Можно ли вести кассовые операции автоматизировано кратко

Обновлено: 05.07.2024

Кассовая дисциплина компании — это особый порядок действий и свод процедур по получению и выдаче денежных средств, а также по ведению отчетности и соблюдению лимитов всех приходно-расходных операций. Вопрос дисциплины очень важен, так как при несоблюдении правил в 2019 году можно получить штраф в размере 50 000 рублей. Чтобы не попасть в число нарушителей, организация обязана отслеживать предельную сумму расчетов наличными, знать, для каких операций действует лимит и когда его нельзя превышать.

Обычно в организации ответственным за кассовую дисциплину и ведение соответствующей отчетности назначается кассир. Однако за соблюдение дисциплины может отвечать и другой человек — например, бухгалтер с функциями кассира. Если вы только собираетесь открыть бизнес или не в курсе последних нововведений кассовой дисциплины 2019 года, то мы настоятельно рекомендуем обратиться за консультацией к специалисту, чтобы избежать возможных штрафных санкций.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году

Компании могут работать как с наличными, так и с безналичными расчетами. Везде есть свои особенности, однако наличность нуждается в более тщательном контроле со стороны организации. Так, основополагающим правилом кассовой дисциплины является то, что деньги должны храниться в отдельном помещении в сейфе за безопасными металлическими дверями. Доступ к этому помещению, как правило, имеют только директор компании, главный бухгалтер, а также ответственный за кассу человек.

Все операции, связанные с наличностью, необходимо отражать в бухгалтерском учете, а также вести необходимую документацию. Так, при поступлении денег в кассу их нужно оприходовать. Для этого создается такой документ, как приходный кассовый ордер. При расходовании денежных средств создается расходный кассовый ордер. Также необходимо вести кассовую книгу. Это журнал, в котором отражены все приходы и расходы наличных денежных средств. Кассовую книгу можно вести в письменном виде, а можно в электронном.

Юридические лица обязаны вести данную отчетность, а вот индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности, согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако, если штат фирмы и объемы наличности довольно большие, то этими формальными правилами пренебрегать крайне не рекомендуется. Важным моментом, который касается кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей, является то, что они обязаны использовать онлайн кассы или контрольно-кассовые машины. Если наличные от покупателей принимаются без этой техники, то и чеки вряд ли исправно выдаются.

Главные правила кассовой дисциплины

Опытный специалист наверняка профессионально владеет всей информацией по поводу кассы, отраженной в законодательстве. Мы собрали все важные моменты и систематизировали главные правила кассовой дисциплины.

Соблюдение условий хранения наличности. Наличные денежные средства должны быть хорошо защищены, а поэтому для хранения необходимо отдельное помещение с металлической дверью и сейф.
Ведение необходимой отчетности. Всем организациям следует вести необходимую отчетность: приходный кассовый ордер по форме КО-1, расходный кассовый ордер по форме КО-2, а также книгу учета наличных денежных средств или, другими словами, кассовую книгу. Все документы оформляет кассир, но подписывает их и несет ответственность главбух.
Инвентаризация и ревизия кассы. Необходимо проводить кассовую ревизию. Существуют плановые и внеплановые проверки кассы. Обязательно проводить инвентаризацию кассы нужно в случаях смены ответственного лица, выявления фактов хищения, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также в случае форс-мажоров. Инвентаризация кассы — это способ своевременного выявления ошибок отчетности, недостач и излишков наличности.
Своевременная инкассация. Это положение кассовой дисциплины касается соблюдения лимитов наличных денег в кассе. Если организация по итогам операционного дня имеет в кассе наличность сверх согласованного с банком лимита, то ее в обязательном порядке необходимо инкассировать. Накапливать сверхлимитные денежные средства разрешается только в день выдачи заработной платы работникам, а также в праздничные и выходные дни.
Соблюдение лимитов выдачи и хранения наличных денежных средств. Законом предполагается, что хранить денежные средства и выдавать наличность из кассы возможно только в рамках определенных кассовых лимитов. За расчеты наличностью установлен лимит в 100 тысяч рублей в рамках действия по одному договору. Помимо лимита расчетов, также существует лимит хранения. За нарушение этого правила можно получить штраф для юридического лица в размере от 40 до 50 тысяч рублей, а для ИП и должностных лиц фирмы — от 4 до 5 тысяч рублей.
Правильная приемка и выдача денежных средств. Важно учитывать, что документация должна быть оформлена в классике жанра: кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или руководителем фирмы, кассиром, иметь печать организации и штамп. При приеме денег и создании приходного ордера кассир обязательно должен обращать на это внимание. Приходные и расходные кассовые ордеры необходимо хранить в течение 5 лет.

Мы перечислили основные правила кассовой дисциплины. Но что же касается нововведений 2019 года? Во-первых, теперь Центробанком разрешено оформлять приходные и расходные кассовые ордеры в электронном виде при наличии электронной подписи документов главбухом и кассиром. Во-вторых, при наличии приказа директора или ИП можно выдавать деньги работнику, который не сдал документы по предыдущему авансу.

В большинстве случаев за кассу отвечает кассир под контролем главного бухгалтера. Но компания может назначить ответственным другого сотрудника. Например, обязанности кассира может исполнять главбух или даже директор, если численность организации не слишком большая и нет штатного кассира. Однако такой порядок ведения кассовых операций должен быть отражен в соответствующих положениях и учетной политике организации.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

За соблюдением кассовой дисциплины тщательно следит налоговая инспекция. Если в ходе проверки будут выявлены нарушения, то организацию могут оштрафовать на сумму от 40 до 50 тысяч рублей, а ИП или подотчетное лицо фирмы — на сумму от 4 до 5 тысяч рублей. Все нарушения дисциплины и ответственность можно свести в один список:

Расчеты свыше лимита по одному договору.
Хранение в кассе сверхлимитной выручки.
Нецелевое расходование наличности.
Неоприходование наличности или несвоевременность создания кассовых ордеров.
Неправильная организация хранения наличности.

Если чек контрольно-кассовой машины не был выдан покупателю, то штраф составит 10 тысяч рублей для юридических лиц и 2 тысячи для должностных лиц. Если не используется в работе онлайн-касса или контрольно-кассовая машина, то штраф составит от 75 до 100% полученной суммы, но не менее 30 000 руб. — для организаций; от 25 до 50% полученной суммы, но не менее 10 000 руб. — для должностных лиц.

Компания сама принимает решение по сохранности наличных денег в кассе, по хранению наличности, а также по внутренним проверкам. В целом, порядок дисциплины устанавливается Центробанком РФ. На текущий момент он отражен в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Главным контролирующим органом кассовой дисциплины внутри фирмы признается главный бухгалтер.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Общие положения и нюансы

Порядок ведения кассовых операций определен один и тот же вне зависимости от вида деятельности и правовой формы хозяйствующего субъекта. Он содержится в указании №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ.

Для некоторых участников рынка определен упрощенный порядок учета кассы. Это:

фирмы малого бизнеса и микро-бизнеса;
ИП.

И те и другие освобождены от обязанности расчета кассового лимита, а предприниматели могут вообще не вести кассовый учет, т.е. не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу. Тем не менее специалисты советуют предпринимателям вести кассовый учет, поскольку на практике эти данные часто используются (например, при оформлении банковского кредита, в случае спорных ситуацией, связанных с выдачей наличных). При этом ИП должны вести учет доходов (расходов), физических показателей для целей НУ (письмо ФНС №ЕД-4-2/13338 от 9/07/14 г.).

Учет наличности состоит из:

учета прихода и расхода по кассе с заполнением приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-1, КО-2);
хранения наличности;
установления и соблюдения лимита кассы; (ф. КО-4);
сдачи наличных денег в банк.

Документы кассы подписываются бухгалтером, а если его нет – руководством, с обязательным проставлением оттиска печати. При приеме наличных необходимо вручить лицу, сдавшему деньги, корешок ПКО.

Если у фирмы несколько касс и кассиры взаимодействуют со старшим кассиром, передают ему деньги, используется учетная форма КО-5, в ней учитываются принятые и выданные в течение дня средства.

Если у фирмы имеются обособленные подразделения, они ведут кассовые книги, а в головной офис передают копии листов кассовой книги для сведения данных. Наличные могут выдаваться не только лично гражданину, но и его представителю по доверенности. В обоих случаях кассир, прежде чем выдать деньги, проверит данные паспорта получателя. В документах на выдачу обязательно помечается, что деньги выдавались по доверенности.

При выплате наличных по одному договору из кассы имеется ограничение – 100 тыс. рублей, однако оно не касается расчетов с физлицами (указание №3073-У Банка РФ от 7/10/13 г.).

Как считать лимит кассы

В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:

по объему поступления наличности в кассу;
по объему выдачи наличности из кассы.

Формулы расчета такие:

Пример. Организация устанавливает лимит кассы. За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей. Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня.

550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы.

Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи.

Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.

Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:

выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);
выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).

Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.

Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса.

Проводки

Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.

50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).
50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.

При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:

Операции по онлайн-кассе

1.07.2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло. Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У.

Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка. Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.

На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:

актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);
отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).

Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):

отчеты об открытии/закрытии смены;
отчет о закрытии фискального накопителя;
кассовый коррекционный чек;
подтверждение оператора и др.

Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.

Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54.

В соответствии с внесенными в изменениями организациям и ИП разрешается вести кассовые операции с применением автоматических устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия работника организации (ИП).

Обособленное подразделение организации теперь может не вести кассовую книгу, если по окончании кассовых операций оно не хранит наличные денежные средства, а сдает их в кассу организации. До внесения изменений каждое обособленное подразделение организации, осуществляющее кассовые операции, обязано было вести кассовую книгу в общеустановленном порядке.

Введена обязанность кассира при приеме наличных денег в кассу проверять банкноты, которые не должны иметь признаков подделки и повреждений.

При этом кассир не может отказать в приеме банкнот, если они:

При этом кассир не может выдавать из кассы купюры, имеющие одно из следующих повреждений:

загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
постороннюю надпись (посторонние надписи), состоящую из двух и более знаков (символов);
посторонний рисунок (посторонние рисунки), оттиск (оттиски) штампа;
контрастное пятно (контрастные пятна) диаметром 5 мм и более;
разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
сквозное отверстие (отверстия), прокол (проколы) диаметром 4 мм и более;
нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
утраченный угол (углы) площадью 32 мм 2 и более;
утраченный край (края), вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.

Для работодателей важно, что один документ, по которому работнику выдаются наличные деньги под отчет, можно оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

При этом исключена норма, в соответствии с которой подотчетное лицо должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы подотчетные средства, представить авансовый отчет. Теперь этот срок руководители организаций и предприниматели могут устанавливать самостоятельно.

Также теперь не нужно депонировать заработную плату, не выданную в течение 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Банк России устанавливает общие правила организации кассовой работы в коммерческих банках, которые устанавливают:

общий порядок организации и ведения кассовой работы;
правила перевозки и хранения банкнот, монеты и других ценностей;
порядок определения банкнот, имеющих признаки подделки и неплатежеспособности;
порядок замены и уничтожения банкнот ЦБ РФ.

Каждая кредитная организация (например, коммерческий банк и его филиалы) по месту своего нахождения создают кассовый узел и денежное хранилище, в соответствии с требованиями ЦБ РФ к их техническому состоянию. Кассовый узел используется для осуществления кассового обслуживания граждан, предприятий и организаций, а также для осуществления всех видов операций с наличными деньгами и иными ценностями. Размеры помещений и их количество устанавливаются банками самостоятельно, исходя из масштабов деятельности и объемов совершаемых операций.

Банки осуществляют следующие виды кассовых операций:

прием, выдачу и размен банкнот и монеты ЦБ РФ;
обмен рублевой наличности, в том случае если она имеет признаки неплатежеспособности;
обработку денежной наличности, а именно – пересчет, сортировку банкнот в пачки, в кассеты, формирование монеты в мешки, а также в другие средства упаковки;
обмен рублевой денежной наличности на иностранную валюту и наоборот;
кассовое обслуживание клиентов, к которому относятся следующие операции – по приему денежной наличности от юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц (граждан) для зачисления на их счета, а также операции по выдаче им денежных средств с одновременным списанием с их счетов.

По согласованию с РКЦ ЦБ РФ, где у коммерческого банка открыт корреспондентский счет, устанавливается лимит наличных денег в операционной кассе головного банка, его филиалов и дополнительных офисов. Фактический остаток наличных денег в кассе должен быть не менее суммы установленного лимита. Размер лимита зависит от масштабов и объемов деятельности каждого конкретного коммерческого банка. Наличные деньги необходимы банку для удовлетворения всех требований клиентов по получению денежной наличности со своих счетов.

Все операции с наличными деньгами и другими ценностями совершаются в помещениях банка, а также его внутренних структурных подразделениях, оборудованных в соответствии с требования ЦБ РФ, которые заключается в следующем:

такие помещения, располагаются таким образом, чтобы исключить в них нахождение любых посторонних лиц, кроме кассовых и инкассаторских работников;
такие помещения оборудуются отдельным входом, который охраняется сотрудником охраны и техническими средствами охраны и наблюдения;
эти помещения должны быть оснащены пожарной и охранной сигнализацией с выводом сигнала на подразделение охраны банка;
хранилищем денежных средств и ценностей является специально оборудованная сейфовая комната с металлическими шкафами и сейфами не ниже 1-го класса устойчивости.

Кредитная организация может застраховать всю денежную наличность и иные ценности, находящиеся в ее операционной кассе. Также многие кредитные организации страхуют здоровье и жизнь кассовых и инкассаторских работников.

Работа с наличными деньгами осуществляется кассовыми работниками, а непосредственно перевозку и инкассацию наличных денег осуществляют инкассаторские работники, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности. Кассовым и инкассаторским работникам в соответствии с Положением ЦБ РФ № 630-П запрещается:

Также банк (кредитная организация) осуществляет, как правило, самостоятельно инкассацию собственных денежных средств из РКЦ ЦБ РФ (со своего корреспондентского счета) и обратно. Также может оказывать услуги своим клиентам, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем, по инкассации и доставке денежных средств и других различных ценностей.

Для эффективного обслуживания своих клиентов, а также обработки наличных денежных средств, каждая кредитная организация создает аппарат кассовых подразделений, который состоит из следующих видов касс – приходных, расходных, приходно-расходных, вечерних, касс пересчета. Количество таких касс, их штат работников, а также техническое обеспечение, зависят от характера и объемов деятельности каждой кредитной организации.

К основным задачам деятельности кассовых подразделений кредитных организаций (банков) относятся:

расчетно-кассовое обслуживание населения (граждан РФ) в рублях и иностранной валюте;
осуществление безналичных переводов без открытия счета по поручению физических лиц с использование различных систем денежных переводов;
осуществление различных видов кассовых операций по поручению физических лиц, а именно – обмен (покупка и продажа) иностранной валюты, прием иностранной валюты на вклады и выдача со счетов с использованием, в том числе, банковских карт;
прием и выдача денежной наличности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
организация работы с наличными деньгами при использовании банкоматов;
обработка и пересчет денежной наличности, в том числе, выявление поддельных и сомнительных банкнот, а также банкнот, которые имеют признаки неплатежеспособности;
обеспечение бесперебойного и эффективного кассового обслуживания всех клиентов банка;
обеспечение надлежащего хранения денежной наличности и других ценностей (драгоценных металлов, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и т.д.);
обеспечение установленного законом порядка приема, обработки, хранения и выдачи наличных денег и иных ценностей из касс и кладовых (хранилища) кредитной организации (банка);
проводит профилактические мероприятия, направленные на устранение растрат, хищений, просчетов и иных злоупотреблений в кассовой работе;
организация устранения недочетов, выявленных в ходе ревизий и проверки организации кассовой работы, а также выявление случаев растрат, хищений и иных злоупотреблений;
проведение политики автоматизации кассовой работы, повышающей производительность труда кассовых работников банка;
организация и осуществления мероприятий, направленных на повышение квалификации и профессионализма кассовых и инкассаторских работников банка.

Кассовое подразделение любой кредитной организации (банка) возглавляется заведующим кассой, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Сохранность денежных средств и иных ценностей обеспечивают руководитель банка, главный бухгалтер и заведующий кассой, также они несут всю ответственность за своевременность и законность всех видов осуществляемых банком кассовых операций.

Структуру кассового подразделения банка упрощенно можно представить в виде следующей схемы.

Структура кассового подразделения банка

Все проводимые кассовые операции в банке также можно представить в виде таблицы 2.1.

Читайте также: