Планирование рабочего дня руководителя доклад руководителя

Обновлено: 04.07.2024

У руководителя должен быть план рабочего дня. Это непреложная истина тайм-менеджмента. Никаких "но" и ссылок на специфику бизнеса или размер предприятия, подразделения здесь быть не может. Другой вопрос: когда и как этот план составлять.

Работа руководителя отличается от обязанностей, к примеру, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки. Работа топ-менеджера не имеет четкого завершения, так как приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно.

Весьма актуальной для менеджеров является и проблема информационных перегрузок. Потоки информации вполне могут негативно повлиять на способность руководителей думать и действовать.

Чтобы преодолеть все эти трудности, руководящим работникам нужно проводить анализ использования своего рабочего времени.

Вспомнить все

На первом этапе необходимо зафиксировать фактические затраты времени на тот или иной вид деятельности (переговоры, просмотр корреспонденции и т.д.).

Таким образом менеджер сможет оценить, где были допущены слишком высокие затраты времени, и составить график дня, который позволит использовать рабочее время эффективнее.

Далее необходимо рассмотреть непосредственно те виды деятельности, в которых приходилось участвовать руководителю.

Делегировав им эти дела, начальник сможет высвободить для себя дополнительное время на решение стратегических задач.

Следует помнить, что львиная доля временных затрат менеджера приходится на работу с информацией.

Часто случается, что руководитель тратит слишком много времени на усвоение данных из-за неэффективной системы коммуникации на предприятии.

В таком случае нужно более детально рассмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и при необходимости внести соответствующие коррективы.

Все получится, если:

не забывать анализировать то, как прошел рабочий день;
определить, что отнимает у вас наибольшее количество времени;
выяснить истинные причины того, что мешает вам завершить какое-то дело или вообще не дает возможности выполнить какую-то работу;
четко сформулировать ваши главные достижения за прошедший день.

Времени нет

Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно разделить на внешние и внутренние.

Первые обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие.

Нагромождение работ. Такая проблема возникает, когда менеджер стремится делать всю работу сам.

При этом часто за мелкими и незначительными делами руководитель не успевает заняться наиболее важными. Помочь может сопоставление текущих дел со стратегическими целями организации.

Это наглядно покажет, какие должны быть выполнены только руководителем, а какие не имеют глобального значения и могут быть делегированы подчиненным.

Неэффективный информационный обмен. Если система коммуникации на предприятии продумана плохо, руководителю приходится тратить дополнительное время на получение необходимых данных. Менеджеру нужно пересмотреть схему информационных потоков и четко определить, с какими именно блоками данных должно работать каждое подразделение фирмы.
Неэффективная мотивация. На предприятиях, где высшее руководство не заботится о создании действенной системы стимулирования труда, низкая производительность.

Менеджеры работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.

Поспешай медленно

Внутренние причины дефицита времени зависят от характеристик личности руководителя, таких как организованность, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить несколько.

Спешка

Иногда руководителям кажется, что чем чаще они будут демонстрировать нехватку времени, тем значимее будут выглядеть в глазах подчиненных. Но это самообман.

В глазах сотрудников такой менеджер выглядит как человек, не умеющий организовать свое время.

Домашняя работа

Все время спеша и не успевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать свои дела в нерабочее время.

Постоянно действуя в таком режиме, менеджер не отдыхает, что негативно сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.

Слон по частям

Руководитель, привыкший решать проблемы по мере их возникновения, не думая о том, что многие из них можно было бы предотвратить, не видит необходимости в планировании своих действий.

Придерживаясь таких принципов в личной жизни, он переносит их и на стиль жизни своей организации.

Нежелание видеть проблему

Иногда менеджер не воспринимает постоянную нехватку времени как результат своей неорганизованности. Он склонен думать, что через некоторое время поток неотложных дел схлынет. Не усматривая в существующем положении проблемы, руководитель не сможет решить ее, что в конечном итоге грозит завести его во временной цейтнот.

Блокнот или программа?

План рабочего дня руководителя должен быть оформлен в письменном виде. Неважно при этом, какое используется средство, носитель - старый добрый ежедневник, MS Outlook, органайзер на мобильном телефоне или коммуникаторе и т.п. Иногда удобен диктофон - бывает, что мысли удобнее выразить устно, чем письменно.

Примечание. . вместо ежедневника попробуйте диктофон - вы сможете наговорить не только дела, но и заметки, мысли и примечания.

Планировать рабочий день лучше с вечера, чтобы с утра на свежую голову посвятить себя делам.

Делайте в своем органайзере специальные пометки или закладки для обозначения стратегических, долгосрочных, и тактических, среднесрочных, целей. Они должны быть всегда на виду.

Основное же содержание ежедневника - повседневные, оперативные, цели.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач. К первым относятся четко привязанные к определенному времени. Их нельзя или сложно перенести. Скажем, переговоры с партнерами, назначенные на 11:00.

Ко вторым относятся плавающие ("гибкие") задачи, не привязанные к определенному часу, но обязательные для исполнения в течение дня.

Наконец, к третьему типу относятся крупные приоритетные проблемы, на решение которых не отведено конкретное время исполнения, но известно, что для этого требуются серьезные сроки - 2 - 3 часа или даже больше.

Установите цели

В тайм-менеджменте, как и в управлении вообще, крайне важно намечать цели. В частности, это помогает:

сфокусировать внимание на выполняемой работе;
составлять план работы на определенный отрезок времени;
держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:

выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;
поделиться мыслями и выслушать мнение других;
изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.

Определите приоритеты

Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, что нужно сделать в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:

основные, решение которых служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями;
задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились;
те, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться);
задачи с невысоким уровнем приоритетности, но вместе с тем несложные и приятные (обычно мы справляемся с ними в первую очередь).

Распределите все дела на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для их выполнения.

Не стоит слишком строго придерживаться приоритетов. Догмы никогда не приводят ни к чему хорошему. Ведь всегда нужно быть готовым к переменам.

Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.

Найдите свой ритм

При составлении ежедневных планов нужно также учитывать свой естественный дневной ритм работы.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках этого ритма.

Одни люди могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются в соответственно более раннем окончании работы.

Алгоритм планирования дня может быть примерно следующим:

составьте список "гибких" задач, не привязанных к точному времени;
выделите из них 2 - 3 приоритетных;
запланируйте жесткие задачи, привязанные к определенному времени;
выделите время для бюджетируемых задач;
время между жесткими задачами заполняйте, начиная с приоритетных гибких задач.

Планируя свое время, помните, что нельзя успеть все. Не делайте несколько дел сразу, сделайте одно от начала до конца.

При составлении плана дня лучше оставить около 40% рабочего времени свободным, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных проблем.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Сконцентрируйтесь

Один из наиболее действенных рычагов управления временем - умение сосредоточиться на одной проблеме.

Ваша продуктивность существенно возрастет, как только вы начнете следовать этому принципу.

Делается это просто. Составьте список дел, которые вам предстоит выполнить.

Выберите главное дело, на которое ваше время будет потрачено с максимальной пользой.

После этого приступайте к работе и не отвлекайтесь, пока не выполните ее.

Способность полностью сосредоточиться на самом важном вопросе и не отвлекаться ни на что, пока он не будет решен, поможет добиться успеха быстрее, чем какое-либо иное качество.

Если вы начинаете дело, бросаете его, чтобы затем снова и снова возвращаться к нему, то в итоге вы потратите на него в несколько раз больше времени.

Если же вы беретесь за работу и заставляете себя довести ее до конца, затраты времени можно сократить на 80%.

Это один из великих секретов искусства управления временем и высокой продуктивности, и его можно освоить путем многократного применения на практике.

Умение сосредоточиться на одном деле дает вам два преимущества.

Во-первых, вы станете одним из самых ценных руководителей, причем очень быстро.

Во-вторых, что еще важнее, всякий раз, выполнив большое дело, вы будете испытывать прилив сил. Вы будете довольны и горды собой, получите чувство самореализации. Вы испытаете прилив энергии и желание взяться за новое дело.

Принципы личного тайм-менеджмента

Для того чтобы планирование рабочего времени было эффективным, необходимо руководствоваться следующими принципами.

Нужно решать только приоритетные задачи. Остальные, как уже отмечалось, можно делегировать.

Ни в коем случае нельзя держать планы в голове - всю информацию следует записывать на внешний носитель. Ежедневно просматривайте ваш список дел на сегодня. Переносите неактуальные дела на будущие дни. Записывайте все дела, мысли, идеи, даже если они потребуются вам через месяц или год. Устанавливайте сроки их выполнения.

Выделяйте достаточно времени для планирования. Не планируйте слишком много дел на день.

И, наконец, старайтесь концентрироваться на возможностях, а не на проблемах. Таким же незыблемым правилом и ритуалом, как, например, ежеутренняя и ежевечерняя чистка зубов, у руководителя должны стать определенные постоянные действия, которые он производит в начале и в конце рабочего дня.

Так, утром нужно просмотреть письма и документы, подготовить рабочее место к новому дню, чтобы не приходилось искать необходимые бумаги в самый неподходящий момент.

А вечером можно подвести краткий итог тому, что сделано, и наметить план на следующий день.

Таким образом, руководитель научится распределять свое время гораздо эффективнее и будет больше успевать.

компании "Персональный агент"

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Для того, чтобы руководитель мог планировать свою работу ниже описаны регулярные действия, которые ему необходимо включить в свое стандартное расписание.

Утренняя инспекция — проверить как выглядит деятельность, присутствие на рабочих местах, положение дел, настроение.
Составление плана на день (в плане нужно учесть все имеющиеся проекты, проверить календарь работы, просмотреть список дел, просмотреть копии распоряжений на исполнении, планы на неделю и на месяц) и согласовать задачи на день между собой и установить для каждой время исполнения.
Координация подчиненных. Во время координации проверка выполненных задач прошедшего дня, согласование планов на день (3 основных вопроса: что вчера было запланировано, что было выполнено, какие задачи будут выполнены сегодня). Помогает сформулировать и прояснить задачи, правильно расставить приоритеты. Если нужно — коррекция собственного плана.
Координация у руководителя. Доклад о выполнении задач прошлого дня, ход выполнения плана на неделю. Коррекция своего плана если необходимо.
Утренняя работа с коммуникацией (послания, почта, запросы, доклады об исполнении).
Выполнение задач плана на день. Это занимает большую часть рабочего дня.
Промежуточный (в течение дня) контроль выполнения задач подчиненными и при необходимости — корректировка планов.
Инспекция подчиненных (степень загруженности, рабочая обстановка, выполнение задач). Ежедневно руководитель тратит 1,5-2 часа на проведение инспекций и наблюдение за работой своих сотрудников.
Вечерняя работа с коммуникацией (послания, почта, запросы, доклады об исполнении).
Проверка статистик подчиненных за день, заполнение бланков собственных ежедневных статистик (в зависимости от уровня руководителя).
Вечерний анализ результатов рабочего дня, составление предварительного списка задач на следующий день, список будет использован для планирования на следующий день.

Еженедельно, в первый день отчетной недели(например, в нашей компании первый день отчетной недели — среда):

9.30 Передать свои главные статистики руководителю. Заполнить графики статистик и стандартные отчеты.

10:30 Провести координацию с подчиненными. Проверить и согласовать планы на неделю, положение дел (в том числе решенные проблемы, победы, новшества, успешные действия, рекомендации для поощрения сотрудников), уточнить общий план на следующую неделю.

11:30 Принять участие в координации у руководителя. Отчитаться о результатах работы, согласовать и при необходимости откорректировать план на неделю.

14:00 Принять участие в общем собрании персонала, сделать доклад о положении дел в подразделении, выполнение задач и планы на следующую неделю. Если в компании принято планирование на месяц, имеет смысл составить расписание действий, которые нужно будет выполнять в последний рабочий день месяца.

(из брошюры "Обязанности руководителя", автор - Александр Высоцкий)

Шутки о взаимоотношениях начальства с рабочим временем можно вспоминать до вечера. Только когда ваш руководитель в очередной раз задерживается на полтора часа, а в переговорной уже сорок минут томятся важные гости и мобильный шефа недоступен, это совсем не кажется смешным.

Или когда начальник в очередной раз работает пятничным вечером до утра субботы и, конечно, никак не может при этом без вас обойтись, вам тоже сложно найти в этой ситуации повод для радости.

Так кто же виноват? Нет, не коварный губернатор, который самым подлым образом вызвал вашего шефа на ковер в понедельник в восемь утра. Хотя… он тоже. И его секретарь. И те, кто над ним. И еще погода, которая вдруг перестала быть летной, заставив его на бегу менять планы.

В общем, виноваты все те, кто не умеет управлять своим временем, и те помощники, которые не выполняют свою главную функцию – помогать руководителю организовывать его время.

Конечно, мы не можем повлиять на губернатора, его помощника, погоду и курсы валют. Но мы можем организовать (или хотя бы постараться) рабочее время своего руководителя (и свое тоже) таким образом, чтобы внезапные изменения в графике не принимали масштаб катастрофы.

Для этого нам понадобятся:

руководитель – 1 шт.;
секретарь/помощник – 1 шт.;
данная статья – 1 шт.;
достижения высоких технологий – все возможные.

Методы планирования времени

Для начала давайте обратимся к основным методам планирования времени. Скорее всего, вы с ними уже знакомы, наша задача – систематизировать эти знания.

Составление списка заданий.
Оценка длительности выполнения заданий.
Резервирование времени (в соотношении 60:40, т.е. 40 % времени должно оставаться свободным).
Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
Контроль (учет несделанного).

Третий способ организации времени известен как матрица Эйзенхауэра.

Согласно данной матрице все дела можно разделить на четыре категории:

А – срочные и важные;

B – важные, но не срочные;

C – не важные, но срочные;

D – не важные и не срочные.

Распределив рабочие задачи согласно этой матрице, можно расписать очередность выполнения дел.

Ну и что делать со всеми этими методами? В идеале, конечно, их бы применять в работе вашему руководителю. Однако именно нам предстоит сейчас рассматривать их, комбинировать и делать выводы. Итак, начнем.

Зачем нужны 40 % резервного времени? Для чего угодно: непредвиденных вызовов к губернатору, форс-мажора на производстве, текущей работы, дорожных пробок, перекура, обязательных перерывов на отдых (об этом речь пойдет дальше), да и просто плохого самочувствия руководителя (надо же ему иметь хотя бы теоретическую возможность уйти с работы, если вместе с курсом валют поднимутся температура и давление).

Именно поэтому основной ошибкой при планировании времени является поминутный план: одно небольшое опоздание грозит тем, что придется перекраивать расписание всего дня, а за ним – целой недели.

С важными и срочными делами (А) все понятно. Когда руководитель просит вас соединить его с начальником цеха или когда ему звонит вышестоящее начальство – это срочно и важно. Если утром оказалось, что шефу нужно через три часа улететь в командировку – то же самое. А вот если, например, командировка через неделю, то задача переходит во вторую категорию – важных, но не срочных дел (B).

Для дел второй категории (B) нужно установить сроки исполнения. Если ваш руководитель едет в командировку 15-го числа, значит, 14-е – крайний срок, когда должны быть готовы все его документы.

Проблема первая: шеф не посвящает вас в свои планы

И все было бы так просто, если бы нам не приходилось в своей работе иметь дело с другими людьми, и в первую очередь – со своим руководителем.

Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при планировании рабочего времени своего руководителя, – его полное нежелание посвящать вас в свои планы. Казалось бы, это противоречит самой идее наличия у руководителя помощника. Увы, я в свое время три года работала с таким начальником и знаю не понаслышке, что такие руководители действительно бывают. Зато теперь я знаю, как с ними бороться.

Как мы уже не раз писали, главная обязанность секретаря или помощника – помогать своему руководителю выполнять его рабочие обязанности, в т.ч. организовывать его время. Но все эти методы и матрицы совершенно бесполезны, если он вам ничего не говорит: он приходит на работу каждый день в разное время, уходит – тоже. Или может пропасть на полдня, выскочив из приемной без верхней одежды. Может даже уехать в отпуск на две недели, никого, включая заместителей, не предупредив. Вы никогда не знаете, где он находится в данный момент: на тренировке в спортзале или на выездной встрече? Он не пришел на работу, потому что с утра уехал на переговоры или потому что проспал?

В это время вы не только не выполняете свои должностные обязанности, но и мешаете сотрудникам выполнять их работу, а значит, необходимо предпринимать меры. Какие?

Предпринимаем меры

1. Что делать, если он вам не говорит, куда и как надолго уходит? Спрашивать. Скорее всего, его будут раздражать такие вопросы. Объясните, что они продиктованы исключительно рабочей необходимостью, а не вашим праздным любопытством. Только ни в коем случае не упрекайте его в том, что он скрывает от вас информацию. Лучше обратитесь к нему с просьбой ставить вас в известность о своих планах.

2. Начинайте исподволь планировать его расписание. В конце дня набросайте примерный план на следующий рабочий день и принесите ему на согласование. Он может вычеркнуть из него все пункты, но зато вы будете иметь представление о его планах. На данном этапе на неделю и более долгий срок лучше ничего не планировать – это бесполезно.

3. Создайте в расписании реперные точки*. Для таких точек годятся еженедельные совещания, утренние планерки, время подписания документов. Так вы будете знать, в какое время шеф точно будет в офисе, и приучите его, себя и всех сотрудников к дисциплине.

4. Обсудите возможные способы связи в случае, если руководителя не окажется в офисе: можно ли звонить на мобильный, отправлять смс, пользоваться мессенджерами? Просматривает ли он с мобильного телефона рабочую почту?

Ваша задача – не просто получать от него информацию, но и наладить контакт в целом. Пока вы этого не сделаете, никакой информации он вам предоставлять не будет. Задача эта сложная и требует больших затрат, как временных, так и психологических.

Самое главное: вы должны быть уверены в том, что у вас на все это – задавать вопросы, быть в курсе планов руководителя, составлять его расписание – есть право.

Почему руководители так себя ведут? Причины могут быть самые разные. Возможно, вы его первый помощник и он просто не привык, что свой график нужно с кем-то согласовывать. Или он всегда так себя вел, а ваши предшественники слишком его боялись или не воспринимали такую ситуацию как проблемную, вот и не пытались ничего изменить.

Описанная проблема – самая сложная из тех, с которыми вы можете столкнуться при планировании рабочего дня руководителя. Конечно, есть и другие. Но при их решении у вас будет преимущество: вам не придется бороться с ними в одиночку – руководитель будет вашим союзником.

Проблема вторая: всё слишком изменчиво

Второй по сложности является ситуация, когда в ваш рабочий график постоянно вклиниваются изменения извне. Секретари руководителей крупных предприятий (скажем, градообразующих заводов) не понаслышке знают, что это такое. Старательно выстроенный рабочий график может в любой момент претерпеть изменения, если вашего начальника срочно вызовут в городскую, областную или еще какую-нибудь администрацию; если речь идет об опасном производстве, где в любой момент может случиться ЧП, которое потребует незамедлительного присутствия руководителя. Мы уже не говорим об инвесторах, членах совета директоров, вышестоящем руководстве, головном офисе в Москве или Лондоне, откуда однажды утром может прийти срочный вызов. Предугадать все эти срочные вызовы невозможно, поскольку никакой цикличности они не имеют.

С другой стороны, если, пользуясь советом, вы резервируете руководителю свободное время, то есть шанс свести неприятные последствия от сбоя в расписании к минимуму. Кроме того, вы можете:

В помощь секретарю: приемы работы

Синхронизируйте ваше расписание. Дубликат расписания руководителя должен быть у вас обязательно. Правда, выглядеть он будет несколько иначе. Под каждым событием дня составьте список задач, которые вы должны выполнить к этому событию. Например:

11:00 Встреча с поставщиками оборудования.
Напомнить участникам о предстоящей встрече, распечатать материалы, проверить оборудование в комнате переговоров.

Не игнорируйте технический прогресс. Бывают, конечно, и в наше время руководители, предпочитающие вести расписание исключительно на бумаге. У бумажного варианта немало плюсов:

– читать с листа многим удобнее, чем с экрана;

– если человек печатает не быстро, то ему легче что-то написать рядом с записью, чем вносить изменения в электронное расписание;

– в случае отключения электричества бумажный планинг никуда не денется.

Тем не менее, если ваш начальник не слишком строгий консерватор, лучше вести еще и электронный календарь, тем более что многие программы (например, Microsoft Outlook) позволяют синхронизировать календари. Таким образом, если руководитель внесет в ваш план изменения, вы сразу их увидите. В случае если изменения внесете вы, он также об этом узнает. Кроме того, этот вариант удобен, если начальник не поручает вам составлять его календарь, а занимается этим сам. Однако то, что вы должны быть в курсе его передвижений, никто не отменял.

Лучше всего составлять расписание в пятницу на следующую неделю, а потом корректировать его каждый вечер на следующий день. Но нелишним будет также сравнить графики еще раз утром, на свежую голову. Если в расписании есть встречи с другими людьми, накануне обзвоните их или их помощников, уточните еще раз, что встреча в силе.
Если вы ведете электронный календарь, удобно будет разделить рабочее время руководителя на зоны. В красные зоны вносите все предстоящие дела, в зеленые – то самое резервное время, о котором мы говорили выше.
Всегда будьте на связи с руководителем. Даже если он в командировке, на важном совещании, на приеме у врача – договоритесь, каким образом можно с ним связаться. Так, если возникнут неожиданные изменения, вы сможете тут же дать ему знать об этом.
Будьте готовы договариваться. Чтобы составить максимально удобное расписание, нивелировать последствия от его сбоев, не подвергаться чрезмерным нагрузкам, вам придется научиться договариваться: с партнерами, желающими приехать на встречу с вашим руководителем; с коллегой, не желающей раскрывать вам планы своего начальника; с собственным шефом, объясняя ему, почему удобнее будет сделать так, как предлагаете вы, а не так, как хочет он. По сути, управление временем – задача из области не только организации, но и коммуникации. Так что развивайте соответствующие навыки.

Руководителю бизнеса любого масштаба важно грамотно распределить свое рабочее время, наполненное деловыми звонками, встречами, совещаниями, срочными и не очень задачами. Чем выше должность, тем шире круг обязанностей, в которые может входить не только управление персоналом, но и общение со значимыми клиентами, партнерами, контролирующими организациями. Разберемся, какие методики и инструменты помогают оптимизировать работу руководителя.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю

В переводе с английского тайм-менеджмент означает управление временем. Это целая методика с многочисленными рекомендациями для людей самого разного рода занятости. Задача тайм-менеджмента для руководителя – оптимизировать собственное расписание, сэкономить время на малозначительных делах в пользу более важных задач. Тайм-менеджмент помогает повысить эффективность – и самого руководителя, и всего бизнеса, которым он управляет. В основе этой науки приемы из психологии, экономики, социологии.

Как мотивация влияет на эффективность

Настроиться на выполнение сложных задач и замотивироваться вам помогут следующие методы:

Особые ритуалы. Наверняка у вас есть ритуал, которому вы следуете перед выполнением сложных задач. У кого-то это чашка кофе, у кого-то любимая музыка. Главное, чтобы это занятие воодушевляло, настраивало на рабочий лад, побуждало начать действовать и получить повод уважать самого себя.
Кнут и пряник. Замотивируйте себя и подчиненных обещанием награды за достижения цели. Это может быть банкет, денежная премия, коллективное мероприятие. Рассмотрите и негативные последствия недостаточно эффективной работы и постоянно напоминайте о них.
Разделение на части. Решиться начать сложную и объемную работу непросто. Однако задачу наверняка можно упростить – разделить на несколько пунктов и переходить от простых к сложным постепенно.

Постановка целей

Цель – желаемый результат, которого нужно достичь за определенный отрезок времени. Именно постановка целей помогает руководителю оценить затраты усилий, времени и объем дивидендов. Цели определяют приоритеты, а приоритеты формируют план действий. Целями, которых можно достичь с помощью тайм-менеджмента, руководителя могут быть:

Напишите свои цели на листе бумаги и установите напротив каждого пункта дату его реализации. Повесьте список на видное место или положите в ближний ящик, куда заглядываете каждый день. Это напоминание позволит не забыть о том, что вы обещали самому себе, и не погрязнуть в текучке ежедневных дел. По своей срочности цели могут быть:

Цели руководителя могут быть личными или глобальными, связанными с деятельностью всей компании. Многих целей удается достичь, выбрав правильную тактику мотивирования сотрудников. Финансовые премии – довольно эффективный инструмент, однако если бюджет ограничен, попробуйте предложить им самореализоваться, получить признание, новые профессиональные навыки, работая над определенным проектом.

Формируя цели, важно трезво оценивать свои возможности. Не пытаться прыгнуть выше головы, но и не мельчить. Старайтесь следовать схеме: желание – возможность – цель. Все три звена этой цепочки должны быть равноправными: желания не превышать возможности, цели достигаться путем разумного компромисса между многочисленными факторами, стоящими на пути.

Планирование

Планирование – это способ проложить путь от существующей на сегодняшний день ситуации к поставленной цели на вашем листе бумаги. В бизнесе, как правило, планирование направлено на увеличение прибыли, укрепление репутации бренда, повышение влиятельности на рынке. Планирование необходимо, чтобы достичь цели в несколько этапов и сэкономить время. Наиболее распространены в планировании два критерия:

Максимальный. На выполнение особо важных задач выделяется большая часть имеющегося времени.
Минимальный. Достичь цели необходимо как можно быстрее, в минимально сжатые сроки.

Руководителю нужно определить, какой из критериев подходит под конкретный случай, разработать план для оптимизации времени. Для долгосрочного плана с советских времен пользуется популярностью период продолжительностью 5 лет. Его удобно разделить на этапы для анализа – полгода, год, 2–3 года и т. п. Во многих современных компаниях отчетность анализируют по месяцам или кварталам. Это удобно при тактическом планировании. Минимальный критерий краткосрочного планирования – один рабочий день.

Как оптимизировать рабочий день

Золотой стандарт планирования – расстановка приоритетов. Выделите первоочередные задачи, которые не требуют отлагательств и их обязательно нужно выполнить в этот день. К таким пунктам, например, относятся запланированные встречи. Следите, чтобы череда встреч не была беспрерывной – если одна хоть немного затянется, опоздаете на все остальные. Это также может заставить вас нервничать, что негативно скажется на результатах общения с партнерами, коллегами или клиентами.

Грамотно спланировать день вам также помогут следующие советы:

Эта методика довольно эффективна и считается одной из самых популярных в тайм-менеджменте руководителя. Она подразумевает соблюдение следующей строго последовательности действий:

Определение задач.
Оценка необходимых временных затрат на их выполнение.
Выделение времени на их решение в графике.
Выявление приоритетных пунктов, делегирование ряда заданий.
Контроль над исполнением.

По аналогии с первыми буквами английского алфавита, суть этого метода сводится к четкому разделению задач на виды. Вот его основные принципы:

Составление списка задач.
Установка приоритетов и очередности выполнения.
Маркировка категории важности каждой задачи (А, В и С, соответственно).
Задачи из категории А решает руководитель с самыми высокими полномочиями (не более 15 % задач от общего списка).
Задачи из категории В распределяются между доверенными сотрудниками с высокими полномочиями (20 % от общего списка).
Задачи из категории С обязательно делегируются сотрудникам ввиду своего наименьшего значения.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод помогает разделить задачи по степени важности и определить, кто их будет решать. Задачи сортируют следующим образом:

Самые важные и не требующие промедления – решает непосредственно руководитель.
Неважные, но срочные задачи – делегируются персоналу.
Важные, но несрочные – руководитель решает сам, но позже.
Неважные и несрочные – распределяются между сотрудниками или откладываются на потом.

Мы рассказали вам лишь об основах тайм-менеджмента для руководителя, но даже эти правила способны значительно повысить эффективность – и вашу, и вашего бизнеса. Следуя этим рекомендациям, вы сможете продуктивнее использовать свое время добиться результатов за меньший срок. Удачи!

Читайте также: