т. д.

OpenPlan Professional является рабочим инструментом менеджеров, управляющих крупными проектами, и: предоставляет мощные средства для ресурсного планирования в многопроектном режиме, включая поддержку иерархических ресурсов и ресурсных календарей. Имеется возможность планирования и контроля альтернативных и расходуемых ресурсов. Реализована методика освоенного объема; позволяет назначение зависимостей всех типов с временными задержками как в рамках одного проекта, так и между различными проектами; предоставляет гибкий инструмент построения табличных и графических отчетов.

OpenPlan Desktop является упрощенным вариантом OpenPlan Professional и используется как инструмент для работы с небольшими проектами или частью крупного проекта. Интеграция с OpenPlan Professional позволяет: использовать заготовленные в OpenPlan Professional шаблоны проектов с определенными в них кодами СРР, ССО, кодами работ, словарями ресурсов и т. п.; обеспечивать распределенную работу с проектами.

Оба программных продукта, OpenPian Desktop и OpenPlan Professional: позволяют учитывать риски; обеспечивают ограничение доступа к информации проектов; работают в архитектуре клиент/сервер на базе реляционных СУБД Oracle, Sybase и MSSQL Server; обеспечивают хранение данных в различных форматах; публикуют данные проекты на внешний (Интернет) и внутренний (Интранет) web-сайты.

OpenPlan Enterprise включает в себя основные характеристики OpenPlan Professional и интегрирован с ERP (система управления ресурсами предприятия) — приложениями. Это позволяет распределять данные проектов между другими информационными системами предприятия.

Все продукты этой фирмы разрабатываются в соответствии с идеологией Концентрического Управления Проектами (Concentric Project Management — СРМ), в основе которой лежит структурированный, интегрированный и масштабируемый подход к координации людей, команд и проектов. По сравнению с традиционной методологией управления проектами, в СРМ реализовано несколько важных преимуществ: визуализация данных позволяет отслеживать каждый проект, даже если реализуются одновременно несколько проектов, так как его результаты становятся прозрачными для компании. При этом возрастает роль расписаний по проекту, все менеджеры компании, включая самых главных, видят реальное состояние дел; координация инициирует диалог внутри компании. Если кто-либо отклоняется от стратегического курса компании, это немедленно выявляется и принимаются эффективные меры; усиление роли каждого исполнителя достигается за счет того, что люди знают, что их работа является частью выполнения общей большой задачи; конкурентные преимущества реализуются за счет специальных СРМ — средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный проект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестированный капитал. Primavera Project Planner (РЗ) 2.0—3.0 — программный продукт, предназначенный для календарно-сетевого планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах. Выполняет функцию центрального хранилища проектов, содержащего все данные расписания, где руководители и планировщики проекта создают единые структуры проекта.

SureTrak Project Manager (ST) 3.0 — аналогичный РЗ 2.0—3.0 инструмент, предназначенный для управления небольшими проектами, либо частями крупных проектов. Может быть использован проектировщиками и подрядчиками как инструмент планирования и контроля работ, заказчиками в качестве средства отслеживания хода проекта. SureTrak позволяет учесть все сложности, возникающие на этапе реализации проектов, включая недопоставки сырья или оборудования, задержки платежей, спрогнозировать величину денежных потоков и т. д.

Webster for Primavera используется совместно с РЗ 2.0—3.0 и позволяет участникам проекта просматривать список своих заданий и обновлять информацию об их выполнении из любой точки земного шара, используя для этого обычный web-броузер. Он обеспечивает доступ к данным проекта через внутрикорпоративную сеть Intranet или глобальную сеть Internet в режиме реального времени.

Monte Carlo for Primavera применяется для анализа рисков проекта, ведущихся в РЗ 2.0—3.0, и позволяет определять сроки работ и затраты на их выполнение с заданной вероятностью.

RA дает возможность доступа к базе данных проектов, ведущихся в РЗ 2.0—3.0, что позволяет проводить интеграцию последнего с другими приложениями. RA обеспечивает программистов процедурами расчета показателей работ проектов.

Новая линия программных продуктов Primavera Project Planner for the Enterprise (РЗе) поддерживает работу в архитектуре клиент-сервер, работает на базе таких реляционных СУБД, как Oracle и Microsoft SQL Server, за счет чего упрощается интеграция системы управления в существующую корпоративную информационную систему предприятия. По сравнению с РЗ 2.0—3.0 расширились возможности описания, данных работ, структуризации проекта: появилась поддержка организационной структуры предприятия и структуры ресурсов.

Представление проектов в РЗе обогащено различными дополнительными деталями, такими, как замечания относительно различных этапов выполнения работ и назначения ресурсов, ссылки на соответствующие документы. Поддерживается функция описания и оценки рисков, связанных с проектом.

С помощью РЗе руководители и команда проекта получают всю ту необходимую информацию, которая позволит сформировать наиболее полную картину всех реализующихся на предприятии проектов.

Artemis Views, производитель — Artemis International

Семейство Artemis Views состоит из набора модулей для автоматизации различных функций управления проектами: Project View, Resource View, TrackView, CostView. Все модули совместимый формат данных, работают в архитектуре клиент/сервер, поддерживают ODBC стандарт и легко интегрируются с популярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другими. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывается исходя из заказываемой конфигурации.

ProjectView позволяет: реализовать мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля проектов в организации; обеспечить механизм ограничения доступа при распределенной работе нескольких пользователей с проектом; формировать разнообразные отчеты за счет встроенных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest).

Resource View — специализированная система для планирования и контроля использования ресурсов. Поддерживаются средства выравнивания о оптимизации загрузки ресурсов.

TrackView — средство для контроля и анализа выполнения работ, включая отслеживание временных, ресурсных и затратных показателей. Позволяет предоставлять информацию с различной степенью детализации: от подробных отчетов для ответственных до отчетов, содержащих укрупненные показатели для проект — менеджера и руководства организации.

CostView обеспечивает централизованное хранение информации по всем затратам и доходам работ в проектах. Позволяет проводить расчет экономическую эффективности проекта, денежных потоков и прогнозировать затраты до его завершения.

Используются два основных метода расчета строительных смет: ресурсный и базисно-индексный. В зависимости от принятого метода можно настраивать алгоритм расчета сметы, список и формулы расчета накруток, дифференцированных коэффициентов и т. д. Многие системы имеют возможность создавать собственные расценочные базы и использовать их наряду с поставляемыми базами.

Интерфейсы программного обеспечения порой существенно отличаются друг от друга — существуют как ДОС, так и Windows — версии.

В разных сметных программах существуют различные возможности формирования и печати выходных форм — от простого вывода на принтер до передачи в широко распространенные приложения (MS Word, Excel и т. п.).

Читайте также: