Сведения для служебного пользования реферат
Обновлено: 05.07.2024
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Директор МУ ДО «Центр
Сведения в области защиты информации
Сведения, раскрывающие организацию, силы, средства и методы защиты информации в органе (организации)
Приказы, положения, инструкции, определяющие порядок защиты информации
Сведения о границах контролируемых зон объектов в информатизации
Акты, приказы об установлении границ контролируемых зон
Сведения о правилах обращения со служебной информацией ограниченного распространения, в том числе устанавливающих порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим организациям
Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения
Обобщенные сведения о состоянии защиты информации ограниченного доступа в органе (организации)
Отчетные документы по вопросам защиты информации. Информационные письма, приложения к ним. Акты проверок.
Сведения об организации разграничения доступа к информационным ресурсам органа (организации), паролях, закрытых ключах электронной подписи, ключах шифрования информации
Документы, устанавливающие или содержащие значения паролей, ключевую информацию
Сведения об основных направлениях деятельности органа(организации), сведения в области экономики, науки и техники
Письма, справки, отчеты, информации, перечни, проекты документов
Сведения, полученные при выполнении совместных работ с органами исполнительной власти и другими организациями, содержащие информацию конфиденциального характера и другого ограниченного использования
Документация, образуемая в процессе выполнения работ
Сведения в области мобилизационной подготовки и гражданской обороны
Сведения о количестве забронированных граждан и пребывающих в запасе Вооруженных сил Российской Федерации с числом менее 300 человек, и работающих в данном органе (организации), а также выписки из перечней должностей и профессий, из Инструкции по бронированию граждан, из постановлений и распоряжений МВК по бронированию граждан
Отчеты о численности работающих граждан, пребывающих в запасе.
Перечни предприятий, организаций и учреждений
Сведения в области безопасности, противодействия терроризму и экстремизму
Сведения о системе охраны объекта (территории), о системах безопасности, раскрывающие расположение технических средств охраны, их технические характеристики с указанием фактических параметров их функционирования и областей применения, а также сведения о местах установки средств тревожной сигнализации
Сводная информация об имеющихся недостатках в антитеррористической защищенности органа и его подведомственных организаций, те же сведения по организациям
Информации, справки, акты, проверок, акты обследований
Сведения, детально отражающие состояние антитеррористической защищенности объекта (территории) органа (организации)
Акты обследования и категорирования
Сведения, раскрывающие содержание планируемых мероприятий по обеспечению антитеррористической защищенности объекта (территории) органа (организации)
Перечни мероприятий по обеспечению антитеррористической защищенности
Планы работ по обеспечению антитеррористической защищенности
Сведения, раскрывающие содержание и временные параметры мероприятий по реализации дополнительных мер по обеспечению безопасности при установлении уровней террористической опасности
План мероприятий органов или вышестоящих организаций по реализации дополнительных мер по обеспечению безопасности при установлении уровней террористической опасности
Приказы об организации работы по принятию дополнительных мер по обеспечению безопасности, а также соответствующие протоколы заседаний рабочих и совещательных органов
Сведения в области делопроизводства, о работе кадровых и финансовых служб, иные сведения
Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные)
Личные дела, личные карточки
Трудовые договоры, служебные контракты
Приказы по кадрам
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, предоставляемые муниципальными служащими органами, а также руководителями подведомственных им учреждений и организаций
Справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера
Кроме сведений, подлежащих обязательному опубликованию в соответствии с законодательством РФ
2. Гриф ограничения доступа.
3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
5. Конфиденциальный документ;
5.1. Коммерческая тайна;
5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.
7. Список литературы.
Гриф ограничения доступа. Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.
Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:
1. Секретные документы;
2. Государственные документы;
3. Документы, содержащие конфиденциальную информацию;
4. Внутриорганизационные документы.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.
Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.
Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.
Бесплатно скачать Реферат: Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
2. Гриф ограничения доступа.
3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
5. Конфиденциальный документ;
5.1. Коммерческая тайна;
5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.
7. Список литературы.
Гриф ограничения доступа. Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.
Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:
1. Секретные документы;
2. Государственные документы;
3. Документы, содержащие конфиденциальную информацию;
4. Внутриорганизационные документы.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.
Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.
Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.
Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организации с разрешения руководителя подразделений.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией или секретарём организации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ.
Обращение к вопросу влияния отдельных понятий на организацию и проведение работ по документационному обеспечению управления на примере процессов документирования конфиденциальной информации вызвано следующими обстоятельствами.
Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации.
Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.
Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.
Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.
В то же время открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.
Главная задача служб конфиденциального делопроизводства – защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т. п., которую конфиденциальное делопроизводство не обеспечивает в полной мере, а лишь участвует в решении этой задачи.
Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов в целях обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты.
Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие – учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.
Не следует также считать, что документ ограниченного доступа по определению более ценный, чем общедоступный.
В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Такое определение конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации.
Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти такую форму не установило, но возложило на соответствующих руководителей в пределах их компетенции определять категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную тайну к разряду ограниченного распространения, что по понятным причинам предполагает необходимость разработки перечня сведений, составляющих служебную тайну.
Главное при составлении перечней – определение содержания тех или иных сведений ограниченного доступа.
В литературе для включения в перечень предлагаются различные сведения, которые могут составлять коммерческую тайну, что представляется излишним. Законодательство предоставило право обладателю информации определять наиболее ценные, значимые для него сведения. Важнейшей задачей на сегодняшний день является определение критериев отнесения сведений к коммерческой или служебной тайнам и разработка методики определения материального ущерба в случае использования информации третьими лицами.
Чем меньше грифов, тем больше порядка. Не следует запутывать работников служб делопроизводства, исполнителей различными грифами. Установить гриф – значит добавить его к учетному номеру документа, отразить в номенклатуре дел, в учетных формах и т. п.
Меры защиты конфиденциальной информации в процессе создания документа должны предусматривать прежде всего защиту носителя и содержащейся в нем информации, а при необходимости – и средств документирования.
Мы отдаем себе отчет в том, что конфиденциальная информация в черновике присутствует, как и в том, что только трудозатраты на документирование с учетом черновиков увеличиваются на 20–25 %. Однако право выбора, учитывать или не учитывать черновики, – за обладателем информации.
Давно известны организационные меры по защите информации при ее документировании:
– организация внезапных проверок работы исполнителей с конфиденциальными документами;
– выделение специально оборудованных помещений;
– установка опечатываемых службой делопроизводства хранилищ для черновиков, испорченных проектов и их централизованное уничтожение и т. п.
Другим реквизитом конфиденциального документа помимо текста является гриф ограничения доступа.
Вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.
Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:
· с ограниченным доступом.
В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:
А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.
По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:
- нормативно-методические (НМД);
- руководящие (РД);
- распорядительные (РПД);
- информационно-справочные (ИСД);
- организационные (ОД);
- финансово-бухгалтерские (ФБД);
- кадровые (по личному составу) КД.
Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф с номером экземпляра.
Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.
В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
·внутренние.
Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.
При этом проверяется:
· наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.
· дата поступления.
После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4).
По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.
Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:
· использоваться в дальнейшем;
· передаваться в архив на хранение;
· уничтожаться.
Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.
Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- отправка документа.
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
· проверить наличие конфиденциальных документов;
· определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
· определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.
В данной работе, по моему мнению, написано самое основное, о документах с грифом ограничения доступа.
Рис.1. Виды информации и документов
Рис.2. Виды конфиденциальных документов
Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами
Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов
Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами
Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами
Содержание
Важно! Еще при подписании трудового договора можно предусмотреть условие неразглашения информации конфиденциального характера ( ст. 57 ТК ). Это правило действует для тех сотрудников, которые имеют непосредственный доступ к документам со специальным грифом. Обязательно нужно ознакомить будущего сотрудника, которого вы принимаете на работу, с Положением о работе с персональными данными ( ч. 3 ст. 68 ТК ).
Документы с особым грифом требуют особенного отношения. Их распечатывают на стандартных листах бумаги А4. Если документ состоит из нескольких страниц, то нужно перевернуть последний лист всего документа и указать количество отпечатанных экземпляров. Важным моментом является указание фамилии того, кто издал документ. Также проставляется дата.
Как оформляют документы для служебного пользования
Даже если информация кажется строго конфиденциальной, не все документы подлежат засекречиванию. Например, такими документами могут быть:
- законодательные акты, устанавливающие правовой статус гос. органов, объединений и организаций;
- документы, регламентирующие права и свободы граждан, их обязанности и порядок их реализации;
- сведения, несущие информацию об опасных явлениях для населения;
- решения по вопросам граждан и юрлиц, рассмотренные в установленном порядке;
- информация с описанием структуры органа исполнительной власти, его функциональных обязанностей, а также его местонахождения;
- данные о расходовании бюджетных средств;
- документы, собранные в открытых фондах библиотек или архивов, а также в организациях, когда они необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Как хранить документы для служебного пользования
Документы для служебного пользования необходимо содержать в сохранности. Чтобы соблюсти это условие необходимо передавать документ ответственному лицу под подпись. Если происходит потеря документа с конфиденциальной информацией или появляются признаки утечки данных, то лицо, выявившее это, должно незамедлительно поставить руководство в известность.
Важно! Все ценные документы с ограниченным кругом доступа – будь то бумажные копии или электронные версии на носителях, нужно хранить в несгораемом сейфе.
Бумаги, носящие конфиденциальный характер, должны сберегаться в сейфах или специальных хранилищах. Все зависит от их количества и объема.
После принятия ФЗ N 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. утратила силу ст.139 ГК РФ . Вместо нее понятие коммерческой тайны перешло в 4 часть ГК РФ .
Документы ДСП предназначаются для служебного пользования. То есть в них содержатся сведения, предназначенные лишь для определенных категорий граждан. Тем не менее секретными документы ДСП не являются. Но информация в них касается лишь хозяйственной жизни соответствующего предприятия. Документы ДСП всегда распространяются в ограниченном формате.
Об актах
Данные моменты регулирует нормативная база РФ. Так, все, что касается документов ДСП, регулируется постановлением правительства РФ № 1233.
Образцы документов ДСП бывают 3 видов. Это входящие, исходящие и внутренние документы. Последние образуются в ходе повседневной жизни предприятия. Хранение документов ДСП ограничивается их пребыванием лишь на предприятии. К данному разряду относят инструкции, акты. Учет документов ДСП проводят структурные подразделения, несущие ответственность за не секретную документацию.
Этапы
Вся входящая документация уже в организации проходит несколько этапов. Во-первых, это ее прием. Во-вторых, это внесение в журнал регистрации документа ДСП. Уже после этого он попадает на утверждение руководителю. Затем документ ДСП (расшифровка аббревиатуры - для служебного пользования) вносится в учетную форму. Далее осуществляют тиражирование, но только при наличии письменного разрешения от руководства. Важно, чтобы была проставлена отметка на оригинальном листе.
После всех перечисленных процедур, согласно официальным инструкциям, документы ДСП передаются сотрудникам отдельных подразделений юридического лица. Далее их помещают в соответствующие дела. После истечения срока хранения документа ДСП его уничтожают.
Фактически стандартные акты и указанные выше проходят примерно одинаковые процедуры. Разница лишь в регистрации документов ДСП и незначительных тонкостях в этапах.
Подробнее об учете
Также, учитывая совместно обычные акты и ДСП, будет сложнее регистрировать последние, проверять наличие и искать их. По этой причине все же документы ДСП в журналы учета вносятся отдельно чаще всего. Это позволяет избежать множества трудностей.
Обычно журналов учета ДСП документов в юридическом лице заводится три. Их заводят в соответствии с категориями документации – для входящих, исходящих и внутренних документов. Важнее всего здесь реквизиты документации, с помощью которых отслеживается судьба акта вплоть до истечения срока документа ДСП, после чего он уничтожается. Ряд актов хранится в архивах. Также всегда следят за движением документации. С этой целью проводят оформление документа ДСП в отдельный реестр.
Пересылают документацию данной категории лишь заказными почтовыми отправлениями, через спецсвязь либо фельдсвязь, помечая соответствующим грифом.
Присвоение грифа
Важно знать, по каким критериям выносят решение об оформлении документов по образцу ДСП. На каждом предприятии есть лица, ответственные за хранение документов для служебного пользования. Все полномочия, связанные с данными актами, закрепляются в должностных инструкциях. Доступ к сведениям ограниченного распространения имеется лишь у определенных категорий сотрудников.
Работа
Когда увольняется либо на иную должность переводится сотрудник, ответственный за документы для служебного пользования, документацию передают руководству.
Официально устанавливается и частота, с которой проверяют документацию, относящуюся к данному разряду. Так, это проводят не реже, чем раз в год. Делает это специальная комиссия, которую назначает руководитель, выпуская соответствующий приказ. В комиссию включают ряд должностных лиц, к чьим функциям относят защиту данных.
Архивные документы ДСП (расшифровка - для служебного пользования) проверяются не реже, чем раз в 5 лет. По итогам процедуры всегда выписывают акт о том, что проверка была проведена успешно.
Подробнее о хранении
Надежное хранение важно для документации, предназначенной для служебного пользования, обеспечивается оно тем, что за нее отвечают конкретные лица. Их полномочия, выполнение ими соответствующих функций подтверждаются личными подписями.
Когда акты оказываются утраченными либо разглашается содержащаяся в них информация, предназначенная для ограниченного круга лиц, должностные лица, выявившие данные нарушения, первым делом сообщают об этом руководству юридического лица. Важно знать, что несанкционированным является и ознакомление с содержанием текста актов тех, для кого данные сведения не предназначаются. Обычно, как только выявляются подобные факты, первым делом запускается служебное расследование.
Оно проводится должностным лицом, к чьим функциям относится защита соответствующих данных. О результатах данной процедуры всегда делают доклад руководству предприятия. Сообщают о них, передавая ему служебную записку.
На каждый утраченный документ ДСП всегда составляют акт. На его основе в учетную форму вносят необходимые отметки. Если документы с информацией для ограниченного круга лиц утеряны либо был незаконно получен к ним доступ, наступает ответственность. Она предусмотрена законодательством Российской Федерации.
Документы для служебного пользования хранят на предприятии в несгораемом сейфе.
Тонкости оформления
Пометку проставляют в правый верхний угол документа. Номер копии выставляют под ней через одинарный межстрочный интервал. При наличии приложений к документам для служебного пользования пометку ставят и в приложениях. Помещают ее в правый верхний угол каждого приложения. Номер копии выставляют под пометкой также через одинарный межстрочный интервал.
Подробнее о документах ДСП
К примеру, не так давно Верховным судом было рассмотрено дело Кателевского, который пытался добиться того, чтобы приказ МВД о запрете фото- и видеосъемки на объектах с особым режимом был признан незаконным. Он уже неоднократно подвергался аресту за видеосъемку около отдела полиции. Он обжаловал арест в суде, но проиграл. Судебный орган в своем решении ссылался как раз на требование, содержащееся в соответствующем приказе. Согласно ему, Кателевский не обладал правом на проведение видеосъемки без получения на то разрешения от начальника отдела полиции.
На деле подобные ситуации возникают во всех официальных органах. Порой положения документов, которые предназначены только для служебного пользования, содержат неординарные требования. Известны случаи, когда государственные органы отказывались принимать документацию из зарубежного предприятия, поскольку у него не имелось печати на русском языке. А в других органах не принимали акт без перевода, но приняли тот же текст на иностранном языке по почте. И все из-за соответствующего пункта в документации для служебного пользования.
Обычно когда из-за таких положений нарушаются права граждан, шансы оспорить действия органов в судебном порядке и выиграть равняются нулю. Если бы дело Кателевского было выиграно, это был бы прецедент в российском праве. После него множество похожих исков оспаривалось бы в пользу граждан. И шансы на победу возросли бы.
ВС отправил иск по подведомственности в арбитраж, дело же было прекращено, так как было выявлено, что письмо Федеральной налоговой службы – это не нормативный акт. По этой причине оно просто не может быть оспариваемым.
Однако судьей Конституционного суда Юрием Даниловым, назвавшим данный вывод ошибочным, было объявлено, что он не способствует эффективному правосудию.
Необязательность соблюдения
Согласно точке зрения ряда адвокатов, в каждом спорном случае, похожем на дело Кателевского, единственное верное решение – применять Конституцию РФ. Так, статья 15 гласит, что законы подлежат официальному публикованию. Неопубликованные законы применяться не могут. Каждый нормативный акт, который затрагивает права и обязанности граждан, не может применяться в случаях, когда официального публикования произведено не было.
По этой причине все внутренние положения, которые регламентируют деятельность ряда предприятия, обладают локальным характером. Действие их на третьих лиц не распространяется.
На деле обычно сталкиваются с иной ситуацией. Нередко официальные органы занимаются установлением особых требований документации, которая предоставляется на рассмотрение. К примеру, внутренними инструкциями определяется срок их действия, обязательные реквизиты. Но когда законы либо акты не имеют подобных требований, соблюдение их обязательным не является.
Но включенные в положения законные инструкции обязательно подлежат соблюдению, а оспариванию – нет. В прошлом году Верховный суд рассматривал дело по инструкции по судебному делопроизводству в районном судебном органе. Согласно ему, копию протокола разбирательства изготовляют по письменному ходатайству участников разбирательства и за их счет.
Подсудимый заявил, что требования противоречат Налоговому кодексу, поскольку с 2013 года никаких пошлин за данные действия не предусматривается. Но Верховный суд с этим мнением не был согласен, в иске было отказано. Инструкция отдельных норм не установила, она только воспроизвела Уголовно-процессуальный кодекс, статью 259.
Особенности работы
Нужно помнить о том, что никогда к информации для служебного пользования не относят законодательные акты, данные о ЧС, опасных ситуациях, все сведения, которые касаются безопасности граждан. Также в данную категорию включают описания структуры органов исполнительной власти, их адреса, порядки рассмотрения обращений, решения по ним, документы фондов, применяемые для реализации прав граждан.
Обращаются с соответствующими документы по строгому регламенту. Печатают и копируют документы ДСП в машинописном бюро. Учитывают каждый экземпляр документа. На последнем листе прописывают, сколько имеется в наличии копий.
После отпечатки всех страниц черновики и другие варианты отдают сотрудникам, занимающимся учетом. Далее они попросту уничтожаются, и данная процедура фиксируются в учетной форме.
В отношении соответствующих сведений в вооруженных силах РФ действует свое особое положение – приказ министра обороны РФ № 355.
В случае с военнослужащими при нарушении какого-либо этапа процедуры либо распространения сведений, содержащихся в документах для служебного пользования, применяются дисциплинарные либо другие установленные законом РФ взыскания.
Важно знать, что отправление корреспонденции с документацией для служебного пользования осуществляется только в конвертах либо упаковках. Ни в коем случае не должно быть в них прозрачных участков, через которые можно разобрать отрывки текста. Также запрещено на них указывать личные данные руководства.
Когда заканчивается формирование дела по документам ДСП, каждый лист тщательно изучает экспертная комиссия. Если она решает, что необходимо сгруппировать дело заново, то это немедленно осуществляется. Если у документации есть постоянный срок хранения, то она группируется отдельно, делу присваивают самостоятельное наименование.
Никогда сведения из документов ДСП не разглашают в ходе публичных выступлений, в открытой печати и так далее. Но руководство организации может предоставить доступ к документам для служебного пользования представителям иных юридических лиц по своему желанию. В таких случаях понадобится письменный запрос от стороннего юридического лица на то.
О коммерческих организациях
К подобным сведениям может относиться любая информация, касающаяся техники производства, организации, экономики юридического лица. Они должны обладать коммерческой ценностью, а в случае получения их другими лицами последние понесут юридическую ответственность.
Читайте также: