Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе какой
Обновлено: 02.07.2024
1. Крымский федеральный университет Институт экономики и управления Кафедра менеджмента
Тайм-менеджмент 2017
Лекция 2
Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени
Вопросы темы:
1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.
2. Определение понятия, суть и задачи хронометража.
3. Техника полного хронометража.
4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты.
Все у нас … чужое, одно лишь время – наша собственность.
Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение
природа, но и его кто хочет, тот и отнимет.
Сенека
Лектор Пушкарёва Е.В.
Говоря о важности организации времени в Теме 1, мы отмечали, что одной из главных характеристик
времени как ресурса является его невосполнимость. Именно поэтому время часто называют редким
ресурсом: время есть у каждого человека, но далеко не каждый умеет им управлять и грамотно
распоряжаться. Кто или что ворует наше время? Древние греки называли поглотителей
времени хронофагами. ! Поглотители времени (хронофаги) – неэффективно организованные
процессы, ведущие к потерям времени.
Вот примерный список поглотителей времени. Прочитайте его внимательно, здесь может отыскаться
и та причина, по которой вам иногда не хватает времени.
Поглотители времени:
1.
Нечеткая постановка цели.
2.
Отсутствие приоритетов в делах.
3.
Попытки слишком много сделать за один раз.
4.
Отсутствие представления о предстоящих задачах.
5.
Неправильное планирование дня.
6.
Заваленный письменный стол.
7.
Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы.
8.
Дорога.
9.
Недостаток мотивации.
10. Телефонные звонки, отрывающие от дела.
Часть этих хронофагов обусловлена внешними обстоятельствами, с которыми трудно что-либо сделать (например,
пробки на дорогах, внезапное отключение электричества и т.д.).
Вторая часть поглотителей времени часто связана с действиями других людей (например, нечетко поставленная
руководителем задача, внезапные посетители, незапланированные звонки и др.) или с организацией процессов
деятельности (долгие совещания, непродуктивные собрания и т.д.).
К сожалению, достаточно часто ворами времени являемся мы сами. Теряя минуты, часы, дни, мы обкрадываем
сами себя, свою жизнь, хотя не всегда это осознаем и замечаем.
! Таким образом, исходя из возможностей контроля над поглотителями времени, можно определить следующие
группы хронофагов.
Шаг 1.
Возьмите небольшой блокнот или записную книжку, которые вы будете использовать для ведения записей по учету
расходов времени в течение дня (листочки и стикеры лучше не использовать, так как они имеют тенденцию теряться).
Лучше, если это будет блокнот карманного формата, его удобно всегда носить с собой. Записывайте все дела
длительностью от 10 до 15 минут. Каждый раз при смене видов деятельности останавливайтесь на 1–2 минуты и
записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно
относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня.
Самый простой способ – способ фиксирования начала и окончания любого дела. С него стоит начинать, когда еще
не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня (Пример 1).
Однако, из данной формы не вполне понятно, относится ли время, затраченное на то или иное дело, к
поглотителям или оно было использовано эффективно. Поэтому предпочтительней использовать форму для
записи данных, состоящую из четырех столбцов (Пример 2).
Шаг 3.
На основании данных, полученных в процессе ведения хронометража, строим график
динамики изменений показателей. График дает возможность наглядно увидеть
происходящие изменения (или их отсутствие) и в случае необходимости внести
коррективы в тактику борьбы с хронофагами (попробовать другие способы и приемы).
Вопрос 4. Анализ личной эффективности на основе данных
хронокарты.
Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив данные
хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить
представление о личной эффективности в области управления временем
для выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ
лучше всего проводить вечером, имея все данные за день.
Отметьте в хронокарте выполненные дела и задачи, разделив их на
группы:
Поглотители времени (неэффективно использованное время).
Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи
(эффективно использованное время).
Необходимые затраты времени (сон, еда и т.д.) на обеспечение
собственной жизнедеятельности.
Образец:
Мой рабочий хронофаг
Причины потери времени
Меры по устранению
Заполняла счета за
Егорову.
Она плохо в этом
разбирается, легче сделать
самой, хотя это не моя
функциональная
обязанность. Из-за этого я не
успеваю дописать свой отчет
уже второй день.
Боюсь делегировать задачи,
стараюсь контролировать
все, хотя это невозможно.
Привыкла брать все на себя.
Учиться делегировать
(изучить вопросы
делегирования в таймменеджменте).
Инвестировать время и
объяснить один раз, как надо
делать, с условием, что за
последующие ошибки
отвечать будете уже не вы.
И, наверное, надо перестать
принимать от подчиненных
работу с недоделками, так
как на их устранение уходит
ваше время.
Задание №2. Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени,
подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь.
Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.
Время начала и
окончания
Длительность
7.45–9.00
1.15
Дорога.
9.10–10.26
1.16
Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения
решений совещаний.
10.30–10.45
15
Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался
на сложности кадровых назначений. Посочувствовала.
10.45–11.10
25
Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу
про Outlook.
11.10–11.15
5
Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову.
11.15–11.45
30
Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы.
11.45–11.50
5
Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству.
11.50–12.15
25
Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой).
12.15–12.35
20
. что делала.
12.35–13.00
25
ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ.
13.00–13.30
30
Запрос Журавлевой о налогах.
13.30–14-00
30
Корректировка письма по налоговым последствиям.
14.00–14.28
28
ОБЕД.
Вид работы
Задание № 3.
Определите, какие из приведенных задач являются хронофагами, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку).
Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.
Время
12.00–14.40
11.00–11.20
13.00–13.27
12.00–14.40
8.30–10.05
Задача
Совещание, обсуждали
вопрос опозданий
сотрудников.
Выгуливал собаку.
Дозванивался до
организаторов выставки,
узнавал способы и условия
оплаты выставочного места.
Лучше меня никто не сделает
(но это задача руководителя
отдела PR и рекламы, в штате
есть офис-менеджер и 6
человек подчиненных).
Совещание, решали вопрос
опозданий сотрудников,
выработали меры по
устранению явления.
Дорога до работы.
является
Хронофагом
не является
потому что …
С помощью материалов из списка литературы
самостоятельно изучите следующие вопросы темы:
1. Способы минимизации неэффективных расходов
времени.
2. Техника сокращенного хронометража.
3. Типичные затруднения ведения хронометража и
способы их преодоления.
Система жестока: она заставляет вести правдивый учет. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время.
Система… щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.
Вероятно, для многих будет достаточно вести такую хронокарту несколько недель, так как в течение этого времени уже можно будет достигнуть большого успеха в смысле самого контроля над временем и правильного распределения времени.
Быть может, время от времени придется снова прибегать к хронокартам, чтобы не давать налаженной работе разлаживаться. Установление же хронокарты в качестве постоянной меры я считаю излишним.
Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:
• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;
• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;
• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.
1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?
2. Что такое хронометраж?
3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?
4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?
7. Какие классификации расходов времени вы знаете?
8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.
9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?
10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?
Практические задания
Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.
Выполните задание.
1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.
2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?
3. Запишите все шаги в третью колонку.
4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?
Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.
Анализ поглотителей времени студента
Выполните задания.
4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.
5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
1. выявите свои поглотители;
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.
Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.
Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.
Глава 3
Планирование
Есть нечто более сильное, чем все на свете войска: это идея, время которой пришло.
3.1. Определение понятия. Задачи
Но даже в этом девятом вале забот есть возможность действовать эффективно, находить резервы времени и на неотложные дела, и на долгосрочные перспективные проекты, и на отдых благодаря последовательному планированию своего времени.
Таблица 3.1. Пример классического планирования
Тем не менее нужно и укладываться в сроки, и выполнять свои функциональные обязанности, и уделять внимание долгосрочным проектам. Решить эту задачу помогает гибкое планирование. Существует много различных его видов, позволяющих выбрать оптимальный вариант исходя из личностных особенностей человека, соответствующих специфике его деятельности.
Важно помнить, что основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главной остается ориентация на результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов, окупаются, а эффективность применения этого метода остается высокой.
3.2. Контекстное планирование
Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.
• Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.
• Встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому.
• Буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции.
Возможно даже, что существуют два времени: то, за которым следим, и то, которое нас преобразует.
Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).
Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.
Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.
Таблица 3.2. Карточка контекста
Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.
Контекстное планирование – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное.
Наладить систему контекстного планирования достаточно просто. Для этого следует придерживаться следующей техники, состоящей из трех основных шагов.
Шаг 1. Выделить типовые личные контексты (как правило, их бывает достаточно от пяти до девяти), наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности.
Шаг 2. Составить список задач под каждый контекст.
Шаг 3. При приближении контекста просмотреть список соответствующих ему задач.
Данное произведение размещено по согласованию с ООО "ЛитРес" (20% исходного текста). Если размещение книги нарушает чьи-либо права, то сообщите об этом.
Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:
• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;
• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;
• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.
Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее[29].
Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив данные хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить представление о личной эффективности в области управления временем для выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ лучше всего проводить вечером, имея все данные за день.
Отметьте в хронокарте выполненные дела и задачи, разделив их на группы:
· Поглотители времени (неэффективно использованное время).
· Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи (эффективно использованное время).
· Необходимые затраты времени (сон, еда и т.д.) на обеспечение собственной жизнедеятельности.
Подсчитайте количество времени в день, израсходованного на значимые, долгосрочные, ключевые цели и задачи. Определите процентное соотношение полезно использованного времени на ключевые и значимые для достижения целей задачи к общему использованному времени (время сна и еды не учитываем).
Сравните полученные расходы времени на ключевые цели и задачи с количеством времени, растраченным на хронофагов. Сделайте вывод, на что уходит ваша жизнь.
Сравните полученные данные расходов времени в течение дня (дней) с целями из вашей стратегической картонки и ценностями из мемуарника (см. задание №2 предыдущей темы). Сделайте вывод о соответствии вашей тактики и оперативной деятельности вашим стратегическим планам.
Наметьте шаги по оптимизации расходов времени и сокращению его непродуктивных расходов. Лучше всего план действий составлять не в целом, а по конкретным показателям (каким образом можно увеличить время, например, на подготовку новой презентации или на обслуживание клиентов; а какие меры необходимо предпринять, чтобы сократить расходы времени на внезапные прерывания или отвлечение во время работы с базой данных).
! Хронометраж, как основа управления личным временем:
· Позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий.
· Вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни.
· Вырабатывает эффективность мышления, что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств.
· Способствует выработке независимости в суждениях, позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, заложенный в них.
Методические указания по изучению темы.
Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.
Вопросы для самопроверки:
3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете? Кратко охарактеризуйте каждый из них.
4. Какие основные виды поглотителей времени по степени их контролируемости вы знаете? Назовите их, дайте краткую характеристику каждого вида.
5. Какие основные виды поглотителей времени по способу расхищения времени вы знаете? Назовите их, дайте краткую характеристику каждого вида.
6. Какие основные способы борьбы с хронофагами вы можете назвать? Приведите пример применения каждого способа.
8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.
Литература по теме.
Основная литература:
1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.
Дополнительная литература:
Практические задания.
Задание №1.
Техники борьбы с поглотителями времени.
Вспомните свой типовой рабочий день.
1. Запишите все дела, задачи, действия этого дня, которые можете отнести к разряду поглотителей времени, в левую колонку таблицы (минимум три). При необходимости поясните, почему это дело, действие, задачу вы рассматриваете как потерю времени?
2. В колонку рядом запишите причины возникновения данной потери времени.
3. В правой колонке запишите, какие способы борьбы с данным хронофагом вы уже применяете или планируете применить, какие меры, на ваш взгляд, наиболее подойдут для успешной борьбы с данным поглотителем времени?
Обратите внимание, что используемое время можно разделить на три категории:
1. Использовано эффективно (есть результат).
3. Использовано неэффективно (хронофаги). Вот здесь допустимы различные варианты оптимизации: от сокращения расходов времени до полного исключения из орбиты наших дел.
Образец:
| Мой рабочий хронофаг | Причины потери времени | Меры по устранению |
| Заполняла счета за Егорову. Она плохо в этом разбирается, легче сделать самой, хотя это не моя функциональная обязанность. Из-за этого я не успеваю дописать свой отчет уже второй день. | Боюсь делегировать задачи, стараюсь контролировать все, хотя это невозможно. Привыкла брать все на себя. | Учиться делегировать (изучить вопросы делегирования в тайм-менеджменте). Инвестировать время и объяснить один раз, как надо делать, с условием, что за последующие ошибки отвечать будете уже не вы. И, наверное, надо перестать принимать от подчиненных работу с недоделками, так как на их устранение уходит ваше время. |
Задание №2.
Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени, подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь. Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.
| Время начала и окончания | Длительность | Вид работы |
| 7.45–9.00 | 1.15 | Дорога. |
| 9.10–10.26 | 1.16 | Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний. |
| 10.30–10.45 | Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала. | |
| 10.45–11.10 | Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook. | |
| 11.10–11.15 | Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову. | |
| 11.15–11.45 | Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы. | |
| 11.45–11.50 | Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству. | |
| 11.50–12.15 | Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой). | |
| 12.15–12.35 | . что делала. | |
| 12.35–13.00 | ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ. | |
| 13.00–13.30 | Запрос Журавлевой о налогах. | |
| 13.30–14-00 | Корректировка письма по налоговым последствиям. | |
| 14.00–14.28 | ОБЕД. |
Задание №3.
Переформулируйте приведенные ниже цели в показатели хронометража:
· Меньше задерживаться после работы для доделки невыполненного.
· Найти время на освоение программы Mind Management.
· Начать писать курсовую работу.
· Добавить время на мониторинг задач.
· Найти время на подготовку расчетов по новому проекту.
Задание №4.
Скопируйте задание в документ Word. Определите, какие из приведенных задач являются хронофагами, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку). Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.
| Время | Задача | Хронофагом |
| является | не является | потому что … |
| 12.00–14.40 | Совещание, обсуждали вопрос опозданий сотрудников. | |
| 11.00–11.20 | Выгуливал собаку. | |
| 13.00–13.27 | Дозванивался до организаторов выставки, узнавал способы и условия оплаты выставочного места. Лучше меня никто не сделает (но это задача руководителя отдела PR и рекламы, в штате есть офис-менеджер и 6 человек подчиненных). | |
| 12.00–14.40 | Совещание, решали вопрос опозданий сотрудников, выработали меры по устранению явления. | |
| 8.30–10.05 | Дорога до работы. |
!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:
1. Способы минимизации неэффективных расходов времени.
2. Техника сокращенного хронометража.
3. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления.
Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня
Вопросы темы:
1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.
2. Два типа задач.
4. Основные типы контекстов.
6. Техника контекстного планирования.
7. Инструменты контекстного планирования.
8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.
9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.
Успешно изучив тему, вы будете:
знать:
· инструменты планирования и особенности их применения;
· особенности и преимущества контекстного планирования;
· различные подходы к планированию времени и их особенности;
· различия между линейным и нелинейным временем;
· группы контекстов и их использование для планирования;
уметь:
· составлять план на день;
· определять различные типы контекстов;
· применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании;
· использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности;
· планировать дела и задачи с учетом трех типов задач.
Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:
· хронос и кайрос;
· правило бюджетирования времени.
Полученные знания будут вам полезны:
· при планировании дел и задач различного типа;
· при планировании своего дня и анализе ситуаций;
· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.
Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем.
Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все.
ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между.
Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право.
Читайте также: