Как осуществляется фильтрация информации в таблице excel ответ кратко

Обновлено: 04.07.2024

Фильтрация данных в электронной таблице означает установить условия так, чтобы отображались только определенные данные; это сделано для того, чтобы упростить фокусировку на конкретной информации в большом наборе данных или таблице данных. Фильтрация не удаляет и не изменяет данные; это просто изменяет, какие строки или столбцы появляются в активной рабочей таблице Excel.

Примечание . Эти инструкции применимы к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Фильтрация записей данных

Фильтры работают с записями или строками данных на листе. Установленные условия сравниваются с одним или несколькими полями в записи. Если условия соблюдены, отображается запись.

Если условия не выполняются, запись отфильтровывается, чтобы она не отображалась с остальными записями данных.

Фильтрация данных осуществляется в соответствии с двумя различными подходами в зависимости от типа фильтруемых данных – числовых или текстовых данных.

Фильтрация числовых данных

Числовые данные могут быть отфильтрованы на основе:

Соответствуют ли данные определенному числу
Являются ли данные больше или меньше определенного числа
Данные выше или ниже среднего значения данных в целом

Фильтрация текстовых данных

Текстовые данные могут быть отфильтрованы на основе:

Соответствуют ли данные определенному слову
Являются ли данные словом, содержащим одну или несколько букв
Являются ли данные словом, которое начинается или заканчивается конкретной буквой алфавита

Как фильтровать данные в Excel

Если вы захотите отфильтровать данные в своей электронной таблице Excel, процесс, к счастью, прост и требует всего нескольких щелчков мыши.

Откройте электронную таблицу , содержащую данные, которые вы хотите отфильтровать – таблица данных в нашем примере использует три столбца для каждой категории и одну строку заголовка. Нажмите любую из ячеек в строке заголовка, чтобы включить фильтрацию.

Откройте раскрывающийся список Сортировка и фильтр на вкладке Главная на ленточной панели .

Выберите параметр Фильтр .

Ваши заголовки теперь должны отображать небольшую стрелку раскрывающегося списка. Нажмите стрелку , чтобы открыть диалоговое окно фильтра .

Отметьте типы данных , которые вы хотите отфильтровать для своей таблицы.

Лучшие практики для фильтрации

Избавьте себя от лишних хлопот, следуя рекомендациям по работе с отфильтрованными данными:

Соблюдайте осторожность при сортировке отфильтрованных данных. Сортировка частично отфильтрованных данных приведет к реструктуризации файла данных – обычно лучше избегать такой ситуации. Если вам необходимо отсортировать отфильтрованный набор данных, скопируйте отфильтрованные данные на новый лист, а затем отсортируйте их.

Для обработки части большого диапазона данных можно воспользоваться фильтрацией. При фильтрации остаются видимыми только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям, а остальные скрываются до тех пор, пока не будет отменен фильтр.

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

– для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора. – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах. – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

Выделить одну ячейку из диапазона данных.
На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .

В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

Выбрать условие фильтрации.

Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:

При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

Форматирование срезов

Выделить срез.
На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

Вначале надо скопировать шапку таблицы. Построить таблицу условий отбора данных можно либо на активном листе, либо на другом. Предпочтительнее на другом листе, иначе после фильтрации эти условия или их часть могут быть скрыты.

Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.

Простая сортировка данных

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Список перестраивается в обратном порядке.

Настраиваемая сортировка

Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.

Значения;
Цвет ячейки;
Цвет шрифта;
Значок ячейки.

Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.

Фильтр

Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.

Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.

Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.

Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.

Как видим, остались только нужные нам данные.

Умная таблица

Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.

Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Очень часто приходится работать с большими таблицами, содержащими множество различных данных.

И в таких таблицах достаточно сложно искать нужные данные, анализировать их.

В Excel есть инструмент Фильтрация данных, который дает возможность отфильтровать данные по заданным условиям, а ненужные строки скрыть.

Для того, чтобы установить фильтр в таблице выполним следующие действия: выделить ячейки с заголовками таблицы.

На вкладке Данные нажимаем Сортировка и фильтр и выбираем Фильтр .

С помощью автофилеров или встроенных операторов сравнения, таких как "больше" и "10 лучших" в Excel вы можете показать нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице вы можете повторно использовать фильтр, чтобы получить последние результаты, или очистить фильтр, чтобы повторно отфильтровать все данные.

Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.

Фильтрация диапазона данных

Выберите любую ячейку в диапазоне данных.

Выберите Фильтр> данных.

Выберите стрелку в столбце .

Выберите Текстовые фильтры или Числовое фильтры, а затем выберите сравнение, например Между.

Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.

Фильтрация данных в таблице

При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.

Выберите стрелку в столбца, который вы хотите отфильтровать.

Сберем (Выберите все) и выберем поля, которые вы хотите отобрать.

Стрелка загона столбца меняется на фильтра. Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.

Статьи по теме

Отфильтрованные данные отображают только строки, которые соответствуют условия и скрывают строки, которые отображать не нужно. Фильтруя данные, вы можете копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных, не меняя их оголовье и не перемещая.

Вы также можете отфильтровать несколько столбцов. Фильтры являются аддитивно, то есть каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных.

Примечание: При использовании диалогового окна Найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации. данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.

Два типа фильтров

С помощью автофильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по условиям. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно отфильтровать значения по списку чисел или по критерию, но не по обоим критериям. можно фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.

Повторное присвоение фильтра

Чтобы определить, применяется ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца:

Стрелка вниз означает, что фильтрация включена, но не применена.

Если наведите курсор на заголовок столбца с включенной фильтрацией, но не примененной, на экране появляется подсказка "(Отображает все)".

Кнопка Фильтр означает, что применяется фильтр.

Когда вы наводите курсор на заголовок отфильтрованного столбца, на подсказке отображается примененный к этому столбец фильтр, например "Равно красному цвету ячейки" или "Больше 150".

При повторном его повторном анализе отображаются разные результаты по следующим причинам:

Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.

значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.

Не смешивать типы данных

Для лучших результатов не смешивайте типы данных, такие как текст и число, число и дата в одном столбце, так как для каждого столбца доступна только одна команда фильтра. Если имеется сочетание типов данных, отображаемая команда является самым распространенным типом данных. Например, если столбец содержит три значения, сохраненные как число, и четыре значения как текст, отображается команда Текстовые фильтры.

Фильтрация данных в таблице

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. На вкладке Главная нажмите кнопку Форматировать как таблицу и выберите команду Форматировать как таблицу.

В диалоговом окне Создание таблицы можно выбрать, есть ли в таблице заглавные таблицы.

Выберите Таблица с заголовками, чтобы преобразовать верхнюю строку в заголовки таблицы. Данные в этой строке не будут фильтроваться.

Не выбирайте этот пункт, если вы хотите Excel в Интернете в таблицу под данными таблицы, которые можно переименовать.

Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и выберите параметр фильтрации.

Фильтрация диапазона данных

Если вы не хотите форматирование данных в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для лучшего результата столбцы должны иметь заголовки.

На вкладке Данные выберите фильтр.

Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов

Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр, или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры, для дат отображается пункт Фильтры по дате, а для текста — Текстовые фильтры. Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:

Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.

В этом примере, чтобы отобрать регионы, в которых сумма продаж за март была меньше 6000, можно применить настраиваемый фильтр:

Вот как это сделать.

Щелкните стрелку фильтра в ячейке со словом "Март", выберите пункт Числовые фильтры и условие Меньше и введите значение 6000.

Excel в Интернете применяет фильтр и отображает только регионы с продажами ниже 6000 рублей.

Аналогичным образом можно применить фильтры по дате и текстовые фильтры.

Очистка фильтра из столбца

Удаление всех фильтров из таблицы или диапазона

Выберите любую ячейку в таблице или диапазоне и на вкладке Данные нажмите кнопку Фильтр.

При этом фильтры будут удаляться из всех столбцов таблицы или диапазона и вывести все данные.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.

На вкладке Данные щелкните Фильтр.

Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.

Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.

Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.

В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.

На вкладке Данные щелкните Фильтр.

Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.

В поле рядом с всплывающим меню введите число, которое хотите использовать.

В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.

Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.

В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.

Вместо фильтрации можно использовать условное форматирование, которое позволяет четко выделить верхние или нижние числовые значения среди данных.

Данные можно быстро фильтровать на основании визуальных условий, таких как цвет шрифта, цвет ячейки или наборы значков. Можно также фильтровать ячейки по наличию в них формата, примененных стилей или условного форматирования.

В диапазоне ячеек или столбце таблицы щелкните ячейку с определенным цветом, цветом шрифта или значком, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.

На вкладке Данные щелкните Фильтр.

Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

В разделе Фильтр во всплывающем меню По цвету щелкните Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки и выберите цвет.

Это возможно только в случае, если фильтруемый столбец содержит пустую ячейку.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.

На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.

Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

В области (Выделить все) прокрутите список вниз и установите флажок (Пустые).

Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.

В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.

На вкладке Данные щелкните Фильтр.

Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.

Цель фильтрации диапазона

Строки с определенным текстом

Содержит или Равно.

Строки, не содержащие определенный текст

Не содержит или Не равно.

В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.

В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.

Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий

Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.

На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.

Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

Условие фильтрации

Начало строки текста

Начинается с.

Окончание строки текста

Заканчивается на.

Ячейки, которые содержат текст, но не начинаются с букв

Не начинаются с.

Ячейки, которые содержат текст, но не оканчиваются буквами

Не заканчиваются.

В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.

В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.

Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий

Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий

При создании условий можно использовать подстановочные знаки.

Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.

На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.

Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.

В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и выберите вариант.

В текстовом поле введите свои условия, используя подстановочные знаки.

Например, чтобы в результате фильтрации найти оба слова "год" и "гид", введите г?д.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Используемый знак

Чтобы найти

Пример: условию "стро?а" соответствуют результаты "строфа" и "строка"

Любое количество символов

Пример: условию "*-восток" соответствуют результаты "северо-восток" и "юго-восток"

Вопросительный знак или звездочка

Например, там~? находит "там?"

Выполните одно из указанных ниже действий.

Удаление определенных условий фильтрации

Щелкните стрелку столбце, который содержит фильтр, и выберите очистить фильтр.

Удаление всех фильтров, примененных к диапазону или таблице

Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.

Удаление или повторное применение стрелок фильтра в диапазоне или таблице

При фильтрации данных появляются только данные, которые соответствуют вашим условиям. Данные, которые не соответствуют этому критерию, скрыты. После фильтрации данных можно копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных.

Таблица с примененным фильтром "4 самых верхних элементов"

Фильтры забавляются. Это означает, что каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных. Сложные фильтры можно отфильтровать по одному значению, по одному формату или по одному критерию. Например, можно отфильтровать все числа больше 5, которые также ниже среднего. Но некоторые фильтры (десять верхних и нижних, выше и ниже среднего) основаны на исходном диапазоне ячеек. Например, при фильтрации десяти лучших значений вы увидите десять лучших значений всего списка, а не десять лучших значений подмножество последнего фильтра.

В Excel можно создавать фильтры трех типов: по значениям, по формату или по условиям. Но каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими. Например, можно отфильтровать значения по цвету ячейки или по списку чисел, но не по обоим. Вы можете фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.

Фильтры скрывают лишние данные. Таким образом можно сосредоточиться на том, что вы хотите видеть. С другой стороны, при сортировке данных их порядок будет меняться. Дополнительные сведения о сортировке см. в списке сортировки данных.

При фильтрации рассмотрите следующие рекомендации:

В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.

Можно отфильтровать несколько столбцов. Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.

Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.

Примечание: При использовании поиска найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации; данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Читайте также: