Рабочее место делопроизводителя реферат
Обновлено: 07.07.2024
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, а также эффективность работы в целом. В независимости от того, какое название имеет служба ДОУ в организации, она всегда будет иметь такую составляющую, как архив, главным работником которого является архивист.
Цель создания архивов учреждений – учет, хранение и использование образовавшихся в процессе деятельности архивных документов. Ежедневно в организации приходится решать огромный комплекс вопросов, связанный с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Исходя из понятия архив, выделяют следующие виды архивов: государственный, муниципальный, архив организации, частный архив.
Для рациональной организации рабочего места необходимо правильно зонировать помещение, и в каждой зоне выполнять определенные виды работ. Выделяют следующие рабочие зоны: основная рабочая зона и вспомогательная рабочая зона. Решающее влияние на эффективность труда архивиста оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения работ по ведению архивного дела.
В перечень оборудования для выполнения архивистом должностных обязанностей включены средства составления документов (персональный компьютер, принтер, копировальный аппарат и.т.д.); средства обеспечения оперативной связи (телефон); средства хранения и группировки документов (короба, папки, шкафы и стеллажи); мебель и средства малой оргтехники.
Анализ СанПиН позволил выявить, что необходимо соблюдение условий при организации рабочего места архивиста: санитарных, эстетических, психофизиологических и технических.
К санитарным условиям относятся требования к помещениям для эксплуатации ПЭВМ; требования к микроклимату, требования к освещению помещений и рабочих мест с ПЭВМ.
Изучив и проанализировав санитарные правила и нормы, мы выявили, что площадь на одно рабочее место с персональными компьютерами для взрослых пользователей должна составлять не менее 6,0 м 2 , а объём – не менее 24,0 м 3 . Производственные помещения не должны граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения. Кроме того, помещения с ПЭВМ должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. При изучении требований к микроклимату было установлено, что температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должна соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений. Важным параметром является освещение на рабочем месте. Помещения должны иметь естественное и искусственное освещение, допускается применение системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).
В качестве источников света при искусственном освещении должны применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ.
Для создания комфортных условий на рабочем месте архивисту необходимо соблюдениеэстетических требований с учетом психологического воздействия светоцветового климата, озеленения, направленных на стимулирование работоспособности. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с отоплением. Цветовое оформление помещения не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудника положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цвета для отделки помещений определяется архитектурными особенностями, освещением, климатическими условиями и направлениями деятельности сотрудников.
При изучении технических, эргономических условий и требований безопасности рабочего места было выявлено, что предъявляются требования к конструкциям стола, стула и рациональному размещению оборудования. Рабочая поверхность стола должна соответствовать гигиеническим требованиям, то есть быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева, ее окраска предпочтительно светлая. В рабочем столе должны быть предусмотрены ящики для хранения канцелярских принадлежностей, картотек, деловых папок. Рабочее кресло или стул должны быть снабжены подъемно-поворотным механизмом, регулируемым по высоте и углам наклона спинки, а также – расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула должна быть полумягкой, с неэлектризуемым и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Тип рабочего стула или кресла должен выбираться в зависимости от характера и продолжительности работы с ПВЭМ.
К психофизиологическим условиям относятся соблюдение требований к организации режима труда и отдыха. Для обеспечения оптимальной работоспособности на протяжении рабочего дня рекомендуется устанавливать регламентированные перерывы. С соответствии с СанПиН продолжительность непрерывной работы с ПВЭМ не должна превышать 2 часов, а для профилактики зрительного утомления после каждых 25 минут работы рекомендуется выполнять комплекс упражнений для глаз.
В связи с тем, что работа архивиста отличается малой двигательной активностью, длительным нахождением в закрытом помещении, вызывающим быструю утомляемость и снижение результатов труда, при ее организации необходимо уделять большое внимание устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормативам освещения, температурного режима, устранению шумов, а также оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями и установлению рационального режима труда.
© Кузьмина Ю. А., 2018
2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
4. Должностной и численный состав службы делопроизводства
5. Нормативная регламентация службы делопроизводства
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это
специфическое направление дея тельности, которое закл ючается в составлении,
оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно
составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит
своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах
отражается и учитываетс я деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому
ведение многих документов предписано законам и. При проверке работы организации,
проведении ревизии проверяют преж де всего документы, в которых деятельность
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и
навыков, поэтому эту работу в учреждении ( фирме) ведут специальные подразделения
(службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-
При централизованной форме организации делопроизводст ва все технические
операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном
подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в
других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы
организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы
данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что
позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно,
оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму
организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если
организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организ ации делопроизводства пред полагает создание
самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее
целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры
или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних
делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение
документов) в служ бе ДОУ, других (создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразд елениях.
Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та
же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых
документов, может осуществляться как в служ бе ДОУ, так и в структурных
подразделениях, в зависимости от категории документов.
2.Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
Структура в систем е органов управления рассматривается, во-первых, как
устойчивая связь, т.е. взаимодействие эле ментов управления, во-вторых, как схема
распределения общего объёма функций органа управления меж ду структурными
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб
делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности
организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в
которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации
делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют
следующий типовой состав структурных подразделений:
Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-
исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных
заведениях. В состав е канцелярии обычно создаются подразд еления ( отдел, сектор,
группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и
регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с
обращениями граждан, по созданию документов ( машбюро, компь ютерный центр),
Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах
власти и испо лнительных структурах ( мэрии, префектуры, муниципалитет ы) местного
самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел,
Секретарь учреждений (структурног о подразделения) выпо лняет всю работу с
документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и
приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных
учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней
структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В
совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах -
учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.
Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является
организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение
· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, инф ормационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими
государственными нормативно-методическими документами;
· разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в орг анизации и в
подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции современной служ бы делопроизводства в России определяются из целей и
задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных фор м
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов,
7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам
9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных
10. Повышение квалификации работников службы делопроизвод ства и архива,
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции
11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы
4.Должностной и численный состав службы делопроизводства.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим
наименование должностей работников службы делопроизв одства, является
Общероссийский классификатор профессий раб очих, должностей руководителей,
специалистов и служащих. Эти ж е наим енования включены в Квалификационный
справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники
службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства
(управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом),
заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом
и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы,
подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его
структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.
Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа
Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя,
референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции
специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и
творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке
нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово
расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или
Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и
стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной
техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по
передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в
стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства
составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы
Оптимальная численность делопроизводст венных работников по отношению к
общему ко личеству работающих в данном учреждении должна составлять: для
министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприя тий - 0,5% общего
5.Нормативная регламентация службы делопроизводства
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы
делопроизводства, стоит и задач а нормативной регламентации работы самой службы.
Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов -
положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус
работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе
делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе
действующего законодательства, государственных нормативно-методических
документов и организационных документов, определяющих деятельность сам ой
организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных
инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на
регламентацию принятой технологии работы с документами.
Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы
играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования,
компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где
закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе
деятельности конкретного структурного подразделения.
Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение
о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста
точное название слу жбы делопроизводства, её место в орг анизационной структуре
организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются
наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий,
управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных,
нормативных и инструктивных документов, которы ми служба делопроизводства
Основной орг анизационный документ, регламентирующий разграничение
обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в
выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей -
должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство
управления, выполняющее организационную, регламентирующу ю и регулирующую
роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать
деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработ ки должностных инструкций является такой
нормативный доку мент, как Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалист ов и других служащих, который содержит
регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных
категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД
Второй источ ник - типовые долж ностные инструкции. Их разрабатывают для
отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных
подразделений (например, секретарей структурных подразделений).
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) -
основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в
учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с
Табель фор м документов п о типовым управленческим ситуациям. Это перечень
документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой
деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику
туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание
которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки
табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:
· исключить возможность неоправданного создания новых форм;
· установить единую классиф икацию документов организации в соответствии с
Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых,
санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих
психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и
К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который включает
освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных
акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств
Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование
рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест
входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц.
принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его
Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и
оборудование и сократить затраты времени на перем ещение сотрудников, создать
условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
В настоящее время наличие успешно действующей систем ы автоматизации
делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его
руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата,
их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой
прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за
счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и
убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.
Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по
телефону, личным переговорам). Сокращению докум ентооборота способствует также
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного работника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.
Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.
Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.
При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.
Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной руководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководителя или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придаётся её оборудованию.
Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекомендуемые для проходов:
- ширина прохода для одного человека - 60 см.
- для двух человек - 80 см.
- для трёх человек - 100 см.
- между столами - 55 см.
- между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см.
- между стеной и столом - 65 см.
Не желательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.
Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учётом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трёх зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.
Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается большое количество рациональных комплектов мебели для приёмной и офисных помещений.
Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.
Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).
Если есть бюро (группа) машинописных работ, то она оснащается персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техники может иметь переплётно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.
Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.
При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.
Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.
Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосабливается к внедрению автоматизированных технологий.
Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и значительно повышают производительность труда.
Теоретические аспекты автоматизированного рабочего места, выбор помещения и освещения для него. Техническое обеспечение как комплекс технических средств, необходимых для оборудования рабочего места кадровика. Эргономика как междисциплинарная наука.
Краткое сожержание материала:
на тему: Организация автоматизированного рабочего места работника делопроизводства
Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты автоматизированного рабочего места
1.1 Выбор помещения
1.2 Освещение рабочего места
1.3 Влияния микроклимата и шумовых эффектов
Глава 2. Оснащение и оборудование рабочего места
2.1 Расстояние до экрана
2.2 Положение монитора
2.3 Предметы на расстоянии вытянутой руки
2.4 Отдых
2.5 Отдых для глаз
2.6 Регулярный массаж
Заключение
Список литературы
Введение
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда. Цель автоматизации в увеличении эффективности и производительности труда. В современное время компьютер стал обыденностью и уже не вызывает изумления в душах обывателей. Поэтому даже то, что его нет в приемной секретаря уже говорит о не серьезности данной организации и отпугнет большинство клиентов.
Тесный, темный, плохо оборудованный "предбанник" перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами. Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы. Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря-референта, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.
Делопроизводство же составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием "документ" определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия "управление", "информация", "делопроизводство", "документ" органически взаимосвязаны.
Выбранная тема актуальна, т.к. проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается важной в народном хозяйстве. Необходимость автоматизации управления народным хозяйством и его звеньями объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, сдерживанием роста его численности, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация. На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.
Целью данной работы является изучение необходимых условий рациональной организации автоматизированного рабочего места. Для этого необходимо решить следующие задачи:
· Рассмотреть теоретические аспекты АРМ;
· Дать характеристику составляющим рациональной организации рабочего места делопроизводителя;
· Охарактеризовать элементы АРМ.
Глава 1. Теоретические аспекты автоматизированного рабочего места
автоматизированный рабочий место эргономика
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
Автоматизированное рабочее место - это рабочее место, которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении специалиста по кадрам профессиональных функций. К инструментальным средствам относятся:
Эргономика - (от греч. ergon - работа, nomos - закон), научная дисциплина, комплексно изучающая проблемы взаимодействия человека и техники в конкретных условиях трудовой деятельности в целях оптимизации орудий, условий и организации труда.
В связи с усложнением технических средств и глубокими изменениями в содержании труда в условиях современного производства одним из центральных разделов Эргономики становится изучение проблем, связанных с развитием системотехники. Создание и эксплуатация сложных машинных систем исследуются Эргономика под углом зрения оптимального распределения функций между человеком и машиной, а также оценки надежности, точности и стабильности работы оператора с учетом его функциональных возможностей.
Эргономика органично связана с дизайном, целью которого является формирование гармоничной рабочей среды. Э. - один из важнейших инструментов современного менеджеризма.
Эргономика - это отрасль науки, которая из.
Разработка автоматизированного рабочего места для работника предприятия
Создание автоматизированного рабочего места специалиста предприятия, ведущего государственную статистическую отчетность по форме 12-тэк "Отчет о расхо.
Разработка автоматизированного рабочего места технолога-программиста для предприятия НПО "Берег"
Создание автоматизированного рабочего места подготовки управляющих программ для станков с ЧПУ. Технологическая сущность и формализация алгоритма задач.
Организация автоматизированного рабочего места учителя информатики средней школы
Понятие, типовая структура, классификация, признаки и функции автоматизированного рабочего места. Практическое применение АРМ в средней образовательно.
Организация автоматизированного рабочего места менеджера по персоналу
Изучение состава автоматизированного рабочего места и его информационного обеспечения. Определение содержания информационных потоков фирмы и анализ до.
Организация рабочего места менеджера
Обоснование типа рабочего места, организационного и технического оснащения. Функции, выполняемые менеджером по продаже турпродуктов. Регламент рабочег.
Читайте также: