Как использовать возможности рассылки в ворде кратко
Обновлено: 05.07.2024
Хотелось бы в данной ветке поподробнее описать такую функциональность программы Word как Рассылки.
Формированию рассылок в Word 2007 и 2010 посвящена целая вкладка. И хотя обычно мы используем эту функциональность весьма нечасто (а многие – не используют никогда ), все равно, о ней полезно будет знать.
Опыт показывает, что нередко даже люди, профессионально работающие с программой Word, обычно знакомы с этой функциональностью лишь в самых общих чертах.
Поэтому мы подготовили небольшой курс, где постараемся рассмотреть основные возможности формирования рассылок в Word.
Мы будем рассматривать процесс формирования рассылок в Word на примере версии 2010.
Как известно, в Word, с уже упомянутой вкладки Рассылки можно запустить специальный мастер рассылок (Пошаговый мастер слияния).
Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.
Предварительно могут быть подготовлены список получателей и шаблон письма.
Все эти действия постараемся более подробно рассмотреть далее.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
2 Ответ от Alex_Gur 28.08.2012 13:44:25
Формируем файл списка получателей
Вначале рассмотрим процедуру формирования списка получателей. Эта процедура обычно вызывает значительное замешательство у пользователей, а на самом деле она предельно проста.
Файл списка получателей (его еще часто называют базой данных или информационной базой рассылки) может быть сформирован в различных форматах:
- в Word;
- в Excel;
- в Access и т.д.
Этот файл содержит таблицу, которая распознается мастером формирования рассылок. Таблица включает в себя шапку и данные. Желательно, чтобы данный файл содержал только одну указанную таблицу, начинающуюся в Excel с первого ряда и с первого столбца (с ячейки A1), а в Word – с первой строки.
Команда Выбрать получателей (на вкладке Рассылки) распознает эту таблицу (первый ряд - как шапку, а остальные – как данные), а команда Изменить список получателей позволяет вывести таблицу в специальное окно, проверить ее корректность и при необходимости изменить ее.
В приложении приведены учебные примеры файлов списка получателей в форматах Word, Excel и Access, которые можно скачать. При желании вы можете изменять эти файлы и проверить, как функциональность формирования рассылок будет распознавать их.
Если файла списка получателей в электронном виде еще не существует - не беда, при необходимости его можно создать непосредственно в программе Word (об этом мы будем писать далее).
You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
3 Ответ от Alex_Gur 28.08.2012 14:16:46
Готовим шаблон письма
Чаще всего шаблон письма представляет из себя документ в Word, по структуре напоминающий письмо с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из файла списка получателей. Но, вообще говоря, шаблон письма может быть любым файлом Word.
Учебный пример шаблона письма можно скачать в приложении.
Необходимо иметь в виду, что в некоторых случаях шаблон письма не понадобится (об этом см. далее).
You don't have the permssions to download the attachments of this post.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
4 Ответ от Alex_Gur 29.08.2012 13:12:37
Приступаем непосредственно к слиянию.
Формирование писем
Этап 1. Выбор типа документа
Вначале научимся формировать рассылки с помощью мастера слияния, встроенного в программу Word.
Откроем Word (2010) и перейдем на вкладку Рассылки и выберем команду Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.
В правой части экрана (по умолчанию) откроется пошаговый мастер слияния.
Пока составим рассылку письма, поэтому выбираем позицию переключателя Письма (остальные типы документов попробуем рассмотреть позднее).
Нажимаем на гиперссылку Далее. Открытие документа и успешно переходим ко второму этапу слияния.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
5 Ответ от Alex_Gur 29.08.2012 13:43:48
Этап 2. Выбор документа
На втором этапе программа предлагает нам выбрать документ для рассылки. При выборе на первом этапе опции Письма у нас имеется три новые возможности для выбора:
1) Текущий документ (эту позицию переключателя используют, если рассылаемый документ является активным).
2) Шаблон (эту позицию выбирают, если рассылаемый документ (именуемый здесь шаблоном) еще не открыт).
3) Существующий документ (имеется в виду выбор документа, который уже открыт, но не является активным).
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
6 Ответ от Alex_Gur 30.08.2012 09:31:32
Этап 3. Выбор получателей
На третьем этапе предлагается выбрать состав получателей. Для этого предлагается три возможности:
1) Использование списка (используется подготовленный ранее файл данных о получателях в Word, Excel, Access и т.д.).
2) Контакты Outlook (используется книга контактов Outlook; для использования этой функциональности на компьютере должна быть активирована программа Outlook и в ней должна быть сформирована книга контактов).
3) Создание списка (новый список получателей создается непосредственно с использованием макроса рассылок Word). Для практики попробуйте создать новый список получателей и сохранить его. Список сохраняется в формате Access с расширением MDB.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
7 Ответ от Alex_Gur 30.08.2012 10:24:51
Этап 4. Создание письма
На четвертом этапе программа можно написать письмо для рассылки, если оно предварительно не было создано, и вставить поля для размещения данных о получателях.
В частности, указываются следующие виды полей:
1) Блок адреса.
2) Строка приветствия.
3) Почтовая марка.
4) Другие элементы.
Вставим поочередно указанные элементы.
Установим курсор в место документа, где должен быть напечатан блок адреса и нажмем на гиперссылку Блок адреса.
Открывается окно Вставка блока адреса, в котором можно регулировать различные форматы написания адреса.
В принципе, программа Word хорошо определяет нужные колонки данных, но при необходимости можно уточнить соответствие колонок для формирования адреса, нажав на кнопку Подбор полей. Открывается окно Подбор полей, с помощью которого можно уточнить соответствие колонок, необходимых для формирования адреса.
Чтобы получить возможность использовать электронные почтовые марки, необходимо установить специальное программное обеспечение, о чем свидетельствует открывающееся информационное окно. Для России эта служба также недоступна.
Наконец, снова устанавливаем курсор в место размещения поля и нажимаем на гиперссылку Другие элементы, чтобы вставить в письмо отдельные элементы базы рассылки. Открывается окно Вставка поля слияния:
Закончив размещение полей, нажимаем на гиперссылку Далее. Просмотр писем и переходим к пятому этапу слияния.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
8 Ответ от Alex_Gur 30.08.2012 16:47:00
Этап 5. Просмотр писем
На пятом этапе производится просмотр писем:
Поля документа заполняются значениями из файла информационной базы рассылки.
По умолчанию сначала показывается первое письмо:
С помощью стрелочек влево и вправо в области Пошагового мастера слияния на пятом этапе можно переходить, соответственно, к просмотру предыдущего и следующего писем.
Так при нажатии стрелочки вправо открывается письмо 2:
На данном этапе мастер слияния предлагает нам следующие возможности:
1) Поиск получателей по всем полям информационной базы рассылки или по избранному полю (гиперссылка Найти получателя).
2) Корректировка списка получателей в окне Получатели слияния (гиперссылка Изменить список). С этим окном мы уже работали на третьем этапе.
3) Исключение из рассылки текущего получателя (кнопка Исключить получателя). После нажатия этой кнопки текущий получатель остается в базе, но в окне Получатели слияния с соответствующей строки будет снят флажок. Для того, чтобы восстановить получателя необходимо открыть окно Получатели слияния с помощью гиперссылки Изменить список и установить флажок в строке исключенного адресата.
Просмотрев получившиеся письма, переходим к последнему, шестому этапу слияния с помощью гиперссылки Далее. Завершение слияния.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
9 Ответ от Alex_Gur 31.08.2012 10:33:28
Этап 6. Завершение слияния
Мы, наконец, дошли до последнего этапа процесса слияния! На этом этапе непосредственно формируются все письма рассылки.
Здесь нам предлагается две возможности:
1) Печать (формирование всех писем производится автоматически перед печатью, итоговый файл слияния не формируется).
2) Изменить часть писем (все письма, предназначенные для рассылки, с соответствующими реквизитами собираются в новый итоговый файл, который по умолчанию получает название Письма .docx; полученный файл можно отредактировать перед печатью). При этом поля слияния преобразуются в обыкновеный текст. При необходимости файл можно сохранить и форматировать стандартным способом.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
10 Ответ от Alex_Gur 31.08.2012 11:00:26
Формирование конвертов
Перед этим мы завершили процесс формирования рассылки писем. Далее рассмотрим другие функциональности использования рассылок в Word. Процесс слияния в различных случаях аналогичен слиянию для писем, но имеет свои особенности.
Начнем с формирования конвертов.
Этап 1. Выбор типа документа
Открываем новый пустой документ.
На вкладке Рассылки выберем команду Начать слияние – Пошаговый мастер слияния. На первом этапе выбираем Конверты:
Жмем на гиперссылку Далее. Открытие документа.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
11 Ответ от Alex_Gur 31.08.2012 11:23:53
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На втором этапе программа предлагает нам выбрать документ для рассылки. В процессе формирования конвертов на втором этапе имеется две возможности:
1) Изменить макет документа (эту позицию выбирают для формирования шаблона конверта).
2) Существующий документ (данная функциональность используется, когда конверт уже открыт).
Переключатель Текущий документ для данного процесса является неактивным.
Выбираем переключатель Изменить макет документа и нажимаем на гиперссылку Далее. Выбор получателей (на этом этапе можно также нажать на гиперссылку Параметры конверта).
Открывается окно настройки параметров конверта, где можно выбрать размер конверта, а также местоположение размещения и шрифт адреса получателя и обратного адреса:
Выбираем значения по умолчанию, нажимаем кнопку OK.
Если в активном файле Word имеется какой-либо текст, то программа предупреждает об удалении содержимого файла.
Затем текстовая область программы принимает форму конверта.
Программа автоматически переходит к третьему этапу, на котором можно выбрать получателей так же, как это было описано ранее (при формировании рассылки писем).
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
12 Ответ от Alex_Gur 03.09.2012 16:43:36
Этап 4. Разработка конверта
Разработка конверта выполняется аналогично процессу Создания письма, описанному выше.
Программа так же, как и при формировании рассылки писем, предлагает нам четыре типв полей: Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка и Другие элементы. Все указанные поля были подробно описаны ранее.
Обратите внимание, что на конверте сформировалась область для блока адреса получателя:
Разместим в этой области поле Блок адреса и перейдем к пятому этапу.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
13 Ответ от Alex_Gur 03.09.2012 16:50:20
Этап 5. Просмотр конвертов
Если все было сделано правильно, то открывается конверт с адресом первого получателя:
Действия, доступные на этом этапе, аналогичны описанным выше.
Перейдем к заключительному этапу.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
14 Ответ от Alex_Gur 03.09.2012 16:59:59
Этап 6. Завершение слияния
Этап выполняется так же, как и при слиянии писем.
Предлагается Печать конвертов (без создания итогового файла слияния) или Изменить отдельные конверты (формируется итоговый файл с названием Конверты .docx, который можно отредактировать перед печатью).
Каждый конверт в указанном файле размещается на отдельной странице.
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
15 Ответ от Alex_Gur 04.09.2012 10:45:27
Формирование наклеек
От описанных выше типов документов наклейки (в трактовке компании Microsoft) отличаются тем, что создается таблица, в ячейках которой размещаются поля слияния и, соответственно, данные из информационной базой рассылки. Пример результирующего файла приведен на рисунке:
На втором этапе (точнее при переходе со второго этапа на третий) при установленном значении переключателя Изменить макет документа открывается окно Параметры наклейки:
Удобной и приятной работы в Word!
Перевести спасибо на Яндекс кошелёк - 41001162202962; на WebMoney - R581830807057.
Даже великим комбинаторам порой не избежать в бизнесе сложностей, для преодоления которых требуется использование возможностей современных информационных технологий. Например, как просто и быстро разослать всем клиентам конторы "Рога и копыта" приглашение принять участие в акции по рождественской распродаже рогов и копыт? Очень просто: для этого понадобится всего лишь база данных клиентов и несколько действий в Microsoft Word.
2. Приведём её в должный вид. Нужны нам только Имя, Отчество, адрес электронной почты клиента и пол для правильного написания окончаний. Ненужные строки удалим, недостающие - вставим.
3. Для заполнения столбца с именем и отчеством воспользуемся функцией мгновенного заполнения, доступной в Excel 2013. Для этого нужно начать вводить необходимые данные в первых нескольких строках, и Excel, распознав алгоритм, которому нужно следовать, сам заполнит оставшуюся часть. Достаточно нажать Enter, чтобы принять предложенные изменения.
4. В случае, если база данных не содержит информации о половой принадлежности клиентов, данный столбец придется заполнить вручную.
5. База данных полностью готова. Приступим к формированию предложения. Для этого понадобится Word и заготовка письма, в которое и нужно будет подставлять данные клиентов.
6. Для настройки автоматической рассылки перейдём на вкладку Рассылки, и из всплывающего меню Начать слияние выберем инструмент Пошаговый мастер слияния, который поэтапно поможет выполнить рассылку.
9. Теперь необходимо выбрать лист, на котором сохранена база данных. В нашем случае выбирать не придется: лист в книге всего один. Установка флажка в нижней части окна укажет программе на то, что в первой строке таблицы находятся названия столбцов. Выбираем лист, нажимаем ОК.
11. Для вставки имени клиента в бланк поместим курсор в то место, где оно должно быть отображено, и вставим соответствующие сведения, пройдя по ссылке Другие элементы.
12. В окне вставки поля выберем поле Имя, Отчество из нашей базы данных и нажмем Вставить, чтобы данная информация появилась на бланке.
13. А вот чтобы в зависимости от пола клиента менялось окончание слова, придется прибегнуть хоть и к простейшей, но формуле "Если…то…иначе". Поставив курсор на место окончания слова Уважаем(-ый/-ая), на вкладке Рассылки в выпадающем меню Правила выберем формулу IF…THEN…ELSE.
15. На пятом этапе есть возможность просмотреть итоговый вариант письма в зависимости от изменения получателя, а также исключить какого-либо конкретного получателя или изменить список. Если всё готово, жмём Далее. Завершение слияния и на шестом этапе переходим по ссылке Электронная почта.
Шаг 1. Подготовка основного документа
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Строка приветствия.
Выберите нужный формат.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.
Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.
В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.
Все записи (по умолчанию).
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.
См. также
Шаг 1. Создание основного документа в Word
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.
В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.
Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.
После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.
Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.
Рассмотрим ситуации , при которых возникает потребность в индивидуальной рассылке. Например, руководство компании “Ваши друзья” решило, что пора уделять своим клиентам повышенное внимание. Одним из шагов этой культурной программы стали индивидуальные поздравления, скажем, с днём рождения, и их соответствующая рассылка. Макет такого поздравления — файл “Образец поздравления.doc” — уже разработан (рис. 1). Для окончательного формирования поздравлений в текст каждого письма нужно добавить именное обращение (например, “Уважаемая Лариса Ивановна!” и т. п.).
Как решить такую задачу? Первое, что приходит в голову, — просто взять и отредактировать вручную нужное число строк, страниц. Но этот способ хорош, если нужно разослать письмо по трём–пяти адресам. А если, например, их больше сотни? Кроме того, при большом числе адресатов полезно задаться вопросом: а сколько всего времени нужно потратить на эту работу (с учётом проведения повторных рассылок и возможности ошибок в макете)? И вообще, как контролировать сам факт включения конкретного клиента в рассылку, ведь в нашем случае текст письма не содержит даже фамилии адресата.
Вот тут и появляются мысли о необходимости автоматизировать эту рутинную работу при минимальных затратах. Оказывается, возможность сделать всё нам необходимое без привлечения программистов уже давно (по крайней мере начиная с MS Word 6.0) встроена в MS Office, но, что удивительно, знают о ней далеко не многие, в том числе даже опытные пользователи. Называется эта возможность “слияние документов”. В статье данная функция иллюстрируется на примере применения MS Office 2000.
Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных), но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим:
Как работает режим слияния документов
Для получения итогового документа требуется список рассылки, а также основной документ слияния, играющий роль шаблона.
Список рассылки может храниться в виде таблицы Word, таблицы HTML, текста либо таблицы данных СУБД — MS Access, dBase, FoxPro или любой другой СУБД, для доступа к которой на вашем компьютере есть драйвер ODBC (Open Database Connectivity — открытый интерфейс доступа к базам данных; драйвер ODBC — модуль, который применяет функции ODBC, позволяющие прикладной программе взаимодействовать с СУБД). Мы рассмотрим хранение списка рассылки не в СУБД, а в файле MS Excel. Такой вариант, на наш взгляд, оптимален, потому что, во-первых, не требует от пользователя специальных знаний теории хранения данных и, во-вторых, потому что MS Excel сам по себе обладает большим набором удобных средств обработки и визуального представления данных (таких, например, как фильтрация или сортировка). Однако при выборе среды для хранения данных нужно также помнить и об определённых ограничениях, имеющихся в MS Excel. В частности, один лист Excel (сразу определимся с терминами: книга MS Excel — это файл, используемый для обработки и хранения данных; в свою очередь книга состоит из нескольких листов) не может содержать более 65 536 строк, так что если поздравительный список ваших знакомых (клиентов, избирателей) превышает это число и его не удаётся логически разделить на более мелкие фрагменты, то для хранения такого объёма данных необходимо будет использовать уже какую-либо СУБД.
Основной документ слияния создаётся в MS Word. В его текст включаются поля, соответствующие столбцам из списка рассылки (“поля слияния”).
При проведении слияния для каждой строки из списка рассылки поочерёдно выполняются следующие действия:
На рис. 2 изображён пример списка рассылки в формате книги MS Excel. Нужно заметить, что подготовка списка рассылки — это, как правило, наиболее трудоёмкая операция. Информацию о клиентах нужно выверить, очистить от “мусора”, грамотно разделить по столбцам. При разделении на столбцы следует помнить, что поле слияния в макете документа соответствует столбцу в списке. В примере на рис. 2 столбцы “Компания”, “Фамилия_И_О”, “Индекс”, “Страна_Город” и “Адрес” будут использоваться для решения другой задачи — надпечатки почтовых конвертов, в которые будет вкладываться именное поздравление.
Советы по формированию списка в MS Excel
В MS Excel используется большое количество различных логических правил и умолчаний, зачастую скрытых от пользователя. Поэтому, чтобы формируемый вами список был пригоден для проведения процедуры слияния, рекомендуется соблюдать ряд правил, которые мы приводим ниже.
1. Левый верхний угол списка данных должен размещаться в левом верхнем углу (в ячейке A1) листа.
2. Названия столбцов данных размещаются в первой строке листа. Формат ячеек в первой строке нужно установить в “Текстовый” (меню Формат ® Ячейки. ). В названиях столбцов не рекомендуется использовать пробелы, запятые, кавычки.
3. Для форматирования списка нельзя использовать полностью (по всем позициям) пустые строки или полностью пустые столбцы. Пустая строка или столбец воспринимаются Excel как конец списка!
4. Если суть данных такова, что в них могут содержаться пустые значения, нужно присвоить списку имя. Для этого необходимо выделить соответствующий диапазон, содержащий данные списка, через пункт меню Вставка ® Имя ® Присвоить. открыть диалог присвоения имени и ввести имя диапазона, используя латиницу (например, Database). Рекомендуем присваивать имя диапазону столбцов, иначе при добавлении в список новых строк придётся каждый раз изменять границы диапазона.
5. На том листе, где размещён список рассылки (рис. 2, лист “База данных”), не следует размещать другие данные.
6. Для всех ячеек списка целесообразно установить текстовый формат (если это невозможно, то по крайней мере — один и тот же формат ячеек внутри каждого столбца данных).
7. Текстовые данные не должны содержать непарные (незакрытые) кавычки.
8. Текстовые данные не должны содержать пробелы перед началом текстовой строки.
В ходе преобразования уже имеющихся данных в формат списка, пригодный для проведения слияния, наверняка придётся использовать функции текстовой обработки строк. Так, некоторые столбцы могут содержать вычисляемые при помощи формул значения, поэтому перед проведением слияния рекомендуем заменить в таких столбцах формулы на сами значения. Для этого нужно выделить заменяемый (содержащий формулы) диапазон, скопировать его (Ctrl+Ins или пункт меню Правка ® Копировать) и вставить на прежнее место, используя пункт меню Правка ® Специальная вставка. В диалоге Специальная вставка, который откроется при выборе этого пункта меню, нужно выбрать вариант Значения.
Формирование основного документа слияния
Продолжим разбор примера. Рассмотрим шаги по формированию основного документа слияния с использованием готового макета поздравления.
Шаг 1. Преобразование обычного файла в основной документ слияния. Откроем файл, содержащий макет поздравления (файл “Шаблон поздравления.doc”). Используя пункт меню Сервис ® Слияние. откроем диалог слияния и нажмём кнопку Создать. В выпадающем меню выберем Документы на бланке. После этого на экране возникнет ещё один диалог, в котором нужно нажать кнопку Активное окно (при создании макета документа “с нуля” нужно нажать кнопку Создать основной документ). Закроем диалог слияния и посмотрим на изменение управляющего интерфейса Word. Обратим внимание на то, что в панели инструментов появилась новая панель (Слияние). Вернёмся к диалогу слияния (пункт меню Сервис ® Слияние. или кнопка в панели инструментов).
Шаг 2. Получение данных. В диалоге Слияние нажмём кнопку Получить данные и в выпадающем меню выберем пункт Открыть источник данных (рис. 3).
В диалоге открытия источника данных выберем тип файла, в котором содержится список (в нашем примере — “Книги MS Excel (*.xls)”) и сам файл (у нас — файл “Поздравления.xls”). После этого на экране появится диалог выбора диапазона в книге Excel. Если в книге Excel только один лист, а на листе — только один список, то в диалоге нужно выбрать пункт “Весь лист”. Если список был ранее обозначен именем (например, Database) — нужно выбрать это имя.
Закроем диалог слияния. Теперь в панели инструментов стала доступна кнопка Добавить поле слияния. Если её нажать, то в выпадающем списке будут отображаться поля слияния, соответствующие столбцам данных из списка (сравните со списком на рис. 2).
Шаг 3. Вставка полей слияния в основной документ. Для вставки поля слияния в основной документ нужно подвести курсор к позиции, в которой требуется его разместить, и выбрать нужное поле кнопкой Добавить поле слияния (рис. 4). Выбрать шрифт для отображения поля можно обычным способом.
В нашем примере нужно поместить поле Обращение между рисунком и строкой “Поздравляем Вас с днём рождения” и установить для поля тот же шрифт, что и для текста поздравления.
Выполнение процедуры слияния
Кнопка используется для переключения между режимами отображения названий полей/значений полей.
Нужно проверить внешний вид итогового документа для строк списка, в которых содержатся самые длинные и самые короткие строки. Кроме того, следует проверить соответствие общего количества страниц в итоговом массиве документов общему количеству строк в списке. Обратите внимание, что, если длина поля в основном документе не совпадает с длиной соответствующей строки в списке, в итоговом документе страницы могутсбиваться (и тогда там могут возникать дополнительные, “сбойные” страницы). Способ разрешения таких проблем — использование более мелкого шрифта для отображения поля в Word, либо изменение внешнего вида основного документа, либо изменение длины конкретного текстового значения в списке.
Шаг 5. Объединение. Для запуска процедуры слияния нажмём кнопку Объединить. (она доступна через панель инструментов и через диалог слияния). На экране возникнет диалог управления слиянием (рис. 6).
Через диалог можно отобрать диапазон строк списка, который будет выведен в результирующий документ, а также выбрать назначение слияния: в новый документ, напрямую на принтер, напрямую в электронную почту. При помощи кнопки Отбор записей можно ввести логические правила для отбора строк из списка. Выберем Новый документ и нажмём кнопку Объединить.
Происходит автоматическое формирование итогового документа. Название документа по умолчанию выбирается также автоматически, с учётом числа попыток объединения (“Формы1”, “Формы2”, “Формы3” и т. д.).
Шаг 6. Выходной контроль. Завершив формирование документа, его нужно переименовать и сохранить. Рекомендуем повторить действия шага 4.
И вот итоговый документ с поздравлениями сформирован. Последнее, что осталось сделать, — распечатать его, вложить в конверты и разослать адресатам. При этом подготовка файла для надпечатки конвертов проводится аналогичным способом.
Читайте также: