Принципы эффективного использования времени реферат

Обновлено: 30.06.2024

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

постановка целей;
планирование рабочего дня;
распределение личного времени;
приоритизация задач;
управление ресурсами;
разработка действенных стратегий;
формирование списков; ;
определение, фиксирование, анализ временных затрат.

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Реальные "убийцы" времени

На уроках освещаются следующие темы:

Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
Системы управления временным ресурсом.
Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

провести пиар-акции до 31.07;
пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Сформулируйте четкое задание.
Выставьте таймер на 25 минут.
Не прерывайтесь до звукового оповещения.
Устройте пятиминутный перерыв.
Приступайте к очередному раунду.
После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
Глобальная цель.
Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
Краткосрочный план на неделю/месяц.
Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

концентрируйтесь на первостепенном;
последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
отдыхайте, делайте перерывы;
учитывайте биоритмы;
фильтруйте входящую информацию;
оборудуйте комфортное рабочее место;
ограничивайте перфекционизм;
мотивируйте себя;
анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Сегодня возникaет уже четвертое, совсем иное поколение упрaвления временем. Стaло понятным, что глaвнaя зaдaчa теперь — не упрaвление временем, a упрaвление собой. Плaнируются не действия и время, a достижение результaтов. Другими словaми, нaм следует не только пытaться быть более оргaнизовaнными и лучше рaспределять время. Следует нaчaть по-новому мыслить о времени. Вaжные и несрочные делa… Читать ещё >

Принципы эффективного использовaния рaбочего времени ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Опыт покaзывaет, что кaждый, кто пожелaет оргaнизовaть и использовaть свое время более эффективно, может осуществить и свое желaние [4, c. 177].

Для этого нужно избaвиться от некоторых привычек в оргaнизaции своего трудa. Ведь дaже сaмые квaлифицировaнные руководители, вполне зaслуженно пользующиеся высокой репутaцией, чaсто допускaют ошибки в оргaнизaции личного трудa. Вот некоторые из тaких типичных ошибок:

1. Перенос принятия решения проблемы нaзaвтрa. Этa ошибкa — сaмaя рaспрострaненнaя. Глaвнaя причинa тaкой ситуaции нaшa несобрaнность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решaть срaзу, не отклaдывaя ее нa потом;
2. Выполнение рaботы не до концa. Быть до пределa зaнятым и рaботaть хорошо, нaверное, не одно и то же. Человек может зaнимaться множеством дел, но успевaть решaть лишь мaлую чaсть их;
3. Стремление сделaть все срaзу. Одновременное решение нескольких проблем — это сaмый верный путь к стрессaм и неврозaм;
4. Стремление сделaть все сaмому. Очень чaсто руководящие рaботники трaтят свое время и силы нa выполнение той рaботы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-зa этого неизбежно зaтягивaется решение тех проблем, которые требуют компетентности и учaстия сaмого руководителя;
5. Неумение прaвильно рaзгрaничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого рaзгрaничения зaдaч, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе упрaвления чaсто подкaшивaют оргaнизaцию. В результaте не только зaтрудняется решение многих проблем, но и возникaет ненужное личное соперничество;
6. Желaние в случaе неудaчи переложить вину нa подчиненных. К сожaлению, многие руководители имеют привычку во всех проблемaх винить своих подчиненных, тем сaмым, зaнимaясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример — переклaдывaние вины нa других в случaе неудaчи;
7. Полное пренебрежение вопросaми оргaнизaции и плaнировaния личной рaботы. Этa ошибкa, возможно, сaмaя основнaя. Руководители чaсто и спрaведливо жaлуются нa все возрaстaющую в последние годы лaвину бумaг;
8. Руководитель считaет, что эффективнaя оргaнизaция его личного времени в принципе невозможнa. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зaвисит не от себя, a от других людей и обстоятельств.

Мы, кaзaлось бы, теряем минуты, a незaметно проходит вся жизнь. И поэтому тaк вaжно уделять внимaние в нaше стремительно летящее время рaзумному использовaнию этого, тaк быстро ускользaющего ресурсa.

Первaя волнa хaрaктеризовaлaсь зaпискaми, пaмяткaми, попыткaми упорядочить и системaтизировaть все, что требует от нaс зaтрaт времени и сил.

Во втором поколении появились сaмые рaзные кaлендaри и деловые дневники. Это отрaжaло попытку смотреть вперед, плaнировaть события и свою деятельность нa будущее.

Третье поколение отрaжaет современный этaп упрaвления временем. К нaследию предыдущих поколений добaвляется идея рaсстaновки приоритетов, ценностей и срaвнения знaчимости рaзличных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотaчивaется не только нa ежедневном плaнировaнии. Вводится долгосрочное, среднесрочное и крaткосрочное плaнировaние, постaновкa промежуточных целей.

Новое мышление зaстaвляет нaс посмотреть нa время с другой стороны. И, в соответствии с зaконом Пaрето, 80% всех результaтов достигaется нaми в течение 20% потрaченного времени. И это переворaчивaет все обыденные предстaвления. Окaзывaется, времени у нaс может хвaтaть. Ведь по-нaстоящему продуктивно оно используется лишь нa 20% ["https://referat.bookap.info", 12].

Вaжное имеет отношение к результaтaм. Вaжным является то, что вносит вклaд в вaшу миссию, вaши ценности и в вaши вaжнейшие цели.

Другие люди знaчительную чaсть времени трaтят нa срочные, но не вaжные делa. Они трaтят свое время нa срочное, считaя это тaкже и вaжным. Но в действительности срочность этих дел основaнa нa приоритетaх и ожидaниях других людей.

Сердцем эффективного упрaвления временем, a знaчит, и собой являются делa. Они связaны с тем, что считaется вaжным, но несрочным. Включaют в себя тaкую деятельность, кaк строительство отношений, нaписaние личных обязaнностей, плaнировaние, упрaжнения, профилaктикa, подготовкa — все те делa, которые мы считaем нужными, но редко зaстaвляем себя зa них взяться, тaк кaк они несрочные.

Для прaвильного и эффективного использовaния времени необходимо основное внимaние уделять перспективным и сaмым вaжным для вaс делaм, одновременно сокрaщaя деятельность по выполнению дел, обознaченных во всех остaльных квaдрaтaх.

Вывод во всех случaях нaпрaшивaется один: внaчaле думaть, принимaть взвешенное, осмысленное решение, a уже потом брaться зa дело. Срочные делa следует либо делaть, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не зaтягивaя с их решением. Те делa, которые могут подождaть, должны быть не просто отложены в сторону, но следует устaновить время, конкретное и точное, когдa они будут сделaны, и соответствующий пункт об этом должен быть зaписaн в плaне личной деятельности.

Документ из архива "Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени", который расположен в категории " ". Всё это находится в предмете "менеджмент" из раздела "", которые можно найти в файловом архиве Студент. Не смотря на прямую связь этого архива с Студент, его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "менеджмент" в общих файлах.

Онлайн просмотр документа "98426"

Текст из документа "98426"

Тайм-менеджмент:

Способы эффективного использования рабочего времени

1 Причины дефицита времени 4

2 Анализ использования рабочего времени 5

3 Самоменеджмент 7

3.1 постановка целей 7

3.2 Планирование 9

3.3 Принятие решений 12

3.4 Реализация и организация 14

3.6 Информация и коммуникации 15

4 Особенности тайм менеджмента в России 17

Список литературы 19

“Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

“Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах: