На основании выявленных нарушений и положительных моментов руководитель службы доу оформляет

Обновлено: 02.07.2024

Главный врач N 5, 2016 год,

Центр изучения проблем здравоохранения и образования

Организация делопроизводства в медицинских организациях

Медицинские организации и органы управления здравоохранением (далее по тексту - организации) организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций*, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

* Примерную инструкцию по делопроизводству в медицинских организациях планируется опубликовать в ближайших номерах нашего журнала.

Организация документооборота в медицинском учреждении осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом*, на которые возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).

* В небольших медицинских организациях - это, как правило, секретарь главного врача.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Организация документооборота

Движение документов в организациях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, служебными регламентами, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

При применении электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.

Организация доставки документов

Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ)* вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

* Регистрационно-контрольная (регистрационно-учетная) форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. РКФ фактически является синонимом регистрационно-контрольной карточки (РКК).

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса и (или) обозначение с помощью символов адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.

Почтовый адрес пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи присваивается пользователю автоматически при подтверждении им согласия на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа в соответствии с п.57 Правил оказания услуг почтовой связи.

На почтовых отправлениях отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата

Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Порядок прохождения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, обычно не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов.

Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным структурным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Форма справки об объеме документооборота представлена ниже.

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа	Документы соответствуют действующему законодательству	Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки	Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения	Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Контрольные функции службы ДОУ

З начение грамотной и хорошо организованной работы с документами в любой организации уже давно не оспаривается, являясь общепризнанным фактом. Во многих компаниях служба ДОУ стала полноценным самостоятельным структурным подразделением, которое выполняет свою основную задачу – обеспечение единого порядка документирования и организации делопроизводства в компании. В рамках этой задачи функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ) можно условно разделить на 4 группы: организационные, технологические, методические и контрольные.

Контрольная функция состоит:

из контроля:
- за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
- сроками исполнения документов;
- правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- работой с документами в структурных подразделениях;
В статье пойдет речь об одной из контрольных функций руководителя службы ДОУ, а именно об организации контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях компании. Причем наши рекомендации будут носить современный характер и заимствовать опыт системы менеджмента качества.

Регламентация в локальном нормативном акте

Обычно контрольные функции службы ДОУ и ее руководителя фиксируются в Положении о службе и должностной инструкции соответственно. Поскольку эти локальные нормативные акты (ЛНА) не предназначены для общего ознакомления, рекомендуем выделить в Инструкции по делопроизводству (ином регламентирующем ведение делопроизводства документе) отдельный пункт о таком контроле:

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Организации единой системы делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство работой с документами и инструктаж работников основам делопроизводства возлагается на службу ДОУ.

Итак, руководитель службы ДОУ должен разработать свои требования к проведению аудита ведения делопроизводства, в т.ч. провести такой аудит и в подразделении менеджмента качества.

Механизм аудита делопроизводства на местах

Итак, руководитель службы ДОУ принимает решение о проведении аудита системы ведения делопроизводства в структурных подразделениях компании. Если необходимость аудита вызвана конкретной причиной и его проведение будет носить разовый или внеплановый характер, то достаточно выпустить соответствующее распоряжение (см. Пример 3). В случае решения придать таким проверкам характер периодичности можно говорить о графике аудитов и как следствие о выпуске соответствующего приказа (показан в Примере 4).

График аудита ведения делопроизводства обычно составляется на год и включает в себя проверку всех составных элементов ДОУ. При планировании таких аудитов учитываются такие факторы, как общее состояние делопроизводства, уровень разработанности локальной нормативной базы, результаты предыдущих проверок. Годовой график определяет область и масштаб проверок (см. приложение к приказу в Примере 4). Этот документ утверждается руководителем организации, с ним подлежат ознакомлению руководители всех подразделений, участвующих в аудите.

На основе общего графика руководитель службы ДОУ разрабатывает конкретный план аудита каждого структурного подразделения (показан в Примере 5). В таком плане необходимо индивидуально подходить к каждому структурному подразделению и уже продумывать, на что обратить внимание там. Планы аудита регистрируются, мы используем у себя следующую логику их кодификации:
- первая цифра – порядковый номер подразделения в графике аудитов,
- вторая цифра – номер цикла аудитов в году у данного подразделения,
- третья цифра – год проведения аудита.
Пример 2. Нумерация проверок

Взгляните на график аудитов подразделений в приложении к приказу из Примера 4. Из него следует, что юридический отдел (№ 1 в графике) будет проверяться в 2016 году дважды: в мае и октябре. Его первая проверка в этом году будет иметь № 01/01/2016 (номер подразделения в графике / номер проверки этого подразделения внутри года / год проверки), а вторая – № 01/02/2016.

Пример 3. Распоряжение о разовом проведении аудита

Пример 4. Приказ об утверждении графика аудита делопроизводства в подразделениях

Пример 5. План аудита делопроизводства в конкретном подразделении

Еще раз обратим ваше внимание, что планы аудита следует рассылать в структурные подразделения не менее чем за 7 дней до его начала. Если аудит внеплановый, то проверяемые подразделения уведомляются посредством ознакомления с уже упомянутым распоряжением (показано в Примере 3).

Наконец, заключительной стадией подготовки проверки будет сбор необходимых рабочих документов для аудитора (руководителя службы ДОУ или комиссии). К таким документам относятся шаблоны и бланки, номенклатуры дел проверяемых подразделений, перечень имеющихся в компании локальных нормативных актов (ЛНА) и т.п.

В процессе аудита применяются 2 метода: интервью (беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении, или его руководителем) и анализ документации.

Основные документы-помощники при проведении нашего аудита: номенклатура дел подразделения (демонстрирует планируемый перечень дел, которые должны формироваться в подразделении) и положение о нем.

Пример 6. Как использовать номенклатуру дел подразделения

Пример 7. Как использовать положение о подразделении

По Положению задачей административно-хозяйственной службы является поддержание всех офисных помещений в рабочем состоянии, содержание зданий, помещений организации, а также относящихся к ним строений и окружающей территории в надлежащем порядке, контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, сантехники, систем отопления, вентиляции и пр.). Следовательно, аудитор будет тщательно проверять соблюдение правил оформления и хранения служебных и докладных записок по хозяйственным вопросам, формирования отчетов и актов, наличие ознакомления сотрудников службы с распоряжениями руководства, касающимися административно-хозяйственной деятельности и т.п.

Для проведения аудита можно использовать специальные формы, куда будут вноситься все полученные сведения – это облегчит их систематизацию и последующий анализ. Самый простой способ – вносить результаты интервью и анализа документации в план аудита, дополнив его еще одним столбцом (мы скопировали таблицу из Примера 5, а добавленный столбец выделили оранжевой заливкой):

Пример 8. Выявленные в ходе аудита нарушения (можно вписывать в план конкретного аудита подразделения – см. оранжевую колонку)

При выявлении отклонений от правил делопроизводства компании аудитор может заполнять и специальную форму – наблюдение (Пример 9).

Пример 9. Наблюдение (оформляется в ходе аудита делопроизводства)Наблюдение (оформляется в ходе аудита делопроизводства)

Если в Примере 8 показан краткий вариант отображения всех выявленных обстоятельств, то в Примере 9 демонстрируется более полный способ описания каждого конкретного факта. Такие бланки для фиксации наблюдений всегда должны быть под рукой у каждого проверяющего, в них можно быстро отобразить конкретный факт в деталях, а потом, уже имея стопку заполненных наблюдений, единственный аудитор либо председатель комиссии может заняться отображением на компьютере всего перечня выявленных фактов в отчете из Примера 10.

Вообще, наблюдение заполняется и при отсутствии каких-либо нарушений. Целесообразно использовать 3 варианта оценки:
- несоответствие,
- потенциальное несоответствие и
- хорошая практика.
Несоответствие рекомендуется применять в крайнем случае, если нарушение грубое и влияет на результаты работы подразделения в целом. Если нарушение незначительное, применимо понятие потенциального несоответствия. В этом случае подразделению-нарушителю следует выдать рекомендации к его устранению и таким образом не пугать исполнителя страшной карой. Третий вариант – хорошая практика – применяется, если подразделение успешно внедряет какой-либо прогрессивный элемент ДОУ (электронный документооборот, сокращение объема документов и пр.).

Наблюдение оформляется в 2 экземплярах: один остается в проверяемом подразделении, другой – в комплекте документации по аудиту. На основании наблюдения подразделение будет предпринимать необходимые действия по выявленным нарушениям для их устранения.

Вы сами можете выбрать, какими документами фиксировать результаты проверки. Можно использовать и привычный акт (в нем есть весь список выявленных нарушений / отклонений, и кроме того, он содержит подписи проверяемой и проверяющей сторон).

Но мы рекомендуем такую пару:
- список нарушений, результаты проверки, заключение с рекомендациями отражать в отчете (Пример 10) за подписью проверяющей стороны,
- отдельные наблюдения с выявленными деталями по каждому факту за подписью обеих сторон (Пример 9).
Наконец, на основании выявленных нарушений и положительных моментов руководитель службы ДОУ оформляет итоговый отчет о выполнении планового аудита ведения делопроизводства в структурных подразделениях (Пример 10).

Пример 10. Отчет о выполнении аудита делопроизводства подразделения

В отчете руководитель службы ДОУ (т.е. главный или единственный аудитор) собирает данные по всем несоответствиям, в том числе потенциальным, и оформляет итоговое заключение. В этом документе делается вывод о работе подразделения в целом, о его методах ведения делопроизводства; при наличии несоответствий даются рекомендации к их устранению; при хорошей практике – данное подразделение ставится в пример другим.

Заключение руководителя службы ДОУ в этом отчете является источником информирования руководства организации о характере и принципах делопроизводства на местах. Часто результаты аудита делопроизводства влияют на работу компании в целом, особенно если они оформлены наглядно и с конкретными выводами, понятными высшему руководству компании.

Аудит ведения делопроизводства бухгалтерии показал, что отдел буквально завален делами: с момента создания компании так повелось, что дела, законченные делопроизводством, и даже с истекшими сроками хранения, в архив не передавались, а накапливались на полках в бухгалтерии. Членам комиссии не удалось изучить некоторые дела, так как их просто не смогли найти.

По результатам аудита делопроизводства бухгалтерии было написано заключение с убедительным требованием организовать передачу дел бухгалтерии, законченных делопроизводством, в архив компании. Что и было сделано. В итоге в бухгалтерии появилось свободное место, где сразу был организован прием посетителей.

Пример 10. Таблица выявленных в ходе проверок делопроизводства в подразделениях фактов

Выправление ситуации

В такую базу данных стоит заносить все выявленные в ходе проверок факты, в т.ч. и хорошую практику, по всем проверкам всех подразделений. Благодаря функции поиска и сортировки, вы сможете сделать много полезных выводов для различных целей, анализируя ее содержимое.

С 1 по 9, а также 14 столбцы заполняются руководителем службы ДОУ (главным аудитором), с 10 по 13 – ответственным лицом проверяемого структурного подразделения (эти данные вносятся после анализа причин нарушений). Максимальный срок разработки корректирующего действия – 1 месяц, при необходимости он может быть продлен.

Исследуем ситуацию в подразделении

Мы рекомендуем проверяющим размещаться со всеми своими документами непосредственно в кабинете, где хранятся и ведутся дела подразделения. Просить проверяемые подразделения собрать свои документы и принести их к вам – признак формального подхода к проверке.

В согласованное с руководителем отдела время аудитор (для упрощения будем так его далее именовать независимо от того, пришла ли целая комиссия либо единственный проверяющий в лице руководителя службы ДОУ) приходит на проверку. Нужно взять с собой копии приказа, графика проверок и плана конкретной проверки.

Любая проверка начинается с удостоверения того факта, что проверяемый в курсе того, что проводится аудит. Для начала нужно убедиться в наличии визы ознакомления на соответствующем приказе руководителя отдела либо ответственного за делопроизводство. Виза может быть оформлена как на самом приказе, так и на листе ознакомления с ним.

Далее аудитор начинает задавать вопросы общего характера:
– Назначен ли в отделе ответственный за делопроизводство?
– Знаете ли вы требования Инструкции по делопроизводству?
– Пользуетесь ли номенклатурой дел отдела? Как часто?
– Насколько тесно юридический отдел взаимодействует со службой ДОУ (секретариатом) в части регистрации документов, оформления приказов, распоряжений и их рассылки? Закреплено ли нормативно такое взаимодействие?

Наличие ответственного за делопроизводство существенно облегчит задачу аудитора: все вопросы можно задавать именно ему. Отсутствие такого лица затруднит диалог: если основная беседа будет проходить между руководителем отдела и аудитором, то частные вопросы могут быть адресованы другим сотрудникам, которые не всегда компетентны в вопросах делопроизводства.

Например, типичен такой диалог:
– Почему это письмо оформлено именно так?
– Этот бланк нам дал секретарь.
– Как вы регистрируете служебные письма?
– Ой, этим занимается Нина Петровна.

И тому подобные вопросы и ответы. Итог – распыление информации о состоянии делопроизводства в подразделении (если, конечно, все сотрудники отдела не знают его в совершенстве, что случается редко).

Предположим, что наш ответственный знаком с Инструкцией по делопроизводству в пределах своей компетенции. В этом случае целесообразно пройтись по структуре Инструкции и задать ему несколько уточняющих вопросов:
– Какие виды документов вы используете в своей работе?
– Какими бланками пользуетесь?
– Как вы знакомите сотрудников отдела с организационно-распоря-дительными документами?
– Кто разрабатывает локальные нормативные акты в отделе?
– Как оформляется исходящая корреспонденция?
– Кто отслеживает исполнение документов?
– Как часто вносятся изменения в номенклатуру дел отдела?
– Как обеспечивается сохранность дел?
– Проводите ли вы экспертизу ценности документов и дел перед сдачей их в архив компании?

Ответы на эти вопросы помогут проверяющему понять, на какие разделы Инструкции следует обратить больше внимания, а какие просто затронуть. В Примере 14 показана траектория общения по каждому из названных направлений (какие возможны ответы, что должно насторожить и что дополнительно стоит проверить аудитору).

Если имеет место некорректное проведение экспертизы ценности документов перед сдачей в архив из-за недостаточного внимания руководителя отдела к этому процессу, то в архив могут попадать документы с истекшим сроком хранения или даже копии.

Работа с номенклатурой достаточно проста: аудитор перечисляет указанные в ней дела и просит ответственного предъявить для просмотра соответствующие единицы хранения. А что можно обнаружить, заглянув внутрь папок, описано в Примере 15.

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).
- не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
- выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.
Стандарты для управления документами

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:
- всех участников процесса создания документов;
- лиц, участвующих в управлении документами;
- всех пользователей документных систем.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:
- качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
- своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.
Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:
- документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
- в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
- между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.
Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Должностная инструкция заведующего детским садом является юридически значимым документом, который применяется как составная часть документации при трудоустройстве, так и в юридических и административных спорах по трудовой тематике. Значимость документа требует внимательного отношения к правилам его оформления и корректности используемых формулировок.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Образец должностной инструкции заведующего детским садом

1. Общий раздел
1. Лицо, претендующее на позицию заведующего детским садом, должно удовлетворять следующим критериям:
  - образование (средне-специальное, высшее) педагогического профиля;
  - успешно законченный медосмотр;
  - соответствие требованиям ст. 351.1 ТК;
  - опыт в сфере работы с детьми от пяти лет.
2. Заведующий детским садом подчиняется соответствующему руководителю управления образования.
3. Заведующий детским садом нанимается и увольняется приказом соответствующего руководителя управления образования.
4. В случае отсутствия заведующего (отпуск, заболевание и пр.) закрепленные за ним функции выполняет его заместитель.
5. От заведующего детским садом требуется разбираться в:
  - актуальных законах, нормах, административных актах, регулирующих деятельность учреждения;
  - действующих программах воспитания детей в дошкольных учреждениях;
  - основах управления подчинённым персоналом;
  - принципах взаимодействия с воспитанниками учреждения и их родителями;
  - психологических и возрастных особенностях воспитанников;
  - принципах отслеживания деятельности воспитанников и персонала;
  - особенностях работы персонала и подразделений детского сада;
  - теоретических основах педагогического воспитания детей;
  - правилах урегулирования спорных ситуаций;
  - нормах взаимоотношений с контролирующими инстанциями;
  - современных технологиях обучения и воспитания детей;
  - этических правилах, используемых в работе с детьми;
  - основах делопроизводства;
  - составе персонала детского сада;
  - принципах организации деятельности учреждения в финансовой, административной и хозяйственной сфере;
  - правилах работы с необходимыми программами и офисной техникой;
  - правилах оказания неотложной медпомощи;
  - актуальных санитарно-гигиенических нормах, правилах пожарной безопасности и охраны труда.
6. Заведующий детским садом руководствуется:
  - действующими законами, правилами, стандартами;
  - внутренней документацией учреждения;
  - разделами инструкции.
2. Обязанности
1. Руководство детским садом в соответствии с установленными нормами и отраслевыми стандартами.
2. Обеспечение финансового, административного и хозяйственного функционирования учреждения.
3. Распоряжение средствами, в том числе выделенными из бюджета, в пределах своей компетенции, в соответствии с действующими правилами.
4. Контроль за корректностью ведения делопроизводства в учреждении.
5. Контроль за соответствующим обеспечением детей питанием.
6. Обеспечение предоставления необходимой отчетности для контролирующих учреждений.
7. Взаимодействие с воспитанниками, их родителями, персоналом, представителями сторонних и надзирающих организаций в процессе решения текущих вопросов.
8. Мониторинг корректности обращения персонала с воспитанниками.
9. Руководство персоналом учреждения и проведение необходимых кадровых изменений в соответствии с установленными стандартами.
10. Обеспечение графика отдыха и занятий.
11. Надзор за разработкой и выполнением планов в области своей ответственности.
12. Оперативное решение текущих вопросов в деятельности учреждения.
13. Помощь воспитанникам и персоналу в границах своей компетенции.
14. Прием жалоб от воспитанников, их родителей, персонала и их оперативное рассмотрение.
15. Обеспечение соблюдения на территории учреждения санитарно-гигиенических нормативов, трудовых норм, правил пожарной безопасности.
16. Оперативное уведомление соответствующих служб при возникновении ЧС на территории учреждения.
17. Обеспечивает прохождение медосмотров и аттестации персонала в порядке, указанном в документах учреждения.
3. Ответственность

Заведующий детским садом может привлекаться к ответственности в следующих ситуациях:
1. Причинение материального ущерба учреждению — в границах, которые заданы в действующем законодательстве.
2. Ненадлежащее выполнение должностных функций — в соответствии с положениями трудового законодательства.
3. Нарушение норм конфиденциальности в обращении с внутренней информацией — в соответствии с нормами действующего законодательства.
4. Нарушения действующих норм и законов — в форме дисциплинарной, административной либо уголовной ответственности, в соответствии с положениями актуального законодательства.
4. Права

Заведующий детским садом обладает следующим комплексом прав:
1. Выступает от имени учреждения во взаимоотношения с физическими и юридическими лицами.
2. Руководит персоналом учреждения в соответствии с внутренними правилами и действующими нормативами.
3. Издает необходимые локальные акты в рамках учреждения.
4. Ведает кадровой политикой, в том числе в области стимулирующих выплат сотрудникам.
5. Ведет взаимоотношения с банками по открытию и закрытию расчетных счетов.
6. Заключает от имени учреждения договора с физическими и юридическими лицами.
7. Присутствует на мероприятиях, проводимых с воспитанниками (без права высказывать претензии).
8. Проходит аттестацию в установленном порядке.
9. В установленном порядке вносит изменения в график работы учреждения.
10. Останавливает функционирование учреждения при обнаружении факторов, несущих угрозу воспитанникам и персоналу.
Параметры создания должностной инструкции

При написании должностной инструкции работодатели ориентируются на стандартные образцы, по мере необходимости адаптируя их под свои нужды. Эти образцы присутствуют в двух форматах.

Типовой формат инструкции:
- Общие параметры.
- Профессиональные функции.
- Потенциальная ответственность.
- Должностные права.
Данный формат наиболее распространён в организациях с небольшим числом сотрудников, а также при создании инструкций для служащих обычной квалификации.

Крупные работодатели со множеством работников, задействованных в разнообразных операциях, охотно применяют расширенный формат инструкции. В нем к вышеперечисленным разделам добавляют:
- Дополнительные требования к квалификации.
- Параметры должностных взаимосвязей.
- Порядок изменения инструкции.
- Правила оценки результатов (KPI).
Расширенная структура документа помогает формализовать отношения нанимателя с сотрудником, но одновременно снижает гибкость в управлении персоналом.

Внимание! Для работы с детьми сотрудник должен соответствовать требованиям, обозначенным в статье 351.1 ТК, о чем нужно написать в отдельном пункте.

Общая часть

Начальная часть инструкции, в которой даны общие основы деятельности работника:
- Требования к уровню его опыта и образования.
- Принципы кадровых перемещений.
- Положения, определяющие его деятельность.
- Умения и знания, которыми он должен обладать.
Четко написанный раздел позволяет отсечь неквалифицированных кандидатов, не готовых выполнять задачи, изложенные в следующей части.

Внимание! Для детских садов, ориентированных на изучение иностранного языка или обладающих другими особенностями, от персонала могут потребоваться специфические умения, о чем необходимо написать в данном разделе.

Функции

Ключевая часть инструкции, в которой заданы обязанности сотрудника. Если основные профессиональные функции не отличается у различных работодателей, то второстепенные могут варьироваться в широких пределах. На них оказывает влияние кадровая политика конкретного нанимателя, уровень нагрузки и другие факторы.

Отдельно для большинства должностей упоминается о необходимости соблюдать правила пожарной безопасности, санитарные нормы и другие обязательные стандарты.

Ответственность

За совершенные на работе нарушения сотрудник подвергается наказанию в соответствии с нормами административного, трудового и уголовного права. Поскольку их объем и сложность делают невозможным учесть в инструкции все нюансы возможной ответственности, то эта часть составляется в общем формате, с минимумом конкретных моментов.

Права

В данный раздел включают возможности, предоставленные нанимателем сотруднику. Чем более ответственную позицию занимает работник, тем больше прав ему необходимо, чтобы успешно решать текущие вопросы.

Составляемая для высококвалифицированных позиций должностная инструкция проходит ряд этапов утверждения:
- Написание чернового варианта.
- Дальнейшее согласование с юристом, специалистом по персоналу, профильными заместителями руководителя организации.
- Подготовка чистовика и его визирование у ответственных лиц, согласовывавших его содержание.
- Проставление подписей руководителем организации и самим сотрудником.
Только после проставления подписей всеми сторонами документ считается вступившим в действие.

Внимание! При распечатывании инструкции к ней применяются нормы делопроизводства: должны присутствовать дата составления, расшифровка подписей и прочие атрибуты официального документа.

Читайте также: