Требования к оформлению конвертов кратко

Обновлено: 02.07.2024

3 В настоящем стандарте реализованы положения и нормы Исполнительного регламента Всемирной почтовой конвенции (Сеул, 1994 г.) и международных стандартов:

ИСО 415-75, ИСО 4882-79, ИСО 11180-93 в части размещения и размеров зон адресной и служебной информации;

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на почтовые конверты (далее - конверты), предназначенные для пересылки почтовых отправлений (писем, бандеролей и мелких пакетов).

2 Нормативные ссылки

ГОСТ 3489.33-72 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

II. Общие требования к оформлению документов

для почтового отправления

3. Окно на конверте представляет собой вырез прямоугольной формы в лицевой стороне конверта для визуального прочтения через него адреса получателя.

4. Конверты с окном имеют следующие размеры: 110 мм x 220 мм (DL/O) и 162 мм x 229 мм (C5/O) (рис. 1).

5. Документы, направляемые налоговым органом, подлежащие массовой печати, направляются только с использованием конвертов формата C5/O.

6. Документы, направляемые налоговым органом и не подлежащие массовой печати, направляются как с использованием конвертов формата C5/O, так и в конвертах формата DL/O.

Рис. 1 Оформление лицевой стороны конвертов

с окном для внутренних отправлений

7. Подготовка документов, подлежащих массовой печати, направляемых почтовым отправлением, должна производиться с соблюдением следующих параметров:

а) формат бумаги, используемый для печати - A4;

б) адресное окно располагается на расстоянии от 15 мм до 30 мм от правого края и от 15 мм до 30 мм от нижнего края конверта;

в) текст исполнен шрифтом (Times New Roman или Verdana), высотой не менее 5 пунктов, но не более 14 пунктов;

г) документ не требует простановки печати и личной подписи отправителя;

д) для колонок таблиц не используются заголовки, превышающие содержимое в четыре раза (допускается использовать сокращения с расшифровкой под и (или) над таблицей);

е) направляемый организации или физическому лицу документ может содержать несколько листов;

ж) на первой странице формы документа должно быть выделено место для размещения данных адресного окна. Размещение адресного окна на листе и его размеры должны соответствовать требованиям государственного стандарта "Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля", утвержденному Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии, и соответствовать требованиям, указанным в приложении N 2 к настоящему Стандарту;

з) технологическая зона размещается по правому или левому краю листа. Она содержит конвертовальные метки и иную служебную техническую информацию. Технологическая зона едина для всех листов одного отправления;

и) размещение реквизитов содержательной части может смещаться вправо или влево относительно адресного окна в зависимости от размещения технологической зоны.

8. Документы, направляемые налоговым органом почтовым отправлением, не подлежащие массовой печати, подготавливаются в соответствии с разработанным шаблоном печати и отвечают следующим требованиям для отправки в конвертах формата DL/O:

а) на документе присутствует личная подпись должностного лица и оттиск печати налогового органа (при необходимости);

б) на первой странице печатной формы документа имеется место для размещения адресного окна. Адресное окно представляет собой прямоугольник размером 95 мм x 50 мм с расстоянием от верхнего края листа 5 мм, от правого края листа 100 мм в книжной ориентации;

в) форма документа располагается в прямоугольнике размером 240 мм x 180 мм, который размещается на листе с отступом 55 мм от верхнего края, 15 мм от левого края и 10 мм от правого края;

г) на свободном пространстве листа при разработке шаблона выделяются прямоугольные области, в которых размещается текст соответствующего реквизита документа.

9. В документах, направляемых налоговым органом почтовым отправлением в конвертах формата C5/O, не подлежащие массовой печати, адресное окно располагается на оборотной стороне последнего листа документа. При осуществлении печати документа, состоящего из нескольких листов, печать адресного окна располагается на оборотной стороне последнего листа документа. Адресное окно должно представлять собой прямоугольник размером 95 мм x 55 мм с на расстоянии 85 мм от верхнего края листа и 100 мм от левого края листа в книжной ориентации.

10. При наличии принтера, позволяющего осуществлять печать на оборотной стороне документа, для определения места расположения адресного окна применяются требования, описанные в пунктах 42 и 43 настоящего Стандарта. При этом, при осуществлении печати одностраничного документа, не подлежащего массовой печати, в отношении расположения адресного окна применяются правила, указанные в пункте 43 настоящего Стандарта.

ВХОДЯЩИЕ КОНВЕРТЫ

Ответ на вопрос, в каких случаях следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Таким образом, хранение конвертов оправдано, если:

а) получателю письма важны даты на почтовых штемпелях, которые проставляются в день отправки письма и в день поступления его в почтовое отделение;

б) адрес отправителя указан только на конверте, то есть отправитель не удосужился написать сопроводительное письмо к своим документам, а из присланного пакета не понятно, на какой адрес высылать ответ.

Когда конверты могут пригодиться…

Случаев, когда конверты играют важную роль, множество:

В некоторых организациях конверты к письмам прикладывают в качестве дополнительного доказательства того, что документ был получен. Это точно лишнее.

Во-первых, если документ уже в организации, то никаких дополнительных доказательств его отправления и получения не требуется: он сам по себе лучшее тому подтверждение.

Алгоритм работы с конвертами

Шаг 1: вскрыв конверт, откладываем его в сторону, но не выбрасываем.

Шаг 2: проводим первичное рассмотрение поступившего письма. Это обычная процедура. Удостоверяемся, что:

1) письмо адресовано нам;

2) все заявленные в нем приложения в наличии (эти два действия обязательны при первичном рассмотрении входящей почты, но к конвертам не относятся);

3) в письме нет сроков, которые истекают в ближайшие дни или уже пропущены;

4) присутствует обратный адрес.

Шаг 3: если первичное рассмотрение не выявило никаких проблем, выбрасываем конверт и переходим к следующему письму, начиная с Шага 1.

Шаг 4: если адрес отправителя можно установить только по конверту, прикалываем его к письму, но не скрепкой, а степлером.

Порядок хранения конвертов

Если конверт все же решено хранить, то делается это на общих основаниях.

Конверт – такой же документ, как и все остальные, и никаких исключений для себя не требует.

Пока письмо в работе, приколотый степлером конверт проходит весь маршрут входящего письма вместе с ним. После завершения в делопроизводстве письмо помещается в дело также вместе с конвертом.

Однако есть письма, хранить которые полагается 10, 15 лет и даже постоянно. Такие документы подлежат полному оформлению на хранение. Из дела будут сформированы тома.

Что касается конвертов, то придется изучить письма, к которым они относятся.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

От правильного написания реквизитов адреса зависит скорость доставки почтовых отправлений. Соблюдать правила написания адреса и индекса важно особенно сегодня, когда Почта России внедряет новые автоматизированные технологии сортировки почты.

Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации , должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации , могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.

Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, фамилии, имени, отчества адресата) или на абонементный ящик (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, номера ячейки абонементного почтового шкафа, фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица).

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются типографским способом, на пишущей машинке либо с использованием другой печатающей техники. Рекомендуем Вам писать адресные данные печатными буквами.

Почтовый индекс является неотъемлемой частью адресных данных. Если Вы не знаете или не уверены в точности индекса места назначения, уточните его в отделении почтовой связи.

Обратите внимание, что на письмах и почтовых карточках с кодовым штампом индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.

Пример заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях:

На пустых конвертах, где нет обозначенных полей для заполнения адреса, порядок написания адреса сохраняется:

Обратите внимание на то, что полное написание имени и отчества получателя необходимо в некоторых случаях, установленных Правилами оказания услуг почтовой связи (ПОУПС), поскольку выдача почтовых отправлений может производиться только после предъявления документов, удостоверяющих личность.

Адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Обратный адрес можно указывать как на русском языке, так и латинскими буквами. Название страны отправления обязательно дублируется латинскими буквами.

Пример заполнения адреса на международных почтовых отправлениях:

Читайте также: