Краткое изложение содержания событий проекта примерный календарный план реализации проекта

Обновлено: 05.07.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Выполнил: Ардынцов А.А., заместитель директора по УВР, МБУ ДО ДЮСШ пос. Светлый, Светлинского района Оренбургской области

План реализации проекта

Первый этап: подготовительный

Обоснование актуальности Проекта. Создание рабочих групп по основным направлениям работы, разработка механизма реализации Проекта, системы мониторинга хода и результатов реализации Проекта. Методическое обеспечение проекта, разработка нормативно-правовой базы. Открытое обсуждение Проекта участниками образовательного процесса. Апробирование механизмов реализации Проекта и форм контроля.

Рост информационно-технологической компетентности участников образовательного процесса.

Второй этап: практический

Реализация основных направлений Проекта. Выявление проблем и внесение корректив. Подведение промежуточных итогов реализации Проекта. Предварительная оценка эффективности Проекта.

Работа с интерактивными форматами (опр ос, форум, гостевая книга ). Положительная внутренняя и внешняя экспертиза проекта в школе.

Третий этап: заключительный

Анализ, обобщение и распространение результатов, полученных в ходе реализации Проекта. Оценка эффективности Проекта. Презентация Проекта в педагогическом сообществе

Повышение информационной открытости ОУ.

Тиражирование положительного опыта реализации проекта в ОУ

- учителя используют и создают дистанционные учебные курсы и тесты

- обновляется и пополняется Интернет-портал ОУ - многие учителя и ученики ведут личные портфолио, имеется база данных электронных документов, разделы методических объединений педагогов

Планирование – неотъемлемая составляющая реализации проекта. Ключевым моментом планирования становится создание календарного плана или, как еще иногда говорят, календарного графика. Календарный план помогает соблюсти требования проектной работы и четко представить, какие действия будут выполняться и за какой срок.

В статье представлены параметры календарного плана, технологии и методы создания, программы в помощь менеджерам и исполнителям проектов. Приведен список документов, обеспечивающих планирование.

Сущность и задачи календарного планирования

Для начала стоит дать определение календарному планированию проекта. Календарное планирование представляет собой объединение документированных решений, которые отвечают на вопросы: для чего, как, когда и кем будет реализован проект. Календарный план – это результат планирования, его материальное подтверждение, представленное в виде комплексной схемы. Схема проверяется и утверждается с руководством компании.

Когда создается календарный план, решаются обязательные и прикладные задачи. В ходе планирования необходимо:

Уточнить предназначение и целевую аудиторию проекта. Разобраться в деталях.
Разъяснить детали заказчику. с теми, кто участвует в проекте и с заказчиком.
Установить количество работы и ее состав.
Привлечь и рационально распределить ресурсы, как человеческие, так и материально-технические.
Составить бюджет, выявить затраты.
Назначить ответственных за выполнение плана, разделить обязанности.
Установить сроки выполнения проекта и отдельных пунктов плана.

Календарный план представлен либо в виде сложной схемы, либо в виде простого списка работ и сроков выполнения.

За то, как продвигается проект, несет ответственность менеджер проекта. Он же назначается руководителем по календарному плану. Менеджеру подчиняются исполнители, которые отвечают за отдельные пункты плана и предоставляют отчеты по работе. В случае, если возникают нестыковки в ходе работы, руководитель обязан выяснить их причины и скорректировать план. Для решения глобальных задач планирования проводятся совещания, на которых решается судьба отдельных этапов и целого проекта.

Все участники должны быть осведомлены о роли, которую выполняют. Их необходимо обеспечить требуемыми документами, рабочим местом, качественными инструментами и материалами для осуществления деятельности.

Календарное планирование используется для упорядочения действий и повышения производительности. План помогает увидеть расширенное и точное расписание проекта.

Параметры календарного плана

Главные параметры календарного графика:

старт и финиш работы
длительность работы
ресурсная база

Дата начала проекта

Старт и финиш работы. Ранний старт – официальное начало работы. Поздний финиш – дата, на которую назначено завершение работы. Кроме этого, существует еще позднее начало и раннее завершение. Промежуток между первоначальными датами и закрывающими датами называется резервом времени. Как правило, продолжительность работ остается неизменной, поэтому резерв времени между ранним и поздним стартом и ранним и поздним финишем будет одинаковым.

Длительность работы. Зависит от числа исполнителей и их трудозатрат, от объема работы, требований заказчиков и других факторов. Критическая продолжительность – минимум, за который необходимо выполнить основную часть работы или даже весь проект.

Если сложить ранний старт/поздний старт и продолжительность работы, то на выходе получим ранний финиш/поздний финиш.

Ресурсы. Ограничения в ресурсах учитываются тогда, когда установлены даты разработки проектов. После выявления потребностей для всех видов работ проекта вычисляется необходимое количество ресурсов каждого из них. На основе этого строится график уровней ресурсов, данные которого сравниваются с уже имеющимся объемом ресурсов. Если потребности превышают ресурсную базу, то возможно изменение времени в календарном плане для того, чтобы их покрыть.

Основы создания календарного плана

Для того, чтобы реализовать календарный план, нужно разобраться в методиках и технологии его создания, а также изучить инструменты для удобного планирования.

Технология

Проект – это единое целое. Для удобства его разбивают на взаимосвязанные крупные блоки. Затем эти блоки дробятся на более мелкие единицы и этапы для упрощения работы над проектом. Данный подход помогает повысить эффективность деятельности и избежать ошибок, которые можно просмотреть, если не приступать к работе комплексно и детально.

Этапы реализации проекта связаны с параметрами работы и включают в себя:

Составление списка работ, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
Расчет продолжительности, последовательности работ и степень реализации проекта.
Выявление доступности человеческих, материальных, информационных и других ресурсов.
Выявление внешних ограничений. Они могут быть сезонными, ресурсными, связанными со временем выполнения и т.д. Главное ограничение – это срок завершения проекта.
Поиск рисков. Для этого существует специальная формула: может произойти риск (который возможен), потому что (причина) это приведет к последствиям.
Разработка плана реагирования на риски и угрозы. Делается это с помощью стратегий реагирования. Их две: пассивная и активная. Первая предполагает создание денежного резерва под выявленные риски, а вторая направлена на минимизацию рисков путем включения в план новых работ.

Важно помнить, календарный план – это модель реализации проекта, которую воплощают в жизнь постепенно. Работа над новым этапом начинается только тогда, когда закончена реализация предыдущего. Эта модель не является полностью статичной, потому что планирование может быть скорректировано и пересмотрено.

Методы

Для создания планов различного типа или для разработки отдельных частей плана используются различные методы. Вот наиболее популярные:

Диаграмма Ганта – столбчатая гистограмма, созданная для иллюстрации графика работ.
Сетевой график – комплексная модель отображения последовательности работ проекта.
Объемно-календарный график – метод, который позволяет представить объем и количество работ, ожидающих выполнения.
Цикловой график – метод, помощью которого измеряют продолжительность отдельных этапов и всего проекта целиком.

Метод выбирается руководителем в зависимости от экономических составляющих. Влияет этап работы, тип производства, ресурсы, имеющиеся в наличии и т.д. Эти методы можно применять и комплексно, что позволяет добиться большей наглядности и точности календарного плана.

Все методы, представленные выше, легко создаются в инструментах Microsoft Office, Excel, либо в других современных программах-планировщиках и органайзерах.

Программы-планировщики

Значительно упростить составление плана и расчет его параметров помогут программы-планировщики. Они эффективны и относительно просты в использовании. На рынке электронной продукции их множество. Вот лишь некоторые:

Представленные инструменты используются в менеджменте для создания и реализации проектов. Они многозадачны, функциональны, мобильны и работают на разных платформах.

Нормативная база календарного графика

Главный документ при планировании – сам календарный график С его помощью контролируются все процессы проектирования. Календарный график становится основой для сводного плана. Сводный план включает в себя:

Графики отдельных частей работ. Каждый исполнитель должен иметь их на руках.
Графики по пакетам работ. .
Отчеты о финансах, выделенных на воплощение проекта.
Данные о потребности в ресурсах.
План организационных мероприятий по воплощению проекта.
Акты об охране труда.
Отчеты о расходе ресурсов и материалов.
Отчеты о ходе работы, предоставляемые каждым сотрудником.
Нормативы об использовании оборудования.
При создании некоторых видов проектов, например, при постройке строительных объектов, обязательно нужны документы о технике безопасности.

Календарный план – отличный инструмент в сфере планирования. Используя при его составлении графические методы и современные программы, можно добиться высокой эффективности. Это важно в работе над проектом. Чтобы деятельность была регламентированной и не вызывала нареканий, необходим весь пакет документов. Знание тонкостей в управлении планированием является признаком качественного менеджмента.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта . Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта . Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта:

CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути).
WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
PERT-диаграмма.

Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.
Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками.
Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
Работы с возможными рисками.
Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла.

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами . Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO .

С помощью инструмента вы сможете:

Создавать задачи и подзадачи.
Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
Управлять виртуальными ресурсами.
Задавать стоимость ресурсам.
Создавать зависимости и вехи.
Следить за прогрессом каждой задачи.
Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
Создавать персональные календари.
Делиться графиком с помощью ссылки.
Создавать отчеты.
Работать с портфелями проектов.
Экспортировать график в популярные форматы.
Создавать персональные рабочие календари.
Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы
и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта , которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Разработка ПО.
Строительство.
Организация мероприятий.
Маркетинг.
Торговля.
Производство.
Дизайн
и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

Обозначает конечный результат.
Определяет длительность проекта.
Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
Выбирает методологию управления проектом.
Определяет технические требования и ограничения.
Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Дополнительные расходы.
Привлечение сторонних специалистов.
Задержка выполнения задачи или нескольких.
Болезнь или увольнение сотрудника.
Срочные командировки,
и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

Любые действия подлежат планированию. Необходимо понимать, кто будет выполнять, в какие сроки, каков конечный результат. Для этого составляется график, в котором прописываются все детали. Календарный план работы при строительстве нужен для того, чтобы чётко понимать, какие действия должны быть совершены в определённые сроки.

Что такое календарный план проекта

Когда составляется календарный график конкретных действий, в итоге получается полное расписание проекта, в котором определённо прописываются сроки и порядок действий. Все пункты утверждаются на руководящем уровне с учётом мнения специалистов по каждому этапу.

Поэтапное планирование, как закономерность определённых действий, включает в себя несколько стадий:

Создание проектного содержания. Нужно составить декомпозицию работ, используя аналогичный метод. Цель данной стадии – сформировать содержание и построить структуру будущего проекта.
На основании результатов первой стадии, нужно построить график-последовательность производимых действий.
Составление сроков по каждому этапу строительства, их согласование с ответственными лицами, отображение их в графическом виде.
Определение потребностей в различных ресурсах – финансах, персонале, материалах, дополнительных ресурсах.
Отображение их в общем календарном графике выполнения работ;
Окончательный расчёт будущих затрат.

Обратите внимание! Когда начинается реализация проекта, ответственные люди следят за тем, чтобы мероприятия исполнялись в установленные сроки. При необходимости, вносятся коррективы. Они будут учтены при составлении расписания на другие, аналогичные действия в будущем.

Общая форма календарного плана выполнения работ

Цели и задачи календарного планирования

Основной целью планирования любых мероприятий является их точное, а не хаотичное выполнение. Чтобы проект продвигался успешно, был завершён и оплачен, нужно спланировать все детали.

То есть, все вышеописанные стадии должны выполняться строго с соблюдением сроков. Ответственным является менеджер проекта. Он руководит исполнителями, персоналом и прочими трудовыми ресурсами. При составлении календарного графика он должен понимать, что могут быть временные отклонения, поэтому при составлении документа они учитываются.

Для оптимального исполнения каждый человек должен знать свою роль в реализации проекта. Тогда не возникнет проблем с прохождением стадий.

Обратите внимание! Поэтапная концепция должна быть составлена в письменном и графическом виде. Каждому исполнителю доносятся сроки выполнения того или иного этапа.

Параметры календарного плана

Этот документ состоит из нескольких разделов. В него входят:

начало и окончание работ;
сроки исполнения каждого этапа и проекта;
ресурсная база.

Нужно прописать 2 календарные даты – когда начнётся исполнение проекта и когда оно завершится:

ранний старт – оптимальное календарное число, когда нужно начать исполнять составленный график;
поздний финиш – дата, когда все работы должны быть завершены.

Бывает так, что работы не начинаются в срок, но завершить их нужно раньше установленной даты. Временные промежутки между первоначальными и завершающими датами называются резервными периодами. При этом протяжённость работ, определяемая дельтой между крайними календарными датами, остаётся неизменной.

Длительность исполнения работ необходимо определять, исходя из:

наёмного персонала, который будет выполнять каждую рабочую стадию;
его квалификации;
требований заказчиков.

На этот показатель могут влиять многие условия. Пример календарного плана строительства в теплом или дождливом климате. Если работы будут исполняться на улице, то погодные условия могут увеличить исполнение этапа.

Пример, когда календарный план строительства и реальные сроки выполнения не совпадают

Чтобы понять, насколько верно определены параметры плана проекта, необходимо сложить ранний/поздний старт и длительность исполнения работ. На выходе должен получиться ранний/поздний финиш.

Без ресурсов невозможно соблюсти ни один график выполнения. Поэтому к этой оставляющей нужно подходить с умом. Нужно выявить потребности каждого этапа. Только после этого составляется график использования того или иного ресурса (материального, трудового).

Теперь необходимо провести сравнение между тем, что требуется по плану, и тем, что есть. Часть ресурсов может обеспечить заказчик, часть – исполнитель. Это нужно прописывать в расписании.

Обратите внимание! Если нужда в ресурсах в несколько раз выше имеющейся ресурсной базы – это критично. Необходимо корректировать план, менять сроки.

Как создаётся календарный план проекта

Когда разрабатывается план, учитываются потенциальные возможности и риски. Календарный график строительных работ не исключение. Он состоит из этапов:

1 и 2 – содержание будущих действий;
3 и 4 – возможные ограничения;
5 – потенциальные риски.

Нужно рассмотреть каждый этап:

Существует 2 стратегии реагирования на возникновение рисков – активная и пассивная. Выбор вносит определённые коррективы, которые нужно учесть при составлении графика.

Например, активное реагирование – разработка дополнительных мер и работ, направленных на минимизацию рисков. Они включаются в план, поэтому могут несколько увеличить срок поэтапный срок исполнения.

Пассивное реагирование – использование дополнительных финансовых ресурсов для минимизации рисков. Влияние на план оказывает, но не такое сильное, как активное реагирование.

Документация календарного плана проекта

Когда график будет составлен, его необходимо согласовать со всеми участниками программы. Как показывает практика, чтобы согласование прошло успешно, документ должен быть составлен довольно подробно, но не избыточно. То есть, если за несколько видов работ ответственность несёт один и тот же ресурс, то выделять этот нюанс нет необходимости.

Если же за исполнение конкретной задачи отвечает другой ресурс, то её не только нужно выделить в отдельный блок, но и детализировать. Для того чтобы правильно создать, необходимо поручить ответственным лицам подготовку следующей промежуточной документации:

сводный план;
для каждого исполнителя отдельно составляются календарные графики исполнения работ;
обоснованные детальные графики по пакетам однородных работ;
подробное расписание того, как будут заключаться договора и контракты для целей исполнения плана;
актуальная информация о потребностях в тех или иных ресурсах на каждом этапе;
список мероприятий организационно-технологического характера, которые будут применяться для оптимальной реализации поставленных задач;
схема контролирования проведения каждого этапа работ.

Если план составлен верно, пройдены все предварительные этапы, все согласования, с его помощью можно получить исчерпывающую информацию о будущих работах.

Из него можно почерпнуть следующие сведения:

наличие/отсутствие предписаний по правильному и оптимальному выполнению тех или иных действий;
документы по каждому мероприятию;
наличие/отсутствие мониторинговых исследований по данному проекту;
наличие/отсутствие оснований для изменений хода программы.

Образец календарного плана выполнения работ может выглядеть так:

Образец электронной формы календарного плана-графика

Заключение

Существуют компьютерные программы, позволяющие создавать проекты автоматически. Программа сама задаёт необходимые параметры, что значительно упрощает процесс создания документа. Кроме того, он сразу же готов в электронном виде, его можно разослать исполнителям и ответственным лицам. Потом его нужно просто распечатать, согласовать, заверить подписями ответственных лиц, в том числе, заказчика.

Читайте также: