Создание платежных документов в аптеке кратко

Обновлено: 02.07.2024

Информация — один из ключевых ресурсов любой фармацевтической организации, в основе которого лежит большое количество самых разных документов. Работа с ними входит в должностные обязанности руководителя. Важную роль в этом процессе играет грамотно налаженный документооборот.

Документооборот — это движение документов учреждения, начиная с этапа их создания и заканчивая завершением работы с ними.

Определение документа и его функции

Документ — это информация, которая сохранена на материальных носителях и имеет реквизиты, позволяющие провести ее идентификацию и обеспечить юридическую силу.

Документооборот — работа с готовыми документами, которая включает регистрацию, систематизацию и хранение, контроль их исполнения.

На документы возложено множество важных функций, облегчающих работу руководителя организации. К ним относятся информационная, управленческая, коммуникативная, правовая и учётная функции.

В аптечной организации с помощью документов фиксируются управленческие ситуации, события и факты. Разработка и оформление документации производится в соответствии с действующими государственными стандартами и нормативно-правовыми актами.

Персональная ответственность за подготовку, оформление и сохранность документов лежит на руководителе аптеки.

Делопроизводство для решения проблемы информационной нагрузки

Само по себе создание документов не может решить проблемы с документальным обеспечением управления аптеки. Для этого требуется полноценное делопроизводство, в которое входит и документирование, и документооборот.

При реализации делопроизводства следует учитывать ряд обязательных для всех организаций требований:

Перемещение должно быть обусловлено строго деловой необходимостью;
Документы должны проходить через минимальное количество инстанций, т.е. документ должен дойти до получателя максимально быстро, минуя промежуточные отделы и специалистов, которым документ не приносит практической пользы;
Документы следует распределять между сотрудниками аптеки с чётким соответствием их функциональным обязанностям.

Три основных типа документации

В процессе управленческой деятельности аптеки создаются организационно-распорядительные документы, которые имеют единые правила для оформления. Реализация этих правил обеспечивает юридическую силу документации, поддерживает порядок, своевременное и точное изготовление и исполнение. С их помощью можно оперативно найти нужную информацию, систематизировать документацию и организовать правильное хранение.

Для обеспечения работы аптечной организации документы разделяют на три типа:

Организационные: уставы, правила, инструкции, положения и другие;
Распорядительные: решения, приказы и другие;
Справочно-информационные: протоколы, записки, письма, объяснительные или докладные записки и другие.

В организационных документах хранится основная информация по деятельности аптеки.

Задача распорядительных документов заключается в оформлении управленческих решений. Отдельно следует отметить приказы — правовые акты, которые издаёт руководство фармацевтической организации для решения оперативных и основных задач. Они бывают двух видов:

Документы по личному составу, такие как заявления или приказы, иногда выделяются отдельно.

В информационных документах содержится информация, которая облегчает работу сотрудников аптеки, но не является обязательной для исполнения. Например, к ним относятся письма или объяснительные записки.

В зависимости от вида, документ может иметь унифицированную форму в соответствии с Госстандартом России или создаваться в произвольной форме. Однако независимо от вида, каждый документ должен иметь соответствующий комплект реквизитов. Они могут иметь угловое или продольное расположение. При продольном размещении реквизиты находятся в центре верхней части листа, в то время как угловой предполагает размещение реквизитов в верхней левой части документа.

Организация документооборота в аптеке

Документооборот — технологический процесс, которые включает внутренний, входной и исходящий документопотоки. Каждый из них должен иметь свои продуманные маршруты.

Маршрут — передвижение документов в потоке. Каждый документопоток может иметь несколько маршрутов, которые зависят от особенностей работы организации.

Для каждого маршрута характерны свои стандартные операции. Например, маршрут письма от контролирующего государственного органа может происходить следующим образом: секретарь принимает, проводит первичное рассмотрение, регистрирует письмо и передает его заведующей; заведующая проводит рассмотрение, вынесение и исполнения решения по письму.

В ходе обработки входящих документов есть несколько стандартных последовательных этапов:

Одной из ключевых процедур делопроизводства в аптечных организациях является регистрация документов — это основа делопроизводства в любой компании.

Необходимо зарегистрировать все документы, которые требуют учёта и реализации, использования в справочных целях. Регистрации подлежат исходящие, входящие и внутренние документы.

Для более эффективного документооборота в аптеке сегодня используются системы электронного документооборота — ЭДО. С их помощью можно организовать структурированное хранение документов и их лёгкий поиск по архиву. Они помогают обеспечить обмен и автоматическую отправку электронных документов, настроить автоподписание квитанций. При этом системы обладают высоким уровнем безопасности, который исключает риск подмены и перехвата информации.

Подготовка и архивация документов

После исполнения документов проводится подготовка дел и их передача в архив.

Дело — совокупность документов, помещенных в оформленные специальным образом папки с твердой обложкой. Заголовки дела должны быть краткими и включать название вида документов, краткое содержание и их период. В одно дело помещают не более 250 листов.

В ходе формирования дел информация группируется по действующей номенклатуре.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, в котором указаны сроки их хранения. Включает название аптечной организации, название документа, индекс, дату и место составления, заголовок и текст, подпись, грифы утверждения и согласования.

При распределении документов учитывают сроки их хранения — постоянные или временные. Бумаги, которые требуют возврата, а также черновики и дублирующие экземпляры в дело не помещаются.

После заведения и передачи дела в архив, их хранят по месту формирования. Для этого необходимо подготовить запирающиеся шкафы в рабочих комнатах или специальных помещениях. Они должны обеспечить сохранность документов и исключить риск воздействия на них солнечного света или пыли. Для удобства дела следует располагать согласно номенклатуре дел, которую можно разместить на внутренней стороне шкафа.

Дальнейшее хранение и уничтожение документов

Как правило, после истечения календарного года аптечные документы сдаются в архив на длительное хранение или уничтожаются.

Для определения дальнейших действий относительно конкретных документов задействуется специальная экспертная комиссия, действующая постоянно. Она ежегодно проводит экспертизу, оценивает ценность документа, отбирает их для государственного хранения и установления сроков хранения.

В результате экспертизы составляется опись дел временного или постоянного хранения, составляются акты для направления дел для уничтожения. Опись не требуется для дел временного хранения (не больше 10 лет) — как только истекает срок хранения, документы следует уничтожить в соответствии с установленным порядком.

На государственное хранение передаются документы, которые имеют экономическое, политическое, социальное, научное или историческое значение.

Правилами отпуска лекарственных препаратов, в том числе ИБЛП, утвержденными приказом Минздрава России от 11 июля 2017 г. № 403н (п. 14), изготовления и отпуска лекарственных препаратов, утвержденными приказом Минздрава России от 26 октября 2015 г. № 751н, , связанных с обращением лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, утвержденными приказом Минздрава России от 17 июня 2013 г. № 378н.

В случае необходимости аптека может применять инструкцию по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов госвласти, МСУ, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Документы по теме:

Основной классифицирующий критерий: является ли аптечная организация "независимой", осуществляющей розничную торговлю лекарствами населению, или структурным подразделением медорганизации.

Роспотребнадзор подготовил разъяснения на появившиеся в СМИ публикации.

Дело между аптекой и Росалкогольрегулированием, которое привлекло аптеку и ее директора к административной ответственности за нарушение при декларировании использования этилового спирта, дошло до ВС РФ.

Подать документы можно через портал Госуслуг или личный кабинет на официальном сайте Росздравнадзора.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Именно в этом случае мобильные сканеры могут существенно увеличить производительность, создавая цифровые документы с возможностью поиска по ним. Они занимают мало места, гибко подстраиваются под любые условия и способны передавать отсканированные документы в облако по одному нажатию кнопки. Мобильные высокопроизводительные сканеры наилучшим образом подходят, например, для аптек и фармацевтических компаний, аудиторских и юридических компаний, или организаций, предлагающих уход на дому.

Повышение качества обслуживания клиентов — крайне важная задача для традиционных аптечных организаций. В условиях растущей конкуренции со стороны интернет-аптек им необходимо работать эффективнее, а, следовательно, они должны предлагать покупателям более удобный сервис. Покупатели могут создавать свои профили в Интернете и автоматически получать рекомендации по продуктам, которые могут их заинтересовать. Аптеки в состоянии предлагать конкурентоспособные услуги, если у них есть необходимые для этого средства. К примеру, когда покупатель предоставляет рецепт, сотрудник аптеки может сканировать его и ввести данные в клиентскую базу. В базе уже имеется вся необходимая информация, которая доступна персоналу аптеки в оперативном режиме: данные о последней покупке или рецепте этого покупателя, какое лекарство он принимает, какая дозировка предписана, добавлены ли новые лекарства и т. д. Основываясь на этих данных, фармацевт может давать покупателю индивидуальные рекомендации по дополнительным продуктам.

Оцифровка рецептов предоставляет еще одно преимущество: данные уже будут в форме, подходящей для передачи медицинской страховой компании. Ввод информации вручную занимает много времени и неизбежно приводит к ошибкам, но теперь можно обходиться без этой утомительной операции. Фармацевт получает возможность заниматься другими, более важными делами, например, общением с клиентами.

Компактные и простые в использовании сканеры востребованы на рынке

Такой метод прямого взаимодействия с покупателями окажется эффективным, только если в аптеке есть высокопроизводительные и простые в использовании компактные сканеры. Они должны быть компактными, поскольку в аптеках, как правило, нет места для крупногабаритных решений. Более того, конструкция этих систем должна быть такой, чтобы фармацевты, не являющиеся специалистами в ИТ, могли использовать их быстро и точно.

Еще одной областью применения компактных мобильных сканеров становятся кабинеты врачей. Несмотря на серьезные усилия по переводу документооборота в цифровой формат, процессы на основе бумажных документов по-прежнему играют ведущую роль в этой сфере. Одна из стандартных процедур, выполняемых врачом, это направление пациента к специалисту. Этот процесс можно оптимизировать, если направление и, возможно, медицинская информация (оформленная на бумаге) будут отсканированы лечащим врачом для врача-специалиста. Данные пациента немедленно появятся на мониторе компьютера врача-специалиста.

Благодаря этому также сокращается объем бумажной работы административного персонала больницы: все данные пациентов хранятся в электронной форме в IT-системе медицинского учреждения, что, в свою очередь, упрощает процессы страховых выплат. Сканер также может помочь в создании электронного файла пациента. В него можно вносить результаты лабораторных анализов крови, рекомендации специалистов или диагнозы других врачей, к которым пациент обращался.

Краткий вывод

Бумагу можно и нужно использовать, но она не должна усложнять процессы и создавать клиентам неудобства. Это касается и пациентов врача, и клиентов аптек. Важно использовать время на то, что действительно имеет значение — на пациентов, — в особенности в сфере здравоохранения, где контроль расходов трудно переоценить. Контроль расходов можно будет осуществлять только тогда, когда появится возможность оцифровать трудоемкие и связанные с ошибками процессы, например, процесс регистрации бумажных рецептов и направлений. Такие решения, как мобильные сканеры, вряд ли следует считать фактором, влияющим на стоимость. Преимущества их внедрения, в сравнении с минимальными затратами, огромны — это неограниченный обмен информацией на всех видах носителей, повышение эффективности работы персонала и улучшение качества обслуживания пациентов и клиентов.

Читайте также: