Реферат структура доклада и отчета на совещании заседании конференции

Обновлено: 05.07.2024

Наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Правила оформления - зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа.

В докладе необходимы следующие элементы:

вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

основная часть — изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

рекомендации, если они требуются, т.е.если защищается некий план действий;

резюме — краткое изложение сути документа,если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента —свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов.

Рекомендации

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками,данными в Приложении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило,применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясноепредставление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

2 Структура доклада и отчета на заседаниях, совещаниях 2.3 Правила написания служебных документов

Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями.Необходимая основа для этого — четкая структура, даже в таком простом документе, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам,могут быть пронумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных фраз. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Правило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждоепредложение должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности,способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение —решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять о чемпредложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ избавиться от ошибок.

Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают.внимание от основной мысли. Постаравшись, им часто можно найти место в тексте.

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов,простых выражений и простых, коротких предложений.

Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было не больше двадцати слов.

Структура и цель.Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — ин­формирование и убеждение. Когда назначение документа — ин­формирование, материалы располагаются в простом порядке, по­зволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядоч­ное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и пото­му-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предло­жить несколько простых конструкций, соответствующих различ­ным целям:

для доклада — описание событий в логической или хронологи­ческой последовательности; заключения (если требуются); реко­мендации (если требуются);

для текущего отчета — констатация достижений к определен­ному времени; описание работы, которую осталось сделать; ука­зание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; опре­деление путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сна­чала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной про­граммы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действии, доклад следует начинать с наименее желательных, ко­торые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшие­ся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, ос­тающегося как бы одним-единственным, который логически дол­жен быть принят.

Структура и образец.Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образец отра­жают общую структуру и способы представления документа. В док­ладе необходимы следующие элементы:

· вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

· определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

· основная часть — изложение основных фактов;

· выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель доку­мента — не только информирование, но и убеждение;

· рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

· резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступ­ления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образ­цу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с ма­териалом для достижения своих целей. Некоторые указания, каса­ющиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выво­ды, которые должны вытекать из основной части документа. Но­вые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы пред­ставляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относи­тельно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих вы­водов. Например:

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Прило­жении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и предел курс по использованию методики раздельного обучения и обесш ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положен] документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном со­держании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

Правила написания служебных документов.Написание доклада или какого-то иного сложного документа — работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в со­ответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями. Необходимая ос­нова для этого — четкая структура, даже в таком простом доку­менте, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему мо­жет понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более яс­ным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и под­заголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть про­нумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмыслен­ных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латин­ских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреб­лении. Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конеч­но, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Пра­вило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает вниматель­ного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным ас­пектом основной темы. В абзаце каждое предложение должно от­ражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение — реша­ющее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять, о чем предложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в пред­ложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлека­ют к себе внимание читающего, и отношение к документу попа­дает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине оши­бок нужно избегать, по крайней мере, грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ из­бавиться от ошибок.

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, про­стых выражений и простых, коротких предложений.

Длинные, бессвязные распространенные предложения совершенно неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной мысли. Значит, его с успехом можно разделить на два предложения.

Что касается точности, то не надо представлять как факты свое мнение или свое отношение. Представляя свое мнение, необходи­мо стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссыл­кой на внешний источник, авторитет которого вне сомнения. Это верно и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей очевидностью, заключения и выводы становятся голослов­ными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопос­тавлений.

Черновик и работа над ним.Первая стадия написания доклада или отчета — это всегда подбор материала и определение основ­ных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много мате­риала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени. Вто­рая стадия — написание первого черновика. Изложите альтерна­тивные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оста­вить, а что — выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия — написание второго черновика, про­верка фактов, их уместности. Затем отложив текст доклада на не­сколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чте­ние. Предложения должны быть короткими, без орфографичес­ких, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное соответствует пред­мету и назначению доклада.

Может быть, дело в том, что выступающий (или автор докла­да) позволяет цифрам говорить самим за себя, однако при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим доклад приходится самим интерпретировать цифро­вые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слуша­ющих доклад есть время, склонности и, может быть, необходи­мое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых дан­ных в приемлемой форме обязанностью автора

Так же, как вы шлифуете слова, когда пишете черновик докла­да, нужно шлифовать цифровые данные. Однако речь не идет о том, чтобы все упростить. От вас требуется выбрать наиболее эф­фективный способ представления цифр, так чтобы читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам тре­буется.

1.1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
2.2. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)
3.3. Требования к составлению и оформлению протоколов

Работа содержит 1 файл

ДУД готов.doc

  1. 1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
  2. 2. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)
  3. 3. Требования к составлению и оформлению протоколов
    1. 1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

    Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

    Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

    Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

    В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

    Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

    Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

    Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

    Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

    Повестка дня

    Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

    Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

    Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

    1. 2.Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

    Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

    • - хронологическая последовательность событий;
    • - географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);
    • - степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).

    Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы — анализ проблемы — возможные решения — рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то. )— очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод— рекомендуемые действия или план действий— необходимость действий — возможные проблемы — ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.

    Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

    для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

    для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

    Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

    Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

    Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

    вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

    определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

    основная часть — изложение основных фактов;

    выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

    рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

    Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая - информирование и убеждение. Когда назначение документа - информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

    - хронологическая последовательность событий;

    - степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

    - для доклада - описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

    - для текущего отчета - констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения ; определение путей решения проблем; рекомендации.

    Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

    Составление доклада и отчета - это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

    Наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

    - вступление - указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

    - определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение; основная часть - изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа - не только информирование, но и убеждение;

    - рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

    - резюме - краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце). Рассмотрим последовательно все элементы. Вступление и определение цели. Назначение вступления - представить документ наиболее понятно и доступно.

    Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

    Выводы. Назначение этого элемента - свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

    Рекомендации - это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:

    1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками.

    2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

    Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помешать не в конце, а в начале.

    Первая стадия написания доклада или отчета - это всегда подбор материала и определение основных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много материала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени.

    Вторая стадия - написание первого черновика. Изложите альтерна­тивные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что - выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два.

    Третья стадия - написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем, отложив текст доклада на не сколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное соответствует предмету и назначению доклада. При возможности попросите кого-нибудь другого прочесть доклад и определить, все ли в нем ясно и понятно. Эти требования, а также те, что были приведены раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по которому можно получить полное представление. Понимание их подействует как стимул к работе над документом.

    Тема 3. Требования к составлению и оформлению протоколов

    В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

    Председатель - Харченко В.И.

    Секретарь - Филимонов СБ.

    При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутству­ющих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующе запись в самом протоколе. Например:

    Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

    1. О перспективах развития предприятия. Доклад директора. (фамилия, инициалы).

    2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы. (фамилия, инициалы).

    Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

    Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

    1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается.

    ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. - краткая запись выступления.

    Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.

    РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное . до 15.05.2010 г.

    1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку. к 11.05.2010 г.

    Председатель Подпись В.А. Сидоров

    Секретарь Подпись Е.М. Крылова

    При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

    По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на три вида: полные, сокращенные и краткие.

    В кратком протоколеуказывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших.

    Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагай протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

    Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов. Образец оформления протокола приведен в приложении 15.

    В учебной деятельности студента ключевым моментом является проведение и написание научно-исследовательской работы, демонстрирующей глубокие знания и практические навыки, полученные во время обучения. Ни одна работа не может быть принята без наглядной презентации и устной защиты. Помимо составления самой работы студент должен знать, как написать доклад на научную конференцию и подготовить к выступлению. Все ценные указания и практические рекомендации будут представлены ниже.

    Подготовительная работа

    Чтобы выступить перед специалистами и преподавателями с научно-исследовательской работой, студент должен составить собственно сам доклад, подготовить презентацию, а также сам подготовиться к устному выступлению по теме. Доклад на конференцию — это авторское произведение, в котором студент описывает значимость научного опыта, а также предлагает свои методы исследования и обозначает результаты их реализации.

    Сформулировать главные тезисы проделанной работе

    На устном выступлении и презентации работы учащемуся не нужно пересказывать все то, что рассказано в докладе. Устно слушателям доносятся основные тезисы доклада. Чтобы разобраться с тем, как подготовиться к выступлению по своему докладу на конференции, студенту нужно поставить перед собой следующие вопросы:

    Структура доклада на конференцию

    Чтобы начать свой рассказ касательно доклада, студенту важно позаботиться о том, чтобы работа полностью соответствовала типовой структуре научно-исследовательских работу учащихся. Обычно примеры структуры указаны в методическом пособии ВУЗа, если же их нет, студент правило написания структуры доклада в ГОСТ.

    Емкое короткое название

    Чтобы подобрать тематику для доклада, учащемуся можно просмотреть в интернете или на кафедре образец, как выглядят научные темы студентов для выступления на конференции. Тема должна быть хорошо продуманной, так как она будет фигурировать в списке, который выдается жюри и остальным слушателям, которые смогут сразу сделать предварительные выводы о докладе.

    Введение

    Готовиться к выступлению нужно ответственно даже в вопросе составления введения к докладу. Многие студенты допускают ошибку, уделяя много внимания введению, в результате чего основная часть проговаривается в спешке. В этом пункте автору нужно акцентировать внимание на цели доклада, ключевых фразах, задачах исследования, предмете и объекте. Никаких других данных введение не должно нести, в противном случае это будет восприниматься, как основная часть доклада.

    Текст доклада

    Основная часть доклада на конференции также должна быть лаконичной, тезисной, максимально сжатой и при этом информативной. В содержании работы студенту нужно донести до слушателей основную суть работы и идею, какие пути и методы автор использовал для достижения конечного результата и реализации поставленной цели, возникали ли у него сложности, и если да, то какими способами они были разрешены.

    Обязательные компоненты основной части доклада:

    • термины, раскрывающие суть темы;
    • методы исследования;
    • ход работы;
    • результаты проведенной работы.

    Чтобы основная часть доклада была информативной, но не перегружающей восприятие и слух, а также уместилась в промежуток времени (регламент выступления), автору нужно использовать наглядные материалы – таблицы, схемы, рисунки, диаграммы.

    Заключение

    Особое внимание уделяют тому, как составить заключительную часть своего доклада на конференции. От него зависит конечная оценка слушателей представленной работы. Здесь выступающему нужно указать выводы, к которым пришел сам автор доклада, а также рекомендации и советы по теме.

    Наглядные пособия

    Чтобы донести до слушателя максимум полезной информации, но, не тратя на это много времени, студенту нужно использовать наглядные материалы. А именно:

    • таблицы – подписываются сверху номером и наименованием;
    • рисунки, графики, диаграммы, схемы – обозначаются номером и именем снизу.

    Требования к оформлению доклада на конференцию

    Чтобы выступление на конференции с докладом было успешным, студенту нужно задумываться не только о том, как читать доклад, но и как правильно оформить его содержание. Согласно требованиям ГОСТ и тем, что указаны в методическом пособии, доклад к конференции должен состоять из следующих частей:

    • титульный лист;
    • оглавление (указание темы);
    • введение;
    • основная часть;
    • заключение;
    • список источников;
    • приложения.

    Объем работы не ограничивается регламентом конференций и выступлений, это может быть работа на 5-15 страниц. Обычно текст печатают в формате MS Word шрифтом Times New Roman 14 кегеля. Межстрочный интервал – 1, поля со всех сторон 25 мм. Формат листов, на которых распечатывается доклад – А4.

    Название работы набирают прописными буквами жирным шрифтом с выравниванием по центру без абзацного отступа. Данные учебного заведения и автора набирают обычным шрифтом без переноса и абзацного отступа.

    Аннотация составляет 5-10 строк, набирается строчными буквами с выравниванием по ширине и абзацным отступом 1,25.

    Основная часть доклада составляется по такому же принципу, как и аннотация.

    Схемы, рисунки и диаграммы должны иметь размер от 60х60 мм до 110х70 мм в формате *.jpg, *.bmp. Если они находятся в тексте, их располагают без абзацного отступа с выравниванием по центру листа, нумеруют и дают название. Ссылаться в тексте на иллюстрацию нужно перед ее размещением.

    Таблицы располагают по центру листа, а вот название и нумерацию ровняют к правому краю и располагают сверху объекта.

    Формулы нужно создавать при помощи специального редактора формул, например, MathType. Их выравнивают по центру листа, нумеруют числами в скобках, располагая в крайней правой позиции строки.

    Прения: следует заранее продумать, как отвечать на вопросы, которые обязательно будут заданы

    Чтобы выступление с докладом на конференции было максимально продуктивным и успешным, студенту нужно быть готовым к дополнительным вопросам, которые будут возникать в ходе прений. Чтобы не попасть впросак, нужно соблюдать несколько правил:

    • максимально изучите весь материал по заданной теме, чтобы быть компетентным в дополнительных областях этой темы, даже если они не затронуты в работе;
    • не берите такую тему исследования и выступления, которая вам не интересна;
    • во время доклада и вопросов говорите только правду, чтобы не запятнать свою репутацию;
    • не используйте чужие методы и идеи, продвигайте только свои собственные рекомендации, умозаключения, выводы, плагиат сочтется за некомпетентность автора;
    • знайте свои слабые стороны и прорабатывайте их заранее;
    • поддерживайте зрительный контакт с теми слушателями, которые реагируют на ваше выступление, это поможет расслабиться и войти в круг доверия аудитории;
    • если прозвучал затруднительный вопрос, лучше переспросите и уточните его суть, выигрывая тем самым время на раздумья.

    Основные ошибки при написании доклада

    Чтобы не столкнуться с конфузными ситуациями во время защиты работы и выступления на конференции, студентам предлагается топ-список самых типичных ошибок для их исключения в будущем.

    1. Использование чужих работ, идей, методологий, переписывание с других успешных работ. Любой плагиат будет сразу же определен специалистами, если же надобность в упоминании чужих сведений есть, лучше оформить их небольшой цитатой со ссылкой на автора.
    2. Излишний объем доклада, когда студенты стараются выложить как можно больше информации для получения одобрительной оценки. Чаще всего поток информации будет приостановлен, а студенту придется сжимать всю работу в пару предложений прямо на месте выступления.
    3. Избыток формул, наглядных материалов, сложной специфичной терминологии. Текст работы должен ориентироваться на аудиторию, иначе доклад будет понятен только студенту и его научному руководителю.
    4. Отсутствие копий доклада для жюри, в результате чего оценивающие специалисты потеряют часть важной информации. Перед защитой работы автору нужно раздать копии всех наглядных материалов и приложений, чтобы жюри отслеживало ход рассказа.
    5. Недостаточная подготовленность студента. Если студент не сам разрабатывал проект, а воспользовался помощью научного руководителя или сторонних специалистов, на выступлении могут возникнуть трудности с пересказом или ответами на вопросы от жюри. Перед защитой важно углубленно изучить тему и состав работы.

    Грамотная речь и уверенная подача информации, правильно составленный и оформленный доклад – это ключевые моменты в выступлении на конференции. Все правила подготовки доклада и самого себя к презентации работы были описаны выше, осталось только реализовать их.

    Примеры докладов на конференцию

    За помощью в написании любых работ, рекомендуем обратиться к профи! Более 50 000 авторов готовы выполнить любую работу профессионально и быстро, некоторые типы работ можно получить уже в день обращения. Рассчитайте стоимость своей работы ->

    Читайте также: