Сущность организации как системы кратко

Обновлено: 29.06.2024

Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство. Среди се основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система имеет входное воздействие, структуру обработки входного воздействия, конечные результаты и обратную связь.

Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые, и т. д. в зависимости от оснований классификации систем.

Организация в менеджменте - это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

целями;
функциями;
процессом управления;
квалификацией менеджеров;
распределением полномочий для достижения определенных целей.

В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

вход основной системы;
выход основной системы;
канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);
блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

В настоящее время в составе организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

структура управления;
техника управления;
функции управления;
методология управления.

Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т. е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность.

Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;
компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планирования, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Сущность управления можно проследить через эволюцию представления об организации как основного объекта управления. Выделяют пять перечисленных ниже этапов.

Общая теория систем является научной дисциплиной, разрабатывающей методологию исследования систем. Данные принципы имеют междисциплинарный характер, так как системы разных видов изучаются и другими науками: экономикой, биологией, техникой и т.д. Общая теория систем связана непосредственно с теорией познания и прочими разделами философии, с математической логикой и изучает общие объекты для любых систем: вход, процесс, цель, выход, обратная связь, функционирование, развитие, рост, взаимодействие и пр. Она оперирует системным подходом, активно использующимся во многих остальных науках.

В самом общем виде системный подход - это признание того факта, что объект исследования - система. Отметим, что не существует единого общепризнанного определения системы. Поэтому, будем использовать такое определение: система - это множество взаимосвязанных динамически элементов, каждый из которых свойством, присущим целому (системе) не обладает.

Элементом системы является неделимая в рамках этой системы, обособленная часть ее со своими особенными чертами, назначением и свойствами. Элементы могут считаться взаимосвязанными, если они накладывают взаимное ограничение на поведение друг друга. Каждая из обособленных частей системы формирует ее подсистему. Все, что в систему не входит, для нее является внешней средой.

Система - это развивающийся объект. Система возникает, развивается в пространстве и времени, мыслительном процессе, разрушается и прекращает свое существование.

Означает это, что одновременно появляются и исчезают некоторые связи и элементы, происходит преобразование их. Любое изменение системы может быть рассмотрено как ее переход в новое состояние.

Отправная точка системного подхода - это процесс выделения системы из внешней среды, который сильно затруднен зачастую в связи с относительностью характера выделения системы из окружающей среды. Каждое выделение системы из внешней среды и подсистем в системе не является единственным и зависит от целей исследования и от разнообразия свойств и взаимосвязей элементов. Помимо этого, можно всегда выделить более общую систему, в которую данная включена как подсистема, и можно всегда выделить из данной подсистемы ограниченную часть ее, которая также является системой.

В соответствии с приведенным определением системой могут стать объекты различной материальной и нематериальной природы, которые обладают определенной взаимосвязанностью элементов. Все организации - это системы. По причине того, что в общем смысле люди представляют собой компоненты организации, вместе с техникой, используемой при выполнении работы, они называются социотехническими системами.

Свойства организации как системы

Как система организация имеет определенные свойства: целостность, эмерджентность, гомеостазис, структурированность.

Целостность системы определяет единство элементов, которое позволяет систему выделить из внешней среды по ее системному свойству. Создание целого реализуется посредством интеграции, или объединения частей в единое целое, каждый элемент которого занимает строго отведенное место. Для организации свойство целого - это ее цель, ради которой объединяются индивиды. Это является результатом, который каждый элемент не может получить в отдельности, а лишь в рамках кооперации, в рамках обмена своими способностями и ресурсами.

Целостность неразрывно связана с эмерджентностью, подразумевающей наличие у системы качественно новых свойств, которые у составных ее частей отсутствуют. Это значит, что свойства целого - это не просто сумма свойств элементов, его составляющих, хотя и от них зависят. Объединенные в целое элементы могут потерять свойства, характерные для них вне системы, или же приобрести новые. Например, коллектив сотрудников, состоящих из различного профиля специалистов, способен производить более сложную продукцию, разрабатывать и реализовывать стратегию развития организации.

Гомеостазис представляет собой такое свойство устойчивости, из – за которого система стремится всегда к восстановлению нарушенного равновесия, компенсируя при этом изменения, которые возникают под влиянием внешней среды. Понятие гомеостазиса пришло в менеджмент из биологии, в которой данный термин определен, как способность живого организма поддерживать внутренние характеристики в физиологически узких и определенных границах. Например, в организациях формой проявления гомеостазиса может являться неприятие неформальной группой подразделения какого–либо нового сотрудника.

Структурированность означает возможность выделения системных элементов и распределения ролей между ними. При оптимально распределенных ролях (кооперации и специализации) достигается наибольшая эффективность системы.

Система управления организацией

Терминология системного подхода определяет управление, как воздействие управляющей подсистемы на управляемую, направленное на сохранение ключевых качеств системы (то есть совокупности свойств, потеря которых приведет к разрушению системы) в условиях изменения внешней среды, или же на выполнение определенной программы действий управляемой подсистемой, или на достижение заданной цели.

Управляющая подсистема – это подсистема, воздействие которой обусловливает и определяет поведение другой подсистемы. При этом подчиненная подсистема является управляемой. В случае, если управляющая подсистема - человеко-машинная, ее называют субъектом управления, а управляемую - объектом управления.

Системы управления, которые ориентированы на достижение определенной цели, называются целенаправленными, а все остальные - нецеленаправленными. Отметим, что целенаправленные системы управления подразумевают наличие в них субъекта, или участия человека в управлении.

Связь между управлением и организацией заключается в том, что система управления - это часть организации, а организация как процесс представляет собой часть управления.

Итак, в соответствии с теорией систем менеджер должен всегда рассматривать организацию как открытую систему, состоящую из множества взаимозависимых подсистем и направленной на достижение различных целей во взаимодействии с постоянно меняющейся внешней средой (рис. 1).

Рис. 1. Процесс управления с точки зрения открытой системы

Организация – открытая система

Исследователями выделяются два основных типа систем управления: закрытые и открытые.

Закрытая система представляет собой систему, изолированную от внешней среды, элементы которой взаимодействуют лишь друг с другом, не имея с внешней средой никаких контактов.

Готовые работы на аналогичную тему

Открытая система представляет собой систему, которая с окружающей ее средой взаимодействует в каком-либо определенном аспекте: энергетическом, информационном, вещественном и др.

Все организации - это открытые системы, выживание которых зависит от окружающего мира. Организация с внешней средой обменивается через проницаемые границы информацией, энергией или материалами. Открытая система не может являться самообеспечивающейся, поскольку зависит от информации, энергии и материалов, поступающих в нее извне. Помимо этого, открытая система способна приспосабливаться к постоянным изменениям во внешней среде и делает это с целью продолжения своего функционирования.

Как сложная система организация включает в себя ряд крупных составных частей, которые называются подсистемами. В свою очередь подсистемы могут состоять из более мелких подсистем. Так как все они являются взаимозависимыми, неправильное функционирование даже самой мелкой подсистемы может в целом повлиять на всю систему. Исходя из этого, работа каждого сотрудника или отдела в организации для успеха всей организации очень важна.

Тема 2. Понятие и сущность организации. Организация как система. Внутренняя и внешняя среда организации.

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, — экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.

Черты и свойства организаций

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация определенное соотношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Отметим, что организации заранее проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет априори установленную цель и совершенствует методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций, таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур.

Следует различать теорию организации и организационное поведение. Макроуровень (организация в целом и ее основные части) является объектом анализа в теории организации, которая изучает условия и предпосылки поведения организации, ее общую эффективность, возможности для адаптации и достижения целей. Эта дисциплина имеет как описательный, так и нормативный аспекты. Она описывает фактическую структуру организации и предлагает варианты ее оптимальной структуры, обеспечивающей эффективное функционирование. Организационное поведение как научная дисциплина имеет объектом анализа микроуровень - поведение индивидуумов и групп. Поведение индивидуумов обычно изучается с позиций восприятия ценностей, профессионального образования, мотивации и личных особенностей. При рассмотрении поведения групп внимание уделяется ролям, статусу, руководству, общению и конфликтам. В круг изучения входит производительность труда работников, текучесть кадров, удовлетворенность работой.

Необходимо подчеркнуть, что теория организации и организационное поведение — смежные дисциплины, имеют много точек соприкосновения, дополняют друг друга при изучении проблем поведения организаций. Исследуя конфликты, организационное поведение сосредоточивается на межличностных и внутригрупповых столкновениях, которые происходят из-за разнообразия личностных особенностей и недостаточной коммуникации. Конфликт же, когда он изучается теорией организации, связан преимущественно с проблемами внутренней координации. В одном случае конфликт рассматривается как проблема, возникающая между людьми. В другом - как столкновение в результате имеющихся недостатков в построении организации. Теория организации и организационное поведение охватывают различные уровни и аспекты анализа организационного процесса.

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия — понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;

2) создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

3) помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

Примерная характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает:

· предлагаемые продукты или услуги;

· место и роль в системе рыночных отношений;

· цели организации (выживание, рост, доходность);

· технологию (процессы, инновации);

· философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

· внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конкурентоспособности, факторы выживания);

· внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).

Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей — выживания, роста, доходности (табл. 2.1). Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т. д.

Читайте также: