Этапы реализации проекта кратко

Обновлено: 02.07.2024

Начинаем серию статей для быстрого погружения в проджект-менеджмент. Весь курс в видеоформате можно бесплатно пройти на GeekBrains. А здесь первый урок в текстовом виде — для тех, кому удобнее читать.

Этапы проекта

Любой проект состоит из четырёх этапов: инициализации, планирования, реализации и завершения. Рассмотрим каждый подробнее.

Инициализация. Заказчик приходит к проджект-менеджеру с запросом. Менеджер анализирует бизнес-идею (определяет содержание и длительность проекта), разрабатывает проектное задание и выполняет стратегическое планирование.

Планирование. Проджект-менеджер определяет, из каких специалистов будет состоять команда, каковы объёмы проекта, его этапы и контрольные точки для сверки с заказчиком. Также выявляет возможные риски и рассчитывает ресурсы.

Реализация. Проджект помогает команде создать конечный продукт или его часть — для этого отслеживает и контролирует каждый из этапов, решает проблемы, информирует заказчика о ходе проекта и управляет изменениями.

Завершение. Проджект-менеджер сдаёт продукт заказчику, оценивает уровень удовлетворённости клиента и приобретённый опыт. Фиксирует успехи, неудачи и их причины, чтобы стать эффективнее и избежать негативного опыта в будущем.

Проектные артефакты

Артефакты проекта — это физические носители информации, которые подтверждают договорённости и позволяют всем членам команды следить за ходом проекта. Например, договор, коммерческое предложение, техническое задание, сопроводительные документы, исполняемые файлы, исходные тексты, веб-страницы, файлы с данными и справочной информацией. При этом универсального набора артефактов не существует — на каждом проекте он свой.

Рассмотрим, как распределяются артефакты на каждом из этапов проекта. При этом от проекта к проекту набор будет немного разным.

Инициализация: техническое задание, коммерческое предложение, договор и приложение к нему, дополнительное соглашение.

Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.

Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.

Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.

Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:

Техническое задание (цели, требования, техническая документация).
Паспорт проекта (свод данных, участники и их зоны ответственности).
Макеты и дизайн.
Результаты исследований.
Итоги встреч и других коммуникаций.
Список задач.
Итоги проекта (доступы, документация, права).
Планы на будущее (доработки).

Сбор артефактов

Проджект-менеджер собирает артефакты проекта во время согласования требований с заказчиком и уточнения деталей — лучше показаться дотошным и избежать недоразумений, чем поскромничать и недопонять клиента.

Проджект обсуждает требования с командой, чтобы быть уверенным, что каждый понял свою задачу и выполнит работу корректно. Это ещё один этап, на котором формируются артефакты проекта.

Проджект-менеджер согласовывает результаты с конечными пользователями — это подтверждает, что команда делает именно то, что нужно заказчику.

После встречи проджект рассылает её итоги всем участникам проекта, а клиента просит подтвердить, что он тоже ознакомился с ними. Если он не отвечает, то менеджер не стесняется напомнить о письме.

Виды артефактов

Артефакты делятся на формальные и неформальные.

Формальные — обязательные, прописанные в договоре, на которых стоят реквизиты заказчика и исполнителя. Также к формальным артефактам относится документация и элементы, которые указаны в официальных документах. Если в договоре написано, что исполнитель обязан предоставить результаты исследования, то они будут формальным артефактом.

Виды заказчиков

Заказчиков принято разделять по двум принципам. Первый — по традиционному объёму документации, который необходимо вести по проекту. Второй — с точки зрения того, как происходит процесс взаимодействия до запуска проекта. В этой классификации выделяют четыре вида заказчиков:

Государственный заказчик (управление, больница, школа).
Близкий к государственной сфере.
Бизнес-заказчик.
Стартап (небольшой бизнес-заказчик).

Зона ответственности заказчика

Работая в любом проекте, нужно понимать, к кому и с каким вопросом обращаться: что может решить заказчик, что руководитель, а когда стоит получить больше информации от команды. Чтобы не растеряться в самый неподходящий момент, на старте нужно распределить зоны ответственности. Один из классических инструментов для этого — матрица RACI.

Матрица RACI — это таблица, в которой проджект-менеджер по горизонтали вписывает зоны ответственности, а по вертикали — исполнителей и другие действующие лица на проекте (заказчиков, членов команды, подрядчиков). Этот инструмент помогает распределить ответственность ещё на этапах инициализации и планирования проекта.

В матрице выделяется четыре зоны ответственности: R — responsible (исполняет), A — accountable (несёт ответственность) C — consult before doing (консультирует до исполнения), I — inform after doing (оповещает после исполнения). Рассмотрим это на примере.

По горизонтали прописаны зоны ответственности, а по вертикали — действующие лица. Анна разрабатывает устав, а Бен несёт ответственность за выполнение этой задачи. Если у кого-то из членов команды появится вопрос про устав, он сразу поймёт, к кому обратиться.

Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:

Составить список процессов или зон ответственности.
Выделить функциональные роли.
Назначить встречу с заказчиком и командой.
Описать матрицу.
Определить несоответствия (опционально).
Проконтролировать выполнение назначенных ролей.

При этом важно соблюдать основные принципы:

A должен быть в каждой задаче только один.
R должен быть в каждой задаче, и их может быть несколько.

Удержать все эти вещи в голове непросто, но благодаря практике можно стать эффективным проджект-менеджером. Попробуйте начать свой путь в профессии с бесплатного курса GeekBrains. Желаем удачи!

Этапы проекта

Проектные артефакты

Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.

Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.

Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.

Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:

Техническое задание (цели, требования, техническая документация).
Паспорт проекта (свод данных, участники и их зоны ответственности).
Макеты и дизайн.
Результаты исследований.
Итоги встреч и других коммуникаций.
Список задач.
Итоги проекта (доступы, документация, права).
Планы на будущее (доработки).

Сбор артефактов

Виды артефактов

Артефакты делятся на формальные и неформальные.

Виды заказчиков

Государственный заказчик (управление, больница, школа).
Близкий к государственной сфере.
Бизнес-заказчик.
Стартап (небольшой бизнес-заказчик).

Зона ответственности заказчика

Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:

Составить список процессов или зон ответственности.
Выделить функциональные роли.
Назначить встречу с заказчиком и командой.
Описать матрицу.
Определить несоответствия (опционально).
Проконтролировать выполнение назначенных ролей.

При этом важно соблюдать основные принципы:

A должен быть в каждой задаче только один.
R должен быть в каждой задаче, и их может быть несколько.

Когда вы ставите любую задачу самому себе и добиваетесь поставленной цели, вы даже не задумываетесь о таких словах, как планирование, эффективность, ресурсы, согласование и т.п. Всё это кажется каким-то незначительным: вот задача, вот её исполнение, а вот результат…

Итак, чтобы лучше разобраться с процессом планирования и реализации нового проекта, нужно сначала подтянуть теоретическую базу. Методологии внутри каждого предприятия могут быть разными, но у всех есть общие черты, ведь задачи везде остаются задачами. Поэтому на всякий случай о терминах.

Определения

Создание проекта или реализация проекта – это некий системный процесс или цепь взаимосвязанных процессов, который/которые состоят из определённых действий, привязанных ко времени и направленных на достижение заданного результата.

Сами по себе проекты могут быть частью других, более сложных, или, наоборот, разбиваться на более мелкие.

Цели не всегда бывают фиксированными, они могут требовать уточнения в процессе выполнения действий или после некоторых этапов. Внутри проекта могут быть промежуточные цели и т.д.

Если обобщить, то можно увидеть, что проект – это более масштабная и ответственная задача, часто имеющая большое количество подзадач.

План и этапы реализации проекта

Любой проект имеет свой жизненный цикл. Во многих программах обучения для менеджеров / управленцев выделяются одни и те же фазы жизни любых типов проектов. Назовём их ниже.

Основные этапы создания и реализации проекта:

Генерация концепции (предпроектный или предварительный этап). Здесь производится постановка цели, а также оценивается необходимость и возможность её реализации.
Разработка плана (планирование реализации проекта). На этом этапе важно правильно распределить имеющееся ресурсы и привязаться ко времени.
Непосредственно реализация (для проектов с длительным жизненным циклом это фаза ввода в эксплуатацию и сама эксплуатация).
Завершение проекта (его сдача, закрытие, угасание и т.п., всё будет зависеть от исходных целей и задач). Для каких-то проектов стадия завершения – это благо, а для каких-то катастрофа, например, если завершается жизненный цикл работы предприятия.

Внутри каждого из этапов могут происходить корректировки, смена курса, полный отказ от идеи, формирование новой стратегии, изменение приоритетов и т.д. Все возможные риски максимально можно снизить за счет усиления контроля и сбора аналитики (получения качественных и количественных характеристик различных вложенных процессов в контрольных точках).

С другой стороны, при неправильном планировании и распределении задач излишний контроль и сбор метрик может дать обратный результат – привести к дестабилизации деятельности системы.

Значение и необходимость специальных инструментов управления проектами

Теперь, когда у вас уже есть теоретическая база, остаётся только правильно применить её на практике – то есть внутри своей компании, предприятия или команды.

Одно дело, когда вам нужно распланировать работу персонала из 5-10 человек на день (это оперативное планирование), а другое, когда у вас в работе крупный инновационный и/или инвестиционный проект.

Рынок инструментов для планирования существует не первый день. Здесь есть разные реализации: оффлайн-программы (так называемые планировщики), специальный корпоративный софт (ERP-системы, системы электронного документооборота и т.п.), а также облачные сервисы (готовая SaaS-инфраструктура).

У каждого типа решений есть те или иные достоинства и недостатки.

Большинство классических планировщиков обычно подходит только для личного использования, даже если все задачи хранятся в облаке и есть готовое мобильное приложение.

Для бизнеса наиболее интересны ERP-системы и облачные системы управления проектами.

Корпоративные ERP-системы устанавливаются на рабочие места пользователей, часто требуют доработки (адаптации под запросы конкретной компании) и оплаты услуг внедрения/сопровождения. Даже если сама система поставляется бесплатно, вам всё равно придётся покупать мощный сервер и организовывать для него всю необходимую структуру самостоятельно (питание, локальная сеть, резервное копирование и т.п.). А это серьёзные разовые (капитальные) финансовые вложения. Такие системы могут позволить себе только крупные предприятия.

Наиболее выгодными в плане соотношения цены и качества для малого и среднего бизнесаявляются облачные системы управления проектами. Даже если система предполагает ежемесячную оплату. Это будут оперативные расходы, а не капитальные, как в случае с корпоративными ERP. Всю необходимую инфраструктуру вы получаете сразу (без развёртывания и с минимальными усилиями для внедрения). Сервис доступен с любых устройств и в любое время дня и ночи. Любые проблемы решаются штатными специалистами, ведь это включено в оплату. Вам не нужно искать среди ночи приходящего сисадмина или вызванивать штатного специалиста из отпуска.

Остаётся только правильно подобрать сервис. Чтобы он подходил под ваши технические требования, мог легко подстроиться под имеющуюся методологию управления, решал все стоящие перед ним задачи и быстро осваивался сотрудниками.

Вот тут мы и подошли к самому важному!

Разработка и реализация проектов в Projecto

Функционал Projecto отлично сочетается с работой над проектами внутри коммерческой организации любого размера и типа. Он универсален для любой методологии.

Реализация проекта осуществляется задействованными сотрудниками в рамках поставленных целей и задач. Управление целями и задачами становится доступно уже после создания проекта. И целей, и задач может быть любое количество.

Что касается непосредственно задач

Задачи – это сущность для реализации любого проекта.

Вы можете назначить исполнителя и наблюдателя или целые группы сотрудников в нужном статусе.
Можно определить место и время (начала/завершения).
Есть встроенная система управления напоминаниями, которые можно организовать на определённый интервал перед назначенной датой, точно в нужную дату или с заданной периодичностью (по дням недели или месяца).
Задачу легко можно сделать периодичной. Повторы привязываются к дням недели, дням месяца, заданному временному промежутку и т.д.
Одну задачу можно соотнести сразу с несколькими разными проектами.

Цели – это самостоятельные сущности внутри проекта

Их можно планировать на определенный срок.
У них есть свой статус (поручена, в процессе, достигнута, провалена, неактуальна).
Цель можно связать с определенными задачами (одной или целым перечнем). Таким образом, проект можно разделить на более мелкие составляющие и промежуточные этапы.

По каждому проекту ведется автоматическая история событий. К нему можно прикрепить файлы и заметки.

Когда проект будет готов?

Понятно, что автор проекта или его руководитель может менять его статус, когда посчитает это нужным. Но как быть в ситуациях, когда проект ответственный и связан со сложными бизнес-процессами?

Для этих случаев вы можете назначить проектный комитет. Тогда готовность тех или иных задач/целей будет определять коллегиальный орган. Проект можно будет закрыть только после согласования статуса всеми участниками комитета.

Чат прикреплен к любому проекту и к задачам. А цели… цели можно только достигать или проваливать. Здесь комментировать нечего. Поэтому и функционала обсуждения у них нет.

А как же контроль?

На самом деле – это важный вопрос. Это ключевая функция всей системы. Сопровождение реализации проекта в Projecto хорошо визуализировано:

Вы можете фильтровать проекты по статусу.
Каждый из них можно экспортировать в PDF или в табличном формате.
По умолчанию колонка с задачами отображается в виде таймлайна с выделением промежуточных целей. Но вы можете переключиться на отображение в виде графика Ганта, Канбан-доски или календарного графика.
Задачи и цели тоже можно фильтровать по статусу, экспортировать и искать по определенным критериям.

Получается, что управление реализацией проекта у вас как на ладони – всё в одном месте, наглядно и одновременно просто.

Остаётся только настроить систему уведомлений, чтобы всегда держать руку на пульсе и не пропустить важное событие/мероприятие. А ещё лучше, получать уведомления на смартфон. Хотя, подождите! У нас же есть как раз для этих целей есть готовые нативные приложения для iOS и Android.

С Projecto создать и реализовать проект будет легко, даже если он очень сложный.

В консультационном центре реализуются разнообразные формы и методы оказания консультативной помощи родителям (законным представителям):

- консультации (групповые, подгрупповые, индивидуальные); дистанционное общение (интернет); интерактивное общение (фото и видеоматериалы), лекторий; педагогическая гостиная; мастер-класс, моделирование игровых и проблемных ситуаций; разработка рекомендаций, памяток, буклетов и другой печатной наглядно-методической продукции и пр.

Преимущества новой формы взаимодействия ДОУ с семьей неоспоримы и многочисленны:

– Положительный эмоциональный настрой педагогов и родителей на совместную работу по воспитанию и развитию детей. Родители уверены в том, что ДОУ всегда поможет им в решении педагогических проблем и в то же время никак не повредит, так как будут учитываться мнения семьи и предложения по взаимодействию с ребенком. Педагоги, в свою очередь, заручаются пониманием со стороны родителей в решении педагогических проблем. А в самом большом выигрыше находятся дети, ради которых и осуществляется это взаимодействие.

Родители самостоятельно могут выбирать и формировать то направление в развитии и воспитании ребенка, которое они считают нужным. Таким образом, родители берут на себя ответственность за воспитание ребенка.

Укрепление внутрисемейных связей, эмоционального семейного общения, нахождение общих интересов и занятий. Возможность реализации единой программы воспитания и развития ребенка в ДОУ и семье.

Предложения по распространению и внедрению результатов проекта:

Дни открытых дверей, мастер-классы, районные методические объединения, семинары, конференции, педагогический форум, онлайн консультации, открытые мероприятия, конкурсы. Ежегодный публичный доклад о результатах деятельности, представляемый на сайте ДОУ.

Педагогическая практика и данные научных исследований показывают, что многие семьи испытывают различные трудности в воспитании детей, которые объясняются не только экономическими факторами, но и личными проблемами родителей. Современным родителям приходится нелегко из-за нехватки времени, занятости, недостаточной компетентности в вопросах дошкольной педагогики и психологии, они не владеют в достаточной мере знаниями о возрастных и индивидуальных особенностях развития ребенка, поэтому порой осуществляют воспитание ребенка вслепую, интуитивно, а это, в свою очередь, неблагоприятно отражается на развитии и воспитании детей.

Семья и детский сад, имея свои особые функции, не могут заменить друг друга. Поэтому так важно для успешного воспитания детей установление партнерских отношений между дошкольным образовательным учреждением и родителями. Необходимость взаимодействия и сотрудничества детского сада и семьи – это требование социальных условий времени, нельзя вырастить настоящего человека без стремлений обеих сторон к успеху. Педагоги и родители – это партнеры, которые дополняют друг друга, их отношения предполагают равенство сторон, взаимность, доброжелательность, уважение, создание атмосферы общности интересов в воспитании, располагая к диалогу.

с каждым годом все более заметной стала тенденция разделения функций воспитания в семье и в образовательном учреждении. Педагоги сетуют на то, что родители не уделяют должного внимания своему ребенку. Родители в свою очередь жалуются, что их ребенок не получает того, что они ожидали от образовательного учреждения;

Данная проблема также обусловлена низким уровнем психолого-педагогической культуры родителей. В результате многочисленных наблюдений и общения с родителями было установлено, что многие родители не знают, о том, как происходит процесс привыкания маленького ребенка к детскому саду. Они не понимают опасности адаптационного периода для здоровья и психики ребенка, поэтому стремятся как можно скорее отдать ребенка в детский сад. При этом ответственность за организацию адаптационного периода целиком возлагают на специалистов и руководителей дошкольного учреждения.

Таким образом, выше обозначенные проблемы требуют выстраивания диалога ДОУ и семьи, диалога на основе сотрудничества, содружества, взаимопомощи, что в итоге приведет к созданию единого пространства для успешного развития и оздоровления каждого ребенка.

Выбор темы проекта также был обусловлен социальным заказом, как со стороны родителей воспитанников, так и со стороны социальных партнеров на договорной основе.

Для более эффективного взаимодействия ДОУ с родителями должна быть создана система педагогического сопровождения семьи от первых дней пребывания ребенка в дошкольном учреждении до его поступления в школу, учитывающая возрастные периоды развития детей и педагогическую компетенцию каждой семьи.

Считаем, что положительный результат может быть достигнут только при объединении семьи и детского сада в одно образовательное пространство, подразумевающее взаимодействие, сотрудничество между педагогами ДОУ, специалистами и родителями на всем протяжении дошкольного детства ребенка. И это возможно при условии учета особенностей каждой конкретной семьи.

· Апробированная модель сопровождения семьи в условиях консультационного клуба.

· Выявленные наиболее эффективные нетрадиционные формы работы с родителями.

· Повышение уровня профессиональной компетентности педагогов по организации работы с семьей.

· Развитие педагогической компетентности родителей, креативных способностей детей и родителей в совместной деятельности.

Гипотеза проекта строится на предположении о том, что вовлечение родителей в образовательный процесс и педагогическое сопровождение семьи в условиях работы Клуба для родителей будет эффективным, если:

· установить партнерские отношения с семьями воспитанников, объединить усилия для оздоровления, успешного развития и воспитания детей, создать атмосферу общности интересов;

· вовлечь родителей в образовательный процесс ДОУ, активизировать и обогатить воспитательные умения родителей, сформировать активную педагогическую позицию родителей, их компетентность, поддержать их уверенность в собственных педагогических возможностях.

педагогическоесопровождениесемьивусловияхконсультационного клуба посредством нетрадиционных форм работы с родителями. 1. Изучить концептуальную и методическую литературу по вопросам взаимодействия семьи и дошкольного образовательного учреждения, проанализировать нетрадиционные формы работы с семьей.

2. Организовать работу консультационного центра, как модель социального партнерства.

3. Повысить уровень профессиональной компетентности педагогов по организации работы с семьей. Развивать педагогическую компетентность родителей.

4. Оценить эффективность проектной деятельности через анкетирование и беседы с родителями, наблюдение за детьми, анализ продуктов деятельности.

Преимущества новой формы взаимодействия ДОУ с семьей неоспоримы и многочисленны:

Предложения по распространению и внедрению результатов проекта:

Срок реализации проекта - 1 год (2019 г. – 2020 г.)

1. Первый этап – подготовительный (февраль-август 2019 г.)

2. Второй этап – основной (сентябрь 2019 г.- май 2020 г.)

3. Третий этап – заключительный (май 2020 г.- август 2020 г.)

Прогнозируемые результаты по каждому этапу