Документооборот в банке реферат

Обновлено: 30.06.2024

1.1. Ведение бухгалтерского учета и организация документооборота

Бухгалтерские операции в кредитной организации выполняют бухгалтерские работники на основании своих должностных инструкций. В категорию бухгалтерских работников входят – работники, занятые приемом, оформлением, а также контролем кассовых, расчетных и иных документов, на основании которых они отражают все совершаемые банковские операции на счетах бухгалтерского учета.

За каждым бухгалтерским работником должностной инструкцией закреплены конкретные счета, им обслуживаемые.

В современной кредитной организации весь процесс бухгалтерского учета, а также формирование выходных форм, осуществляется с использованием компьютерных, телекоммуникационных и программно-технических средств, обеспечивающих высокий уровень автоматизации всех процессов обработки и передачи данных. Отражение банковских операций по принципу двойной записи на счетах бухгалтерского учета полностью автоматизировано. Также в электронном виде ведутся все учетные регистры, в которых систематизируется и накапливается бухгалтерская информация в хронологическом порядке.

Бухгалтерские работники обеспечивают правильность отражения операций во всех регистрах бухгалтерского учета и оформляют своей подписью все бухгалтерские документы, на основании которых операции заносятся в регистры. Исправления, вносимые в регистры, также заверяются подписью бухгалтерских работников. Содержание бухгалтерских регистров является коммерческой тайной.

В кредитной организации необходимо организовать рабочий день бухгалтерских работников таким образом, чтобы они имели возможность своевременно отразить в бухгалтерском учете все принятые от клиентов расчетные, кассовые и иные документы. Для этого главный бухгалтер кредитной организации устанавливает правила документооборота. Необходимо также иметь ввиду, что документооборот в кредитной организации имеет свои особенности, которые заключаются в следующем:

большой объем документов;
большой объем нормативных и регламентирующих документов;
географическая удаленность подразделений (дополнительных офисов, филиалов) кредитной организации;
специфические документы и бизнес-процессы банковской деятельности.
Правила документооборота должны предусматривать следующее:
все документы, которые поступают в кредитную организацию в течение операционного времени, в том числе в дополнительные офисы и филиалы, должны быть обработаны и проведены по счетам бухгалтерского учета в этот же день;
документы, которые поступили после операционного времени, проводятся по счетам бухгалтерского учета на следующий рабочий день.
Необходимо в правилах документооборота разграничить ответственность и исполнение обязанностей между бухгалтерскими работниками и работниками следующих служб кредитной организации:
технической поддержки и службы автоматизации операций кредитной организации, также лиц ответственных за сохранность информации в электронной форме;
проводящих непосредственно банковские, финансовые и хозяйственные операции всех видов;
обеспечивающих безопасность функционирования программных и иных средств банка на всех стадиях совершения операций, а также хранения всей информации.

Если по принятым от клиентов документам необходимо произвести оплату с их счетов, то работникам кредитной организации необходимо убедиться в достаточности средств на этих счетах.

Однако, отметим, что в современной кредитной организации оплата любых расчетных документов, как правило, производится с использование компьютерных программных систем и телекоммуникационных средств, в том числе и с помощью дистанционного банковского обслуживания. Наличие таких возможностей в кредитной организации резко снизило количество ошибок при оплате расчетных документов, но в любом случае работники банка контролируют правильность совершения операций по счетам клиентов.

Как правило, любая кредитная организация (банк), которая дорожит своими клиентами, по согласованию с ними разрабатывает, график их обслуживания, а физические лица (граждане), обслуживаются в течение всего рабочего дня.

1.2. Документация банковских операций

Все банковские документы, которые служат основанием для проведения банковских операций в балансе кредитной организации, разделяют на три основные группы:

а) объявления на взнос наличными – служат основанием для внесения наличных денежных средств (выручки) на расчетные счета клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Данный документ состоит из следующих частей – объявления, ордера и квитанции;

б) денежный чек – документ, предназначенный для получения наличных денежных средств клиентами банка – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями со своих расчетных счетов на определенные нужды. При открытии расчетного счета клиент приобретает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Каждый чек уже содержит штамп банка и номер расчетного счета клиента. Работник банка, ответственный за ведение данного счета, собственноручно заполняет номер расчетного счета в каждом чеке, и только такой денежный чек может быть принят банком к исполнению;

в) приходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого принимаются наличные денежные средства от физических лиц при зачислении средств на вклады и депозиты;

г) расходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого выдаются и списываются со счетов наличные денежные средства по поручениям и в пользу физических лиц.

3. Мемориальные ордера используются для отражения операций в балансе банка, которые не связаны с перечислением денежных средств и движением наличных денег. Например, они используются для начисления процентов по привлеченным и размещенным средствам, для начисления заработной платы, для начисления износа (амортизации) основных средств, для учета формирования и использования фондов банка и т.д.

Для отражения операций по внебалансовым счетам используются приходные и расходные внебалансовые ордера.

Если средств на счете клиента не хватает для оплаты всех требований, которые предъявлены к клиенту, то работники банка обязаны производить оплату расчетных документов в порядке очередности, установленных законом. На данный момент (2018 год) действует следующая, установленная законом очередность:

Первая очередь – оплата исполнительных требований по решению суда в возмещение (компенсации) ущерба здоровью или жизни, а также уплата алиментов;
Вторая очередь – оплата по исполнительным поручениям и требованиям судебных органов в погашение задолженности по заработной плате, по трудовым договорам, а также по правам интеллектуальной собственности;
Третья очередь – оплата обязательств клиента банка по налогам, сборам, таможенным пошлинам и социальным страховым взносам;
Четвертая очередь – оплата исполнительных документов судебных органов по всем остальным операциям;
Пятая очередь – оплата расчетных документов по всем остальным операциям.

Клиенты банков могут предоставлять в банк расчетные документы на бумажных носителях. Но в последние годы – это становится редкостью, поскольку основная масса документов клиентов банков уже обслуживается в электронном виде, с использованием систем дистанционного банковского обслуживания. На расчетных документах, представленных в банк на бумажных носителях, обязательно ставятся собственноручные подписи директора и главного бухгалтера и оттиск печати, аналогичные ранее представленным в карточке образцов подписи и оттиска печати, которая хранится в банке. Банк также обязан обеспечить защиту и безопасность электронных аналогов подписи, используемых при дистанционном банковском обслуживании и четко регламентировать порядок совершения таких операций.

Каждый коммерческий банк по месту своего нахождения, обязан открыть в РКЦ (расчетно-кассовом центре) ЦБ РФ свой корреспондентский счет. Филиалам банка, по месту их фактического нахождения, в РКЦ могут открываться корреспондентские субсчета. Целесообразность открытия корреспондентских субсчетов своим филиалам головной банк решает самостоятельно. Если такой необходимости нет, то филиал осуществляет все свои безналичные расчеты через головной банк. Также для осуществления безналичных расчетов по поручениям своих клиентов, по своим операциям, коммерческие банки могут открывать друг у друга корреспондентские счета, минуя расчетную сеть ЦБ РФ. Между ЦБ РФ, а также между банками-корреспондентами заключается договор, в котором находят отражение следующие вопросы:

документы и формы расчетов, которые будут применяться при осуществлении операций по корреспондентскому счету;
порядок формирования и доставки документов, а также технические средства, которые будут при этом использоваться;
применение средств информационной безопасности, кодов, паролей, идентификации плательщиков и т.д.;
порядок контроля и сверки всех безналичных расчетов по этим счетам.

Документы, принимаемые от клиентов, должны быть оформлены точно в соответствии с действующими требованиями ЦБ РФ. В противном случае, они возвращаются клиентам для переоформления. Расчетные документы, а также денежные чеки, принимаемые от клиентов, действительны в течение 10 дней с момента их оформления клиентами. Документы принимаемые (поступающие) на электронных носителях, должны быть заверены аналогами собственноручной подписи клиентов (кодами, паролями). Внесение исправлений в расчетные и кассовые документы не допускается. Неправильно оформленные документы подлежат переоформлению. Все документы, принятые от клиентов подлежат тщательной проверке бухгалтерским работником, который заверяет их своей подписью и штампом банка с датой приема документа.

Банк обязан организовать документооборот по кассовым операциям таким образом, чтобы выдача документов по ним и записи на счетах по зачислению денежных средств, производились только в том случае, если наличные деньги уже поступили в кассы банка.

Все операцию по отражению банковских операций в бухгалтерском учете могут совершаться только на основании расчетных, кассовых и мемориальных документов, оформленных в соответствии с требованиям Правил бухгалтерского учета в кредитных организациях, а документы по перечислению и уплате налогов и иных обязательных платежей в государственные бюджеты с учетом требований Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы России.

Каждый из этих документов, которые служат основанием для совершения бухгалтерских записей о сделанной операции, должен содержать следующие обязательные реквизиты:

номера счетов, по дебету и кредиту которых будет отражаться эта операция;
дата проведения операции;
подпись бухгалтерского работника банка, который отвечает за совершение данной операции;
по операциям, которые требуют дополнительного контроля, также должна еще быть подпись контролирующего работника банка;
по операциям самого банка, которые требуют перечисления денежных средств, должны быть подписи руководителя и главного бухгалтера.

1.3. Внутрибанковский контроль и хранение документов

Серьезные требования ЦБ РФ предъявляет к организации внутреннего контроля в коммерческих банках. Работники конкретного коммерческого банка (Банка) осуществляют внутренний контроль путем:

соблюдения действующего законодательства РФ и внутренних нормативных документов Банка при выполнении своих должностных обязанностей;
совершения банковских операций и иных действий исключительно в пределах делегированных им должностными инструкциями и другими внутренними документами Банка прав и полномочий;
обеспечения качественного и своевременного оформления и ведения первичной и отчетной документации;
осуществления логического контроля, который представляет собой соответствие той или иной операции элементарной логике;
обеспечения своевременного представления в отдел финансового мониторинга сведений об операциях клиентов, подлежащих обязательному контролю и необычных сделках;
обеспечения составления и своевременного представления руководителю структурного подразделения в установленном порядке отчетов и информации о выполненной работе;
обеспечения своевременного информирования руководителей подразделений и службы внутреннего контроля Банка о ставших им известными фактах и событиях, несущих угрозу сохранности активов и (или) имиджу Банка, а также фактов нанесения ущерба Банку и его клиентам.

Система внутреннего контроля основана на разграничении компетенции входящих в систему контроля органов и лиц, осуществляющих разработку, утверждение, применение и оценку эффективности процедур внутреннего контроля в Банке. Осуществление внутреннего контроля Банка заключается в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций, соблюдении требований действующего законодательства РФ и нормативных актов ЦБ РФ при проведении операций и отражении их в учете и отчетности.

Внутренний контроль в Банке осуществляется посредством следующих процедур:

разработки нормативно-методических документов, регламентирующих рабочие процессы в Банке, процесс принятия решений и контроль за их исполнением, правила и процедуры контроля, а также своевременное их доведение до работников Банка;
осуществления предварительного, текущего и последующего контроля за выполнением управленческих решений, совершением операций и сделок;
организации системы сбора, обработки и передачи финансовой и управленческой информации, в т.ч. формирование достоверных отчетов, необходимых для принятия управленческих решений;
осуществления мероприятий, направленных на повышение эффективности системы внутреннего контроля.

В целях осуществления внутреннего контроля и определения порядка осуществления контрольных функций в Банке разрабатываются и утверждаются внутренние нормативные документы, регулирующие деятельность органов управления Банка, структурных подразделений Банка, работников его подразделений, определяющие полномочия, правила, процедуры принятия решений, затрагивающих интересы Банка, его собственников (участников) и клиентов, регламентирующие порядок совершения банковских операций и других сделок, управления рисками. К внутренним документам Банка относятся регламенты, положения, инструкции, правила, процедуры, порядки, методики и другие документы. В связи с изменением законодательной и нормативной базы, технологии совершения банковских операций, организационной структуры и других условий деятельности Банка, постоянно проводится работа по их усовершенствованию, поддержанию актуальности, путем своевременного и полного внесения изменений.

Также для последующего контроля всех совершенных бухгалтерских операций, в штате Банка всегда предусматриваются отдельные работники, которые в течение следующего рабочего дня проверяют, на основании первичных документов и записей в лицевых счетах, правильность совершения всех бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Контроль осуществляется и на этапе открытия счетов клиентам Банка – при приеме от клиентов всех видов документов, на всех стадиях документооборота, а также отражения операций в бухгалтерском учете и отчетности. Контроль в этом случае направлен на:

четкое соблюдение клиентами правил оформления документов;
своевременное выполнение Банком поручений клиентов;
сохранность денежных средств и всех видов ценностей;
зачисление всех видов платежей в точном соответствии с указанными реквизитами.

По всем операциям Банка, которые требуют дополнительного контроля, не допускается единоличного совершения их одним работником.

Руководитель Банка обязан обеспечить надежное хранение печатей, штампов и бланков Банка, учет которых ведется в отдельной книге и они выдаются под роспись работникам Банка для использования. Также коммерческие банки обязаны хранить бухгалтерские и финансовые документы в соответствии с Правилами государственного архивного дела в РФ. Ответственность за это несут руководитель Банка и главный бухгалтер Банка.

Банк может организовать хранение документов в электронном виде в виде надежно защищенных баз данных, с обеспечением возможности их распечатки на бумажных носителях по мере необходимости.

В более расширенном виде, внутрибанковский контроль выполняет следующие задачи:

По расходным кассовым операциям сначала операция отражается в учете, а затем денежные средства выдаются получателю; По приходным кассовым операциям сначала принимаются денежные средства, а затем операция отражается в учете; При приеме денежно-расчетных документов на бумажных носителях ответственный исполнитель обязан проверить: Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам… Читать ещё >

классификация современных банковских операций
порядок их предоставления и отражение в учете

Документальное оформление. Документооборот в банке ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

При приеме денежно-расчетных документов на бумажных носителях ответственный исполнитель обязан проверить:

· Соответсвует ли документ установленной форме бланка;
· Заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты;
· Правильность указания банковских реквизитов;
· Соответствует ли печать и подписи распорядителей счетом, заявленным кредитной организацией образцам.

При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

· Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день.
· Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий операционный день;
· Оплата денежно-расчетных документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы овердрафта, определенной договором;
· По приходным кассовым операциям сначала принимаются денежные средства, а затем операция отражается в учете;
· По расходным кассовым операциям сначала операция отражается в учете, а затем денежные средства выдаются получателю;
· При безналичных расчетах сначала средства списываются со счета плательщика, а затем они зачисляютс на счет получателя, в том же порядке происходит и отражение операции в учете

Оплата документов со счетов клиентов при недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований производится с соблюдением установленной законодательством Российской Федерации очередности.

Чеки и платежные поручения принимаются кредитной организацией в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки.

Сегодня, когда скорость выполнения многих бизнес процессов имеет решающее значение в конкурентной борьбе на банковском рынке, документооборот становится головной болью для многих банков. В каких-то случаях проблема решается встроенными в банковскую систему средствами автоматизации документооборота, однако далеко не каждый банк обладает соответствующей системой.

Большинство российских коммерческих банков традиционно работает с учетными системами автоматизации, обеспечивающими ввод финансовых проводок и выдающими различные формы учетных документов. Управленческая часть документооборота остается за кадром и до сих пор часто существует лишь в бумажной форме. Замедляется процесс согласования решений, замедляется бизнес, растут операционные издержки. При этом с ростом бизнеса банка проблема приобретает катастрофический характер.

Вторым важным требованием, накладываемым на систему документооборота особенностями банковского бизнеса является доступность документов и задач в режиме everytime & everywhere (всегда и везде). При этом руководители и ответственные сотрудники должны иметь возможность не только удаленно контролировать процессы, но и принимать немедленные управленческие решения, уведомляя о них через систему электронного документооборота. Отсюда возникает еще одно требование к таким системам – поддержка механизма электронной подписи.

Важнейшим для банка качеством системы электронного документооборота является ее защищенность, как с точки зрения несанкционированного доступа к информации, так и с точки зрения отказов по каким-либо техническим причинам. Иными словами система должна иметь надежные механизмы разграничения прав доступа к информации и сохранения целостности базы документов.

Последнее, что необходимо упомянуть, говоря о требованиях к банковским решениям электронного документооборота – возможность построения распределенных систем, поскольку практически любое финансовое учреждение имеет более или менее развитую сеть офисов, филиалов и отделений.

Решение компании DIRECTUM

Итак, корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM представляет собой компонентное решение, в состав которого входят следующие основные модули:

Управление электронными документами;
Управление деловыми процессами;
Управление совещаниями;
Канцелярия;
Управление взаимодействием с клиентами.

Как следует из названий модулей системы, она закрывает все ключевые участки корпоративного документооборота и может рассматриваться как комплексное решение. Схемы взаимодействия модулей для контроля движения и исполнения документов могут быть различными, в зависимости от характера бизнес процессов предприятия, сценариев перемещения документов и уровня информатизации участников документооборота. При этом каждый из модулей поддерживает различные комбинации бумажных и электронных этапов прохождения документов.

DIRECTUM позволяет гибко настраивать маршрутизацию документов и в полной мере поддерживает технологию workflow. В системе выделено два вида типовых маршрутов – свободные и жесткие.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону, и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т. д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики деловых процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута.

Одним из важнейших механизмов системы электронного документооборота DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
протоколирование всех действий пользователей (позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и т. д.);
встроенные функции шифрования и возможность хранения документов в зашифрованном виде.

Система DIRECTUM позволяет в полной мере использовать электронную подпись для гарантии авторства документов и их неизменности после подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать тот или иной документ, задается отдельно для каждого вида электронных документов. ЭЦП, реализованная с использованием Microsoft CryptoAPI, позволяет интегрировать систему DIRECTUM с различными системами криптозащиты, в том числе имеющими государственные сертификаты. Система DIRECTUM работает с сервером репликации, что позволяет создавать территориально распределенные системы с обменом данными в пакетном режиме, при этом конкретное содержание реплицируемой части настраивается администратором. Благодаря поддержке web-доступа, авторизованные пользователи получают возможность обращаться к документам через Интернет из любой точки мира.

Наконец, система имеет предметно-ориентированный инструментарий разработки – IS-Builder, благодаря которому она может быть настроена для оптимального выполнения конкретных задач в условиях конкретной организации бизнес процессов. IS-Builder позволяет модифицировать карточки электронных документов и создавать новые, работать со справочниками отчетов, настраивать формы карточек и событий, создавать интерфейсы DIRECTUM с другими информационными системами.

DIRECTUM – одно из немногих комплексных решений в области автоматизации документооборота, в полной мере отвечающее особенностям банковского бизнеса. Целый ряд банков уже оценил его по достоинству, не случайно, по данным компании DSS Consulting, именно оно стало лидером продаж среди специализированных решений в российском финансовом секторе в 2005 г. Возможно, DIRECTUM поможет решить и проблемы вашего банка.