Положение о комиссии по списанию библиотечного фонда в школе

Обновлено: 01.07.2024

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.

Формирование Правил

Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:

  • Статус учреждения.
  • Структура фонда.
  • Технологии, применяемые в целях учета.
  • Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
  • Порядок выбытия книг из фонда.

Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:

  • Цели учета.
  • Метод отслеживания достоверности информации.
  • Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
  • Регистры для индивидуального и общего учета.
  • Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
  • Методы маркировки.
  • Особенности хранения документов.
  • Причины выбытия бумаг.

В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.

К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

Что не требуется учитывать

Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:

  • Конфиденциальная документация.
  • Бумаги, сделанные на оборудовании, принадлежащем библиотеке.
  • Документы, связанные с управленческими целями.
  • Бумаги личного свойства.

Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.

Кто ответственен за учет

Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела. Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией. Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.

ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.

Состав фонда

Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.

Нюансы списания

Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:

  • Книги не пользуются популярностью у посетителей библиотеки.
  • Электронные файлы не соответствуют программному обеспечению.
  • В документах есть дефекты.
  • Содержание документов устарело.

Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:

  1. Подготовка файлов, которые нужно списать.
  2. Формирование комиссии, ответственной за исключение.
  3. Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
  4. Подготовка файлов на выбытие.
  5. Заключение акта о списании.
  6. Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
  7. Утверждение акта о выбытии.
  8. Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
  9. Фиксация изменений в учетной документации.
  10. Проведение процедур по перераспределению файлов.
  11. Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.

В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.

Корректировки

Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.

Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:

  • Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
  • Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):

  • Списание.
  • Реализация списанных файлов ЮЛ или ФЛ.
  • Безвозмездная передача файлов.
  • Направление бумаг в пункт вторичного сырья.

Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.

Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами

Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:

  • Составляющие БФ не нумеруются в качестве самостоятельных инвентарных предметов.
  • Эти объекты не входят в инвентарные списки активов, не являющихся финансовыми.
  • Файлы стоимостью до 3 тысяч рублей амортизируются.

ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.

Бюджетный учет

В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:

  • ДТ1106 31 310 КТ1302 31730. Поступление книг от поставщика.
  • ДТ1101 37 310 КТ1106 31310. Принятие к учету изданий.
  • ДТ1401 20 271 КТ1104 37410. Начисление амортизации в объеме 100% стоимости.
  • ДТ1 101 37 310 КТ1 401 10180. Учет изданий, которые пришли на основании договора дарения.

Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.

Суммарный учет

Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:

1.1. Настоящая инструкция определяет ответственность и порядок выполнения работ членов Комиссии по списанию библиотечного фонда.

1.2. Комиссия по списанию библиотечного фонда назначается Приказом директора и осуществляет свою деятельность в соответствии с настоящей инструкцией.

1.3. Председатель Комиссии осуществляет общее руководство деятельностью

Комиссии, обеспечивает коллегиальность в обсуждении спорных вопросов, распределяет обязанности и дает поручения членам Комиссии.

1.4. Комиссия принимает решение по исключению изданий из библиотечного фонда по различным причинам. Списание проводится не реже 1 раза в год.

1.5. Настоящая процедура разработана в соответствии на основании Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. N 1077 г.

2. Описание работы

Работа по списанию библиотечного фонда проводится систематически в течение года. Работа участников по списанию библиотечного фонда включает следующие этапы:

- отбор и составление списка документов подлежащих списанию;

- процедура подписания и утверждение акта на исключение изданий.

2.1. Отбор изданий и составление списка документов, подлежащих списанию

2.1.1. Исключение из фонда изданий допускается по причинам: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, излишняя дублетность, непрофильность, утрата (пропажа из фондов открытого доступа, утеря или не возврат читателями и др.), недостача (утрата по неустановленным причинам), истечение срока лицензионного соглашения (для электронных изданий), наличие документов, входящих в Федеральный список экстремистских материалов.

2.1.3. Исключение документов по причине устарелости по содержанию не допускается, а так по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.

2.1.4. Устаревшими по содержанию считаются издания и материалы, утратившие свою актуальность, научную и производственную ценность. Устарелость издания определяется путем внимательного ознакомления с его содержанием.

2.1.5. Критерии для определения устарелости издания:

− научная, историческая, художественная ценность документа;

− наличие в фонде библиотеки аналогичных или подобных материалов;

− существующий и возможный спрос на издание пользователями библиотеки;

− другие критерии, позволяющие Комиссии признать издания утратившими актуальность, научную и историческую значимость, практическую и другую ценность.

2.1.6. По завершению отбора изданий библиотекарь составляет список документов, подлежащих списанию согласно отбору.

2.2 Процедура подписания и утверждение акта на исключение изданий

2.2.1. Члены Комиссии по списанию осуществляют тщательный просмотр подготовленного списка изданий.

2.2.2. При необходимости Комиссия может уточнить сведения, запросить для просмотра литературу, включенную в список, дать рекомендации по исключению документов.

2.2.3. В спорных вопросах, если члены Комиссии не допускают исключения какого-либо издания, то данное издание возвращается в библиотечный фонд, а список документов на списание корректируется сотрудником библиотеки и передается членам Комиссии на повторное рассмотрение.

2.2.4. При полном согласии всех членов Комиссии утверждается список документов на списание.

2.2.5. Библиотекарь готовит акт о списании в 3-х экземплярах в соответствии с откорректированным списком. Председатель и члены Комиссии подписывают акт, который утверждает руководитель отдела по культуре и спорту администрации Бутурлиновского муниципального района.

2.2.6. После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр акта о списании со списками литературы, подтверждающим выбытие передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении (ОКиО), осуществляющем учет библиотечного фондаи хранится в соответствии с номенклатурой дел в течение десяти лет, третий экземпляр хранится в отделе, осуществляющем списание.

2.2.7. В случае списания фонда литературы, поступившей до 1981 года (до фонда ЦБС) списание производится через отдел по управлению муниципальным имуществом и земельным ресурсам администрации Бутурлиновского муниципального района, куда передается один экземпляр акта.

3. Ответственность и полномочия

3.1. Сотрудники, задействованные в списании библиотечного фонда, имеют право вносить предложения по совершенствованию этого процесса в рамках своих полномочий.

3.2. На заведующихотделами возлагается ответственность за своевременное выполнение работ по списанию и организацию работ по документированному оформлению списания библиотечного фонда.

3.3. Члены комиссии по списанию библиотечного фонда несут ответственность за своевременное и качественное выполнение работы по списанию в установленные приказом руководителя сроки.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра культуры В.В. Аристархова.

Врио Министра
В.В.АРИСТАРХОВ

Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 2 февраля 2017 г. N 115

ИЗМЕНЕНИЯ,
ВНОСИМЫЕ В ПОРЯДОК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ
БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА, УТВЕРЖДЕННЫЙ ПРИКАЗОМ МИНИСТЕРСТВА
КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 8 ОКТЯБРЯ 2012 Г. N 1077

1. Пункт 5.2 изложить в следующей редакции:

2. Подпункты 5.7.1 и 5.7.2 изложить в следующей редакции:

"5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.

5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

3. Дополнить пунктом 5.7.3 следующего содержания:

"5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.

Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

Задайте вопрос юристу:

Подборка наиболее важных документов по запросу Порядок списания библиотечного фонда (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Порядок списания библиотечного фонда

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как учесть библиотечный фонд в бухгалтерском (бюджетном) учете
(КонсультантПлюс, 2022) Списание объектов библиотечного фонда с балансового учета оформите актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с приложением списка объектов на исключение (п. 46 СГС "Основные средства", Методические указания).

Читайте также: