Для чего нужно доу в организации
Обновлено: 03.07.2024
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
- обеспечение документирования управленческой деятельности;
- организация работы с документами в учреждении;
- совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции
Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:
- Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
- Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.
Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
- системы управления базами данных;
- системы поиска документов и анализа текстов;
- системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
- среду клиент-сервер;
- Internet/intranet.
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
- организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
- документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :
- Управление делами.
- Общий отдел.
- Канцелярия.
- Секретарь.
Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, результатом отражения информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.
Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [1, с. 7]
Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и постоянно возрастает. [2, с. 5]
Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.
Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения. [3, с. 3]
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).
Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:
1) нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;
2) недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты;
3) падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.)
В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (СASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы. [4, с. 64]
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести:
− осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
− ведение информационно-справочной работы по документам организации;
− машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
− копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
− разработка и проектирование бланков документов;
− подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
− организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
− регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
− организация хранения документов в структурных подразделениях;
− организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
− повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
− организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
− организация делопроизводства по обращениям граждан;
− разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
− контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
− осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
− организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
− обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
− обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
− разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
− проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
− проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. [5, с. 21]
Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:
− высокое качество документов;
− оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);
− оперативность в составлении и прохождении документов.
Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:
− внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;
− распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;
− оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность. [6]
Основные термины (генерируются автоматически): документ, делопроизводственная служба, CALS, вид работ, документационное обеспечение управления, организация работы, управленческая деятельность.
Похожие статьи
Документационное обеспечение управленческой.
Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами.
Теоретические основы эффективного функционирования системы.
документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления.
К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.
Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В
Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря.
Законодательная база деятельности службы.
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах.
Направления совершенствования документационного.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами
Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.
- правильная организация работы службы ДОУ
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.
Совершенствование документооборота как фактор эффективности.
Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия.
Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.
Документационное обеспечение управленческой.
Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами.
Теоретические основы эффективного функционирования системы.
документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления.
К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.
Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В
Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря.
Законодательная база деятельности службы.
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах.
Направления совершенствования документационного.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами
Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.
- правильная организация работы службы ДОУ
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.
Совершенствование документооборота как фактор эффективности.
Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия.
Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.
1. Роль ДОУ в современных организациях. Делопроизводственные службы и их место в системе управления.
2. Организационно-правовые документы службы ДОУ. Функции службы ДОУ.
3. Организационные формы службы ДОУ.
Задачи изучения темы:
1) дать представление об организационных формах делопроизводства;
2) рассмотреть типовые задачи и численный состав службы ДОУ;
3) выяснить делопроизводственные и организационные функции службы ДОУ;
4) определить назначение, содержание Положения о службе ДОУ.
Текст лекции:
1. Эффективность документационного обеспечения управления зависит от работы делопроизводственной службы. Обобщенно можно назвать такое подразделение службой ДОУ.
Служба ДОУ – самостоятельное структурное подразделение организации, осуществляющее функции документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиненное непосредственно руководителю организации. Делопроизводство ведется в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера, содержания деятельности, компетенции, поэтому наличие такой службы желательно.
Сегодня служба ДОУ может иметь разные названия:
· управление информационно-документационного обеспечения;
· управление документационного обеспечения;
В организациях небольшого масштаба возможно совмещение нескольких служб в одном структурном подразделении, в маленькой фирме всю работу с документами выполняет секретарь.
В федеральных органах исполнительной власти (министерства, федеральные службы, федеральные агентства) в структуру делопроизводственной службы (управление делами), как правило, входит:
1) приемная министра;
2) секретариат министра;
3) секретариаты заместителей министра;
4) секретариат коллегии;
Канцелярия состоит из структурных подразделений:
2) бюро учетно-справочной работы;
3) сектор, отвечающий за работу с письменными обращениями;
4) бюро правительственной переписки;
5) группа печати и тиражирования документов;
6) отдел контроля;
7) отдел автоматизации (компьютерный центр);
В секретариате готовятся документы к докладу, ведется работа с документами, поступающими на имя руководства.
Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов федеральных органов власти.
Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.
В исполнительных органах власти и местного самоуправления создаются общие отделы. Структура такой службы может быть следующей:
2) протокольный отдел;
4) отдел обработки корреспонденции;
5) отдел по работе с обращениями граждан.
Важно в функции какого-то подразделения включить обязанности по совершенствованию документационных процессов и внедрению технических средств.
2. К организационно-правовым документам службы ДОУ относятся:
· положение о службе делопроизводства;
· инструкция по делопроизводству;
· Табель унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);
· Альбом унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);
· должностные инструкции на каждого сотрудника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием;
· номенклатура дел и другие нормативные акты.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения. Типовое положение о службе ДОУ содержится в приложении к ГСДОУ.
Положение о службе ДОУ имеет структуру текста:
1) общие положения;
2) цели и задачи;
7) взаимоотношения (служебные связи);
8) организация работы;
9) дополнения и изменения.
Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
1) документирование управленческой деятельности;
2) работа с документами;
3) организационные виды работ.
Положение о службе ДОУ закрепляет функции данного подразделения:
· перечисляются основные направления деятельности;
· указывается периодичность выполнения работ.
В состав типовых входят:
1) технологические функции;
2) организационные функции;
3) контрольные функции;
4) методические функции;
К технологическим функциям следует отнести:
1) осуществление экспедиционной обработки;
2) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
3) ведение информационно-справочной работы по документам организации;
5) копирование, тиражирование, рассылка документов;
6) подготовка документов к отправке.
Организационные функции:
1) подготовка документов к докладу;
2) организация работы архива;
3) повышение квалификации работников делопроизводственной службы;
4) разработка (совместно с другими соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др.
Контрольные функции:
1) контроль за качеством оформления документов;
2) контроль за сроками исполнения документов;
3) контроль за делопроизводством в структурных подразделениях;
4) обобщение информации о ходе и результатах исполнения документов;
5) систематическое информирование руководителя организации о работе подразделения;
6) контроль за хранением документов и оперативным использованием документной информации.
Методические функции:
1) разработка номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов;
2) проектирование Табеля и Альбома унифицированных форм документов;
3) участие в проведении экспертизы ценности документов и др.
Должностной и численный состав службы ДОУ включает три категории работников:
3) технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.
К категории руководителей относятся должности:
1) управляющий делами;
2) заведующий канцелярией;
3) заведующий общим отделом;
4) заведующий протокольным отделом;
5) начальник секретариата;
6) заведующий экспедицией и др.
В категорию специалистов отнесены должности:
2) помощник руководителя;
3) инспектор по контролю за исполнением поручений;
5) секретарь коллегии и др.
Технические исполнители составляют следующую категорию служащих:
4) технический секретарь;
7) секретарь руководителя и др.
3. Создание службы ДОУ сопровождается выбором ее организационной формы. Существуют три организационные формы:
1) Централизованная. В этом случае операции по работе с документами осуществляются одним специализированным структурным подразделением или секретарем фирмы. Централизованная форма организации службы ДОУ удобна для небольших организаций.
2) Децентрализованная. Данная форма предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центрального подразделения делопроизводства выполняет всю работу с документами. Данная организационная форма используется в учреждениях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения.
3) Смешанная. Такая организационная форма делопроизводственной службы является наиболее распространенной. Часть операций выполняется центральной службой, а какие-то виды работы с документами ведутся в структурных подразделениях.
Выбранная организационная форма службы ДОУ закрепляется в положении о данном структурном подразделении, инструкции по делопроизводству организации.
Выводы по теме:
1) Основные требования к службам документационного обеспечения содержит ГСДОУ.
3) На организационном уровне при создании службы ДОУ важно решить следующие вопросы:
· выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
· разработка организационной структуры службы ДОУ и определение ее конкретного наименования;
· разграничение функций между структурными подразделениями и должностными лицами службы делопроизводства;
· нормирование труда работников службы ДОУ, определение ее численного и должностного состава;
· выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции, стандартах по делопроизводству;
· рациональная организация рабочих мест, их автоматизация;
· повышение общей культуры работы с документами.
4) Важной составляющей работы службы ДОУ является создание информационно-справочных массивов, баз данных, содержащих полную информацию о документах. Одна из основных функций данного подразделения заключается в обеспечении быстрого поиска сведений о том, где находятся нужные документы, как организован ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти ту или иную необходимую для управления информацию.
Для функционирования информационно-поисковой системы (ИПС) службе ДОУ необходимо обеспечить:
· регистрацию и индексацию документов в организации;
· формирование и постоянную актуализацию информационно-поисковых массивов (ИПМ) – баз данных;
· получение на основе данных в составе ИПС достоверных сведений о документах организации, в том числе состоящих на оперативном хранении.
Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в оперативной деятельности по документационному обеспечению управления организацией, учреждением, органом государственной власти или местного самоуправления.
Служба ДОУ решает задачу оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документационной информации. Данное подразделение осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами организации.
При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
Выбор наименования службы ДОУ
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:
- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
- объем документооборота организации;
- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.
Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.
Организационная структура службы ДОУ
На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.
Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ
При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.
4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.
Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников
Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.
Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.
Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.
Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.
Читайте также: