Предмет и объект архивного права реферат
Обновлено: 04.07.2024
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Факультет истории и филологии
Описание источников хранения
Реферат
студента 3 курса ИСТ Z -231
Куриновой Юлии
История южных и западных славян
Доцент кафедры Гуров М.И.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в библиотеку документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя.
Разработанность Е. В. Алексеева, О. В. Вовкотруб, В.В. Галахов, Г.Н. Ксандопуло, Е.А. Степанов, Л. Р. Фионова.
Объект. Опись дел и аналитико-синтетическая переработка документов.
Предмет . Обработка документов при помощи аналитико-синтетического метода.
Цель. Изучить понятие описания дел и аналитико-синтетическую переработку первичной документированной информации.
проанализировать аналитико-синтетическую переработку документов;
выявить особенности описи дел;
определить понятие описи.
Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.
Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.
На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.
Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.
При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.
Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.
Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N. ".
Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.
Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.
Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов.
Обе схемы представляют собой информационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специально разработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенные для организации систематических каталогов всех звеньев государственных и ведомственных архивов. Схемы были построены на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности.
Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.
Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.
Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат (НСÀ) архива. НСÀ архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса).
3 . Основные принципы многоуровневого описания
Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.
Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.
При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.
Основными принципами многоуровневого описания являются:
соответствие информации уровню единицы описания;
взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;
неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.
Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.
Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.
Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объёма единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид носителя информации.
Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве (история фонда).
Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.
Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.
В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.
Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п. Эта деятельность нацелена, во-первых, на то, чтобы документ был размещён в фонде библиотеки таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя; во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог), хранящихся в фонде библиотеки для быстрого и удобного поиска в них сведений о необходимых пользователям документах, а затем, с их помощью – нахождения самих документов в фонде библиотеки и предоставления их пользователю.
Конечно, в данной сфере всё более часто и широкомасштабно используются компьютерные программно-технические средства. Они способны помочь в этой деятельности, но даже интеллектуальные экспертные системы не могут полностью заменить интуитивный и формальный опыт работы индивида.
Ряд специалистов склоняется к тому, что выявлять суть и идею текста, анализировать связанные с ним ситуации в текстах других публикаций (анализ) и на основе полученных данных (знаний) формировать некоторый новый материал (синтез) может и должен делать человек. Точный анализ проблемной ситуации, соответствующий метод и профессиональные навыки позволяют преобразовывать содержания текстов в некую обобщённую структуру – модель анализируемой ситуации, раскрывающую не только идею и задачу, поставленную автором исследуемого документа, но и комплекс взаимосвязанных задач.
Исходная информационная модель предметной области имеет первостепенное значение в подобной работе. Из самого понятия следует, что она должна существовать до начала проведения информационно-аналитической работы.
Исходная информационная модель – это часть формальных знаний о проблеме.
Разновидностями таких моделей являются: автобиография, характеристика с места работы, служебная записка, доклад о работе за отчётный период и др. Как правило, подобные документы пишутся в произвольной форме. Можно повысить качество и снизить затраты по их написанию, используя своеобразные шаблоны. Эти шаблоны в определённой степени являются информационными моделями (например, в текстовом процессоре Word используется широкий набор таких шаблонов). Для подготовки документа необходимо включить свою информацию в хорошо отработанную информационную модель.
Качество реферирования отражает развитие информационной аналитики. Интеллектуализация современных информационных систем связана с умением чётко (желательно однозначно) структурировать информацию, придавая ей форму сведений (систематизированной совокупности фактов). При этом важно понимать, что выработать формат представления сведений, относящихся к научно-технической информации, трудно в силу её многозначности и принципиальной нечёткости.
Правильный выбор информационной модели и её творческое наполнение составляют основу информационно-аналитической деятельности.
В процессе своей деятельности все организации создают документы, обязательные для хранения.
Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п.
Это делают для того, чтобы, во-первых, документ будет размещён в фонде архива таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог).
Субъектами архивного права являются органы государственной власти или местного самоуправления, юридические или физические лица, которые в соответствии с законодательством РФ могут быть участниками (сторонами) регулируемых нормами архивного права общественных отношений.
Объектом архивного права является вся законодательная и нормативно-методическая база в области архивного дела.
· исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;
· к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;
· к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.
К полномочиям Российской Федерации в области архивного дела относятся:
· разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела;
· установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;
· решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
· решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.
К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся:
· проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;
· хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации; б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации; в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее – организации субъекта Российской Федерации);
· решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.
· процедура (порядок) передачи в собственность РФ, других субъектов и муниципальных образований архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ (здесь могут указываться конкретный орган власти, принимающий такое решение, инициатор представления о передаче, сроки рассмотрения этого представления и т.п.);
· компетенция органов представительной и исполнительной власти субъекта РФ в вопросах реализации государственной политики в сфере архивного дела;
· особенности правового положения архивистов и архивных служб регионов (если таковые имеются), в том числе вопросы закрепления сети региональных архивных учреждений;
· вопросы финансового и материально-технического обеспечения деятельности архивов субъекта федерации.
Межотраслевой характер архивного права. Взаимосвязь архивного и информационного и иными смежными отраслями права (административным, гражданским, муниципальным, уголовным).
Тема 2. Правовые и этические нормы архивного дела: их взаимосвязь.
Содержание архивного права. Объект и предмет архивного права. Нормативные и индивидуальные акты.
Обзор источников и литературы по курсу.
Раздел 2. Становление и развитие отечественного архивного законодательства
Тема 3.Формы реализации общегосударственного регулирования и управления архивным делом
Тема 4. Взаимосвязь архивного законодательства с нормативными актами смежных отраслей.
Связь архивного права с Уголовным, Гражданским и другими Кодексами Российской Федерации. Уголовная, административная, гражданская ответственность за правонарушения в области архивного дела.
Тенденции развития архивного права на рубеже XX – XXI вв.
Раздел 3. Правовые основы организации документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов
Тема 5. Проблемы классификации, комплектования, экспертизы ценности документов в рамках современного архивного законодательства РФ.
Порядок регулирования состава государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.
Формы хранения документов в соответствии с современным архивным законодательством.
Правовая база государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Понятие о лицензировании деятельности архивных учреждений.
Тема 6. Правовое регулирование использования архивных документов и информации
Правовые основы доступа к ретроспективной информации.
Архивы и тайны личной жизни. Персональные данные.
Понятие о конфиденциальной, служебной и коммерческой тайне.
Сведения, относящиеся к коммерческой тайне и не относящиеся к ней.
Правовое регулирование архивной информации на машиночитаемых носителях.
Тенденции рассекречивания архивных документов.
Правовые аспекты международного перемещения архивных документов.
Примерный перечень вопросов к зачету по курсу
2. Предмет и объект архивного права
3. Основные нормативные акты 1990-х гг. по архивному делу
4. Архивная терминология в законодательных актах
5. Взаимосвязь архивного, гражданского уголовного права
6. Влияние информационного права на архивное дело
7. Региональные и муниципальные нормы архивного права
8. Правовые основы доступа к ретроспективной информации
9. Архив и тайна личной жизни
10. Понятие о конфиденциальной, служебной, коммерческой тайне
11. Порядок регулирования состава государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации
12. Формы хранения документов в соответствии с современным архивным законодательством
13. Правовая база комплектования и экспертизы ценности документов
14. Правовые основы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации
15. Проблема перемещения архивных документов
16. Понятие о лицензировании деятельности архивных учреждений
17. Архивы на и машиночитаемых носителях, и правовое регулирование их деятельности
18. Тенденции развития архивного права на современном этапе развития
III. Форма итогового контроля
Архивное право можно рассматривать и как научную дисциплину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу, включая смежные законодательства и статьи отдельных законодательных актов, связанных с архивной сферой. Поэтому понятие архивное право шире, чем понятие архивное законодательство.
Широкое распространение термин архивное право получил в 20-е гг. XX в. в связи с постановкой вопроса о разработке Архивного кодекса РСФСР.
В существующих архивных словарях термин архивное право определяется как установленная законодательными и нормативными актами совокупность норм и правил, регламентирующих деятельность государственной архивной службы. Однако в современной России это определение не отражает в полной мере всех сфер приложения норм и правил архивного права, ибо здесь кроме государственного сектора присутствует и частный (негосударственный) архивный сектор, о чем ниже будет сказано более подробно.
Архивное законодательство.Прежде чем перейти к рассмотрению архивного законодательства, дадим определение законодательства вообще.
З а к о н о д а т е л ь с т в о — это один из основных методов осуществления государством своих функций, заключающийся в издании органами власти законов. Это одна трактовка термина.
Специалисты считают, что законодательство — это система не только законов, но и подзаконных актов.
З а к о н — нормативный правовой акт, принимаемый органом законодательной власти или непосредственно народом (путем референдума), обладающий высшей юридической силой и содержащий первичные правовые нормы по вопросам, регулирующим Наиболее важные общественные отношения.
Законы РФ подразделяются:
на Конституцию РФ;
федеральные конституционные законы;
федеральные законы (в том числе кодексы).
Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая всенародным голосованием. Конституция РФ — основополагающий закон и правовая основа законодательства РФ.
В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным ею, принимаются федеральные конституционные законы, посвященные правовым основам общественного и государственного строя.
Федеральные конституционные законы не могут противоречить Конституции РФ.
Федеральные законы — это акты текущего законодательства, которые регулируют отношения в различных сферах жизни общества: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В правовой литературе такие законодательные акты также называют обыкновенными законами.
Среди законов важное место занимают кодифицированные акты — кодексы.
Кодекс — это единый, логически и юридически цельный закон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирование определенной группы общественных отношений. В России приняты и действуют кодексы практически по всем основным отраслям законодательства: Гражданский кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Арбитражно-процессуальный кодекс РФ, Уголовно-процессуальный кодекс РФ и др. К сожалению, в России нет пока Архивного кодекса, хотя вопрос о его разработке поднимался и ранее (в 20-е гг. XX в.).
Средством реализации законодательных норм являются под-з а к о н н ы е а к т ы , которые конкретизируют нормы законов или устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам и не противоречат им:
акты Президента РФ, принимаемые в форме указов и распоряжений и не противоречащие Конституции РФ и законам РФ;
акты Правительства РФ, принимаемые в форме постановлений и распоряжений и не противоречащие Конституции РФ, законам РФ, актам Президента РФ;
акты федеральных органов исполнительной власти (так называемые ведомственные акты), издаваемые на основе и во исполнение Конституции РФ, законов РФ, указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ.
Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе многое из предшествующего опыта архивного строительства дореволюционной России и СССР, в то же время в нем учтено то новое, что произошло в политическом, экономическом, правовом развитии страны, а также ценный зарубежный опыт.
Позже появились подзаконные акты по архивному делу, среди которых следует назвать следующие:
акты президента (указы и распоряжения), например:
См.: АртизовА. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы. — 1996. — № 4. — С. 3. 2 Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. — 1993.-№51.
В архивной сфере в последние годы особенно ярко обозначилось стремление отдельных регионов иметь свой архивный закон. Это объясняется тем, что в федеральном законодательстве отсутствуют или недостаточно глубоко проработаны вопросы, непосредственно касающиеся конкретных субъектов Федерации. Поэтому субъектам предоставлено право самостоятельно решать все вопросы архивного дела, за исключением тех, которые отнесены к компетенции Российской Федерации.
При этом необходимо помнить, что законы и подзаконные акты субъектов Российской Федерации не должны входить в противоречие с федеральным законодательством. Если же такое случается, то должны действовать статьи и положения того или иного федерального закона.
В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере.
Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:
защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;
осуществление экспертизы ценности, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;
защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;
обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;
действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;
обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и представителями других профессий.
Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои профессиональные действия с этическими нормами кодекса.
Роль языка в формировании личности: Это происходит потому, что любой современный язык – это сложное .
Читайте также: