Учет в онлайн школе
Обновлено: 04.07.2024
Каждый способ имеет свои возможности и скорость обработки внесенных записей. Какой способ выбрать, зависит от вашего желания, целей и времени, которое вы готовы тратить на работу с записями. Компьютеризация ведения учета в любом виде дает возможность быстрее обрабатывать данные. И чем больше данных, тем ощутимее разница по сравнению с простыми записями ручкой.
Блокнот
Если у вас неполная занятость, несколько (5-10) клиентов в месяц, группа вконтакте и, например, нет сайта, то записи в блокноте или телефоне вполне подойдут. На этом этапе вы пока не задумываетесь о среднем чеке, о расходах на привлечение клиентов, о том, сколько из тех, что к вам обратились, в итоге к вам пришли. А итоговая выручка считается простым пересчетом купюр в кошельке. Всем занимаетесь вы, и все клиенты на виду.
Становится сложнее считать общую выручку. И если у вас появляются затраты на рекламу, то становится нужным смотреть, куда вы вкладываете деньги и что каждый канал (журнал, пост в соцсетях и т.д.) приносит. Звучит длинно и сложно, но, во-первых, это неотъемлемая часть бизнеса, а во-вторых, основных показателей не так и много, вы быстро привыкаете контролировать главные из них.
Плюсы: очень просто и доступно.
Минусы: тяжело обрабатывать много заявок, все расчеты вручную, на каждую операцию с записями требуется время, невозможно для нескольких сотрудников, нет интеграции с сайтом, нет оповещений.
Эксель
Плюсы: самый доступный из компьютеризированных методов, основная информация о клиентах доступна быстро.
Минусы: нужно настраивать, непросто для нескольких сотрудников, нет интеграции с сайтом, нет оповещений.
CRM
Программа или онлайн-CRM
Общие CRM
CRM для школ и детских центров
В школах, детских центрах и у организаторов обучения другая специфика - во-первых, это работа чаще с физическими лицами, а во-вторых, есть программы (курсы, мастер-классы, семинары, тренинги) и есть группы (наборы), которые открываются на определенную дату и на выбранную программу. Иногда программа уникальна и занятие по ней проводится единственный раз. Но чаще занятия по одной и той же программе проводятся регулярно - группы (наборы) по ней открываются с определенным интервалом (например, каждый месяц) или параллельно - в разное время дня (например, утренняя и вечерняя).
Важно при этом следить за количеством набранных слушателей (учеников, участников) в каждой группе, а значит и финансовыми показателями по ним. Наборы нужно открывать и закрывать, чтобы избегать переполнения, менять даты начала (например, в случае недобора слушателей), назначать и менять преподавателей (одну и ту же программу могут, например, читать или проводить разные ведущие, они могут подменять друг друга на время отпуска или болезни).
Важно также иметь возможность оповещать слушателей о начале обучения или занятий - у каждой группы, как мы уже указали, есть своя дата начала.
Мы рекомендуем использовать профильные CRM для организаторов обучения, в которых уже учтена специфика образовательного бизнеса. Одной из таких систем учета клиентов является CRM-система "Мой Класс". В чем ее отличие от других систем?
Она учитывает специфику школ, детских центров и обучения в целом. В ней предусмотрено создание направлений, групп (наборов) по ним, занятий, выбор преподавателей (ведущих), назначение дат и времени начала.
Система учета клиентов "Мой Класс" имеет нужный и, что важно, современный функционал. Смена статуса клиента, стоимость записи для каждого клиента, полученная сумма и сумма задолженности, оповещение о записи на выбранное направление или мастер-класс, доступ онлайн для нескольких сотрудников, различные права доступа для них, комментарии по клиентам, задачи по ним.
Простая интеграция с вашим сайтом, отчеты по источникам заявок, по UTM-меткам для рекламных кампаний в сети Интернет, отчеты по общей выручке, заявками, конверсиям - эффективности превращения заявок в клиентов и оплату. Вся информация становится доступной в пару кликов из любого места с доступом к сети Интернет.
Несмотря на большое количество возможностей, система не перегружена информацией, а пользоваться ей вы можете в том объеме, в котором вам на данный момент необходимо.
Она недорогая. Для большинства школ затраты на систему окажутся практически не ощутимы.
Система учета клиентов лежит в основе всех онлайн-инструментов "Мой Класс" для школ, детских центров и организаторов обучения - онлайн-расписания для сайта и виджета записи на обучение. Узнайте больше о них на сайте "Мой Класс".
В заключение
Продолжаем изучать наши законы и условия ведения бизнеса. Ваши запросы и вопросы, приходящие в месседжер, трансформирую в развёрнутые ответы.
Вот один из них:
Вопрос: открываю онлайн-школу. Какую выбрать организационно-правовую форму бизнеса и на какую систему налогообложения подавать заявление при регистрации? Речь о консалтинговом проекте, то есть без выдачи дипломов и сертификатов.
Ответ: при выборе организационно-правовой формы бизнеса, как обычно, уместно ответить на несколько вопросов:
- с кем я собираюсь вести свое дело (один или в кампании с кем-либо),
- буду ли я продавать бизнес в ближайшее время (бизнес, оформленный в статусе ООО продать просто - через купле-продажу доли в уставном капитале),
- кто мои клиенты (юридические лица или физические лица).
Если вы будете вести дела один и это будет по сути самозанятость, то можно смело регистрироваться в качестве ИП или в статусе плательщика НПД.
У ИП минимальная отчетность, есть возможность применять патентную систему налогообложения, легко закрыть дело, если бизнес не пойдет (а таких сомневающихся в своих силах много), а самозанятый вообще из дома может не выходить для регистрации статуса.
Если вы планируете бизнес на двоих или более партнеров, либо намерены расширяться сразу, либо точно знаете, что услугами вашего сервиса будут пользоваться юридические лица, стоит задуматься о создании юридического лица.
Если ваш выбор пал на создание ИП, то при выборе системы налогообложения можно обратиться к патентной системе налогообложения.
Здесь есть ограничения по ее применению, однако их можно либо законно обойти, либо принять как данность и с оговорками применять.
Если патент не устраивает или не может быть применен в вашем случае, то выбирайте между УСН 6 и 15%.
Чем больше на старте расходов, тем более вероятен выбор УСН 15%.
Чем меньше расходов, тем ближе вы в выборе в пользу УСН 6%.
Иногда полезно комбинировать патентную систему налогообложения и УСН. В такой комбинации можно существенно сэкономить, если помимо онлайн-школы вы намерены заниматься еще каким-либо видом деятельности.
Это, конечно, странно звучит, однако практика показывает, что зачастую крупные компании отказываются сотрудничать с ИП, полагая, что они как быстро зарегистрировались, также быстро ликвидируют статус ИП и бегай потом за ними.
Не видела еще ни одного бегающего предприятия за бывшим ИП, но от фактов никуда не уйти. Как есть. Наши стереотипы поведения работают и в бизнесе.
Обращу внимание на вопрос, не имеющий непосредственного отношения к тематике моей страницы, однако на него стоит обратить внимание и тщательно изучить: посмотрите на то, что вы будете делать, с точки зрения закона об образовании. Здесь есть грань между образованием и консалтингом и важно ее осознавать. Кстати, обучать может ИП и для этого не нужна лицензия, но только если он обучает сам, не принимая на работу педагогов.
Переквалификация разных схем и договоров с последующим обвинением в осуществлении предпринимательской деятельности, требующей получения лицензии (разрешения), практика нынче распространённая.
Систематизировать работу помогает CRM-система. Предлагаем разобраться, что это такое, и как выбрать такую систему для онлайн-школы.
Что такое CRM-система и зачем она нужна онлайн-школе
Помните, как раньше бизнес хранил информацию о клиентах? В телефонных книжках, в таблицах Excel, ежедневниках, картотеках. Это было неудобно. Все эти носители в момент могли потеряться, а систематизировать в них информацию или быстро её найти было достаточно сложно. Восстановить всю историю взаимоотношений с клиентом можно было только по памяти или собрав все записи вместе.
В сфере образования использовался почти такой же подход. Методисты вручную составляли расписания, вся информация о студентах хранилась в журналах, а сам учебный процесс невозможно было представить без физического присутствия в аудитории. К счастью, эти времена прошли.
Чтобы всё работало как часы и быстро, надо чтобы информация о каждом клиенте была занесена в общую базу данных. При этом поиск по ней должен быть быстрым, а обновление информации простым. Все рабочие задачи, расписания также должны храниться в удобном виде и в любой момент доступны и легко изменяемы. Все эти функции и много других реализованы в современных CRM-системах.
CRM-системы — это системы управления взаимоотношениями с клиентами.
Они включают в себя и другие функции по оптимизации бизнес-процессов — можно найти всё, что нужно. Всё зависит от потребностей компании.
Для онлайн-школы CRM-системы — эффективное решение. Все процессы как учебные, так и любые другие, должны фиксироваться в едином информационном пространстве, иначе хаоса не избежать. Современные CRM для образования включают:
- Учёт клиентов и полную информацию о взаимоотношениях с ними;
- Маркетинговые инструменты;
- Расписание занятий и информацию по учебному процессу, по студентам;
- Личные кабинеты студентов и преподавателей с возможностью загружать домашние задания и получать обратную связь;
- Возможность создавать задачи, бизнес-процессы и планировать работу.
Это неполный перечень возможностей CRM. Могут быть и другие функции, в том числе нестандартные, для реализации которых можно привлечь разработчиков.
Как выбрать CRM-систему для онлайн-школы
При выборе CRM-системы всегда исходите из своих потребностей. Не стоит сразу покупать максимальные тарифы. Если ваша задача на текущий момент — это учёт студентов и продаж, то обращайте внимание именно на базовые возможности системы.
Карточка клиента. Сначала остановитесь на простой информации о студентах:
- Фамилия, имя, отчество;
- Контакты;
- Программа обучения.
Сегментация. В базовом функционале обязательно должна быть возможность создавать программы обучения и группы студентов. Иначе у вас будут сплошной поток клиентов, в котором легко запутаться.
Интеграция всех заявок с CRM. Если у вас есть сайт и формы заявок на нём, то нужна возможность интеграции этих заявок в CRM, чтобы они мгновенной оказывались в ней и отправлялись в работу менеджерам. Важно, чтобы в одну систему попадали все источники заявок — а то менеджеры будут пропускать лиды и терять клиентов. Также необходима информация о статусе клиентов и возможность получать от них комментарии.
Дополнительная функциональность CRM.Что ещё пригодится — отслеживание платежей и задолженности, возможность оповещения студентов о начале занятий, отчёты о происходящих процессах, отслеживание маркетинговой активности, постановка задач сотрудникам, возможность хранения информации. Эти функции даже в простом варианте без дополнительной разработки значительно повысят эффективность вашей работы и помогут существенно её облегчить.
Немаловажный момент — безопасность CRM. Обратите внимание на этот момент, почитайте отзывы и подробнее узнайте, как выбранная система решает этот вопрос. При выборе CRM лучше сначала воспользоваться тестовым периодом и внимательно изучить функциональность — всё должно быть удобно. Также стоит расспросить менеджера о компании и обрисовать ему ваши потребности.
Рейтинг CRM для образования
Согласно отзывам пользователей и экспертов можно выстроить такую шкалу популярности CRM-систем для онлайн-школ:
GetCourse. Одна из крупнейших платформ для продажи и проведения обучения. Для тренеров, преподавателей, инфо-бизнесменов. Отличается широким функционалом и большим выбором тарифных планов.
AMOCRM. Один из лидеров рынка CRM. Компания предлагает интересные решения для образования и делится успешными кейсами по реализации проектов для образовательных услуг.
Битрикс24. CRM помогает онлайн-школе автоматизировать продажи и выстроить бизнес-процессы.
Альфа CRM. Система разработана специально для образовательных проектов, здесь можно выбирать тарифы в зависимости от количества учеников.
Параплан. Изначально CRM позиционировала себя как систему для детских центров, но сейчас она активно развивается и предлагает большую функциональность.
Что важно запомнить
- CRM-система помогает систематизировать и оптимизировать все процессы в онлайн-школе. С её помощью вы можете вести полноценный учёт студентов, сохранять всю информацию о взаимодействии с ними.
- В CRM вы также можете создавать учебные программы, разбивать студентов на группы и создавать для них личные кабинеты с возможностью загружать домашние работы и получать учебные материалы.
- Очень удобна возможность отслеживать платежи и маркетинговые инструменты — вы видите, откуда приходят деньги.
- По внутренним бизнес-процессам всё не менее удобно: можно контролировать работу отдела продаж, ставить задачи сотрудникам и проверять их выполнения — система обо всём напомнит.
Это всё стандартные возможности любой современной СRM, но на старте их обычно достаточно.
Хочу выразить огромную благодарность за такой прекрасный курс.
Это первый курс который я прохожу у Евгении, до этого читала отзывы и они, конечно, разные. Сейчас удивлеют отзывы о том, что якобы "много воды и мало практики". Наверное эти люди никогда не учились в Вузах и далеки от бухгалтерии. Потому что в курсе воды нет совсем! Даётся подробная информация (вплоть до того куда зайти и на какую кнопку нажать), которая действительно очень часто нужна на практике. Очень хороший курс, каких сложно найти. Спасибо Вам большое
Спасибо за очень интересный и полезный курс Евгении и Маргарите! С каждым уроком узнаешь столько всего нового. Уверена, что вся информация собрана методом проб и ошибок кураторов, чтобы мы, ученицы, начинающие свой путь в этом мире аутсорсеров, набили как можно меньше шишок. Но без них никуда все равно, все приходит с практикой)) Спасибо еще раз огромное!
Все создатели, вдохновители, консультанты, участники - спасибо за этот курс! У меня раньше возникали мысли: "вот бы кто-нибудь сделал курс по бухгалтерскому сопровождению онлайн школ", и видимо мысли все-таки материальны, потому что если забить этот вопрос в поисковик браузера, в основном выйдут результаты :как открыть онлайн-школу, как продюсировать онлайн-школу, как просто вести бух.учет, но вот именно бух.учет конкретно в онлайн-школе не так-то легко найти. Поэтому этот курс - своего рода удача, что так неожиданно улыбнулась. Причем курс шире просто бух.сопровождения, бухгалтер в наше время заменяет множество профессий: специалист по кадрам, экономист, юрист, ревизор, управленец или менеджер, психолог и т.д. Почему я озаботилась темой онлайн-школ? Потому что и до пандемии образование плавно перетекало в онлайн-форму, а уж после - массово захлестнуло. И хочется занять эту нишу, быть востребованным и компетентным специалистом. Мы уходим от старого и идем в ногу со временем. Я сама всю жизнь учусь, и дистанционная форма для меня - самая удобная, комфортная, продуктивная, эффективная. Есть конечно и минусы, но плюсов намного больше. Личный пример - это самое лучшее для обучения. Можно много и умно преподносить теорию, но именно на практике и личном примере приобретаются опыт и знания. В общем, выражаю вам огромную благодарность в возможности продвинуться в этой области.
Хочу поблагодарить Евгению и Маргариту, за предоставленную возможность получение знаний в сфере бухгалтерского учета в онлайн школах. Профессия бухгалтер в настоящее время это не счетовод, а незаменимый помощник предпринимателя. Онлайн школы сейчас достаточно быстро развиваются, и это очень актуальная тема для развития бухгалтера. Курс полезный, содержательный. Весь материал преподносится доступно, на понятном языке, и спасибо за обратную связь, это для меня очень важно.
Я прошла половину курса. Хочу сказать огромное спасибо Маргарите и Евгении за этот чудо-курс! Очень крутой, интересный и ценный. Информация изложена максимально доступно и понятно, быстрая обратная связь! А от доски я до сих пор в восторге! Это просто находка! Думаю дальше будет еще интереснее!
Огромное спасибо Евгении и Маргарите за этот курс. Недавно в сети увидела, что бухучет в онлайн-школах - это одно из популярных и востребованных сейчас направлений. И тут пожалуйста, вот вам курс. За три модуля курса информация в моей голове приобрела структурированный и упорядоченный вид, я узнала много нового, в том числе особенности работы и подводные камни. С удовольствием приступаю к следующему этапу курса, т.к. знаю, будет как всегда полезно и интересно.
Евгения и Маргарита, я вас хочу поблагодарить за курс по ведению онлайн школ. Курс емкий, но очень полезный! Нравиться то, что здесь не только про бух.учет, а про все сферы деятельности (с такими знаниями точно будешь правой рукой директора)
Сказать огромное спасибо, это почти промолчать. Евгения, Маргарита, Анастасия и еще много имен которые нам не озвучены — Спасибище за такие возможности. Сейчас в моей жизни как раз переломный период, когда сейчас и ни как ни завтра нужно что то менять, а с такими знаниями будет "море по колено". Проходя уроки, я представляю как я это все применяю в своей удаленной работе ( которую все четче и четче себе представляю). Может написала сумбур, но Вы меня воодушевили, вселили веру в себя, во время прохождения курса "Сам себе бухгалтер" появился ПЕРВЫЙ, пусть маленький клиент, но уже дополнительный и удаленный, пусть знакомый, но он же меня в итоге выбрал, а тут новый курс "онлайн-школы", УРА. это вообще огонь. Самое главное что это сейчас то направление которое самое популярное. Идем в ногу со временем. Вам только новых идей и не иссекаемых сил.
Ведение бухгалтерии онлайн школ - это современное направление в бухгалтерском учете. Курс Маргариты и Евгении - это важные и нужные знания от специалистов-практиков. Именно практического опыта всегда не хватает. Спасибо
Евгения и Маргарита,выражаю свою благодарность за создание данного курса,хоть и прохождение обучения совпало со сложными жизненными моментами,я ни капли не жалею,что приобрела его.Это новая,полезная информация,все очень интересно и как всегда на доступном языке. С удовольствием буду проходить следующие модули.Спасибо вам большое⚘
Я прошла половину курса . Евгения и Маргарита поделились крутыми фишками. Информацию дают в полном объеме . Очень благодарна вам девушки, за этот курс!
Мне очень понравился совместный курс по Онлайн-школам Евгении и Маргариты. Интересный формат, быстрая обратная связь, много полезной информации. Ещё не всё прошла, дальше-больше. Спасибо Вам за Ваш труд и новые знания
Курс по ведению онлайн школ - это ценная новая информация и самые современные лайфхаки для работы, которые можно внедрять не только в работе с блогерами. Евгения и Маргарита, спасибо за то, что делитесь с нами своим опытом, знаниями и добавляете мотивации идти все-время вперед!
Это мой второй курс в школе Евгении Селявко, и все полученные знания обязательно пригождаются в работе бухгалтером в любой сфере. Все записывается куда-то на подкорку и применяется само-собой в нужное время.
Когда шла на курс очень хотела вести онлайн-школы, но одновременно с началом курса мне предложили хорошую, достойно оплачиваемую работу в строительной компании по восстановлению учета и переводу компании на удаленку. С трудом нахожу время для прохождения курса, но материал на курсе нужен в любой отрасли, в строительстве тоже очень много самозанятых.
Все-таки тема онлайн-школ мне очень близка, т.к. много лет работала в сфере издательской деятельности. Многое близко и понятно.
Надеюсь все-таки когда-нибудь начать сотрудничать с онлайн-школами и стать для них хорошим незаменимым бухгалтером, помогающим в их работе!
Спасибо, что делитесь своими знаниями. Прошла 3 модуля курса по бухгалтерии онлайн-школ. Учиться интересно)
Спасибо огромное за такой чудесный курс! Очень рада что решилась пройти его, несмотря на большую загруженность. Формат обучения очень удобен, все понятно, уроки наполнены живой практикой и все по делу, без воды. Еще раз выражаю огромную благодарность Евгении и Маргарите за то, что делитесь ценнейшей и актуальной информацией! Успехов и процветания вам!
При прохождении третьего модуля курса по онлайн-школам уверенность в том, что это не сложно увеличивается. Сомнения перед новым рассеиваются. Спасибо Евгении и Маргарите за разработку такого курса. Вы взращиваете профессионалов в этом деле.
Закончив курс "Онлайн-школы" я приобрела бессценые знания, которые теперь могу применить на практике. Спасибо создателям курса! В курсе подробно изложены все нюансы, с которыми может столкуться новичок. Подробно разъеснены правовые, финансовые и бухгалтерские вопросы. Постоянная поддержка со стороны куратора напоминает о том, что каждый ученик бесценен. Спасибо Вам за проделанную работу!
Маргарита и Евгения,большое спасибо за столь интересный,очень нужный и классный курсНи капли не пожалела,новые знания,возможности,столько полезной информации и самое главное,что как и в других Ваших курсах на понятном доступном языкеА психологический модуль это вообще круто-пересматривала по несколько разИ не смотря на то,что тестирование я не прошла с первого раза,благодаря пересдаче я смогу только укрепить знания,так как буду основательно готовитсяСпасибо вам огромное,успехов,всегда благодарных учениц
Читайте также: