Реферат на тему управленческие документы

Обновлено: 05.07.2024

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Целью моей курсовой работы являются:
- систематизация, накопление и закрепление знаний о правилах оформления управленческих документов.
Для реализации цели мне необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать виды документов, применяемых в управленческой деятельности;
- изучить источники литературы по данному вопросу;
- исследовать источники государственного регулирования требований к оформлению управленческих документов.

Содержание

1. Введение . ……………………………………..…………. ………….. 3
2. Особенности оформления управленческих документов на современном этапе. 5
2.1. Классификация документов. Виды организационно-распорядительных документов . ………. ……………. 5
2.2. Современные требования к оформлению документов . 9
2.3. Особенности оформления различных видов документов . 22
3. Заключение . ……………………………………….…………………..
4. Список литературы .

Работа содержит 1 файл

Курсовая 3.docx

ЛИНГВОГУМАНИТАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ УЧРЕЖДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ

Допущена к защите

________ И.И. Козловский

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Учащаяся 43 ДБ группы

Ивановой Анны Дмитриевны

Румянцев Александр Иванович

2. Особенности оформления управленческих документов на современном этапе. . . . . 5

2.1. Классификация документов. Виды организационно- распорядительных документов . . . ………. ……………. 5

2.2. Современные требования к оформлению документов . 9

2.3. Особенности оформления различных видов документов . 22

4. Список литературы . . .

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

Важнейшими средствами передачи информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников – от исполнителей до руководителей.

По этой причине государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела.

Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на 2 основные группы:

- нормативные правовые акты Республики Беларусь;

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

В Республике Беларусь действуют правила оформления документов, которые обеспечивают создание общей модели построения документов.

В своей курсовой работе я проанализировала и использовала множество источников:

- нормативные правовые акты Республики Беларусь и методические документы:

- множество учебных пособий Республики Беларусь и Российской Федерации:

В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В. Некраха «Делопроизводство.

Целью моей курсовой работы являются:

- систематизация, накопление и закрепление знаний о правилах оформления управленческих документов.

Для реализации цели мне необходимо решить следующие задачи:

- проанализировать виды документов, применяемых в управленческой деятельности;

- изучить источники литературы по данному вопросу;

- исследовать источники государственного регулирования требований к оформлению управленческих документов.

2. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Классификация документов. Виды организационно- распорядительных документов

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.

В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.

В современном делопроизводстве существует общепринятая классификация документов, в которой описываются основные признаки группировки документов. Данная классификация помогает создать общедоступную систематизированную модель группировки документов по различным признакам.

Внутри различных систем возможна классификация документов по подсистемам, видам, разновидностям, формам. Например, в отчётно-статистической документации выделяются подсистемы документации по макроэкономической статистике, статистике финансов, статистике цен, статистике труда, статистике промышленности и др. [4, с.30]

Изучив классификацию, мы можем выделить для себя основные критерии подразделения документов и наиважнейшие их составляющие части.

Согласно данной классификации, документы подразделяются по:

● По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку, например: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

● По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

● По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

● По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

● По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

● По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

● По степени обязательности исполнения документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

● По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями, и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. [5, с.26-54]

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно- распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно- распорядительной документации. Организационно- распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно- распорядительные документы (ОРД) подразделяются на три группы:

Организационные документы;
Распорядительные документы;
Справочно-информационные документы.

Существует множество форм управленческой деятельности, которые находят отражение в различных документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются локальными нормативными актами. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, структура и штатная численность; штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные и объяснительные записки, акты и др.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Содержание работы

Введение….……………………………………………………………2
1.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…4
1.1 Понятие документа. Виды документов, их классификация………..4
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов…….7
1.3 Основные положения по документированию управленческой деятельности………………………………………………………………..10
2.ПРОБЛЕМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УПРАВЛЕНИИ……………………………………..14
2.1 Основные проблемы ДОУ и направления их решения……………….14
2.1.1 Необходимость закона о документацию…………………………….15
2.1.2 Необходимость государственных правовых актов…………………15
2.1.3 Необходимость стандартов…………………………………………..16
2.2 Машинопечатные документы…………………………………………..18
2.3 Автоматизация ДОУ…………………………………………………..20
2.3.1Требования к системе управления документации…………………..21
3.МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………….23
3.1 Совершенствование работы с документами………………………..23
3.2 Переход к безбумажной технологии управления……………………..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………..……………….33
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………35

Файлы: 1 файл

КУРСОВАЯ Документоведенье.docx

1.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…4

1.1 Понятие документа. Виды документов, их классификация………..4

1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов…….7

1.3 Основные положения по документированию управленческой деятельности……… ………………………………………………………..10

2.ПРОБЛЕМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УПРАВЛЕНИИ……………………………………..14

2.1 Основные проблемы ДОУ и направления их решения……………….14

2.1.1 Необходимость закона о документацию…………………………….15

2.1.2 Необходимость государственных правовых актов…………………15

2.1.3 Необходимость стандартов…………………………………………..16

2.2 Машинопечатные документы…………………………………………..18

2.3 Автоматизация ДОУ…………………………………………………..20

2.3.1Требования к системе управления документации…………………..21

3.МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………….23

3.1 Совершенствование работы с документами………………………. .23

3.2 Переход к безбумажной технологии управления……………………..28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………….. ……………….33

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы 'и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКО Й ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Понятие документа. Виды документов, их классификация

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Сюда относятся следующие виды документов:

·организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

·распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);

·информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. Данные документы изучаются в соответствующих учебных курсах.

Документы могут классифицироваться:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов

В современных условиях произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унификация - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Результатом унификации является создание унифицированных систем документации (УСД).

"Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности".

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.

В настоящее время действует 8 общегосударственных УСД:

·унифицированная система организационно- распорядительной документации;

·унифицированная система банковской документации;

·унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

·унифицированная система отчетно-статистической документации;

·унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

·унифицированная система документации по труду;

·унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

·унифицированная система внешнеторговой документации.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Министерства и ведомства Российской Федерации, республик, входящих в состав Российской Федерации, дополнительно к типовым формам могут устанавливать специализированные формы бухгалтерской отчетности для организаций системы, по согласованию соответственно с министерствами финансов Российской Федерации и республик, входящих в состав Российской Федерации.

Одновременно с разработкой унифицированных систем документации разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы технико- экономической и социальной информации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Все они по содержанию подразделяются на 3 группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях, например общероссийский классификатор продукции (ОКП), общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), общероссийский классификатор валют (ОКВ) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.

1.3 Основные положения по документированию управленческой деятельности

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих документов. Например, планирование с разработкой различных планов; учет с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации; инструктирование с изданием инструкций и методических указаний; контроль со сбором сведений в письменном виде и т.п.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документирования.

В организациях, на предприятиях и фирмах функционирует множество документов, которые классифицируются на шесть групп:

по средствам фиксации. На письменные (рукописные, машинописные и изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

по видам деятельности. На организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, внешней торговле;

по месту составления. На внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);

по форме. На индивидуальные и типовые;

по срокам исполнения. На срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

по происхождению. На служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица). [1, c. 94-95]

Управленческая документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность. Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);
распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);
плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);
финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);
информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);
нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;
учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);
контракты (договоры), соглашения, предложения. Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово- бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам. [2, c. 105-106]

Составьте образец гарантийного письма

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Как правило, они имеют две подписи - руководителя и главного бухгалтера. [4, c. 84]

Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты:

-Компания "Х" гарантирует.

-Своевременную и полную оплату гарантируем.

Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;

22) подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма. [5]

Гарантийное письмо об оплате – это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Просим Вас поставить партию продукции, согласно заявки № 1509 от 15 сентября 2013 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 14 октября 2013 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора.

К гарантийному письму прилагается копия свидетельства о собственности (желательно заверенная нотариально).

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

В МИФНС №46 по г. Москва

21 сентября 2013 г.

Приложение: копия свидетельства о государственной регистрации права серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Оформляется гарантийное письмо на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя либо на обычном листе формата А4, если арендодатель является физическим лицом.

Гарантийное письмо о приеме на работу – это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну.

Образец гарантийного письма о приеме на работу

Предоставляется по месту требования

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24000 руб. оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от НС, оплата больничных листов и отпусков.

Оформляется гарантийное письмо на фирменном бланке организации с подписью руководителя и бухгалтера (желательно), а также скрепляется печатью организации. [4, c. 86-90]

Список использованной литературы

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Читайте также: