Автоматизация судебного делопроизводства конспект

Обновлено: 02.07.2024

Надлежащая организация делопроизводства в суде обеспечивает эффективность его работы. Необходимо понимать, что от того или иного документа, принятого любой судебной инстанцией, зависит дальнейшая судьба человека. Потеря документов, неисполнение или несвоевременное исполнение актов, оформление их ненадлежащим образом, нарушение порядка уведомления субъектов (участников судебного процесса) влекут нарушение интересов и прав, как организаций, так и граждан.

Рассмотрим работу с входящими документами на примере Ленинского районного суда г. Пензы (далее Суд).

Все документы, поступающие в Суд, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение специалистом приемной и должны соответствовать требованиям законодательства.

До 1 января 2017 года регистрация всей входящей корреспонденции в Суде производилась вручную. Велся журнал учета входящей корреспонденции (рис. 1).

При небольших объемах информации такой способ регистрации корреспонденции можно назвать вполне приемлемым. Однако в Суд ежедневно поступает более 200 писем различного содержания, то есть входящей документации очень много. Это приводило к некоторым сложностям при регистрации. Во-первых, это большие затраты рабочего времени специалиста на ведение журнала учета входящей корреспонденции, во-вторых, это проблемы при идентификации записей из журнала. Они неразборчивые и плохо читаемые (рис. 2), и их использование в дальнейшем было затруднено.

Рис. 1 ― Обложка журнала учета входящей корреспонденции

Выполнять регистрацию документов в той или иной картотеке могут только те пользователи, которые в данной картотеке обладают правом регистрации документов. Данное право может быть ограничено перечнем групп документов, доступных пользователю для регистрации.

Рис. 2 ― Фрагмент журнала учета входящей корреспонденции

Перед началом работы происходит идентификация пользователя (рис. 3).

Рис. 3 ― Идентификация пользователя

Рис. 4 ― Окно выбора группы нового документа

Далее открывается окно регистрационной карты (РК) выбранной группы документов. В полях окна сотрудник Суда указывает значение основных реквизитов документа (рис. 5).

Из рис. 6 видно, что прикрепленные изображения документов читаются без затруднений и, соответственно, подлежат регистрации специалистом.

В конце рабочего дня специалистом Приемной формируется единый список всей поступившей за день корреспонденции, затем с использованием интегрируемой системы MS Word выводится на печать единый реестр передачи документов.

Вся корреспонденция передается адресатам под роспись на следующий рабочий день по реестру учета. Подпись получателя в реестре обязательна, так как она подтверждает факт получения документа.

Рис. 6 ― Электронный образ самого заявления, прикрепленный к регистрационной форме.

Для оценки загруженности специалиста приемной Суда до и после автоматизации использовался метод фотографии рабочего дня (ФРД) (таблицы 1 и 2).

Таблица 1 ― Наблюдательный лист для получения ФРД до автоматизации.

Наименование рабочего дня

Начало

ч. м

Конец

ч. м

Продолжительность

мин.

Выработка

Разноска поступившей корреспонденции предыдущего дня

Передача конвертов судебным приставам для проверки на наличие опасных для жизни и здоровья вложений, ожидание окончания проверки

Базовым элементом информационного обеспечения деятельности Верховного Суда РФ остается автоматизированная система судебного делопроизводства сбора и обработки статистических данных.

Автоматизированная система судебного делопроизводства в Верховном Суде РФ разработана с учетом требований, предусматривающих строгое соблюдение норм процессуального права, требований инструкций и руководящих документов и включает в себя следующие подсистемы:

Подсистема отдела проверки судебных решений в порядке надзора;

Подсистемы Судебных составов по уголовным, гражданским и административным делам;

Подсистема Кассационной Коллегии Верховного Суда РФ;

Президиум Верховного Суда;

Электронных банк судебных документов;

Справочная система Верховного Суда;

Судебная практика, анализ деятельности суда, статистические данные.

В основу организации поиска были положены требования пользователей – в первую очередь простота использования поисковых атрибутов.

Подсистема отдела проверки судебных решений в порядке надзора;

Подсистемы Судебных составов по уголовным, гражданским и административным делам;

Подсистема Кассационной Коллегии Верховного Суда РФ;

Президиум Верховного Суда;

Электронных банк судебных документов;

Справочная система Верховного Суда;

Судебная практика, анализ деятельности суда, статистические данные.

Основным, базовым элементом информационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации (далее Верховный Суд) является Информационная система "Судебный документооборот и делопроизводство" (далее ИС СДД), разработанная в соответствии с требованиями процессуального законодательства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами, инструкциями, а также приказами и распоряжениями Руководства Верховного Суда.
ИС СДД входит в состав Автоматизированной информационной системы Верховного Суда Российской Федерации.

Автоматизация судебного делопроизводства в судебных коллегиях Верховного Суда по гражданским, уголовным, административным делам, по делам военнослужащих;
Автоматизация судебного делопроизводства в Судебной коллегии по экономическим спорам и Дисциплинарной коллегии Верховного Суда;
Автоматизация судебного делопроизводства в Президиуме Верховного Суда;
Автоматизация судебного делопроизводства Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений Верховного Суда;
Электронный банк судебных документов;
Информационно-справочная система Верховного Суда;
Судебная статистика Верховного Суда;
Подача процессуальных документов в электронном виде;
Ведение общего делопроизводства и документооборота;
Автоматизированное распределение судебных дел;
и др.

Автоматизации судебного делопроизводства Дисциплинарной коллегии и Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда
Для достижения максимальной эффективности в обеспечении автоматизации судебного делопроизводства в Дисциплинарной коллегии и Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда была осуществлена интеграция ИС СДД с системой подготовки документов, которая предоставляет возможность по подготовке текстов судебных документов с использованием стандартного текстового редактора MS Word.
Данная функция ИС СДД Верховного Суда позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности Судебной коллегии по экономическим спорам и Дисциплинарной коллегии Верховного Суда - автоматизацию процессов судебного делопроизводства и создание полнотекстового электронного банка судебных актов. Создание банка данных происходит автоматизировано. Обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, требуемую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки и представления данных, а также защиту от несанкционированного доступа.

Автоматизация судебного делопроизводства Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений Верховного Суда
В Управление по организационному обеспечению рассмотрения обращений ежедневно поступает более тысячи процессуальных и иных обращений. Подсистема Автоматизация судебного делопроизводства позволяет в автоматизированном режиме осуществлять регистрацию поступивших жалоб, представлений (протестов), проверку их на повторность и автоматическое присвоение номера. По результатам проверки повторные жалобы, представления (протесты) приобщаются к имеющемуся производству с тем же номером, а вновь поступившим присваивается новый номер.
Поступившие жалобы, представления (протесты) распределяются между исполнителями. Осуществляется контроль срока их рассмотрения и заблаговременное оповещение исполнителей об истечении указанного срока. Рассмотренные жалобы, представления (протесты) передаются в Управление для оформления и подготовки документов для отправки.
Формирование реестров, почтовых наклеек и т. д. происходит автоматически. Программа формирует отчеты о нагрузке исполнителей, а также статистические отчеты по движению и результатам рассмотрения жалоб, представлений (протестов).

Информационно-справочная система Верховного Суда
Данная подсистема выполнена по WEB технологии. Особое внимание при создании данной подсистемы уделялось разграничению доступа к данным и правам пользователей на просмотр информации в зависимости от категории пользователя.
Работник аппарата Верховного Суда, задействованный в процессе судебного делопроизводства, регистрирует данные по жалобам и делам только на участке, который отображается на его компьютере.
Все данные, занесенные различными пользователями, сводятся и обобщаются, что позволяет получить любую информацию по делам и жалобам, поступившим на рассмотрение в Верховный Суд.

Судебная статистика Верховного Суда
Основными отличительными признаками является то, что отдел статистического учета в настоящий момент не заносит данные по учетным статистическим показателям, а использует ту информацию, которая появляется естественным путем в ходе рассмотрения дел. С точки зрения информационной технологии, работники этого отдела являются, скорее контролирующим звеном за корректностью заносимой информации.
Необходимо отметить и новизну предлагаемых подходов методов в получении статистических данных. Дело в том, что частые изменения, которые происходят в судебной системе за последние годы, связанные с судебной реформой, не могут не отражаться на необходимости предоставления разнообразных статистических показателей. Однако статистика в первую очередь ценна способностью выявлять на временном участке, именно тенденции в увеличении или снижении определенных показателей. Но что делать, если с течением времени показатель изменяется по существу, или начинает включать в себя ряд показателей предыдущего периода и наоборот?
Для выполнения этих задач компонента, на основе имеющихся данных по судебному делопроизводству создает и хранит базу данных статистических показателей, которые классифицируются с учетом типа показателя, его характера на определенный момент времени, принадлежности к той или иной отчетной форме и т.д. Функции проверки непротиворечивости получаемых данных, возможность обрабатывать не только данные непосредственно по делам, но и работа напрямую с базой данных статистических показателей дает возможность формировать отчеты как по утвержденным формам, так и настраивать новые формы в зависимости от необходимого вида и перечня необходимых выходных учетно-статистических показателей.

Ведение общего документооборота и делопроизводства
Подсистема обеспечивает создание в Верховном Суде базы данных с информацией о всех входящих, внутренних и исходящих документах, их месте нахождения и возможности просмотра электронных образов документов.
Программные модули Подсистемы в автоматизированном режиме позволяют:
- вести учет входящих документов с присвоением каждому документу индивидуального входящего учетного номера (штрих-кода) и заполнением первоначальной информации в электронной карточке;
- формировать реестр передачи документов и передавать информацию о направляемых документах в структурные подразделения;
- регистрировать входящие и внутренние документы с присвоением каждому индивидуального регистрационного номера на основе его входящего учетного номера;
- сканировать документы с возможностью вывода на печать их электронных образов;
- осуществлять контроль за исполнением документов в соответствии с поручениями Руководства Верховного Суда;
- регистрировать исходящие документы с использованием исходящего учетного номера (штрих-кода), связанные с входящим регистрационным (учетным) номером, и передавать информацию о них в экспедицию для последующей отправки;
- осуществлять поиск документов в Автоматизированной информационной системе Верховного Суда.

Автоматизированное распределение судебных дел
Автоматизированное распределение дел между судьями в соответствии с требованиями ГПК РФ, КАС РФ, УПК РФ и АПК РФ с решается учетом следующих факторов:
- правовая специализация судей;
- периоды отсутствия судей;
- количество дел, находящихся на рассмотрении у каждого судьи;
- количество дел, рассмотренных судьей с начала года;
- средняя нагрузка судей, текущая загруженность судей;
- отсутствие судьи (отпуск, болезнь, учеба, участие в иных мероприятиях, исключающих возможность принятия производства по делу);
- недопустимость повторного участия судьи в рассмотрении дела (соблюдение требований ГПК РФ, КАС РФ, УПК РФ и АПК РФ).

Басаев Даниил Валерьянович, судья третьего судебного состава Четвертого арбитражного апелляционного суда, кандидат юридических наук.

Статья посвящена вопросам функционирования системы автоматизации судебного делопроизводства в арбитражных судах в условиях становления электронного правосудия.

Ключевые слова: электронное правосудие, автоматизация судебного делопроизводства, автоматизированное распределение дел между судьями, автоматический обмен документами между арбитражными судами.

The article is devoted the operation of the automation system of court proceedings in the commercial courts in termsof becoming e-justice.

Key words: e-justice, the court office automation, automated distribution of cases among judges, automatic exchange of documents between the commercial courts.

Система автоматизации судебного делопроизводства (далее - САСД) позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности суда - автоматизацию процессов прохождения судебного дела в арбитражном суде и создание полнотекстового электронного банка судебных решений, принимаемых данным судом. Создание банка происходит автоматизированно, в процессе судебного делопроизводства, не требуя ни дополнительных ресурсов, ни финансовых затрат. Вся обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, требуемую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки данных и защиту от несанкционированного доступа.

На текущий момент САСД используется во всех арбитражных судах Российской Федерации.

Для достижения максимальной эффективности в обеспечении автоматизации функций судебного делопроизводства была осуществлена интеграция САСД с системой подготовки документов, которая предоставляет множественные возможности по подготовке текстов судебных документов с использованием стандартного текстового редактора MS Word.

Судебный документооборот в настоящее время предполагает высокие требования к подсистемам, автоматизирующим широкий спектр функций судебной деятельности (АПС).

АПС "Первичная регистрация" предназначена для регистрации нового судебного дела/производства при поступлении первичного документа.

Первичные документы в результате регистрации попадают в список на распределение судебных дел. Информация из карточек на судебное дело и первичного документа в дальнейшем используется в других режимах, и не требуется ее повторного ввода, также она проносится в электронные статистические карты по делам, позволяя формировать впоследствии отчеты по разным категориям. Как и в традиционном документообороте, в судебном деле системы отображают все сопроводительные документы к делу, а также материалы дела. На все судебные дела заводятся электронные статистические карточки, на основе которых и согласно рекомендациям Высшего Арбитражного Суда РФ формируется полугодовая и годовая статистическая отчетность.

В системе реализовано ведение базы данных по организациям, наиболее часто участвующим в судебных спорах. Таким образом, пользователи системы могут привлекать справочник участников спора при заполнении регистрационных карточек документов, не прибегая к многократному ручному вводу их атрибутов.

Процессуальное значение указанных подсистем заключается в следующем.

Во-первых, законодателем связывается начало течения срока рассмотрения дела в суде именно с момента поступления дела в суд. Согласно ч. 1 ст. 152 АПК РФ дело должно быть рассмотрено арбитражным судом первой инстанции в срок, не превышающий трех месяцев со дня поступления заявления в арбитражный суд. Применительно к апелляционному производству согласно ч. 1 ст. 267 АПК РФ срок рассмотрения апелляционной жалобы исчисляется со дня поступления апелляционной жалобы вместе с делом в арбитражный суд апелляционной инстанции.

Во-вторых, с момента поступления в суд документов по судебному делу может исчисляться и процессуальный срок их рассмотрения. Так, например, в соответствии с ч. 4 ст. 159 АПК РФ ходатайство об участии в судебном заседании путем использования систем видеоконференцсвязи рассматривается судьей в пятидневный срок после дня поступления ходатайства в арбитражный суд. Согласно ч. 1.1 ст. 93 АПК РФ рассмотрение заявления об обеспечении иска осуществляется судьей не позднее следующего дня после дня поступления заявления в суд.

Таким образом, от правильного функционирования рассматриваемой подсистемы зависят правильное исчисление процессуальных сроков и, следовательно, соблюдение процессуальных прав лиц, участвующих в деле.

Наиболее же важное значение с точки зрения обеспечения прав на справедливое и беспристрастное рассмотрение дела судом имеет подсистема, обеспечивающая распределение судебных дел по судьям.

Кроме распределения вручную система обеспечивает автоматизированное распределение дел по судьям, используя такие критерии, как категория спора, специализация судьи, равномерность загрузки судьи, а также его рабочий календарь. При этом автоматически формируется график судебных заседаний на конкретный день недели с указанием даты и зала проведения заседания. Кроме того, система позволяет осуществлять мониторинг загрузки судей и процессуальных сроков рассмотрения дел.

Фактически результатом распределения дел является формирование состава суда, рассматривающего дело (при единоличном рассмотрении), или назначение, как правило, председательствующего судьи при коллегиальном рассмотрении дела.

Следовательно, правильное функционирование указанной подсистемы влияет на соблюдение требований ст. 18 АПК РФ, в соответствии с которой состав суда для рассмотрения конкретного дела, в том числе с участием арбитражных заседателей, формируется с учетом нагрузки и специализации судей в порядке, исключающем влияние на его формирование лиц, заинтересованных в исходе судебного разбирательства, в том числе с использованием автоматизированной информационной системы.

Основная функция автоматизированного распределения дел - обеспечение учета требований закона при формировании состава суда, в том числе и исключение влияния субъективных факторов, таких как заинтересованность в распределении дела нужному судье.

При нарушении же правил распределения дела процессуальным последствием может явиться отмена судебного акта по безусловным основаниям.

Внедрение АПС "Обмен между судами" позволяет автоматизировать процессы регистрации документов из судов других инстанций. Также система осуществляет отправку документов для предварительного ознакомления в другие инстанции и позволяет выставить индивидуальные параметры настройки для автозаполнения полей атрибутами поступивших при регистрации документов в соответствии с потребностями суда.

САСД интегрирована с системой БРАС (банк решений арбитражных судов), что позволяет в автоматическом режиме пополнять БРАС судебными решениями банка решений конкретного суда и РАД (расписание арбитражных дел) и позволяет формировать и публиковать графики рассмотрения судебных дел судей. Кроме того, с помощью подсистемы формирования расписания слушания дел подготовка судебного дела для сдачи в архив осуществляется посредством подсистем двух видов: настраиваемых (с возможностью определения вида таблицы расписания заседаний) и формируемых по заданному образцу. Расписание слушания также может транслироваться на сенсорных мониторах, установленных в здании суда.

При этом факт публикации судебных актов в БРАС и РАД также имеет процессуальное значение, особенно это касается судов, осуществляющих судебно-проверочную деятельность.

Следовательно, функционирование указанных подсистем имеет значение и для надлежащего извещения лиц, участвующих в деле, нарушение правил которого может являться также основанием для безусловной отмены судебного акта.

Подводя итог сказанному, отметим, что правильное функционирование САСД не только позволяет автоматизировать многие процессы делопроизводства, но и в итоге имеет непосредственное значение для соблюдения процессуальных прав лиц, участвующих в деле, является необходимым элементом механизма обеспечения права каждого на справедливое и беспристрастное судебное разбирательство в разумные сроки.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: