Административный контроль как функция управления написать кратко

Обновлено: 06.07.2024

Контроль - процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.

Функция контроль – состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмент представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса.

Контроль - управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

Содержание контроля как функции управления заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.

Контроль — комплексная функция, включающая учет, оценку и анализ.

Комплексность контроля реализуются по следующим направлениям:

сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов (оценка);
анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

Значение контроля в системе управления заключается в том, что он:

завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента;
производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации. Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.

Контроль классифицируется по объектам приложения, стадии их жизненного цикла, по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет).

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

диагностическую, помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;
коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);
ориентирующую, на что нужно обращать особое внимание;
стимулирующую к более эффективной и качественной работе, так как по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;
корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.

Контроль, без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.

Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.

Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

В-четвертых, контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим,то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

Административный контроль – это особый вид государственного контроля, который используется в системе государственного (административного) контроля. Все государственные органы исполнительной власти, без исключения, осуществляют данный тип контроля в соответствии с возложенными на них юридическими обязанностями и правами.

К числу органов государственной исполнительной власти относятся:

администрации государственный организаций;
органы исполнительной власти субъектов РФ;
федеральные министерства и агентства;
Правительство РФ.

Задачи Правительства РФ

Правительство Российской Федерации принимает меры по прекращению нарушений федерального законодательства и ведет постоянный контроль за исполнением:

международных договоров органами исполнительной власти РФ;
указов Президента РФ;
федеральных законов;
федеральных конституционных законов;
Конституции РФ.

Также в задачи Правительства РФ входит контроль работы федеральных органов и министерств исполнительной власти.

Правительство РФ контролирует деятельность органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов, а также по предметам ведения РФ.

Задачи органов исполнительной власти

Задача федеральных министерств – контроль и координация работы федеральных органов исполнительной власти.

Обязанность обеспечивать правопорядок и законность в области государственного (административного) управления возложена Конституцией РФ почти на все государственные органы и предприятия исполнительной власти РФ и ее субъектов. Они осуществляют данный контроль посредством своей правоисполнительной, правоприменительной и правотворческой деятельности.

Несмотря на широкие полномочия органов исполнительной власти и их непрерывную работу в данном направлении, объем нарушений закона в сфере административного управления, по-прежнему находится на высоком уровне.

Аналитики выделяют несколько причин:

невысокие пределы личного усмотрения;
неумение госслужащих работать с высоким уровнем эффективности;
низкий уровень правовой этики;
недостаток личной вовлеченности в дело.

Типы административного контроля

Контрольная деятельность различается в зависимости от типа компетенции, которой наделяются органы государственного (административного) контроля. Так, правительства (высшие органы исполнительной власти) субъектов РФ во главе с Правительством России в качестве органов общей компетенции, осуществляют контроль широкого круга задач и вопросов. Его называют общим.

Межотраслевой (надведомственный) контроль осуществляется органами исполнительной власти, имеющими межотраслевую компетенцию. Для этого они наделяются правами на ведение контрольной деятельности по отношению к субъектам права, которые не имеют организационной подчиненности данным органам исполнительной власти. Подобный вид контроля касается отдельной стороны деятельности или отдельной функции подконтрольных организаций и органов и обычно является специальным. Такие функции выполняют ГИБДД МВД России, ФМС, Федеральная таможенная служба,ФНС, Федеральная служба по финансовому мониторингу и другие органы.

Отраслевой (ведомственный) контроль проводят органы исполнительной власти в вопросах деятельности их подведомственных учреждений, а также организаций, которые непосредственно работают в системе государственных организаций и органов исполнительной власти. Правами на ведение межведомственной контрольной деятельности наделены все федеральные органы исполнительной власти.

Так МинЮст Российской федерации осуществляет ведомственный контроль за деятельностью ФСИН и Федеральной службы судебных приставов.

Контроль за деятельностью структурных подразделений государственных организаций, компаний и их должностных лиц осуществляет администрация. Подобный контроль называется внутриорганизационным или внутренним.

Контроль- это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

В теории менеджмента, как и в его практике, встречается большое количество интерпретаций понятия функции контроля и контроля в целом:

- Контроль - процесс установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности;

- Контроль - процесс проверки и сопоставления того, что есть, с тем, что должно быть достигнуто;

- Контроль - процесс обеспечения достижения организацией поставленных целей путем сравнивания полученных и запланированных результатов.

Существует три аспекта управленческого контроля:

o установление стандартов - точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

o измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

o подготовка необходимых корректирующих действий.

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности.

Принципы представляют собой нечто устойчивое, имеющее непреходящее значение. Принцип - это руководящая идея, начальная точка опоры, отсчета. Принцип по своей природе объективен, по способу формулировки, выделения из объективной реальности - он субъективен. Формулируется принцип умственным, спекулятивным путем.

Выделяют следующие виды контроля:

1. предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления -- реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

2. текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

3. заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

Виды контроля

Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Основной метод контроля - это проверка. Проверка предполагает сочетание документального анализа с изучением дел непосредственно на месте. По характеру проверки подразделяются на массовые, выборочные, разовые. Они бывают плановые и внеплановые.

Другой метод контроля - это наблюдение. Этот метод является своеобразным комплексом целенаправленных действий, способом выявления недостатков, скрытых резервов, значимых тенденций.

Негативное проявление контроля.

Немецкий специалист по менеджменту Г.Шредер выявил следующие негативные проявления контроля:- тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе;- контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;

- так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине - тотальный контроль за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе;

- отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль, т.к. никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

Таким образом, можно утверждать, что контроль - это одна из важнейших функций менеджмента, заключающаяся в сопоставлении плановых и фактических показателей, с помощью которой проводятся корректирующие действия по достижению намеченных результатов.

Этапы процесса контроля

Независимо от типов и количества контрольных систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля.

Первый этап в контрольном процессе – установление стандартов.

Стандарт – это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.

Второй этап в процессе контроля – измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Третий этап – сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе.

Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам.

Прежде чем предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение со стандартами допустимо, а какое требует устранения.

Заключительный этап в контролирующем процессе – оценка результатов и осуществление корректирующих действий. На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе. После оценки возможны три варианта действий.

1. Поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.

2. Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.

3. Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

- Контроль - процесс проверки и сопоставления того, что есть, с тем, что должно быть достигнуто;

Существует три аспекта управленческого контроля:

o измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

o подготовка необходимых корректирующих действий.

Выделяют следующие виды контроля:

Виды контроля

Негативное проявление контроля.

Этапы процесса контроля

Первый этап в контрольном процессе – установление стандартов.

Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам.

2. Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.

3. Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

В административный контроль Он определяется как процесс, посредством которого менеджеры влияют на других членов организации для реализации стратегии. Выполняется на основании информации, полученной менеджерами.

Он касается координации, распределения ресурсов, мотивации и измерения производительности. Практика управленческого контроля и проектирования систем управленческого контроля основана на ряде учебных дисциплин.

Административный контроль предполагает обширное измерение. Следовательно, это связано и требует ввода данных из бухгалтерского учета, особенно управленческого учета. Во-вторых, это связано с решениями о распределении ресурсов. Следовательно, это связано и требует участия экономики, особенно экономики управления.

В-третьих, это коммуникация и мотивация работы. Это означает, что это связано и требует вклада социальной психологии, особенно организационного поведения.

Плохой контроль внутри бизнеса создает серьезные угрозы, такие как неэффективное использование ресурсов, ошибки обработки, снижение прибыльности, несоблюдение нормативных требований, а также кража или незаконное присвоение активов сотрудниками.

Планирование и контроль

Между планированием и контролем существует тесная связь. Планирование - это процесс, посредством которого устанавливаются цели организации и методы их достижения. Контроль - это процесс, который измеряет и направляет фактические результаты деятельности по сравнению с запланированными целями организации.

После того, как стратегии установлены и планы составлены, основная задача руководства состоит в том, чтобы принять меры для обеспечения выполнения этих планов или, если того требуют условия, внесения изменений в планы.

Административный контроль - одна из управленческих функций, равно как и планирование, организация, надзор и руководство.

Это важная функция, потому что она помогает проверять ошибки и принимать корректирующие меры для минимизации отклонений от стандартов и достижения заявленных целей организации желаемым образом.

Административный контроль можно определить как функцию системы, которая корректирует операции по мере необходимости для достижения плана или для сохранения изменений в целях системы в допустимых пределах.

Системы административного контроля

Это системы, которые собирают и используют информацию для оценки эффективности различных бизнес-ресурсов, таких как человеческие, физические, финансовые и организации в целом, в результате применяемых стратегий управления.

Следовательно, они представляют собой набор формальных процедур, необходимых для административной и экономической эффективности. Менеджеры используют его для поддержания или изменения стандартов в деятельности организации.

Будучи неотъемлемой частью всей системы контроля компании, ее цель - гарантировать полное и своевременное выполнение планов и политик менеджмента.

Они могут включать в себя все, от того, как заказываются расходные материалы до того, как планируется использовать активы, назначать задания или управлять запасами.

Система управленческого контроля - это способ, с помощью которого менеджеры могут документировать свои организационные стратегии или политику. Точно так же это способ оценки эффективности внутренних корпоративных процессов, сравнения их с заявленными целями и политиками.

Инструмент для бизнеса

Система административного контроля - это бизнес-инструмент, который может дать представление о том, насколько хорошо организация выполняет свои задачи.

Однако административный контроль - это только один из инструментов, которые менеджеры используют для реализации желаемых стратегий.

Стратегии реализуются не только посредством административного контроля, но также с помощью организационной структуры, управления человеческими ресурсами и организационной культуры.

Составные части

Система административного контроля - это инструмент, который помогает руководству направлять организацию к ее стратегическим целям и ее конкурентному преимуществу. Обычно считается, что он состоит из трех компонентов:

- Измерение фактических показателей по этим стандартам.

- Принятие корректирующих мер при отклонениях от правил и планов.

Сложности

Системы административного контроля в компаниях сталкиваются с двумя типичными трудностями.

- Возможность распознавать области, в которых требуется больший контроль.

- Возможность распознать, когда существующие средства контроля неэффективны или неисправны.

цели

Цели административного контроля относятся к надежности финансовой информации, своевременной обратной связи по достижению операционных или стратегических целей и соблюдению законов и нормативных актов.

Обнаружение ошибок

Неправильное управление компанией может поставить под угрозу достижение общих целей компании, в результате чего она будет уступать позиции конкурентам и до тех пор, пока не будет поставлено под угрозу ее собственное выживание.

Поэтому становится важным быстро обнаруживать отклонения от нормы. Таким же образом можно определить различные цепи и участки, которые, хотя и не подвержены аномалиям или серьезным сбоям, могут быть оптимизированы для общего благосостояния компании.

Показать, что все работает правильно

Административный контроль проверяет, что все работает правильно и что как предложенные цели, так и уровни, установленные на административном уровне в отношении прибыли, продаж, безопасности и т. Д., Выполняются без значительных изменений.

Таким образом, компания становится более защищенной, а ее стандарты и процессы принятия операционных решений - более надежными.

Действуйте при необходимости

Выявление ситуации не очень полезно, если не предпринимаются конкретные действия для перенаправления негативных обстоятельств, благодаря подробной и конкретной информации, предоставляемой административным контролем.

Общайтесь и мотивируйте сотрудников

Точное знание состояния компании, включая ее ошибки, проблемы и правильно обработанные аспекты, способствует лучшему общению с работниками, мотивируя их гарантировать, что необходимые аспекты будут улучшены или что будет следовать правильной линии.

Принять превентивные меры

Преждевременная диагностика конкретных проблем, обнаруженных административным контролем, делает ненужными корректирующие действия, поскольку они заменяются только профилактическими действиями.

Преимущество

Самым большим преимуществом управленческого контроля является то, что он создает цикл направления и контроля для руководства бизнесом. Принятие решений упрощается, поскольку в него вовлечено меньше людей.

Он помогает менеджерам измерять фактическую производительность и в качестве ориентира для достижения целей.

Помогает децентрализации

Современная тенденция бизнес-организаций направлена на децентрализацию, которая требует системы контроля.

При децентрализации полномочия по принятию решений распределены по всей организации.

Руководство должно держать контроль в своих руках, чтобы видеть, правильно ли используются полномочия. Без адекватного административного контроля децентрализация не может быть успешной.

Помогает с координацией

Размер современных компаний увеличивается. В них задействован большой капитал и большое количество людей.

Это создает проблему надлежащего контроля, поскольку существует множество подразделений, производящих и распространяющих различную продукцию. Для координации их деятельности необходима система контроля.

Упростите надзор

Упростите мониторинг, указав на существенные отклонения. Держит сотрудников под контролем.

Хорошая система управления очень быстро обнаруживает слабые места. Это помогает расширить возможности контроля на всех уровнях.

Повышение мотивации

Методы контроля создают атмосферу порядка и дисциплины в организации, выявляя отклонения и определяя факторы, ответственные за них.

Это повышает мотивацию сотрудников, потому что они знают работу, за которую несут ответственность.

Недостатки

Одним из недостатков административного контроля является то, что он может препятствовать творчеству и инновациям, делая компанию более стандартизированной и менее гибкой.

Организации с жестким административным контролем зачастую менее способны адаптироваться к изменениям на рынке, в своей отрасли или в правовой среде, ограничивая объем возможных идей и планов.

Сложность установления количественных стандартов

Административный контроль теряет свою эффективность, когда стандарт эффективности не может быть определен количественно.

Очень сложно установить количественный стандарт человеческого поведения, уровня эффективности, удовлетворенности работой, мотивации сотрудников и т. Д. В таких случаях решение остается на усмотрение менеджера.

Нет контроля над внешними факторами

Компания не может контролировать внешние факторы, такие как государственная политика, технологические изменения, изменение моды, изменение политики в области конкуренции и т. Д.

Сопротивление сотрудников

Массовые сотрудники могут чувствовать себя недооцененными и неудовлетворенными, потому что им не разрешают излагать свои идеи. Сотрудники считают, что контроль ограничивает их свободу действий. Это может привести к большой текучести кадров.

Сотрудники часто сопротивляются контролю. В результате его эффективность снижается.

Дорогое дело

Организациям приходится тратить много времени и денег на установку системы административного контроля.

Выгоды должны быть больше, чем связанные с этим затраты, тогда будет эффективным только контроль, иначе это приведет к неэффективности.

Важность

Без административного контроля процесс управления будет неполным. В компаниях потребность в контроле возникает из-за нескольких факторов:

- В крупных организациях сложно установить полностью точные стандарты работы. С другой стороны, менеджеру нужна своевременная информация любого рода, которая не всегда доступна. Требуется контроль для оценки точности стандартов.

- Сотрудникам доверены крупные суммы денег и ценные ресурсы. Однако при отсутствии контроля сотрудники могут поддаться искушениям. Эффективная система контроля помогает свести к минимуму нечестное поведение со стороны сотрудников.

- В отсутствие контроля сотрудники могут расслабиться в своих усилиях, и их производительность может упасть ниже нормы.

Благодаря контролю гарантируется получение и эффективное использование ресурсов организации для достижения желаемых целей. Административный контроль дает следующие преимущества:

Проверка политики

Это позволяет руководству проверять качество различных планов. Таким образом, он может выявить, какие планы необходимо изменить, а какие цели нужно изменить.

Изменения в окружающей среде могут сделать первоначальные планы неработоспособными или несовершенными. Контроль помогает просматривать и обновлять планы.

Управленческая ответственность

Даже когда менеджер поручает некоторые действия и делегирует полномочия своим подчиненным, он все равно несет ответственность за конечную производительность.

Таким образом, руководитель должен проверять работу своих подчиненных, чтобы убедиться, что они используют делегированные полномочия желаемым образом.

Административный контроль позволяет менеджерам выполнять свои обязанности и в то же время делегировать полномочия.

Мотиватор

Вдохновляйте сотрудников усердно работать и работать лучше. Когда они знают, что их работа ценится и их награды связаны с этой оценкой, они постараются приложить все усилия.

Эффективность

Контроль способствует эффективности операций за счет сосредоточения внимания на достижении целей. Таким образом, это позволяет менеджерам обнаруживать и исправлять ошибки до того, как они станут серьезными, что помогает минимизировать потери и потери.

Примеры

Административный контроль - это любой процесс, практика, политика, инструмент, измерение или система, которые используются для управления ресурсами организации. Ниже приведены наглядные примеры:

Контроль требований

Официально задокументируйте планы как требования и управляйте изменением этих планов.

Финансовый контроль

Финансовый контроль, такой как практика разработки, мониторинга и учета бюджета.

Мониторинг производительности

Процесс согласования набора целей с сотрудниками и оценки производительности в отношении этих целей.

Надзор

Мониторинг производительности сотрудников для повышения производительности, эффективности и качества работы.

Изменить управление

Процесс представления, оценки, утверждения, определения приоритетов, внедрения, информирования и анализа изменений в организации.

Контроль безопасности

Примите меры предосторожности и меры, чтобы избежать рисков для людей, имущества и информации.

Проверки соответствия

Внедрение процессов, процедур, систем, средств контроля, измерений и отчетов в соответствии с законами, нормативными актами, стандартами и внутренней политикой.

Сравнительный анализ

Это непрерывный процесс сравнения производительности компании с отраслью, конкуренцией или текущими передовыми практиками.

Непрерывное улучшение

Это повторяющийся процесс измерения вещей, их улучшения и повторного измерения.

QA

Убедитесь, что выходные данные соответствуют спецификации. Например, внедрить процесс тестирования продуктов на производственной линии.

Гарантия качества

Это процесс предотвращения будущих сбоев качества. Например, практика исследования первопричин всех сбоев качества для выявления улучшений.

Автоматизация

Это повышает производительность, эффективность, а также качество, заменяя работу автоматизацией.

Контроль данных

Контроль данных в таких областях, как качество данных, происхождение данных, безопасность, интеграция и соответствие требованиям.

Управление запасами

Регулируйте и учитывайте запасы, чтобы избежать дефицита или избытка предложения.

Управление активами

Контроль активов, таких как объекты, инфраструктура, машины, программное обеспечение и интеллектуальная собственность.

Например, система учета активов реализует соответствующее разделение проблем, связанных с активами.

Контроль (организационный/управленческий контроль) – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей; постоянное сравнение, что есть, с тем, что должно быть.

В роли субъекта контроля (или его инициатора) выступает контролирующее звено. В зависимости от ситуации в качестве такого звена могут выступать: учредители (собственники) организации; акционеры; топ-менеджеры; линейные руководители различного уровня; специализированное подразделение организации или специально выделенный работник, государственные органы, общественные организации (например, профсоюзы), а также межгосударственные органы и международные организации [10, 34].

Объект контроля – это сама организация, внутри которой контролю подвергаются происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы (подразделения организации, её филиалы, отдельные работники) [10, 34].

Предметом контроля могут стать технические характеристики, количество и качество продукции, служебные документы, настроение и поведение людей, степень удовлетворённости работой, информационные и финансовые потоки и т.д. [34].

В системе управления контроль выполняет функции, представленные в табл. 5.1.

Широкий спектр функций контроля в управлении организацией обуславливает разнообразие его видов, основная часть которых классифицирована в табл. 5.2.

Таблица 5.1

Основные функции контроля в системе управления организацией

Содержание функции контроля

установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений

сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта

изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов

создаёт основу для предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров

обеспечивает установление и поддержание обратной связи

указывает, на что нужно обращать особое внимание

по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание

на основе полученных результатов, состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них

способствует сохранности ресурсов

Составлено по: [11].

Таблица 5.2

Основные виды контроля в системе управления организацией

Содержание видов контроля

В зависимости от соотнесения времени с исполняемым управленческим решением

осуществляется до фактического начала работ и используется применительно к трем видам ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. В области человеческих ресурсов этот контроль проводится при приеме людей на работу и при перемещении работающих на новые должности.

Контроль осуществляется посредством анализа профессиональных знаний и практических навыков, а также деловых и личностных качеств работников на предмет их соответствия предъявляемым требованиям. Для того чтобы обеспечить производство качественными материальными ресурсами (материалами, полуфабрикатами, оборудованием и др.), на промышленных предприятиях проводится их обязательный предварительный контроль. Он состоит в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих ресурсов этим стандартам. Контролируется также уровень запасов материальных ресурсов, чтобы не допустить остановки производства из-за их отсутствия. Основным средством такого контроля финансовых ресурсов является составление и использование бюджета – документа, устанавливающего баланс и распределение доходов и расходов

осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Контролирующей инстанцией является руководитель, а объектами контроля – его подчиненные. Контроль заключается в регулярной проверке работы подчиненных с выявлением отклонений от намеченных планов и инструкций, обсуждении возникающих проблем и путей их преодоления. В системе текущего контроля активно функционируют как прямая информационная связь (данные, поступающие от объектов контроля к руководителю), так и обратная связь (данные, поступающие от руководителя к объектам контроля)

проводится после того, как работа выполнена; либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении заранее установленного периода времени фактические результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль выполняет две основные функции: дает руководителю информацию, необходимую для правильного планирования аналогичных работ в будущем (чтобы избежать ошибок, допускавшихся ранее); позволяет получить данные для обеспечения надлежащей мотивации к труду (фактические результаты труда в сравнении с требуемыми)

По объёму вопросов, охватываемых контролем,
и его масштабу в управлении организацией

охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объём контроля) одного (организации, подразделения работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов

по субъекту контроля, он затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону организации (подразделения, работника); специальный контроль также могут осуществлять соответствующие подразделения аппарата управления (кадровое, финансовое и т. д.)

нацелен на собственную деятельность субъекта управления; является непременным условием эффективной деятельности работника

В зависимости от того, входят ли субъекты контроля
в состав контролируемой системы или нет

осуществляют представители вышестоящей организации – материнской компании, управляющей структуры холдинга и т.д., а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур

осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления (руководители предприятий и филиалов, руководители и работники подразделений, для которых контроль – служебная обязанность)

По направленности контроля

направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиции выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.

Тактический (или административный)

призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.

осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Его задача – непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий.

По виду деятельности

выступает в форме бюджетного контроля, анализа рентабельности, анализа относительных показателей деятельности, анализа использования инвестиций и т. д.

включает в себя контроль последовательности выполнения операций, контроль загрузки мощностей (распределения работ), контроль выполнения производственных графиков и т.д.

базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и т. д.

По предмету: контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.

По стадии жизненного цикла объекта: контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, свёртывании деятельности объекта и т. д.

С учётом стадии производственного процесса: входной контроль, операционный, готовой продукции, транспортирования продукции или её хранения и т. д.

Читайте также: