Коммуникация как функция менеджмента кратко

Обновлено: 04.07.2024

Эффективная коммуникация — это коммуникация, способствующая достижению целей участников коммуникации. Речь идет об уточнении следующих вопросов:

Каковы средства коммуникации и как их правильно использовать в процессе коммуникации;
Как преодолеть коммуникационные барьеры непонимания и сделать общение успешным.

Тот факт, что все остальные функции управленческой деятельности реализуются через коммуникативную функцию, иллюстрирует данные, согласно которым от 50 до 90% всего рабочего времени менеджера заполняется коммуникацией. Более того, 73% американских, 63% британских и 85% японских менеджеров считают, что коммуникация является главным препятствием для высокой эффективности их организации.

Как и все другие управленческие функции, коммуникативная функция характеризуется разнообразием типов и форм, способов и методов их реализации. В связи с этим существует ряд классификаций видов коммуникации в деятельности руководителя, наиболее важными из которых являются следующие.

Общая концепция. Классификация. Роль

В зависимости от ориентации, направление коммуникации головы делится на внешнее и внутриорганизационное. Любая организация находится в определенной внешней среде, зависит от нее и должна постоянно адаптироваться к ее изменениям. По этой причине существует его постоянная и интенсивная связь с внешней средой. Способов связи с окружающей средой много. К ним относится деятельность руководителя по организации рекламы и созданию (поддержанию) имиджа организации; деятельность руководителя по реализации маркетинговой политики на внешнем рынке; его участие в подготовке регулярных отчетов для вышестоящих органов; участие в работе этих органов.

Особую роль во внешней организационной коммуникации руководителя играет представительская функция, которая будет рассмотрена ниже. Каждый руководитель находится в постоянном контакте с руководителями других — родственных организаций, которые приравнены к нему, и с руководителями организаций более высокого уровня, в которых учреждение, которое он возглавляет, является структурным подразделением. В этих случаях он олицетворяет организацию в целом и представляет ее во внешней среде. Этот вид связи специфичен. Когда руководитель участвует в работе высших инстанций, он одновременно действует как подчиненный. В связи с этим существует феномен маргинализации его коммуникативного поведения.

Наконец, существует другая классификация типов коммуникации — в зависимости от уровня организационного функционирования, на котором они имеют доминирующее значение. Это соответственно: Коммуникация при наборе персонала, ориентация в поставленной задаче, в процессе самого мероприятия, его оценке, дисциплинарном контроле за ним.

В заключение этой главы можно сказать, что все, что происходит в организации, прямо или косвенно связано с коммуникационными процессами, поэтому они являются одним из основных средств обеспечения целостности и функционирования организации.

Анализ стадий процесса коммуникации. Барьеры

В общей концепции коммуникативного процесса абстрагируется от его основных свойств и делается акцент на его формальной организации. Она, в свою очередь, включает в себя два аспекта — структурный и технологический.

Процесс коммуникации состоит из семи основных структурных компонентов:

Процесс коммуникации проходит четыре основные фазы по мере его развития:

Основные компоненты и фазы процесса коммуникации имеют стабильную последовательность. Благодаря обратной связи и коррекции она становится замкнутой — круговой.

Ошибки диспозиции вызваны различиями в социальных, профессиональных и жизненных установках людей, участвующих в коммуникационном обмене. Например, если у лидера есть история стойкого негативного отношения к восприятию члена организации, его будет чрезвычайно трудно преодолеть, даже если подчиненный предоставляет действительно важную и необходимую информацию. Информация будет либо отвергнута, либо неправильно понята, либо, по крайней мере, воспринята с повышенным подозрением.

Неэффективная обратная связь также является одним из источников коммуникационных ошибок, о которых, как и о другой ошибке, а именно о невозможности прослушать, более подробно будет рассказано ниже.

Ошибки при подделке

В общении всегда необходимо признавать, что личная точка зрения может быть ошибочной. Это очень часто предупреждает об очень серьезных ошибках и грубых промахах.

Правило открытости подразумевает готовность пересмотреть собственную точку зрения в свете вновь открывшихся обстоятельств, а также способность принять и рассмотреть точку зрения собеседника.

Правило обратной связи

Существует ряд принципов обеспечения эффективной обратной связи, которые являются конкретным средством реализации коммуникационной функции Эффективная обратная связь (ЭО):

Должны быть сосредоточены на расследовании действий членов организации;
является конструктивным и передает полезные идеи получателю;
демонстрирует тенденцию быть конкретными и называть именно те проблемы, которые возникают, и именно то, что необходимо сделать, чтобы их решить;
имеет немедленное действие;
основывается не столько на оценке того, что было сказано (хорошее или плохое), сколько на том, что должно быть сделано (или не сделано);
полезен члену в том смысле, что он определяет возможности для улучшения своей работы;
характеризуется тем, что доходит до работника своевременно и дает ему возможность улучшить свои действия;
Для того чтобы ОС был эффективным, его члены должны быть готовы и желать принять его;
должны быть сформулированы однозначно и понятно для получателя;
должны быть надежными.

Наконец, следует отметить, что теория управления сформулировала три наиболее общих принципа эффективной коммуникации.

Принцип стратегического использования неформальной организации: коммуникация наиболее эффективна в тех случаях, когда руководитель использует неформальную организацию в дополнение к каналам связи формальной организации.

Поэтому необходимость соблюдения этих общих принципов, а также рассмотренных выше правил, задает основные ориентиры для реализации коммуникативной функции в управленческой деятельности, определяет ее содержание и специфику.

Читайте дополнительные лекции:

Образовательный сайт для студентов и школьников

Коммуникация является процессом развития различных контактов между людьми, которые были порождены в результате совместной деятельности. Коммуникации включают в себя обмен разными видами информации, выработку одной стратегии, восприятие друг друга. Серьезная проблема для современных менеджеров – это плохое знание или вообще незнание межличностных коммуникаций.

Содержание статьи

Коммуникация как функция менеджмента
Что такое контроль как функция менеджмента
Какие функции у менеджмента

Общая модель коммуникаций в менеджменте

В теории менеджмента в настоящее время нет общей модели деловой коммуникации. Ровно так же, как и нет единого его определения. Однако большинство исследователей понимают под этим понятием процесс взаимодействия, происходящий с помощью обмена информацией, направленной на конкретный результат. Такой обмен возникает в процессе целенаправленной деятельности.

Некоторые ученые сферы менеджмента и управления делают при определении коммуникации акцент на причинно-следственные цели и функциональное наполнение. Ими выделяются отдельно деловое коммуникативное общение, которое осуществляется при помощи знаковых средств. Оно может быть вызвано потребностями деятельности, а также направлено на совершении изменений в поведении и смысловых и личностных образованиях партнера по деятельности.

Этапы коммуникации

Коммуникация в менеджменте может быть разделена на несколько этапов.

Первый этап определяется потребностью в общении. Она побуждает вступать в контакты с другими людьми.

Второй этап – это ориентированность на цели данного общения, в непосредственной ситуации общения.

Третий этап – планирование содержания коммуникации. На данном этапе человек зачастую бессознательно определяет то, что будет сказано собеседнику.

Четвертый этап – это непосредственное установление контакта. Собеседники обмениваются мнениями, фактами и идеями. Результатом данного этапа становится обратная связь, то есть происходит корректировка стилей, методов и направлений общения.

Проблемы реализации коммуникации в менеджменте

Еще одной крайностью, которая может повлечь за собой лишние проблемы, является минимальное количество разнообразных каналов для коммуникаций в коллективе. Это не может уменьшить объемы информации, а наоборот, переводит их в подпольные центры, что непосредственно отражается на качестве принимаемых руководителями решений.

Понятие, формы и виды коммуникаций

Согласно определению Д.П. Гавра, коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Л.В. Ивановская определяет коммуникации в социальном контексте как процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Коммуникации – это важнейшее связующее звено между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

Представители современной науки об управлении рассматривают коммуникации как обмен информацией между сотрудниками и предприятием (администрацией), предприятием и субъектами внешней среды с целью решения определенных задач управления. Коммуникация обеспечивает обмен информацией, в результате которого руководитель получает необходимую для принятия эффективных решений информацию и доводит их до подчиненных тоже в форме информации. Это и работа с документами, организация и проведение деловых встреч, участие в официальных мероприятиях, телефонные переговоры, электронная переписка и тому подобное. То есть все то, без чего нельзя представить современный бизнес и то, что выступает основой его эффективного функционирования.

Коммуникации также определяют как процесс, посредством которого руководители развивают систему предоставления информации, передачи сведений большому количеству людей внутри предприятия и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

По данным различных исследований менеджеры тратят на коммуникации 50-90% своего рабочего времени. Их иногда сравнивают с нервной системой в организме человека: как все органы объединены и зависят от работы нервов, так и коммуникации связующими процессами во время выполнения менеджерами своих управленческих функций и пронизывают весь процесс управления.

Коммуникации в менеджменте подразделяют на следующие виды:

1) внешние коммуникации – между организацией и внешней средой. К ним относятся коммуникации, представляющие информационное взаимодействие с внешней средой: потребителями, поставщиками, органами государственного регулирования, СМИ и т. п.;

2) внутренние коммуникации – между уровнями и подразделениями в организации. К ним относят межуровневые коммуникации в организациях:

Коммуникации также принято разделять на формальные и неформальные. Формальные коммуникации определяются политикой, правами, должностными инструкциями конкретной организации и осуществляются по официальным каналам. Неформальные коммуникации не придерживаются общих правил этой организации; они осуществляются в соответствии с установившейся системой личных отношений между работниками организации. При этом по неформальным каналам коммуникаций может передаваться значительная часть достоверной информации. В связи с этим, для того чтобы выработать оптимальные управленческие решения, руководители должны учитывать информацию, полученную в процессе неформальной коммуникации.

Письменные коммуникации – это отчеты, записки, письма и т. п. Недостатком этих коммуникаций является то, что они задерживают обратную связь и взаимообмен, кроме того они сложнее устных и требуют больше времени для подготовки. Преимущества письменных коммуникаций заключаются в их достоверности. Обычно их используют, когда одной или обеим сторонам нужны письменные подтверждения происходящего. Выбирая форму коммуникации, менеджеры должны учитывать их преимущества и недостатки.

Межличностные коммуникации также принято разделять на:

вербальные (словесные);
невербальные, призванные осуществлять обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций голоса и тому подобное.

Совокупность форм, методов, каналов, а также субъектов коммуникации формирует систему коммуникаций, которая обеспечивает решение следующих задач:

эффективный обмен информацией между объектами и субъектами управления;
совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, координации их задач и действий;
координация и рационализация информационных потоков.

В зависимости от размера предприятия меняется и характер элементов системы коммуникаций, а также их вклад в конечную эффективность совокупности коммуникационных процессов. Если предприятие крупное, постоянно занимается диверсификацией бизнеса, его система коммуникаций потребует постоянного реинжиниринга. Если же предприятие небольшое и выпускает ограниченный ассортимент продукции – система коммуникаций должна иметь соответствующий запас мощности, достаточный для обслуживания необходимых бизнес-процессов даже в условиях стремительного роста предприятия и частичного изменения технологии и видов деятельности.

Система коммуникаций должна быть обеспечена входными ресурсами, технологией и взаимодействием между внутренними элементами. Каждому элементу коммуникационной системы присущи уникальные характеристики, которые следует оценивать с помощью специальных и интегральных показателей. Данные элементы являются вариативными и компонуются по-разному. Также важно обратить внимание на квалификацию персонала, психологические особенности работников, их черты характера, качество социальных взаимодействий и уровень владения информационно- коммуникационными технологиями в группах и т. п.

В настоящее время коммуникация – это не только способ передачи информации, но и один из важнейших инструментов управления деловыми отношениями. Они помогают предприятиям развиваться и укреплять свои позиции на рынке. Коммуникации в менеджменте связывают между собой все управленческие функции и влияют на результативность их выполнения. Именно благодаря коммуникации достигается доверие и взаимное восприятие взглядов, разных мыслей, действий, задач. Так, для реализации управленческих функций менеджер, с помощью коммуникаций, формирует цели и задачи, осуществляет оценку ситуации, выявляет проблемы и имеет возможность подготовить и принять соответствующее управленческое решение, проконтролировать ход его выполнения.

Таким образом, коммуникации в менеджменте выступают одним из ключевых факторов эффективности, поскольку именно они обеспечивают информацией процесс принятия управленческих решений и взаимодействие организации с внешней средой.

Содержание и основные этапы коммуникационного процесса

В общем виде, любой коммуникационный процесс представляет собой совокупность базовых элементов, среди которых необходимо выделить следующие:

К основным этапам коммуникационного процесса относят:

На первом этапе зарождения идеи происходит формулировка концепции обмена информацией, определение того, что, в какой форме, с какой целью должно быть передано. На данном этапе отправителем должна быть четко осознанная соответствие концепции коммуникации конкретной ситуации, то есть, определен уровень целесообразности обмена определенной информацией в настоящее или четко определенный период времени.

Теорией и практикой менеджмента доказано существование прямой зависимости между хорошо отлаженным коммуникационным процессом и качеством работы структурных подразделений организации, отдельных исполнителей, групп работников и организации в целом. Именно коммуникационный процесс обеспечивает обмен информацией в целях решения конкретной проблемы.

Основные проблемы коммуникаций и методы их решения

Серьезной преградой в налаживании эффективных коммуникаций является авторитарное отношение администрации к подчиненным, нечеткость выполнения или нежелание руководителей выполнять свои обязанности, отсутствие положительной деловой атмосферы и мотивации для общения работников между собой, неправильное определение прав и ответственности, страх руководителей и подчиненных перед последствиями при передаче слишком откровенной информации и тому подобное.

К субъективным факторам, которые снижают эффективность контактов между отдельными работниками, относят разное толкование одних и тех же понятий, при обмене информацией. Поэтому в процессе общения и передачи информации возникают препятствия из-за ее искажения, непонимания, замедления коммуникационного процесса. К тому же, получатели воспринимают, прежде всего, ту информацию, которую рассчитывают получить, и иногда игнорируют данные, которые не совпадают с их представлениями.

Методы повышения эффективности коммуникаций в организации можно подразделить на три группы: организационные, технические, социальные (личные).

К организационным методам относятся:

1. Регулирование информационных потоков, предполагающее определение собственной потребности в информации (как в количественном, так и качественном отношении), а также непосредственных руководителей, коллег и подчиненных. Потребность в информации зависит от целей управляющего, принимаемых управляющим решений, характера оценки результатов.

2. Управленческие действия, подразумевающие применение различных видов коммуникаций, в которых руководитель является контролером, распределителем и источником информации.

5. Продуманный и формализованный процесс коммуникации.

6. Создание специальных структур в организации, осуществляющих информационные коммуникации на основе принципа функциональной специализации (например, информационный центр, помощник-консультант, секретарь-референт, пресс-служба, отдел внешних связей, канцелярия и т.д.). Целью создания специализированных структур высвобождение рабочего времени руководителя путем оптимизации документооборота в организации.

Технические методы повышения эффективности коммуникации:

1. Выбор оптимального канала коммуникации в зависимости от характеристик получателя (например, одно конкретное лицо или неопределенная группа лиц).

2. Сочетание нескольких каналов коммуникации, дополняющих и/или дублирующих друг друга.

3. Использование возможностей информационных технологий.

С точки зрения экономики организации, реализация технических методов, как правило, сопровождается значительными материальными затратами.

Наиболее легко реализуются в практике управления социальные (индивидуальные) методы повышения эффективности коммуникаций, поскольку требуют от руководителя и сотрудников соблюдения общеизвестных элементарных норм и правил делового этикета и делового общения.

Таким образом, совершенствование организационных коммуникаций должно предусматривать согласованный комплекс действий с использованием организационных, технических и социально-психологических инструментов. При управлении коммуникациями организации важно понимать информационные потребности и возможности сотрудников, а также владеть основными технологиями коммуникаций в управлении. Современные экономические условия требуют новых подходов не только в управлении коммуникациями, но и в формировании новых подходов к информационному обеспечению управленческой деятельности. Эффективная система управления коммуникациями способствует, с одной стороны, повышению производительности труда, а с другой – достижению удовлетворенности сотрудников в групповом взаимодействии.

Коммуникация - процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности, включающий в себя обмен информацией и выработку единой стратегии взаимодействия, взаимным восприятием и попытками влияния друг на друга. Серьезной проблемой современных менеджеров является плохое знание законов межличностных и деловых коммуникаций. Неэффективная коммуникация порождает немало проблем. Различные исследования показывают, что около 70% всех коммуникаций в бизнесе (См. Контроль как функция менеджмента, Планирование как функция менеджмента, Организация как функция менеджмента)не достигают цели.

Содержание

Модель коммуникации

Универсальной модели коммуникации и общения как ее непосредственной составляющей – не существует, равно не существует и универсального определения этих понятий. Под деловым общением, к примеру, понимается процесс коммуникативного взаимодействия, при котором происходит обмен информацией для достижения определенного результата. Т.е. это общение целенаправленное. Оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности. При деловом общении учитывают особенности личности, характера, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.

Некоторые исследователи уточняют понятие коммуникативного общения причинно-следственными целями, а также функциональными наполнителями. При этом они особо выделяют коммуникативное общение, осуществляемое знаковыми средствами, и вызванное потребностями совместной деятельности и направленное на значимое изменение в состоянии, поведении и личностно-смысловых образованиях партнера [1] .

В процедуре общения выделяют следующие этапы:

1. Потребность в общении (необходимо сообщить или узнать информацию, повлиять на собеседника и т. п.) – побуждает человека вступить в контакт с другими людьми.

2. Ориентировка в целях общения, в ситуации общения.

3. Ориентировка в личности собеседника.

4. Планирование содержания своего общения — человек представляет себе (обычно бессознательно), что именно скажет.

5. Бессознательно (иногда сознательно) человек выбирает конкретные средства, фразы, которыми будет пользоваться, решает как говорить, как себя вести.

6. Установление контакта.

7. Обмен мнениями, идеями, фактами.

8. Восприятие и оценка ответной реакции собеседника, контроль эффективности общения на основе установления обратной связи. Корректировка направления, стиля, методов общения.

Бизнес-коммуникация

Однако общение лишь в том случае становится коммуникативным, если приводит к определенным результатам. Один из парадоксов коммуникации в организациях как раз и заключается в том, что она подменяется близким по форме, но отличающимся по сути процессом – общением. От общения мы получаем многое, но не все. Порой люди общаются, и все. И как только общение завершается какими-то действиями, можно говорить о том, что состоялось большее, чем просто общение, – свершился акт коммуникации, коммуникативного общения, в предпринимательской практике – это может называться бизнес-коммуникацией.

Проблемы реализации

Другая крайность, влекущая за собой проблемы, – это, наоборот, минимизация количества легализованных каналов коммуникации. Она не уменьшает количество циркулирующей информации, а переводит ее в подводные формы, не говоря уже о качестве принимаемых решений. Запрет на использование некоторых из существующих в организациях коммуникационных каналов также не срабатывает – сотрудники настойчиво ищут и находят альтернативные пути передачи и получения интересующей их информации, но отвлекают на это часть своих ресурсов.

Функция менеджмента – это часть общего процесса управления организацией, является также определенной и имеет конкретную цель.

Понятие коммуникации

Коммуникация – это передача информации, а точнее ее качества от одного лица другому (чаще всего применимо к конкретной организации).

Чем выше качество передачи информации, тем эффективнее работа предприятия и принятое руководителем решение.

Коммуникации на предприятии

Коммуникация как общее явление на предприятии
Практическое общение (коммуникация) руководства с подчиненными или целыми отделами
Коммуникация рассматривается как одна из основополагающих функций менеджмента.

Готовые работы на аналогичную тему

Направления, характеризующие основу коммуникативной функции менеджмента:

Выявление сущности и структуры коммуникации, как основополагающей функции менеджмента, а также ее особенностей и специфики
Выявление и анализ всех видов коммуникаций, которые существуют на предприятии
Выявление и рассмотрение основных элементов функции коммуникации, и ее этапов, положенных в основу коммуникации
Рассмотрение способов и возможностей реализации этой функции на практике
Выявление и анализ ошибок, которые возможны при выполнении функции коммуникации на предприятии, а также трудностей при реализации
Предложения по совершенствованию функции коммуникации с целью оптимизации функций коммуникации на предприятиях.

Руководитель организации ставит первоочередную задачу для функции коммуникации – обеспечить эффективный информационный обмен между главным звеном управления (руководящий состав), среднем и низшим звеном управления, а также отладить процесс коммуникации с внешним миром.

Критерий оптимизации функции коммуникации означает организацию помощи для существующей коммуникативной системы на предприятии для достижения имеющихся целей у этого предприятия.

Для того чтобы коммуникативная система стала максимально эффективной, необходимо точно понимать и определять цели организации, они должны быть известны не только руководящему составу предприятия, но и каждому подразделению (службе), а лучше всего и каждому сотруднику, также стоит обратить активное внимание на подцели предприятия, которые содействуют достижению общей цели организации.

Для выполнения подцелей необходимо четко распределить степень и уровень работ, которые должны выполнять сотрудники для достижения этих подцелей и в итоге конечных целей организации. В данном случае также не надо забывать и о системе эффективного контроля за выполнением данных операций.

Читайте также: