Документная коммуникация и документационная деятельность в образовательной организации кратко

Обновлено: 05.07.2024

Документационное обеспечение управления образовательным учреждением достигается путем унификации состава и форм действующих документов, отработкой технологий работы ответственных лиц с ними и осуществлением контроля по исполнению документов.

Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:
• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.
Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно- распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.
Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация - сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой - виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация - это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Документирование управленческой деятельности / Под Ред. В.В. Маковецкого. - М.: Колос, 2005.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

Основы делопроизводства [Электронный ресурс]. Режим доступа: /affair_industrial/affair_industrial-referat_019.php .

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М.: Проспект, 2005.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. - М., 2004.

Презентация на тему: " Документационное обеспечение управления в образовательной организации ТОИПКРО." — Транскрипт:

1 Документационное обеспечение управления в образовательной организации ТОИПКРО

2 ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ Делопроизводство (документационное обеспечение управления - ДОУ, Управление документами) – деятельность по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство - важнейший инструмент эффективного управления. Документооборот - это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка). Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. Системы электронного документооборота- СЭД

6 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Существуют различные виды классификации документов: 1. по месту формирования: - поступающая корреспонденция (входящие док.); - направляемая корреспонденция (исходящие док); - внутренние документы (протоколы, приказы, положения, акты, договоры и т.д.) 2. по функциональному назначению: - организационные (Уставы, Положения, свидетельства о регистрации, лицензии и пр.); - локальные нормативные акты (коллективный договор, структура и штатное расписание, Правила ВТР, Положения об оплате труда, должностные инструкции и пр.); - распорядительные (приказы, распоряжения) - информационно-справочные (протоколы, планы, отчеты, письма, акты и пр.) 3. по наименованию; 4. по сроку исполнения; 5. по значимости (секретные, ДСП. ) ; и пр.

7 РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов образовательного учреждения: бланк приказа; бланк распоряжения; бланк протокола, акта; бланк письма К обязательным реквизитам относятся: - наименование организации (автор документа); - дата документа; - регистрационный номер (или индекс) документа; - текст документа; - подпись. Если в документе отсутствует или неправильно оформлен один из этих реквизитов, документ становится недействительным, лишается юридической силы.

8 Разработка стандартных бланков Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги А4 (210х297мм) и А5 (210х148мм), меньший формат предусмотрен для документов небольшого (до семи строк) объема. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа 32 Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, Тел./факс: (454) ОКПО , ОГРН ИНН/КПП / ___________ ______________ На ______ от _____________ Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа 32 Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, Тел./факс: (454) ОКПО , ОГРН ИНН/КПП / ___________ _______________ На ______ от _______________

9 Муниципальн ая образовательн ая организация Средняя общеобразовательная школа 32 Зеленая ул., д. 8, г. Борисов Тел./факс: (454) ОКПО , 0ГРН , ИНН/КПП / _____ _ ___ ___________ Н а от ____________ Директору музея О проведении экскурсий Е.Ю. Карповой Уважаемая Елена Юрьевна! В соответствии с нашей договоренностью подтверждаем проведение экскурсии учащихся школы, запланированной на 30 сентября 2013 года с до Просим Вас выделить экскурсовода для проведения экскурсии по экспозиции музея, посвященной истории города с учениками 7 класса. Количество учащихся 30 человек. Приложение: Список учащихся на 1 л. в 1 экз. Директор школы _________________________ А.А.Петров (личная подпись) Петрова Ирина Юрьевна (8 2826)

10 Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа 32 ПРОТОКОЛ Заседания педагогического совета г. 12 г. Борисов Председатель - A.M. Кротов Секретарь - О.М. Дятлова Присутствовали: 15 педагогов (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1.Об итогах работы за 2008/09 учебный год. Выступление заместителя директора по учебной работе А.К. Караваева. 2.0 разработке учебного плана на 2009/10 учебный год. Выступление заместителя директора по методической работе М.Т. Петрова. 1. СЛУШАЛИ: А.К. Караваев - изложение основных показателей работы школы в 2008/09 учебном году (краткое содержание выступления). ВЫСТУПИЛИ: А.И. Егоров - (краткое содержание выступления). Г.Е. Иванов - (краткое содержание выступления). ПОСТАНОВИЛИ: 1.Утвердить отчет об учебной работе. 2. СЛУШАЛИ: М.Т. Петров - изложение основных учебных программ (краткое содержание выступления). ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Утвердить учебный план Распределить учебную нагрузку педагогов. Приложение: 1. Список присутствующих. Список присутствующих на заседании на 1 л. в 1 экз.

11 Краткая форма протокола Наименование общеобразовательного учреждения Протокол N 00 заседания педагогического совета Томск Председатель А.И.Егоров Секретарь Ю.И.Краснова Присутствовали: ____________________________________________________ (должность, ф., и., о. присутствующих) 1. Об итогах работы школы за I полугодие 2013 г. (Иванов, Потапов, Сазонов) Постановили: 1.1. Утвердить Принять О. (. ) Постановили: Председатель Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи

12 ПРИКАЗЫ ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности образовательного учреждения. Приказы по функциональному назначению делятся на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Сроки хранения приказов. Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении, можно условно разбить на 4 блока: организация УВП Финансово-хозяйственная деятельность Личный состав учащиеся

13 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы: Достоверность и объективность описываемой ситуации; Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер; Краткость и лаконичность; Нейтральность и наличный характер изложения; Безэмоциональная оценка ситуации и фактов; Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения; Следование нормам официально-делового стиля речи. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа: Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

14 КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 1. штатное расписание; 2. правила внутреннего трудового распорядка; 3. коллективный договор; 4.положение об оплате труда работников; 5. должностные инструкции на каждого работника; 6. приказы по личному составу (прием, переводы, увольнение); 7.приказы о поощрениях; 8. приказы о командировках, отпусках, взысканиях; 9. приказы по основной деятельности предприятия; 10. личная карточка на каждого работника; 11. трудовой договор на каждого работника; 12. личные дела работников; 13.протоколы аттестационной, конкурсных комиссий; 14. график отпусков; 15. документы, являющиеся основанием к приказам на поощрение; 16. документы, являющиеся основанием к приказам о командировании, отпусках, взысканиях; 17. трудовые книжки; 18. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 19.документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области. 20. журналы регистрации.

15 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации (учреждении), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Порядок формирования, согласования, утверждения и хранения. Примерная номенклатура образовательного учреждения. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПОРЯДОК работы руководителя образовательной организации с документами

16 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: 1.Делегирование полномочий - непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству - приказ. 2. Подготовка и утверждение инструкции по делопроизводству в ОО. 3. Издание приказа о возложении ответственности за ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. 4. Ежегодное издание приказа об утверждении номенклатуры дел на календарный год. 5. Утверждение состава экспертной комиссии 6. Ведение архива ОО

Необходимым условием управления школой является его информационное обеспечение. Информационное обеспечение управления школой состоит в выборе и соответствующей обработке сведений, характеризующих состояние ее образовательной системы.

Основные функции, которые выполняет система информационного обеспечения управления школой состоят в следующем:

удовлетворять потребности учащихся, учителей, руководителей школы и ее структурных подразделений в сведениях, необходимых в их деятельности и во взаимодействии;

информировать о состоянии образовательного пространства в школе, об обеспеченности средствами образования, об образованности учащихся, о профессиональной квалификации учителей;

передавать учащимся, учителям, руководителям школы сведения и документы, адресно-направленные им;

систематически выявлять уровни развития интеллекта, эмоционально-психического и физического здоровья, образовательные потребности учащихся;

информировать педагогических работников о вовлеченности родителей в процесс воспитания и обучения своих детей, затруднениях, которые они испытывают при этом.

Управленческая практика показывает, что определение состава функций правления подобным образом позволило добиться единообразных подходов субъектов правления к отбору и обработке сведений, которые подлежат передаче на все уровни управления. В школе имеется возможность варьировать информационное обеспечение в зависимости от индивидуальных потребностей тех или иных участников образования.

В школе сложилась система документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления школой включает комплекс взаимосвязанных документов:

Каждый из комплексов представлен соответствующими документами, регламентирующими структуру, задачи и функции школы; организацию ее работы; права и обязанности, ответственность руководителя и работников; распорядительную деятельность учреждения и т.д.

Одним из направлений совершенствования управления школой является совершенствование организационной структуры управления. В условиях демократизации управления возросла значимость перераспределения управленческих функций между всеми субъектами, задействованными в осуществлении образовательных задач. Делегирование прав и полномочий верхних уровней управления нижними в условиях школы позволяет эффективно осуществлять образовательный процесс, что повышает эффективность управления на любом уровне.

Директор совместно с администрацией и руководителями подразделений определяют перспективы развития школы, определяют этапы и содержания работы, контролируют деятельность школы в целом и отдельных его подразделений (структур), создают условия (нормативные, информационные, стимулирующие, эргономические) для осуществления профессионально-педагогической деятельности. Особенностью деятельности субъектов уровня руководителей функциональных служб является организация образовательного процесса, диагностика осуществления воспитательной и учебной работы, отслеживание эффективности работы педагогических работников.

В организационной структуре управления школой часть полномочий с верхних уровней управления делегированы субъектам на нижестоящие уровни управления. Например, коллегиальному органу (педагогическому совету) делегированы полномочия:

- утверждение образовательной программы и учебного плана школы;

- утверждение программ учебных дисциплин и курсов вариативного компонента учебного плана;

- утверждение годовых графиков учебного процесса;

- утверждение структуры управления, положений о структурных подразделениях штатного расписания, функциональных обязанностей;

- утверждение содержания и организационных форм дополнительного образования учащихся;

- утверждение планов работы школы на учебный год и др.

Руководителям функциональных служб делегированы полномочия в организации образовательного процесса в школе, в осуществлении внутришкольного контроля и анализа выполнения учебных программ и программ дополнительного образования учащихся. Кроме того, в их компетентности находится определение индивидуальных целей работы, в планировании определенного (в рамках функционала) участия педагогов в работе творческих групп, методических объединений, в общем руководстве своим подразделением.

1. Бабетов А., Калужская М. Коммуникативная среда школы: опыт организации: Сборник методических материалов к образовательной программе повышения квалификации "Управление школой на основе коммуникативных технологий". - Екатеринбург: КОРИФЕЙ, 2003.

2. Бандурка А.М., Бочарова С.П., Землянская Е.В. Психология управления. - Харьков, 1998.

3. Бодалев А.А. О качествах личности, нужных для успешного общения // Личность и общение: Избр. труды. - М., 1983.

4. Велков И.Г. Личность руководителя и стиль управления. - М., 1993.

5. Веснин, В.Р. Менеджмент / В.Р. Веснин. – М.: Проспект, 2012.

6. Евдокимова М.В. Понятие управления и педагогического менеджмента. Великий Новгород, 2003.

7. Журавлев А.Л. Социально-психологические проблемы управления // Прикладные проблемы социальной психологии. - М., 1983.

8. Конаржевский Ю.А. Менеджмент и внутришкольное управление. М.: Центр "Педагогический поиск", 2000,.

9. Кульневич В.Н. Критерии оценки управления качеством процесса образования. Управление качеством образования в муниципальном образовательном пространстве. Доклад на областной августовской конференции. - Ростов н/Д, 2001.

10. Ладанов И.Д. Практический менеджмент. М., 1992.

11. Михеев В.И. Социально-психологические аспекты управления. - М., 1975.