Как лучше распоряжаться свободным временем кратко

Обновлено: 05.07.2024

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям The Enchanted World of Sleep специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями Sleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

8. Временные блоки

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

Собирайте всю информацию в Inbox.
Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
Создавайте простые короткие списки дел.
Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Считается, что время - это самая ценная и дорогая валюта, его всегда мало. Иной раз хочется, чтобы в сутках было на пару-тройку часов больше. Нужно столько успеть, а минуты бегут одна за другой. Так как же уложиться в 24 часа и сделать то, что запланировано?

В-третьих, не пренебрегайте отдыхом и сном. Мы говорим о том, чтобы всё успевать, а для этого требуется быть бодрым и готовым чем-то заниматься. Наш организм обязан синтезировать энергию. Тратьте на сон столько времени, сколько нужно вам, чтобы по-настоящему выспаться. Ложитесь раньше, чтобы раньше проснуться и начать свой день полным сил. Но и переусердствовать с отдыхом тоже нельзя, ибо лень тоже имеет место быть. И именно эта самая лень мешает нам в жизни. Во всём нужно видеть меру.

Вы никогда не замечали, что можно выделить на какое-либо дело большой отрезок времени, например, неделю на написание реферата. А сделать всё в день перед сдачей, а иногда даже в ночь? Из этого вытекает следующий вывод: выделяйте на свою цель минимум времени. Если вы знаете, что можете написать реферат за три часа и сегодня, тогда зачем же выделять на него целую неделю, которая ничего вам не даст и не поменяет.

Помните, что умение распоряжаться временем очень помогает в жизни. Нужно проводить свои дни максимально плодотворно и целесообразно. Мы делаем огромную ошибку, когда разбрасываемся временем, которого даётся катастрофически мало. Ставьте реальные цели и добивайтесь их. Будьте мудрым и рассудительным, не пытайтесь прыгнуть выше своей головы. Идите к своей мечте маленькими, но уверенными шагами. Но для этого обязательно нужно ценить время и не тратить его понапрасну. Вы ничего не достигните, откладывая дела на потом. Есть только сейчас и именно в эту минуту ты должен сделать что-то важное для себя.

Берегите то, что вам дано. Цените свою жизнь, цените своё время. Планируйте больше — исполняйте больше. Живите продуктивно и интересно!

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Почему наши планы не работают, зачем адекватному человеку добровольно вставать в 5 утра, на что мы тратим непростительно много времени, как правильно определять цели и достигать их? Учимся планировать свою жизнь вместе со специалистом в этой области Викторией Радюковой.

Мы либо развиваемся, либо деградируем

— Что такое саморазвитие?

— Давайте подумаем. Человек, который ходит в тренажерный зал, чтобы подкачать пресс, — он развивается. Человек, который изучает фэншуй и учится, как правильно по его законам расставлять предметы в комнате, — тоже развивается. Человек, который просто читает книгу, опять-таки развивается.

Если брать в общем, каждый из нас — набор мыслей, чувств, убеждений и навыков. И если работать над любым из этих аспектов — это уже саморазвитие.

Какие есть варианты? Мы либо развиваемся, либо стоим на месте, либо деградируем. Хотя стоять на месте практически невозможно. Либо — вперед, либо — назад.

— Зачем человеку саморазвитие?

— Чисто теоретически, если выйти из системы и посмотреть со стороны, саморазвитие никому не нужно. Кто нас может к этому обязать? Никто.

Остановите на улице какого-нибудь первого попавшегося школьника Васю и спросите, зачем ему саморазвитие? Скорее всего, он особо не задумывается над этим вопросом. Но вот спустя время, когда Вася пойдет на работу, столкнется с конкуренцией и другими проблемами, жена при этом станет постоянно жаловаться, что и отношения у них недостаточно хороши, а друзья… У них и своих проблем хватает. Вот тогда Вася, возможно, поймет, что надо бы ему развиваться. Но всегда ведь есть и другой вариант: найти виноватых, всю жизнь роптать на судьбу и страдать.

Понятно, что лучше все же с тем самым саморазвитием не затягивать, вовремя определить, зачем оно лично вам нужно, и двигаться в заданном направлении.

— Что такое тайм-менеджмент, и как это связано с саморазвитием?

Необходимо учиться пониманию собственных потребностей

— Чего и в каких сферах можно добиться с помощью методик тайм-менеджмента?

— Всего и во всем. Существует условное общеизвестное разделение на сферы: финансы, карьера, личностный рост, семья, отношения, здоровье и так далее. И каждую из этих областей хочется развивать, правильно? А значит, для каждой грани своей жизни необходимо найти достаточно времени, да еще при этом, чтобы другие сферы жизни не страдали. Но чаще всего именно здесь люди и спотыкаются, зацикливаясь на чем-то одном: только работа, только семья, только любимые увлечения и так далее.

— Как вы считаете, на что люди тратят неоправданно много времени?

— На страхи, тревоги и желания других людей. Часто это указывает на неумение понимать собственные потребности. Ведь у нас как? Эгоистом быть плохо! Но на самом деле эгоистом быть нужно! Иначе вы будете делать то, что сказала мама, что посоветовали друзья, чтобы соседи косо не посмотрели, чтобы никто ничего плохого не подумал. Так и жизнь пройдет!

— Как правильно ставить цели?

— Есть много разных техник. И, конечно, все достаточно индивидуально, но все же есть основные, самые важные правила, которые можно было бы выделить:

1. Ставьте очень конкретные цели

2. Цель должна быть положительная

Мы все прекрасно знаем, чего мы НЕ хотим, а вот с тем, чего желаем, всегда сложнее. Наши негативные установки мало помогают в жизни, помните об этом.

3. Чаще задавайте себе вопросы

Вот так с ходу взять и определить свои мечты далеко не у всех выходит. Старайтесь помечать важные для себя идеи, ведите дневник, фиксируйте моменты жизни, которые натолкнули вас на какую-то мысль. Постепенно систематизируя накопленное, вы начнете больше понимать себя и свои желания.

4. Ставьте достижимые цели

Я не говорю, что нельзя ставить глобальные цели. Конечно, можно. Просто разбивайте их на более мелкие достижения.

5. Определяйте адекватные сроки

Оставляйте запас хотя бы в 20% времени на непредвиденные ситуации

— Как распланировать неделю?

— При планировании недели главное в списке рутинных дел найти время на важные задачи и вопросы.

Хорошо пользоваться методом квантования целей. Допустим, вы хотите выучить английский язык или улучшить его, поднять на пару уровней. Разбиваем эту цель на подзадачи. Например — ходить на занятия 2 раза в неделю, посвящать немного времени на специализированные обучающие сайты, каждый день повторять по 10 слов. И вот у вас уже появилось несколько направлений, которые осталось распределить по дням. То есть можно прямо сегодня начать понемногу идти к цели с помощью конкретных действий.

Как же вообще расставить приоритеты и совместить разные задачи и цели? Самая большая ошибка, которую делают люди, — жесткое планирование. Когда каждые 15 минут дня распланированы. Такой ритм тяжело выдержать и психологически, и физически, поэтому данное планирование работает редко. Обязательно оставляйте запас хотя бы в 20% времени на непредвиденные ситуации.

Куда более эффективно гибко-жесткое планирование. Когда вы расставляете в первую очередь горящие дела (например, совещание, важные звонки) и привязываете их ко времени, а рядом, на том же листе, размещаете другие, менее срочные дела. Рядом с каждой дополнительной задачей укажите, сколько времени она у вас примерно займет. Так вы сможете выбирать из дополнительного списка то, что сможете сделать в ближайший период, и избежите лишнего стресса из-за спешки и загруженности.

Отдыхать нужно сначала активно потом пассивно

— В котором часу вставать?

Дальше я по 10 минут прямо по таймеру уделяла на 6 задач: медитация, проговаривание аффирмаций (позитивные утверждения), визуализация, чтение, письмо (тут я писала план на день плюс итоги предыдущего дня) и зарядка. Я прекрасно себя чувствовала, была полна энергии и все успевала. Мой пример стал настолько заразительным, что вместе со мной в то же время начал подниматься и муж, хотя он тот еще соня. Поверьте, этот метод действительно работает.

— А в котором часу лучше ложиться спать?

— Когда отдыхать?

— Восьмичасовой рабочий день — этого более чем достаточно. Не загоняйте себя.

Существуют два вида отдыха: активный (прогулка, катание на коньках, встреча с друзьями) и пассивный (валяние на диване, просмотр фильмов, чтение книг и так далее). Чтобы мозг хорошенько разгрузился и переключился, сначала нам требуется активный отдых, а потом пассивный.

Здорово, если у вас есть 2 дня. Отдайте субботу на активность, а воскресенье — на пассивность, и у вас будет идеальная неделя.

— Какие, по-вашему, ошибки люди совершают в планировании чаще всего?

— Планируют нерегулярно, делают это нереалистично, планируют слишком много дел на короткий промежуток времени.

Задайте себе 3 магических вопроса

— Нужно ли себя вознаграждать за успехи?

— Обязательно. Есть 2 варианта вознаграждений: те, которыми мы радуем себя в течение рабочего дня, и большие долгосрочные награды.

За какую-то важную задачу мы сами себя можем наградить долгожданным путешествием, какой-то покупкой, SPA-процедурой, в общем, чем-то значимым.

— А что делать, если цели не достигнуты? Как себя дальше мотивировать?

— Здесь важно умение остановиться. Остановиться и подумать, почему цель не достигнута, что пошло не так, какие трудности помешали?

Анализ собственных ошибок — это тоже бесценный опыт, который продвигает нас вперед. Кроме того, большинство целей, которых мы не достигли, на самом деле не наши личные. Часто это указания руководства, пожелания родителей или супругов, дань моде и так далее. Если у вас что-то не получилось, спросите себя, действительно ли ВЫ этого хотите?

1. Какой урок я могу извлечь из данной ситуации?

2. Чего я хочу достичь на самом деле?

3. Каким другим способом можно достичь желаемого?

Желаю всем удачи в планировании. Никогда не останавливайтесь на достигнутом!

Читайте также: