Электронный документооборот в суде реферат
Обновлено: 05.07.2024
Система электронного документооборота предназначена для автоматизации процессов общего делопроизводства и перехода к безбумажным технологиям в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации.
Система автоматизирует деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документов, контролем исполнительской дисциплины, обеспечивает ведение телефонного справочника. Структура системы СЭДО разработана по многозвенной клиент-серверной технологии, позволившей реализовать:
- централизованное хранение и обработку данных на сервере;
- целостность данных;
- совместную работу пользователей с общими данными без нарушения целостности базы данных;
- минимизацию объема передаваемой информации по сети от сервера базы данных пользователям;
- снижение вычислительной нагрузки на клиентские компьютеры, что позволяет увеличить производительность системы простым увеличением мощности сервера.
Структурно СЭДО представляет собой комплекс прикладных клиентских и серверных подсистем.
Такое разбиение позволяет поддерживать масштабируемость системы и обеспечивает ее распределенность.
СЭДО ВАС РФ состоит из следующих взаимосвязанных подсистем:
- Подсистема регистрации предназначена для учета входящих, исходящих, внутренних документов, обеспечения процессов регистрации и работы с документами.
- Подсистема учета резолюций/заданий предназначена для учета заданий, назначенных сотрудникам по поступившим документам, и обеспечения возможности контроля исполнения заданий.
- Подсистема журналирования истории исполнения регистрационной карточки и карточки задания предназначена для фиксации и учета действий по переводу карточек в различные состояния, изменения учетных характеристик регистрационной карточки документа и карточки задания и функционирует в составе подсистем регистрации и учета резолюций/заданий.
- Подсистема учёта движения документов предназначена для автоматизации учёта приёма/передачи бумажных экземпляров документов. Обеспечивает автоматическое внесение записи в журнал передачи регистрационной карточки при сканировании документа с помощью ручного сканера штрих-кода, а также путём выполнения групповой операции приёма/передачи документов.
- Подсистема шаблонов выполняет следующие функции:
- Формирование шаблона регистрационной карточки
- Формирование шаблона резолюции
- Формирование шаблона маршрута согласования документов
Шаблон регистрационной карточкипредназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с типовыми документами. Типовые документы выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании РК исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые реквизиты.
Шаблон резолюции предназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с одинаковыми резолюциями на документы. Типовые резолюции выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании резолюции документа исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые для создаваемой резолюции реквизиты.
Шаблон маршрутов согласования документов предназначен для оптимизации работы пользователей СЭДО с маршрутами согласования документов. Типовые маршруты выделяются в шаблон, который доступен всем пользователям СЭДО. При создании маршрута исполнитель может воспользоваться шаблоном и отредактировать необходимые реквизиты.
- Подсистема подготовки телефонного справочника сотрудников предназначена для ведения телефонного справочника Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
- Подсистема контроля предназначена для контроля исполнения резолюций руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
- Подсистема формирования отчетов предназначена для построения пользователями отчетов с требуемыми параметрами. Среди отчетов можно отметить:
- Справка о выполнении поручений руководства ВАС РФ
- Сводка об исполнении (по входящим)
- Сводка по документообороту (контрольные документы) для ВАС РФ
- Статистика по эксплуатации СЭДО
- Список контрольных документов
- Опись дел
- Лист-заверитель дела
- Подсистема потокового сканирования предназначена для сканирования входящей корреспонденции и прикрепления электронных образов документов к регистрационным карточкам.
- Подсистема настроек предназначена для установки параметров работы системы.
- Подсистема контроля исполнительской дисциплины предназначена для отслеживания состояния папок пользователей в СЭДО без запуска системы.
- Подсистема администрирования ролевой модели системы электронного документооборота обеспечивает гибкие настройки доступа пользователей к объектам СЭДО.
- Подсистема автоматизации архива автоматизирует работу с документами на последних этапах обработки и уменьшает нагрузку сотрудников отдела архива и секретарей, занимающихся архивным хранением документов.
- Подсистема групповых операций позволяет выполнять групповые операции с регистрационными карточками и заданиями:
- Групповое наложение резолюций
- Групповое исполнение заданий
- Групповое принятие заданий в работу
- Групповое внесение записи о приеме/передачи в журнал РК
- Прикрепление документа в исполнение к группе КЗ
- Подсистема настраиваемых атрибутов регистрационной карточки и задания позволяет настраивать дополнительные поля регистрационной карточки и карточки задания, а также производить поиск по этим атрибутам.
- Подсистема автоматизации экспедиции предназначена для обработки исходящей корреспонденции.Она обеспечивает:
- Формирование регистрируемого почтового отправления
- Получение и присвоение идентификатора почтового отправления
- Печать конвертов, наклеек
- Печать уведомлений
- Формирование и печать реестров отправляемой корреспонденции
- Отметка о доставке/возврате отправляемой корреспонденции
- Подсистема интеграции системы электронного документооборота ВАС РФ с автоматизированной системой судебного делопроизводства ВАС РФ разработана для установления связей между жалобами в системе электронного документооборота ВАС РФ и надзорными производствами в системе судебного делопроизводства ВАС РФ.
37. Электронный страж и видеоконференцсвязь в системе арбитражных судов: понятие, предназначение, субъекты, техническое оснащение, проблемы и перспективы развития. Аудиопротоколирование судебных заседаний. Перспектива перевода судебного дела на цифровые носители.
В Государственную Думу все чаще поступают предложения об ускорении механизма документооборота в российских судах. Данная возможность развита не в полном объеме и граждане ей практически не пользуются, хотя совершение отдельных процессуальных действий посредством электронного судопроизводства существенно бы сократило время для сторон и суда.
Современное общество нуждается в создании эффективных механизмов, с помощью которых уменьшился бы оборот бумажной документации, упростилась бы процедура подачи не только исковых заявлений, но и письменных доказательств, а также снизились бы затраты на почтовые отправления, уменьшился риск утраты документов при пересылке.
Приказ Судебного департамента при ВС РФ дает нам разъяснения по поводу того, чем является электронный документ, так как на практике его часто путают с электронным образом, т. е. созданной с помощью средств сканирования электронной копией документа, изготовленной на бумажном носителе. Электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью, которая может быть простой либо усиленной квалифицированной [4].
Помимо предоставления процессуальных документов в суд, в электронном виде также можно предоставить и письменные доказательства. В статье 75 АПК и 71 ГПК предусматривается, что письменными доказательствами могут являться документы, подписанные электронной подписью в установленном законом порядке. Это говорит о том, что появилась возможность представлять доказательства не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Хотя на практике не все суды признают юридическую силу таких доказательств, так как очень сложно установить происхождение электронного документа, его принадлежность определенному лицу, неизменность доказательства.
Судебный акт с 1 января 2017 г. также может быть выполнен в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Согласно статье 169 АПК арбитражные суды по общему правилу должны выносить решение в форме электронного документа (за исключением случаев, когда суд по техническим причинам не может этого сделать), тогда как суды общей юрисдикции вправе выносить решения в электронной форме (статья 197 ГПК). В случае изготовления судебного решения в электронной форме дополнительно к делу приобщается экземпляр на бумажном носителе. Значительно сократился и срок направления копий решения суда лицам, участвующим в деле. Если решение выполнено в форме электронного документа, то вместо пятидневного срока решение направляется не позднее следующего дня после дня его принятия посредством его размещения на официальном сайте суда в режиме ограниченного доступа.
Для того чтобы полностью сэкономить время сторон и сделать правосудие более доступным, существует возможность выдачи или вынесения исполнительных документов в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. А именно, сторонам исполнительного производства предоставляется право подавать должностному лицу службы судебных приставов ходатайства, объяснения, отводы и жалобы в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.
Таким образом, рассмотрев систему электронного документооборота в российских судах, можно выделить следующие проблемные аспекты:
Во-первых, техническое оснащение судов. До сих пор не все суды оснащены достаточным оборудованием для работы с электронными документами. Несмотря на то, что на сайтах судов присутствует раздел для подачи документом в электронном виде, они не имеют возможности работать с такими документами. Как итог, обращение в такой суд возможно только в бумажной форме.
Во-вторых, сложность внедрения. Для использования данной системы необходимо наличие специальных навыков работы с системой у сотрудников суда чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии. Для этого необходимо будет обучить сотрудников работать с электронной базой.
В-третьих, обеспечение сохранности. Электронные базы постоянно нуждаются в обновлении, что требует постоянного контроля над сохранностью информации. Все документы необходимо будет перемещать со старых систем в новые, чтобы избежать потери информации.
Но, несмотря на это, преимуществ у электронного документооборота гораздо больше. Самое главное — это существенная экономия времени, которая так необходима для суда. Можно утверждать о том, что с развитием информационных технологий, электронный документ вытесняет бумажный, так как бумажный имеет много недостатков, таких как отсутствие возможности оперативного поиска, сложность работы при коллективном использовании одного документа одновременно, длительный и затратный процесс передачи документов, а также рутинная работа с большим количеством бумаг. Именно электронное делопроизводство позволяет быстро создать, зарегистрировать, изменить или переслать необходимый документ, быстро найти необходимую информацию путем установления фильтров или посредством поиска, сэкономить время сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов, получить сразу всю информацию о конкретном деле, отследить статус каждого документа в реальном времени.
Подводя итог, можно сказать о том, современные технологии активно внедряются в нашу жизнь и заменяют привычные для нас способы работы. Введение электронного документооборота в судах позволяет сократить временные затраты как сторон, так и суда, что способствует реализации принципа процессуальной экономии. Но нужно помнить, что процессуальная экономия — не основная цель судопроизводства, а лишь способ его рационализации и оптимизации.
Основные термины (генерируются автоматически): электронный документ, электронный вид, суд, бумажный носитель, документ, электронная подпись, электронная форма, электронный документооборот, процессуальная экономия, усиленная квалифицированная электронная подпись.
В статье анализируются нормы действующего законодательства, посвященные электронному документу и рассматриваются проблемы применения электронного документооборота в судах общей юрисдикции. В связи со стремительным совершенствованием технологий и их повсеместным внедрением в многочисленные области работы суда, электронный документооборот занимает высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом. Но существуют отдельные проблемы, связанные с порядком получения и использования электронного документа из-а его особенностей и специфики. Активное пользование электронным документом в работе аппарата суда указывает на необходимость создания системы, обеспечивающей юридическую значимость данного взаимодействия, так как законодатель наделяет такие документы более низкой доказательной силой, нежели другие виды доказательств. Ставится акцент на необходимости решения проблемы использования электронного документа и электронного документооборота, что в том числе способствует более полноценной информатизации судов.
Документооборот современной организации, предприятия, учреждения формируется на основе синтеза как традиционных бумажных, так и компьютерных технологий. Подготовка и набор текста, редактирование, форматирование, сохранение на носитель, обработка и пересылка осуществляются в бумажном и в электронном виде с преобладанием второго. Отметим, что подготовка, форматирование, передача по сети и хранение в памяти компьютера электронных документов не возможны без владения навыками работы со сложными современными техническими средствами. Уникальность ЭДО проявляется в приравнивании документа, подписанного электронной цифровой подписью документу, зафиксированному на бумажном носителе, то есть является ему равнозначным [5].
Быстрое развитие информационно-компьютерных технологий отразилось и на работе судов, на основе их регулирования нормами гражданского и административного судопроизводства. По мнению многих ученых и практиков, постепенное внедрение и развитие электронного документооборота и электронного правосудия ставит задачу перед судами повысить эффективность отправления правосудия, прежде всего в судах общей юрисдикции.
Обращения в суд на бумажных носителях в данное время утрачивают своё актуальное значение. Такого рода документы могут быть поданы посредством специальной формы на сайте суда (ч. 1 ст. 144 ГПК РФ). Так Кодексом предусмотрена подача следующих документов: заявления об обеспечении иска; об обеспечении имущественных интересов; искового заявления, документов, прилагаемых к нему, ходатайств, встречного иска (ст. 92, 99, 125, 126, 131, 159, 132); иных видов заявлений (ст. 51, 52, 53, 193, 199, 204, 209, 214, 220, 224, 225, 229, 231, 237, 242); жалоб (ст. 260, 262, 277, 308).
Но всё же есть проблемы, которые препятствуют осуществлению ускоренной подачи таких документов в суды. Особенно это связывают, прежде всего, с наличием электронной подписи. Под электронной подписью следует понимать задокументированную информацию, присоединённую к подписываемому субъектом электронному документу, или каким-либо образом связанную с ним, позволяющую распознать лицо, которое подписало его [5]. Такая подпись создается сложным алгоритмом в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа.
Для подачи в суд электронного документа может использоваться не только простая электронная подпись, с применяющейся в ней учетной записью физического лица, но также усиленная квалифицированная электронная подпись [3]. КАС РФ устанавливает требования к виду электронной подписи, однако не уточняет конкретный вид такой подписи. Тем не менее, Закон № 149-ФЗ закрепляет возможность использования электронного документа и цифровой подписи в жизнедеятельности суда [4]. Эти два атрибута составляют основу для формирования электронного документооборота. Трудность доступа к электронному правосудию содержится в неявственном характере норм, определяющих возможности использования документов в безбумажном виде в гражданском процессе. Осуществление права на обращение в суд с документами в электронном виде зависит от оснащённостей техники суда.
Лица, участвующие в деле по их ходатайству, вправе получать копии судебных актов, извещения и другие материалы в виде электронных документов (за исключением документов, содержащих информацию с ограниченным доступом). Это предусмотрено ст. 45 КАС РФ. Однако на практике многое зависит от наличия и возможностей техники: размещение информации на официальном сайте суда в сети Интернет; использование систем видеоконференцсвязи для участия в судебном заседании лиц, задействованных в судебном процессе; высылка копии судебного постановления через сеть Интернет и др.
В дальнейшем участники процесса должны самостоятельно принимать меры по получению информации о движении дела с использованием других средств связи. Со своей стороны суды выполняют обязанности по размещению информации на своих официальных сайтах.
На современном этапе не все суды могут себе позволить работать с электронными документами, в частности, из-за недостаточного уровня информатизации, а также неполного снабжения современными техническими средствами. В результате, деятельность этих судов затруднена.
Все вышеизложенное подчеркивает важность направления развития законодательства России и правоприменительной практики в вопросах правового регулирования отношений в области движения электронных документов и придания им юридической силы. Порядок организации электронного документооборота устанавливается судебным департаментом.
Бесспорно, развитие информационно-компьютерных технологий становится важнейшим направлением реформирования деятельности судов, так как ориентированы на повышение доступности судопроизводства, его оперативности, эффективности и открытости. Для аппарата судов внедрение электронного документооборота постепенно упростит и ускорит работу с документами. Использование средств связи сократит временные затраты на прием и регистрацию входящей документации, подготовку судебных актов, на оповещение лиц, участвующих в деле, и как следствие, способствует сокращению сроков рассмотрения дел. Но для преодоления трудностей на пути внедрения электронного документооборота в судебный процесс и другие сферы деятельности судов требуется некоторое время и усовершенствование материально-технической базы.
элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта,
водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –
без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает
практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую
деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без
документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является
обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер
С развитием информационных технологий для документооборота
открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети
Интернет и ег о важным атриб утом - элект ронной почтой, проблема расстояния
перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ
приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,
появилась другая – защита информации, которую содержит электронный
документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому
настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве,
культуре требует адекватной реакции со стороны и нформационных технологий.
Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и
информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.
В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.
1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:
соответствующей производительной вычислительной техники, высокой
пропускной способности коммуникационных линий, технологичности
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки
(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не
примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор,
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики
требует интенсификации и четкой организ ации всего предприятия , вплоть до
каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности,
прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как
катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и
эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного
1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием
Для эффективного менеджм ента в деятельност и любого предприятия
информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаем ый и
управляемые процесс. Т иповым информационным объектом, фиксирующим и
регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.
Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия
принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе
делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного
обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных
потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих
документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов,
учета, регистрации, контроля за исполнение м, формирования дел, организации
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой
государственной системой документационного обеспечения управления
(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня
хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы
работы с документами. В то ж е время сегодня желательна детальная
регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная
до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного
обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией
модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а
также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим
местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию
документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию
документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в
управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,
позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных
Электронный оф ис предполагает организацию работы групп пользователей
над совместным решением сложных распред еленных задач в электронных
компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня
существует большое число концепций построения электронного оф иса, в
частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию
“workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами,
необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно
пересылать документы из одного подразделения в друг ое без временных
задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль,
поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.
Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.
Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми
человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую
Внешний срез проблемы упирается в большое число документов,
предлагаемых в бумажном виде. Классическими прим ерами являются письма и
факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства
к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии
оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).
Последние достижения в этой области послуж или толчком к активному
внедрению технологий электронного доку ментооборота, в том числе и у нас в
стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет
Электронные документы и их отличия от образов
- Приказ Верховного судьи № 251 от 27 декабря 2016г.;
- Приказ № 252 от 27 декабря 2016г. (относительно обращений в Арбитражный суд).
Важно: система электронного документооборота, именуемая ЭДО, распространяется исключительно на процессуальные документы
Для идентификации автора используется цифровая подпись, оформляемая в соответствии с требованиями Минкомсвязи РФ специальными компаниями, получившими государственную аккредитацию.
Электронный образ - это скан любого процессуального документа, или его копия.
Основные требования к файлам ЭДО
Для успешной обработки поступающих в информационную систему документов разработан свод правил, определяющих жесткие требования к ЭДО. Так, электронный образ должен соответствовать следующему шаблону:
- Размер сканированной копии не должен отличаться от оригинального;
- Изображение должно быть черно-белым/серым;
- Подписи, печати и иные реквизиты образа должны хорошо читаться;
- Файл должен иметь формат PDF;
- Максимальный размер - не более 30 Мб;
- Файл должен быть назван в соответствии с его содержанием, набор букв в имени станет однозначным отказом в приеме системой;
- Все значимые для рассмотрения судебного дела рисунки и изображения сканируются в цвете.
Электронный документооборот в суде предполагает, что создаваемые на компьютере документы будут отвечать следующим требованиям:
- Формат - PDF;
- Размер - до 30 Мб;
- Имя должно отражать главную суть документа;
- Направляется файл вместе с зашифрованной ЭЦП.
Электронно-цифровая подпись должна принадлежат лицу, составившему документ.
Обращение в суд посредством ЭДО
Порядок подачи электронных документов в суд в общем виде выглядит так:
В выбранной форме обращения заявитель указывает следующие сведения:
- Вариант обращения (лично или через законного представителя);
- Кто является автором - физическое или юридическое лицо, ИП;
- Наименование суда - адресата документа;
- Краткое содержание обращения, набрать текст можно в онлайн-редакторе;
- Приложения, оформляемые как сканы с важных бумажных документов или варианты их электронных версий;
- Подтверждение факта уплаты государственной пошлины (квитанция прикрепляется к обращению специальной кнопкой).
После этого заявление можно считать сформированным и готовым к отправке. Электронный документооборот в суде предполагает получение отклика от системы о принятии заявления к производству. Если файлы содержат какие-либо противоречия или не соответствуют общепринятым требованиям, заявитель получает мотивированный отказ.
Квалифицированная помощь от Такснет
Самостоятельная подача документов по интернету чревата получением отказа. Немногие физические и юридические лица знакомы с правилами и положениями, на основании которых формируется и функционирует электронный документооборот в судах общей юрисдикции. Сложности могут быть связаны с техническими неполадками в компьютере, отсутствием ЭЦП, формированием неполного пакета документации и т.д.
Сэкономить время и силы можно, обратившись в компанию ТАКСНЕТ. Наши специалисты знают, как организован документооборот в суде. Профессиональная консультация и помощь являются гарантией получения положительного ответа от информационной базы данных. Подаваемые обращения составляются крайне корректно и соответствуют всем требованиям, актуальным на день отправки. Мы поможем сформировать электронные документы или их образы, а также проследим статусы их рассмотрения ЭДО в суде. Оказываем разовые услуги и предлагаем комплексное обслуживание клиентов, чья деятельность непосредственно связана с судебными обращениями.
Читайте также: