Архивное дело в сша кратко
Обновлено: 02.07.2024
Аннотация. Статья посвящена изучению развития архивного дела в странах Европы, Америки, Японии и Индии. На основе выявленных особенностей становления системы архивного хранения документов в зарубежных странах проведены параллели с развитием архивного дела в Российской Федерации. Отмечены общие тенденции и выделены различия.
Особенности развития и становления системы архивного хранения документов за рубежом
(на примере стран Европы,Америки, Японии и Индии)
Аннотация.Статья посвящена изучениюразвития архивного дела в странах Европы, Америки, Японии и Индии. На основе выявленных особенностей становления системы архивного хранения документов в зарубежных странах проведены параллели с развитием архивного дела в Российской Федерации.Отмечены общие тенденции и выделены различия.Ключевые слова: архив, архивное хранение документов, архивист, культурные ценности.
Деятельность архивов всех уровней в Российской Федерации направлена сегодня на укрепление российской государственности через сохранение ее истории, обеспечение общественных потребностей в ретроспективной документной информации [10].Для более глубокого понимания причинноследственных связей отдельных процессов в архивном деле Российской Федерации, во избежание возможных просчетов при совершенствовании отечественного архивного законодательства необходимо изучениезарубежногозаконодательства, особеннотехстран, чей исторический путь развития наиболее близок нашей стране. Этим и актуальна данная тема, так как обусловлена изучением особенностей ведения зарубежного архивного дела как источника для накопления опыта с последующим применением в отечественном архивном деле. Встала необходимость проанализировать этапы исторического развития архивного дела в отдельных странах и определить значимость архивного дела за рубежом. Этого, на наш взгляд, можно достичь при рассмотрении эволюцию архивного дела в зарубежных странах; выделении особенностей ведения архивного дела за рубежом; проведении параллели с развитием архивного дела в России и зарубежных странах. Для разностороннего освящения нашего вопроса Наблюдения над эволюциейархивного дела в зарубежных странах привели к выводу, что в истории архивного дела существует прямая связь со становлением государства. Наблюдения над эволюциейархивного дела в зарубежных странах привели к выводу, что в истории архивного дела европейских государств, Франции принадлежит особое место [4]. В этой стране впервые была проведена реформа архивного дела, были претворены в жизнь новые взгляды на архивы, их роль в жизни общества и государства. Опыт работы французских архивов в области систематизации и описания документальных материалов оказали большое влияние при разрешении этих вопросов в других странах [6].Например, в Италииначале XIX века многие изменения происходили под влиянием Франции. В Неаполитанском королевстве 1808 г. был создан Генеральной архив. В 1857г. при Флорентийском архиве создана "Школа палеографии и дипломатики" по примеру парижской школы, но в более узких масштабах. Но Италия отставала от Франции [11].В странах Латинской Америкиизменения в архивном деле явились следствием крупнейших политических перемен образования в результате борьбы за независимость американских колоний Испании и Португалии ряда самостоятельных государств. К началу XIX века испанские колонии в Америке составляли 4 вицекоролевства, вглавных городах вицекоролевств были сосредоточены были самые крупные архивы. Возникновение архивов типа центральных относится здесь к концу XIX в. В других государствах Южной и Центральной Америки такая частичная централизация архивов до Iмировой войны не была осуществлена [2].Изучив историю становления архивного дела в США можно сделать вывод, что, как и во многих странах (Франция, Италия и т.д.), архивисты Америки стремились централизовать архивы, для этого использовался опыт Английского архивного дела. В Америке была плохо поставлена делопроизводственная служба, поэтому главной задачей архивистов было создать единый центр, руководящий постановкой делопроизводства и архивов федеральных учреждений [5]. В настоящий момент первоочередной задачей Американских архивных работников является сохранение документов, имеющих историческое значение [9]. Изучение истории архивного дела в разных странах показывает, что в области архивного дела произошли значительные изменения, наблюдается много новых и интересных явлений. Если в ранние периоды важнейшим направлением было появление и распространение в наиболее развитых государствах централизации архивного дела, которая при всей своей ограниченности представляла явление прогрессивное, знаменовавшее высший для того времени этап в организации архивов, обеспечившее значительный подъем в их научной деятельности и в развитии архивоведения, то в новейшее время появляется новая форма, в основе которой лежит общенародная собственность на документальные материалы. Она представляет собой полную всеобъемлющую централизацию архивного дела, обеспечивающую единую научную организацию всех документальных материалов, оперативное руководство ими и эффективное использование в политической, хозяйственной и культурной жизни, научном развитии.Особенности становления системы архивного хранения в странах, весьма удаленных от европейских стандартов, также продиктованы историей развития данных государств. Так история создания современных японских архивов связана с историей становления государства и отражает особенности хранения документов и рукописей в Японии. В Японии очень поздно осознали необходимость создания общенационального государственного архива, однако первое упоминание о библиотеке датируется в 701 г. н.э.. Для понимания роли архива в старой Японии, необходимо знать, чтов стране Восходящего Солнца не совсем четкое разделение понятий архива, библиотеки и музея. И по сути и музей,и библиотека выполняют,отчасти, функции архива. Библиотеки в Япониибыли частными и принадлежали великим полководцам и крупным феодалам правящих династий [8]. Необходимо отметить, что до 1634 года не существовало никакой должности, отвечающей за хранение документов. Позже появились хранители библиотеки. На эту должность было назначено одновременно четыре человека. Количество хранителей варьировало от трех до семи человек. В круг их обязанностей входили обеспечение должного хранения рукописей и ксилографов, карт, схем, обработка информации, контроль за выдачей литературы, реставрация материалов в случае необходимости. В помещениях следили за влажностью, своевременно проветривали хранилища.Инициаторомсоздания первого архива в Японии в стране архива выступил директор библиотеки Судзуки Масати. За образец были взяты старейшие европейские и американские архивы. Первый архив был создан в 1959 г. в префектуре Ямагути. Наиболее крупный в стране Государственный архив Кокурицу Кобунсёкан был открыт лишь в 1971 г.[7].В настоящий момент сотрудники главного архива Японии трудятся над сохранением документов, а также их своевременной реставрацией. В отличие от свободной Японии, Индия до конца XIXв. Являлась английской колонией.
До того, как Индия стала самостоятельным государством, архивы государственных учреждений находились в руках английских колониальных властей. Для концентрации документальных материалов, вышедших из текущего употребления, прежде всего архивов учреждений ОстИндской компании, ликвидированной после восстания 1857 г., в 1891 г. был образован Архив Империи в г. Калькутте, позднее (в 1926 г.) перенесенный в Дели. Центральный Архив империиявлялся чисто административным, а не научным учреждением, он не был публичным и не был доступным для научной работы. Документальными материалами доколониального периода английская администрация не занималась и не принимала мер к их сохранению. Большинство их погибло в период завоевания Индии или позднее. Масса рукописей разного характера, в том числе и старинных документов, вывозилась в XVIIXIX вв. в Европу и стала достоянием различных коллекций. Позднее собиранием исторических рукописей и документов стали заниматься библиотеки, университеты и другие научные центры на территории самой Индии.Национальной архив был образован на базе бывшего Архива Империи. Его содержание значительно пополнилось. После освобождения Индии в него были переданы фонды центральных учреждений английского правительства Индии, а также фонды резиденций и политических административных учреждений по 1947 г. Все это материалы огромной важности для изучения истории страны и в то же время они представляют большой практический интерес для современных политических и хозяйственных учреждений.Фонды Национального архива охватывают историю страны за время управления ею ОстИндской компанией, а затем коронным правительством Англии. Более ранний период освещен в материалах резиденций Компании, в основном они идутс середины XVIII в., но есть и более ранние: материалы резиденций Мадрас и Хайдерабад восходят ко второй половине XIII в. Материалы резиденций и центральных учреждений ОстИндской компании дают богатый материал по истории колониального грабежа и угнетениянародов Индии в этот период [1].
В материалах Национального архива находит отражение и история других стран Азии. Индия была опорным пунктом английской политики в Азии. Также Национальный архив обладает одним из крупнейших собраний документов по истории Китая и англокитайских отношений, в его фондах есть сведения и по истории ИндоКитая, Малайского архипелага и других стран.Чрезвычайно разнообразен языковый состав документов архива: в нем есть документы на языках хинди, санскрите и других языках Индии, материалы колониальной администрации на английском языке, документы на персидском, арабском и других языках. Помимо фондов, поступающих из учреждений, Национальный архив приобретает рукописи и документы путем покупки у частных лиц. В течение последних лет архив проводит большую работу по выявлению и микрофильмированию документов по истории Индии в архивах других стран.В современной Индии придается большое значение широкому использованию архивов, в первую очередь для развития исторической науки и культуры. [9].В архивах ведется работа по облегчению труда исследователей. Важным вопросом является допуск исследователей к документальным материалам. Сейчас в Национальном архиве и в большинстве архивов штагов доступны материалы 50летней давности. Для допуска к более поздним материалам необходимо разрешение заинтересованного ведомства.Исследование становления системы архивного хранения документов позволило, конечно же, выделить специфические особенности развития архивного дела в той или иной стране, но и дало возможность отметить некоторое сходство. С уверенностью сказать, что настоящее, регламентированное архивное дело появилось в России в XVIIIвеке, также,как и в странах Европы и Америки, а в Индии и Японии архивы появились с опозданием на несколько столетий.Но как наразвитие российских, таки зарубежных архивов влияли экономические, социальные, политические, и культурные преобразования. Во всех странахбыли периоды, когда массово уничтожались документы старого режима, вследствие чего пропадали редкие и крайне важные документы. Но отметим присущее для всех стран в становлении архивного дела стремление к централизации и упорядочению. Также важно подчеркнуть, что дореволюционная Россия была одним из немногих европейских государств, в котором не произошла централизация архивного дела –это одно из отличий становления Российского архивного дела от системы архивного хранения европейских стран.На современном этапеглавной задачей архивистов всех стран является сохранение старинных, исторически значимых документов, что является главным сходством российского и зарубежного архивного дела, когда большое внимание уделяется сохранности культурных ценностей.
Система управления архивами в США является, в целом, децентрализованной. К вопросам архивного управления относятся проблемы архивного законодательства, финансирования, планирования, организации деятельности, развития отношений с общественностью и обеспеченности кадрами.
Сеть архивов представлена различными типами и видами архивов: государственные, общественные, предпринимательские, муниципальные, церковные, частные. Государственные архивы представлены Национальным архивом США и государственными архивами штатов и эта группа не превалирует над остальными.
На образованный в 1934 году Национальный архив возложены функции хранения документов, создаваемых в федеральных министерствах и ведомствах. Он осуществляет также научно–методическое руководство государственными архивами, все его предложения для государственных архивов носят рекомендательный характер. Государственные архивы, в свою очередь, хранят документы государственных учреждений, расположенных на территории штатов, в первую очередь, документы губернаторов и правительств штатов. Большую часть таких документов составляют документы о прохождении государственной службы.
Муниципальные архивы представляют самостоятельную и весьма многочисленную группу архивов. Каждый муниципалитет имеет свой архив, в который передаются документы самого муниципалитета и муниципальных учреждений и организаций. Например, каждое муниципальное образование имеет архив со специально построенным зданием и штатом работников (не менее 5 человек).
Архивы общественных организаций, университетские, церковные и другие архивы полностью независимы от Национального архива и подчиняются непосредственно создавшей их организации: университету, историческому обществу или частной фирме. Объединяющую роль при наличии значительного числа самых разных архивов играют в США общенациональное архивное законодательство, которое обеспечивает правовую основу для функционирования архивов всех типов, и Общество американских архивистов, которое обеспечивает методическую основу деятельности архивов.
В Соединенных Штатах четко выделяются три уровня архивного законодательства:
· федеральный (федеральные законодательные акты);
· региональный (законы штата об архивах);
· местный (правила работы конкретного архива).
Федеральные акты декларируют основные стандарты действий архивных учреждений. Законы об архивном деле, принимаемые в штатах, расширяют и детализируют положения федеральных законов, как правило, они более конкретны по сравнению с федеральными актами. Правила работы архива регламентируют его практическую деятельность в соответствии с общим и местным законодательством.
Основной задачей Общества американских архивистов, созданного в 1935 году, остается обсуждение профессиональных проблем и информирование общественности об архивных документах. Общество архивистов играет роль единого организационно–методического центра в выработке общих теоретических и методических положений и направлений в деятельности архивов всех типов, издании профессиональной литературы, в том числе методической, обмене мнениями и опытом на общенациональных конференциях, подготовке профессиональных кадров для архивов и т.д. Общество американских архивистов имеет отделения в каждом штате, в ряде университетов созданы студенческие секции Общества, допускается индивидуальное и групповое членство.
Управление архивами, то есть организация процесса деятельности архивов, включает решение проблем планирования (прогнозирование), отчетности, финансирования, приобретения оборудования, внедрения новых технологий, установления взаимоотношений с общественностью. Как правило, любой администратор готовит официальное положение, которое содержит изложение целей, задач, функций архива, его прав и обязанностей, то есть свободный устав архива. Положения меняются через определенное время при смене приоритетов или руководства. Главным в искусстве управления признается умение предвидеть каким будет архив через год, пять, десять лет, поэтому большое внимание уделяется прогнозированию и разработке долгосрочных программ развития архива.
Планирование начинается с анализа последних достижений в деятельности архива. Обычно составляются долгосрочные программы развития архива по основным направлениям его работы на срок от трех до пяти лет. Программа определяет ближайшие и долговременные цели и задачи, перечень действий, положительные результаты, получаемые в процессе ее реализации. Программы должны легко адаптироваться к изменению условий деятельности архива.
В отчетах дается описание (или перечисление) действий архива, достижений и проблем, требующих решения, то есть проводится анализ деятельности архива в короткий промежуток времени. В конце года составляется письменный отчет, включающий статистический анализ.
В поисках источников финансирования архивы достаточно свободны. В каждом архиве существует два вида бюджета: прямой и программный. Прямой бюджет – традиционный бюджет, в соответствии с которым архиву выделяются средства создателем архива (правительство штата, университет, церковь, фирма). Программный бюджет является дополнительным и предполагает получение средств под определенную программу. Программный бюджет объективно отражает приоритеты архива.
Активно используется спонсорская поддержка; архивы определяют потенциальных спонсоров и стремятся знакомить их со своими планами, направлять описание программ, приглашать на выставки или просто отсылать печатную продукцию архива. Государственные архивы прибегают к спонсорской помощи реже, чем архивы общественных организаций. Широко распространена практика получения грантов.
В процессе управления архивами особо выделяется проблема обеспечения архивов оборудованием и внедрения новых технологий. Оснащение архивов проводится в соответствии со стандартами: стандарт на здание, стандарт размещения архивных служб, стандарт на оборудование и прочие. Следует заметить, что в Соединенных Штатах стандартизация распространена во всех сферах производства. Использование стандартов в области архивного дела и делопроизводства позволяет сохранить единообразие в действиях архивов в условиях их относительной самостоятельности.
Важную часть управленческих проблем составляют проблемы взаимоотношений архива с обществом, в первую очередь, с пользователями архивной информации. Каждый архив готовит специальную программу, основная цель которой — информирование общественности о порядке доступа к архивной информации. При разработке программы важно создать имидж архива, обосновать необходимость тех или иных действий архива, а также знать точку зрения пользователя. С этой целью проводится тестирование и анкетирование посетителей и фондообразователей, для привлечения внимания к архиву публикуются его годовые отчеты, которые направляются потенциальным пользователям и фондообразователям.
Культура управления связана, в основном, с проблемой стиля руководства: коллегиальный или авторитарный стиль. Для архивов наиболее удачным является коллегиальный стиль, когда в ходе обсуждения коллектив понимает личные и профессиональные мотивы того или иного решения руководства.
Управление людьми – одно из основных слагаемых процесса управления. Для руководителя важнее предотвратить проблемы, чем их решить, работа с коллективом и заключается в создании такого климата, при котором каждый находит удовольствие в своей работе.
Управление кадрами включает решение таких проблем как подбор кадров, установление квалификационных требований, сохранение профессионалов, создание условий и оплата труда. Структура и штатное расписание любого архива строится исходя из функции архива, приоритетов в деятельности и объемов финансирования.
Государственные архивы штатов имеют разную структуру и штатную численность, но, как правило, численность специалистов варьируется в пределах двадцати человек. Обычно штат архива состоит из специалистов и обслуживающего персонала. Специалисты делятся на высшую и низшую категорию. Обе категории предполагают наличие высшего образования (минимум колледж), однако высшая категория научных сотрудников предполагает специализацию в определенной области архивоведения, стаж работы и получение степени магистра. Для получения степени магистра или доктора необходимо дополнительное двухгодичное образование.
Особенностью североамериканских архивов в решении кадровых проблем является то, что в штате любого архива есть постоянные и временные сотрудники, число последних зависит от решаемых задач и финансовой базы архива. Временные сотрудники, как правило, заняты на службе неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, чаще всего это – студенты, подрабатывающие в каникулы. Особую роль в управлении кадрами играют рабочие совещания коллектива, являющиеся одной из форм общения архивистов и обсуждения проблем. Чаще всего рабочие собрания носят регулярный характер: проходят ежедневно или еженедельно, тему встречи и регламент собрания рекомендуется определять заранее.
Архивная система США базируется на мощной правовой базе, которая позволяет избежать распада системы на отдельные составные части — архивы. Несмотря на многообразие типов архивов и отсутствия понятия архивная отрасль архивная система США функционирует как единое целое благодаря неукоснительному соблюдению законодательства об архивах и выработке единых методических решений крупных проблем.
1. Берк Фрэнк. Национальный архив и управление документацией в США // Советские архивы. –1988. –№ 3.
2. Быкова Л.А., Леонтьева О.Г. Организация доступа к архивным документам в США // Отечественные архивы. –1998. –№ 6.
3. Каптелов Б.И. Федеральная архивная служба США // Советские архивы. –1977. –№ 4.
4. Карапетянц И.В. Бизнес – архивы в США // Отечественные архивы. –1996. –№ 2.
5. Коробочкина Т.С. Федеральные центры документации США. История, современный опыт // Отечественные архивы. –1992. –№ 6.
6. Леонтьева О.Г. Работа архивистов с электронными документами и технологиями: зарубежный опыт // Отечественные архивы. –2000. –№ 3.
7. Леонтьева О.Г. О комплектовании американских архивов: опыт работы штата Техас // Отечественные архивы. –2000. –№ 5.
9. Старостин Е.В., Кабочкина Т.С. Президентские библиотеки в системе архивной службы США // Советские архивы. –1978. –№ 6.
Виртуальный тур, Выставка произведений искусства, История открытия, Глобальный культурный Интернет.
Национальное управление архивов и архивов (НАРА) является независимым агентством правительства Соединенных Штатов, которому поручено сохранять и документировать государственные и исторические записи и расширять доступ общественности к этим документам, которые составляют Национальный архив.
Национальный архив США является хранителем рекордов нации. Наша миссия состоит в том, чтобы сохранить и сохранить эти записи нашего правительства, чтобы люди могли открывать, использовать и учиться в этом документальном наследии.
НАРА официально несет ответственность за ведение и публикацию законно аутентичных и авторитетных копий актов Конгресса, президентских прокламаций и исполнительных распоряжений и федеральных правил. НАРА также передает голоса Коллегии выборщиков в Конгресс.
Архивист Соединенных Штатов является главным должностным лицом, осуществляющим надзор за деятельностью Национального управления архивов и документации. Архивист не только поддерживает официальную документацию о внесении поправок в Конституцию США законодательными собраниями штатов, но имеет право заявлять, когда достигнут конституционный порог для прохода, и поэтому, когда акт стал поправкой.
Управление Федерального регистра публикует Федеральный реестр, Кодекс федеральных правил и Устав Соединенных Штатов в целом, среди прочих. Он также управляет Коллегией по выборам.
Национальная комиссия по публикациям и отчетам (NHPRC) — грантовое агентство предоставляет средства государственным и местным органам власти, государственным и частным архивам, колледжам и университетам и другим некоммерческим организациям для сохранения и публикации исторических данных. Начиная с 1964 года, NHPRC присудил около 4500 грантов.
Управление правительственных информационных служб (ОГИС) является законом о свободе информации (FOIA) для общественности и правительства. Конгресс поручил NARA проанализировать политику, процедуры и соответствие федеральных агентств FOIA и рекомендовать изменения в FOIA. Миссия NARA также включает разрешение споров FOIA между федеральными агентствами и запрашивающими лицами.
Первоначально каждая ветвь и ведомство правительства США отвечала за сохранение своих собственных документов, что часто приводило к потере и уничтожению записей. Конгресс учредил Национальное архивное учреждение в 1934 году для централизации федерального учета, причем архивист Соединенных Штатов был главным администратором. Национальный архив был включен в GSA в 1949 году; в 1985 году он стал независимым агентством как НАРА (Национальное управление архивов и документации).
Первый архивариус, R.D.W. Коннор, начал служить в 1934 году, когда Национальный архив был создан Конгрессом. В результате первой рекомендации комиссии Гувера в 1949 году Национальный архив был помещен во вновь образованную администрацию общих служб (GSA). Архивист служил подчиненным должностным лицом Администратора GSA, пока 1 апреля 1985 года Национальное управление архивов и записей не стало независимым агентством.
В 2010 году исполнительный приказ 13526 создал Национальный центр рассекречивания для координации практики рассекречивания между агентствами, предоставления безопасных услуг в отношении документов другим учреждениям и пересмотра записей в разделе NARA для рассекречивания.
В 2011 году отставной сотрудник признал себя виновным в краже оригинальных звукозаписей из архивов. Архивные группы восстановления расследуют кражу записей.
Архивные описания постоянных владений федерального правительства под стражей НАРА хранятся в Национальном архиве. Архивные описания включают информацию о традиционных бумажных запасах, электронных документах и артефактах. По состоянию на декабрь 2012 года каталог состоял из около 10 миллиардов записей логических данных, описывающих 527 000 артефактов и охватывающих 81% записей NARA. Также имеется 922 000 цифровых копий уже оцифрованных материалов.
Большинство записей в NARA находятся в общественном достоянии, поскольку работы федерального правительства исключены из охраны авторских прав. Однако записи из других источников все еще могут быть защищены соглашениями об авторском праве или донорами. Исполнительный приказ 13526 направляет агентства происхождения для рассекречивания документов, если это возможно, до отправки в НАРА для долгосрочного хранения, но NARA также хранит некоторые секретные документы, пока они не могут быть рассекречены. Его Управление по надзору за безопасностью информации контролирует и устанавливает политику для системы классификации безопасности правительства США.
Многие из наиболее востребованных записей NARA часто используются для исследования генеалогии. Сюда относятся записи переписи с 1790 по 1940 год, списки пассажирских судов и записи о натурализации.
В Соединенных Штатах Национальный архив поддерживает как исследовательские учреждения, так и дополнительные федеральные центры регистрации. Во многих случаях исследовательские комнаты региональных архивов расположены на том же сайте федерального центра записей (FRC), которые недоступны для общественности.
Чтобы сделать свои холдинги более доступными и доступными, Национальный архив начал вступать в партнерские отношения между государственным и частным секторами в 2006 году. Совместное предприятие с Google оцифрует и предлагает видео NARA онлайн. При объявлении соглашения архивист Аллен Вайнштейн сказал, что эта экспериментальная программа
В настоящее время в Национальном архиве используются социальные сети и технологии Web 2.0, чтобы лучше общаться с общественностью.
В 2011 году Национальный архив инициировал WikiProject в английской Википедии, чтобы расширить сотрудничество, чтобы сделать свои холдинги широко доступными через Викимедиа.
Вы здесь
Хранение электронных документов в Национальном архиве США
История и практика архивного дела и делопроизводства
Начиная с 1998 г. Национальный архив спонсировал ряд научно-исследовательских проектов. Архивист США [8] Джон Уильям Карлин представил администрации президента отчет, в котором была обоснована необходимость проведения научных исследований и сотрудничества с научно-исследовательскими институтами и университетами с целью изучения проблем обеспечения сохранности электронных документов и разработки программного обеспечения для создания Архива электронных документов [9] .
Реализация программы по созданию Архива электронных документов (Electronic records archive – ERA) началась в 2000‑х гг. По замыслу ее разработчиков, эта динамичная расширяемая система должна принимать на хранение электронные документы независимо от формата, программного и аппаратного обеспечения. Формирование ее основного функционала завершилось в 2011 г., но Архив электронных документов продолжает эволюционировать вслед за развитием технологий. Сегодня система ERA поддерживает функции управления документами, позволяя автоматически устанавливать связь между правилами отбора и передачи документов, запросом на передачу, на который распространяются правила, и передаваемыми документами. Это означает, что информация из перечней документов со сроками хранения заранее заполняется в запросе того или иного федерального агентства (федерального органа исполнительной власти) на передачу и электронные документы поступают в архив с полноценным набором автоматически связанных с ними метаданных о происхождении.
Архив электронных документов позволяет агентствам осуществлять функции по управлению своими документами в режиме онлайн [10] . С помощью информационной системы ERA они могут составлять перечни документов в любых форматах с указанием сроков хранения, представлять данные перечни в NARA для утверждения, передавать туда документы постоянного срока хранения, в том числе электронные, в хранилище электронных документов ERA.
В зависимости от должностных функций пользователей в системе ERA для них может быть предусмотрено пять различных ролей. Рассмотрим подробнее каждую из них.
Так, роль составителя перечней документов (Records Scheduler) назначается пользователям, которые будут разрабатывать перечни документов с указанием сроков хранения и передавать их должностному лицу на согласование. Таких лиц в агентстве может быть несколько.
Должностное лицо, отвечающее за передачу документов (Transferring Official), – это пользователь, который создает запросы на передачу документов и направляет их официальному уполномоченному лицу агентства. На эту роль также может быть назначено одновременно несколько сотрудников агентства.
Персонал, отвечающий за передачу документов в электронной форме (Electronic Transfer Staff), – сотрудники, формирующие и передающие электронные документы в ERA, обязанные перед этим согласовать все варианты передачи с должностными лицами NARA.
Официальное уполномоченное лицо агентства (Agency Approving Official) – сотрудник, который наделен полномочиями на физическую и юридическую передачу документов на хранение в NARA от имени агентства.
Менеджер учетных записей ERA должен определить подходящую системную роль для пользователя и убедиться, что тот заранее прошел необходимое обучение для выполнения соответствующих функций. Все учебные курсы ERA проводятся онлайн [14] .
Перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются федеральными агентствами и утверждаются или отклоняются Национальным архивом.
С 2013 г. Национальный архив начал постепенно отказываться от практики подготовки агентствами соглашений о передаче документов в Национальный архив США (SF‑258) в традиционной бумажной форме. Вместо них оформляются электронные запросы на передачу в системе электронного архива ERA [15] . Для того чтобы обеспечить актуальность информации, все проекты запросов на передачу, которые ведомства не согласовали путем их официального представления в Национальный архив через систему ERA, по истечении 15 месяцев из системы удаляются.
Содержимое Архива электронных документов разнообразно. Национальный архив обеспечивает сохранность документов с непреходящей ценностью, создаваемых судами, администрацией президента, президентскими комиссиями, бюро, департаментами и другими органами исполнительной власти. Документы касаются различных областей деятельности федерального правительства.
Доступ к электронным документам, переданным на хранение в NARA, регулируется положениями Закона о свободе информации (FOIA) [19] . Информация в некоторых наборах данных может быть скрыта в соответствии с ограничениями FOIA, разработанными для защиты национальной безопасности, неприкосновенности частной жизни, расследований правоохранительных органов или имущественных интересов. Установленные законом ограничения на электронные документы, передаваемые в Национальный архив, остаются в силе до тех пор, пока срок хранения не достигнет 30 лет и если его не продлит Архивист США. Информация о личной жизни остается закрытой в течение 75 лет. В некоторых случаях, когда доступ к отдельным документам или элементам данных в электронных документах ограничен, NARA может сделать выдержку из документа без раскрытия информации.
Специальный компонент ERA поддерживает функции проверки президентских документов на наличие ограниченного контента, что позволяет архивам публиковать электронные президентские документы при получении запроса в соответствии с Законом о свободе информации.
Зачастую передача электронных документов в Национальный архив сопровождается технической документацией. Это может быть подробное описание системы, в которой создан документ, информация о физических и технических характеристиках документов, словарь данных или информация, связанная с системой управления базой данных, и любая другая техническая информация, необходимая для чтения или обработки документов.
Документация для электронных документов, хранящихся в NARA, доступна для использования в исследовательских кабинетах региональных архивов и федеральных центров документации. Копии необходимой документации можно получить либо с данными, либо отдельно. В некоторых случаях документация может быть доступна в электронном формате или микрофильме в дополнение к бумажному документу.
Что касается совершенствования системы Архива электронных документов, то NARA в последние годы проводит ее перепроектирование. Это необходимо для обеспечения долгосрочного публичного доступа к федеральным документам. При этом используются облачные сервисы и различные наборы инструментов для поддержки функций архивирования на протяжении всего жизненного цикла электронных документов. Обновление системы улучшит функциональность хранения электронных документов и позволит повысить эффективность и автоматизацию обработки электронных документов в большом объеме [20] .
Сейчас Национальный архив в целях решения задачи хранения увеличивающегося потока электронных документов находится в процессе перехода на многооблачную (multi-cloud) стратегию [23] . Переход от решений на основе внеофисных хранилищ в облако должен, по мнению Ш.Баррел, способствовать принятию документов на хранение от агентств, которые перешли в облако, но используют другого (в отличие от NARA) поставщика облачных услуг. В ближайшие годы рост объемов электронных документов, поступающих из цифровых систем и облачных приложений таких агентств, будет лишь ускоряться. Поэтому Национальный архив планирует закупки, связанные с заключением контракта на многооблачное хранение. Текущим поставщиком услуг облачного хранения для системы архивации электронных документов является Amazon Web Services, в то время как собственные кадровые документы NARA хранит в облаке Google. Связь между облаком Национального архива и облаками других агентств сделает документы более доступными без каких-либо задержек [24] .
Говоря о задачах по переходу в электронную среду, поставленных Меморандумом M‑19–21, следует отметить разработку Концепции обеспечения электронной сохранности (Digital Preservation Framework), обсуждение которой началось в 2019 г. [28] Об этом заявил Дэвид Ферьеро [29] . Концепция включает подход к определению рисков, которые несут угрозу электронным файлам, и планы по обеспечению долговременной сохранности электронных документов. На сайте для обсуждения были выложены 13 папок с различными типами форматов, дана оценка наличия инструментов их конверсии из одного формата в другой (для хранения в NARA), а также выделены предпочтительные и допустимые форматы архивного хранения с точки зрения NARA.
В целом же опыт американских архивистов и управляющих документацией имеет огромное значение для мировой практики в области управления документами, в том числе электронными. Он может быть применим в решении актуальных проблем, связанных с работой с документами в современных условиях, защитой документированной информации, предоставлением доступа к документам, созданием и обеспечением функционирования архива электронных документов.
Список литературы
Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США // Советские архивы. 1988. № 3. С. 92–101.
Волкова Т.С. Свобода информации о деятельности исполнительной власти федерального уровня в США: правовой аспект // Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 94–101.
Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном архиве Соединенных Штатов Америки // Вестн. архивиста. 2013. № 3 (123). С. 262–270.
Левченко Л.Л. О структуре архивной системы в США // Делопроизводство. 2013. № 4. С. 109–117.
[2] Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США // Советские архивы. 1988. № 3. С. 92–101.
[3] Кукарина Ю.М. Электронный документ и электронная подпись в законодательных актах США (на примере законов штатов Юта, Калифорния, Нью-Мексико и Вашингтон) // Секретарское дело. 2005. № 3. С. 44–48; Ларин М.В. Управление электронными документами. Зарубежная практика // Делопроизводство. 2013. № 1. С. 3–10; Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном архиве Соединенных Штатов Америки // Вестн. архивиста. 2013. № 3 (123). С. 262–270.
[8] Архивист США является главой Национального архива США, назначается президентом, затем его кандидатура утверждается Сенатом США; с ноября 2009 г. эту должность занимает Дэвид Ферьеро.
[9] Об этом см.: Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов…
Читайте также: