Что такое протокол кратко

Обновлено: 03.07.2024

Документ, в котором фиксируют, какие вопросы обсуждали и какие решения приняли на собраниях, конференциях и совещаниях.

Для чего нужен протокол

Протоколы составляют, чтобы зафиксировать, как проходило обсуждение важных для бизнеса вопросов, какие решения приняли, в какие сроки их нужно выполнить и кто за это отвечает.

Например, на годовом общем собрании участники компании решают, как распределить прибыль за прошлый год. Чтобы после собрания не возникло разногласий, секретарь записывает в протоколе ход обсуждения и окончательное решение, к которому пришли.

Виды протоколов

Протоколы бывают краткими и полными.

В кратком протоколе укажут только вопросы заседания и принятые решения, в полном — еще и ход обсуждения и мнение каждого участника.

Продолжим пример про распределение прибыли в компании. Если секретарь запишет в протоколе только принятое решение, это будет краткий протокол. Если он зафиксирует еще и выступление каждого учредителя, протокол будет полным.

Как составить протокол

Протокол составляют на основании диктофонной, рукописной или видеозаписи, которую ведет секретарь.

В законе нет правил составления протокола, но в государственном стандарте есть рекомендации, какие реквизиты нужно указывать:

Кроме обязательных реквизитов есть рекомендации по оформлению самого протокола. Документ должен состоять из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывают фамилии участников и повестку — список вопросов, которые рассматривают на заседании.

Обязательно указывают, кто председатель и секретарь заседания. Если на собрании больше 15 человек, во вводной части указывают количество участников и подкалывают к протоколу полный список с фамилиями.

В основной части фиксируют ход обсуждения. В полном протоколе подробно записывают все, что происходило, в кратком — только вопросы заседания и принятые по ним решения.

Образец краткого протокола

Как составить выписку из протокола

Выписка из протокола — это документ, в котором пишут результат обсуждения конкретного вопроса.

В протоколе собрания указаны три вопроса и решения по ним. Руководство хочет рассказать сотрудникам только об одном решении — что в этом году часть прибыли направили на премию. Остальные вопросы собрания конфиденциальны. Весь протокол показывать сотрудникам нельзя.

Чтобы официально уведомить персонал о принятом решении по премии, можно сделать выписку из протокола.

В выписке указывают те же реквизиты, что и в самом протоколе. Разница только в названии документа и в том, кто его подписывает.

Образец выписки из протокола

Восполним этот пробел и проанализируем, что такое протокол и в каких сферах наиболее часто применяется.

Протокол – это …

Для того, чтобы не разворачивая, узнать, что за текст размещен в свитке, на него сверху приклеивали небольшой фрагмент папируса, на котором писали краткое содержание текста, имя автора и дату написания. Вот этот листок и назывался протоколом.

Особенности применения термина в различных сферах

Очевидно, что документальное фиксирование событий, фактов, результатов необходимо в самых различных сферах деятельности человека. Поэтому протоколы применяются всюду, но в каждой сфере имеют свои особенности.

Протокол в делопроизводстве

Формализм, не доведенный до абсурда – это благо. Делопроизводство необходимо для того, чтобы документально фиксировать коммерческую и некоммерческую деятельность физических и юридических лиц.

Протокол – один из видов документов в делопроизводстве. Как правило, его форма является унифицированной (стандартной).

Чаще всего протоколами в делопроизводстве пользуются для того, чтобы задокументировать ход каких-либо собраний. Это могут быть собрания сотрудников предприятия, заседания в ходе судебных разбирательств, деловых встреч бизнесменов, собрания собственников жилья, членов ЖСК и т.д.

Протокол ведет штатный, назначенный или выбранный секретарь. В зависимости от формата протоколируемого мероприятия, в нем фиксируются либо только основные моменты (повестка, количество присутствующих, решение), либо ведется дословная запись всего хода собрания или заседания.

При необходимости дословной фиксации используется какой-либо из специальных способов документирования:

скоропись (стенография);
аудиозапись;
видеосъемка.

После оформления его подписывают секретарь, председатель собрания, и, иногда – участники мероприятия (все или избранные).

Протокол – документ, имеющий юридическую силу.

Это значит, что к нему можно апеллировать (обращаться) при принятии каких-либо решений, в качестве доказательства при судебных разбирательствах и т.д.

Протокол в юридической практике

В юриспруденции он является одним из важнейших документов. Именно протоколом оформляют описание места происшествия, фиксируют административное правонарушение, показания участников судебного процесса.

Неправильно составленный протокол может стать причиной отказа в возбуждении административного или уголовного дела. Показания, задокументированные в нем, являются единственно верными, в отличии от устных свидетельств.

В компьютерных технологиях

Эти протоколы являются набором определенных соглашений, задающие способы передачи информации вне зависимости от использования конкретной аппаратной платформы.

Сетевые протоколы – это правила, которым подчиняются компьютеры при работе в локальной или глобальной компьютерной сети.

Протоколы, используемые в передаче информации в сети интернет:

В медицине

Предписано протоколом внести в карточку показатели температуры, описать внешние показатели состояния здоровья – значит, врач должен это сделать. Хотя часто не понятно: если у пациента болит голова, зачем описывать цвет языка и характеристики стула? Оговорюсь, последнее высказывание – это дилетантский подход человека, очень далекого от медицины.

Протоколы диагностики и лечения – это своды инструкций, которые предписывают, что должен сделать врач в той или иной ситуации, при наличии тех или иных симптомов у пациента. То есть это стандарты, которыми руководствуется мед. работник в процессе своей профессиональной деятельности.

Протоколы диагностики и лечения меняются вследствие внедрения в практику результатов новых открытий и достижений в медицине.

Российские врачи по-разному относятся к тому, что протоколы, возможно, станут иметь форму приказа. С одной стороны, это поможет врачу назначить адекватное лечение, с другой – ограничит свободу действий.

В международных отношениях

Протоколом в международных отношениях называют решения, которые совместно принимают несколько государств. Такие решения обретают статус документа и обязательны для выполнения теми странами, которые его подписали.

Например, бессрочный Женевский протокол 1925 года о запрете применения ядовитых газов и бактериологического оружия при ведении военных действий.

Дипломатический и церемониальный протокол

Любые церемонии всегда проводятся с соблюдением определенного алгоритма, т.е. с соблюдением протокола их проведения.

Например, торжественное бракосочетание начинается с приглашения жениха, невесты и их гостей в специальный зал. Затем регистратор произносит речь, и только затем наступает непосредственно момент подписания документа о вступлении в брак.

Особое внимание уделяется протоколу при проведении мероприятий на государственном или международном уровне. Эти правила называются дипломатическим протоколом. Они подразделяются на дипломатический этикет и церемониал.

Этикет — это свод правил поведения для участников мероприятия, а церемониал – установленный порядок проведения этого мероприятия.

Автор статьи: Елена Копейкина

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (1)

Как раз недавно прочитал, что Министерство цифрового развития хочет запретить какие-то протоколы передачи данных, как сообщается, с их помощью можно обходить блокировки сайтов, целый законопроект по этому поводу написали. А те протоколы вроде нужны для безопасного соединения пользователя с сайтом, а обход блокировок является их побочным эффектом. В общем, как бы это министерство чего не учудило, по принципу, хотели как лучше, а получилось как всегда.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

− временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.),

− постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.)[5].

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Есть три основных вида протокола:

− Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

− Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

− Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

− кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

− кто вел протокол;

− кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

− кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

− какие вопросы обсуждались на совещании.

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения.

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения.

В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

− все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

− заголовок к тексту;

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

− временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.),

− постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.)[5].

Есть три основных вида протокола:

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

− кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

− кто вел протокол;

− какие вопросы обсуждались на совещании.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения.

− заголовок к тексту;

Деловая документация есть на любом предприятии. Она должна составляться по всем правилам и требованиям. Для фиксации обсуждения вопросов и принятых решений используют протокол. Он необходим при организации различных семинаров, конференций и заседаний. Протокол — это документ, который фиксирует деятельность коллегиальных органов комитета или министерства.

Понятие протокола

Управленческая деятельность предприятий фиксируется на разных носителях. Оформлять протокол нужно согласно установленным требованиям, правилам и стандартам. Этот документ необходим для выполнения управленческих задач и действий. Записи в протоколе делают на обычном листе либо используют магнитные ленты, карты, дискеты.

Состав документации для управления предприятием определяют с учётом функций и задач организации. На заседании решаются важные вопросы и характер сотрудничества с другими предприятиями. Документирование регламентируется в соответствии с унифицированной системой документации (УСД). Унифицированная система представляет собой комплекс бумаг, которые имеют немаловажное значение для деятельности любого производства и компании. Все документы должны создаваться с учётом единых правил и требований. Только в таком случае они будут являться ценными и значимыми. УСД создаются при помощи вычислительной техники и традиционных методик обработки данных.

Задачи и предназначение

Протоколы являются одними из главных управленческих документов. Они включены в состав единой унифицированной системы, которая отвечает за порядок ведения организационно-распорядительных бумаг на предприятии. Протокол — это документ, где фиксируются ответы на все вопросы, разбор которых проходил на конференции, заседании или собрании. Здесь записываются принятые решения. Важно помнить и знать, что на любом предприятии есть документация, которая называется протоколом, но она не попадает под стандартное определение. При сотрудничестве с посредниками и партнёрами оформляются протоколы, связанные с намерениями, разногласиями и согласованиями. Во время собрания акционеров и инвесторов также составляют документ с указанием счётной комиссии.

Протоколы есть на любом предприятии и в разных организациях, в которых присутствуют постоянные или временные коллегиальные органы и рабочие комиссии. Главная форма деятельности таких компаний — это обсуждение определённых вопросов, относящихся к производству. О дальнейших действиях принято говорить на заседании. Чтобы прийти к общему мнению, проводят голосование. На территории Российской Федерации появилось много акционерных обществ. Именно по этой причине предприниматели начали задействовать протоколы. Высшими органами, которые отвечают за управление акционерными обществами, являются коллегии. Протоколы детально отображают деятельность компаний, поэтому их относят к категории управленческой документации. Коллегиальные органы фиксируют информацию о собраниях акционеров, заседаниях совета директоров и руководящих лиц, отвечающих за управление производственной деятельностью. Ознакомиться с основными положениями о работе акционерных обществ можно в правовых актах. В них указана информация о правильном составлении протоколов и их содержании.

Порядок оформления

Ход обсуждения и решения вопросов должен фиксироваться в определённой последовательности. В документации отражаются результаты после собрания, совещания, конференции или заседания коллегиальных органов. Протоколы бывают общественного порядка и договорного типа. Ко второму виду относятся согласования цен и разногласия. Бланк общественного порядка — это фиксации дорожно-транспортных происшествий, заключений санитарного инспектора и т. д. Протоколирование в обязательном порядке осуществляется при проведении:

конференций коллегий;
семинаров федеральных органов исполнительной власти;
собраний трудового коллектива, акционеров;
заседаний совета директоров.

полное название организации;
наименование документа;
регистрационный номер и дата его выдачи;
место издания и составления протокола;
подробное описание хода заседания;
подпись каждого участника.

Если один из перечисленных пунктов отсутствует или не обозначен, тогда документ считается недействительным. В таком случае нужно вносить правки и проверять наличие всей информации.

Разновидности документации

в полном протоколе детально отображаются все выступления и вопросы, которые разбирались на конференции или собрании;
в кратком указаны только Ф. И. О. людей, которые выступали на заседании (тема выступления описывается вкратце, без подробных пояснений).

Здесь нужно отобразить все технические и прочие вопросы, которые разделяют в зависимости от важности и сложности. Их, как правило, обсуждают в первую очередь на планёрке.

Описание разделов

предложения слушали;
во время заседания выступали следующие участники;
постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

В самой нижней части документа ставятся подписи председателя, должностного лица и секретаря. После основного текста делают отступ в три межстрочных интервала.

Для оформления используют общий бланк компании, предприятия или организации. Он может состоять из нескольких частей. В нём обязательно указывают, что это за документ. После заседания делаются копии, которые предоставляются должностным лицам, заинтересованным в его получении. Для этого на предприятии составляется указатель рассылки с перечнем людей, которым нужен документ. За этот процесс ответственность несёт главный исполнитель подразделения, который занимался подготовкой вопросов для рассмотрения на конференции. Каждая копия обязательно заверяется печатью. Многие компании нарушают общепринятое оформление и не придерживаются образца протокола общего собрания. Специально для них были составлены разные примеры с подробными подсказками.

Общепринятый образец

Заполнять бланк нужно с учётом того, какой тип заседания проводится. Есть оперативные планёрки или длительные конференции, которые длятся несколько дней. Существует стандартный образец, который поможет ознакомиться с подробностями, схемой и правилами составления документа. Благодаря ему многие компании перестали допускать нарушения и ошибки.

Читайте также: