Порядок кодирования нормативной документации реферат

Обновлено: 05.07.2024

Порядок классификации и кодирования нормативных документов по пожарной безопасности.

страница 1 2 3 4

Настоящие нормы пожарной безопасности (далее - Нормы) определяют принципы, правила классификации и кодирования нормативных документов по пожарной безопасности (ПБ).

Классификации и кодированию в соответствии с указанными Нормами подлежат нормативные документы, издаваемые федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

Классификация и кодирование нормативных документов, издаваемых Главным управлением Государственной противопожарной службы МВД России (далее - ГУГПС МВД России), осуществляются при их утверждении.

ГУГПС МВД России проводит классификацию и кодирование нормативных документов, утвержденных другими федеральными органами власти, после их официального опубликования.

Классификация и кодирование нормативных документов, издаваемых органами государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляются территориальными органами управления Государственной противопожарной службы в порядке, установленном ГУГПС МВД России.

1. Классификация нормативных документов по пожарной безопасности

1.1. Нормативные документы классифицируют:

по уровню регулирования (нормативные документы, разрабатываемые федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, прочие документы, содержащие требования ПБ);

по функциональной ориентации (регламентация порядка разработки нормативных документов, организация государственного пожарного надзора и т.п.);

по виду документа (стандарт, строительные нормы и правила, нормы ПБ, правила ПБ и т.п.);

по субъекту утверждения документа (органы государственной власти, министерства, ведомства);

по ведомственной или территориальной принадлежности (министерства, ведомства, на которые распространяется документ);

по объекту нормирования (здания, сооружения, оборудование, пожарные автомобили и т.п.).

1.2. Каждый класс (подкласс) обозначают цифровым кодом. Совокупность кодов, записанная в определенной последовательности, образует код нормативного документа (рис.1).

Выделяют в зависимости от:

функциональной ориентации - классы и реквизиты документа;

уровня регулирования, вида документа, субъекта утверждения и ведомственной принадлежности - реквизиты;

объекта нормирования - классы, подклассы и реквизиты (рис. 2).

В табл. 1 приложения приведен действующий на момент введения настоящих Норм перечень кодов федеральных органов государственной власти, а в табл. 2 приложения - перечень кодов субъектов Российской Федерации.

При изменении названий министерств и ведомств, а также при возникновении необходимости использовать резервные коды рубрикаторов (табл. 1-4) изменения и дополнения в настоящие Нормы вносят в соответствии с НПБ 01-93.

^ 2. Кодирование нормативных документов

2.1. Код нормативного документа записывают в последовательности, представленной на рис. 1.

В позициях 1, 2 указывают обозначение системы нормативных документов "ПБ" (пожарная безопасность).

Позиция 3 предусмотрена для пробела разделителя.

В позиции 4 записывают код уровня регулирования.

В позициях 5, 9, 15, 19 проставляют точки, разделяющие коды.

В позициях 6, 7, 8 записывают код функциональной ориентации.

В позиции 10 указывают код вида документа.

В позициях 11, 12 записывают код министерства (ведомства), утвердившего (издавшего) документ.

В позициях 13, 14 указывают код министерства (ведомства), на которое распространяется действие документа.

В позициях 16, 17, 18 записывают код объекта нормирования.

В позициях 20, 21 указывают год издания документа (две последние цифры).

Коды классов, подклассов и реквизитов принимают в соответствии с классификаторами (табл. 1-4).

2.2. Если действие нормативного документа распространяется на несколько министерств (ведомств), их перечень дается в круглых скобках. При этом число позиций для записи по необходимости увеличивают (начиная с позиции 13). Если документ распространяется на весь перечень органов власти, в позициях 13, 14 записывают "00".

2.3. Если нормативный документ относится к нескольким классам (подклассам) по функциональной ориентации или объектам нормирования, эти классы (подклассы) следует указать в соответствующем поле, заключив в круглые скобки. Внутри скобок обозначения подклассов разделяют запятой. Если в группу входит несколько подклассов с последовательно идущими номерами, между ними можно поставить тире. При этом в код документа добавляют необходимое число дополнительных позиций (начиная с 6-й или 16-й).

ППБ-101-89. Школы, ПТУ, детские дома, дошкольные учреждения

ГОСТ Р 50810-95. Пожарная опасность текстильных материалов. Ткани декоративные. Методы испытания на воспламеняемость и классификация

2.4. Если нормативный документ может быть отнесен к определенному классу в целом, за исключением одного или нескольких подклассов, эти подклассы указывают в квадратных скобках после класса и разделяют запятой внутри скобок.

2.5. Для обозначения нормативного документа, который по названию или области действия невозможно отнести к какому-либо классу (подклассу), следует использовать классы (подклассы), начинающиеся со слова "Прочие. "

2.6. Если не требуется классификация нормативного документа по объектам защиты и средствам обеспечения ПБ, позиции 16-18 кода заполняют нулями. Если документ распространяется на все объекты защиты и все средства обеспечения ПБ, соответствующие поля кода заполняют следующим образом: (100,340).

Федеральный закон "О пожарной безопасности" ПБ 1.000.00300.(100,340).95

Обозначение системы нормативных документов “Пожарная безопасность”

Рис.1. Структура кодов нормативных документов по пожарной безопасности.

Рис.2. Структура классификатора.

Т А Б Л И Ц А 1

Классификатор по уровню регулирования

Характеристика нормативного документа по уровню регулирования

Нормативный документ, разработанный федеральными органами государственной власти

Нормативный документ, разработанный органами государственной власти субъектов Российской Федерации

Прочие документы, содержащие требования ПБ

Т А Б Л И Ц А 2

Классификатор по функциональной ориентации

Правовое обеспечение деятельности в области ПБ

Регламентация порядка разработки нормативных документов в области ПБ

Регламентация основных характеристик объектов защиты и средств обеспечения ПБ, общих и специальных требований на всех стадиях жизненного цикла объектов и по видам деятельности:

классификация, термины и определения, обозначения условные и графические

типы и основные параметры

специальные требования при проектировании (разработке)

специальные требования при строительстве (монтаже)

специальные требования при эксплуатации (использовании)

прочие характеристики и требования

Порядок организации и осуществления государственного пожарного надзора (ГПН) по видам деятельности:

обследования и проверки

проверки и дознания по делам о пожарах

контроль за организацией и осуществлением ГПН

взаимодействие со службами органов внутренних дел

планирование, учет и анализ

прочие виды деятельности

Порядок организации и ведения боевых действий по тушению пожаров по видам деятельности:

организация и несение гарнизонной службы

организация и ведение боевых действий

планирование боевых действий

прочие виды деятельности

Информационное обеспечение, учет пожаров по видам деятельности:

статистика и учет пожаров

создание федеральных и других баз данных

прочие виды деятельности

Создание пожарной охраны, организация ее деятельности по объектам и видам:

личный состав ГПС

финансовое и материально-техническое обеспечение в области ПБ

прочие объекты и виды деятельности

Регламентация организации и осуществления производства пожарно-технической продукции

Регламентация деятельности по лицензированию работ и услуг в области ПБ

Регламентация деятельности по сертификации продукции и услуг в области ПБ

Регламентация порядка выполнения работ и услуг в области ПБ

Противопожарная пропаганда, содействие добровольной пожарной охране

Установление особого противопожарного режима

Научно-техническое обеспечение ПБ

Прочие виды деятельности по организации выполнения мер по обеспечению ПБ

Т А Б Л И Ц А 3

Классификатор по виду нормативных документов

Законодательный акт органа государственной власти, нормативный правовой акт в области ПБ

ГОСТ Р 55021-2012/ISO/IEC TR 9789:1994

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РУКОВОДСТВО ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ЭЛЕМЕНТОВ ДАННЫХ ПРИ ОБМЕНЕ ДАННЫМИ

Методы и принципы кодирования

Information technology. Guidelines for the organization and representation of data elements for data interchange. Coding methods and principles

Дата введения 2014-01-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным унитарным предприятием "Государственный научно-исследовательский и конструкторско-технологический институт "ТЕСТ" (ФГУП ГосНИИ "ТЕСТ") на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного документа, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 22 "Информационные технологии"

4 Настоящий стандарт идентичен международному документу ISO/IEC TR 9789:1994* "Информационная технология. Руководство по организации и представлению элементов данных при обмене данными. Методы и принципы кодирования" (ISO/IEC TR 9798:1994 "Information technology - Guidelines for the organization and representation of data elements for data interchange - Coding methods and principles", IDT).

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт представляет общее руководство по способам, которыми данные могут быть выражены в виде кодов.

В стандарте описаны цели кодирования, характеристики, преимущества и недостатки различных методов кодирования, особенности кодов и дано руководство по проектированию кодов.

Настоящий стандарт не предназначен непосредственно для какой-либо конкретной прикладной области и не зависит от какого-либо конкретного метода проектирования прикладных систем или обмена данными.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты*:

* Таблицу соответствия национальных стандартов международным см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

ISO/IEC 646:1991, Information technology - ISO 7-bit coded character set for information interchange (Информационные технологии. 7-битный набор кодированных символов ISO для обмена информацией)

ISO 2375:1985, Data processing - Procedure for registration of escape sequences (Обработка данных. Процедура регистрации выходной последовательности)

Заменен на ИСО/МЭК 2375:2003.

ISO 2382-4:1987, Information processing systems - Vocabulary - Part 4: Organization of data Bilingual edition (Системы обработки информации. Словарь. Часть 4. Организация данных)

Заменен на ИСО/МЭК 2382-4:2015.

ISO 3166:1993, Codes for the representation of names of countries (Коды для представления названий стран)

Заменен на ИСО 3166-1:2013.

ISO 7064:1983, Data processing; Check character systems (Обработка информации. Системы контрольных символов)

Заменен на ИСО/МЭК 7064:2003.

ISO 8601:1988, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени)

Заменен на ИСО 8601:2004.

ISO 9735:1988, Electronic data interchange for administration, commerce and transport (EDIFACT) - Application level syntax rules (Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (EDIFACT). Синтаксические правила для прикладного уровня)

ISO/IEC 11179-3:1994, Information technology. Specification and standardization of data elements. Part 3: Basic attributes of data elements (Информационные технологии. Спецификация и стандартизация элементов данных. Часть 3. Базовые атрибуты элементов данных)

Заменен на ИСО 11179-3:2003.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 атрибут (attribute): Характеристика объекта.

3.2 набор символов (character set): Конечное множество различных символов, которое является полным для заданной цели.

Пример - Международная базовая версия набора символов ИСО 646.

3.3 код (code): Совокупность правил, которые отображают элементы одного набора в элементы другого набора.

1 Элементы могут быть символами или строками символов.

2 Первый набор называется кодируемым, а второй - закодированным набором элементов.

3 Элемент закодированного набора может относиться к нескольким кодируемым.

3.4 закодированный элемент (code element): Результат применения кода к элементу в кодируемом наборе.

Примеры

1 "CDG" является представлением парижского аэропорта имени Шарля де Голля (Paris Charles de Gaulle) в коде для трехбуквенного представления названий аэропортов.

2 Семь двоичных цифр, представляющих удаление символа в ИСО 646.

3.5 закодированный набор элементов (code element set): Результат применения кода ко всем элементам кодируемого набора.

Пример - Все трехбуквенные международные представления названий аэропортов.

3.6 закодированный набор (code set): Синоним закодированного набора элементов.

3.7 закодированное значение (code value): Синоним закодированного элемента.

3.8 закодированное представление (coded representation): Синоним закодированного элемента.

3.9 кодируемый набор (coded set): Набор элементов, который отображается в другой набор в соответствии с кодом.

Пример - Перечень названий аэропортов, который отображается в соответствующий набор трехбуквенных сокращений.

3.10 схема кодирования (coding scheme): Синоним кода.

3.11 данные кода (data code): См. предпочтительный термин закодированный элемент.

3.12 экземпляр элемента данных (data element instance): Экземпляр типа элемента данных.

3.13 тип элемента данных (data element type): Категория данных, которая представляет понятие и свойства которой выражаются как набор атрибутов типа элемента данных, допускающий обеспечение информационного обмена.

3.14 разделитель (delimiter): Один или несколько символов, используемых для указания начала или окончания строки символов.

3.15 сущность (entity): Любое конкретное или абстрактное рассматриваемое понятие, включая ассоциации между самими понятиями.

3.16 поле (field): Специфицированная область в среде данных или в памяти, используемая для конкретного класса элементов данных.

3.17 идентификатор (identifier): Один или несколько символов, используемых для идентификации или наименования типа элемента данных и, возможно, для указания некоторых его свойств.

3.18 ключ (key): Идентификатор в наборе типов элементов данных.

3.19 позиция (position): Любое положение в строке, которое может быть занято элементом и которое идентифицировано порядковым номером.

3.20 строка (string): Рассматриваемая как единое целое последовательность элементов одной и той же природы, таких как символы.

3.21 таблица (table): Упорядоченные данные, каждый элемент которых может быть идентифицирован с помощью аргументов или ключей.

4 Принципы кодирования

4.1 Информация и кодирование

В формальных информационных системах данные выражены символами (обычно цифрами и буквами), арифметическими числами и описаниями, которые должны иметь фиксированный, неизменный смысл для каждого участника и, тем самым должны быть пригодными для целей обработки и коммуникации.

Пользователи, независимо от их функций и задач, должны быть способны корректно понимать, интерпретировать и обрабатывать свою информацию. Информация, совместно используемая разными группами пользователей или прикладными системами, должна иметь согласованное определение, т.е. семантическое значение понятия (коннотацию), все экземпляры понятия (денотацию) и согласованное представление.

Кодирование охватывает способы и формы выражения данных. Необходимо установить четкие соглашения об этих представлениях. Объяснение форм представления и закодированных элементов является частью спецификации данных.

4.2 Кодирование

Под кодированием понимается основанное на правилах упорядоченное присваивание закодированных элементов поименованному и определенному набору элементов. Кодирование осуществляется главным образом с помощью символов (обычно цифр и букв) и приводит к сжатому представлению.

Пример - Присваивание закодированного элемента "CDG" для краткого представления названия аэропорта "Paris Charles de Gaulle" (парижский аэропорт имени Шарля де Голля). Это название аэропорта относится к перечню названий аэропортов, поддерживаемому Международной ассоциацией воздушного транспорта (International Air Transport Association - IATA). Эта организация имеет свод правил для установления кратких представлений.

Цели обучения — познакомить студентов:

  • с основными понятиями делопроизводства;
  • с правилами составления документов;
  • с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

  • на внешние, входящие в систему;
  • внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
  • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

  • управленческая,
  • экономико-статистическая,
  • научно-техническая,
  • юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

  • полнота информации для принятия управленческого решения;
  • оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
  • достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
  • адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
  • доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

  • состояние системы или
  • принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

  • регистрация первичной информации или принятого решения,
  • передача,
  • обработка,
  • хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

  • операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
  • универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

  1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
  2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
  3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
  4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

  • создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
  • регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
  • систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

  • Законодательные и правовые акты РФ
  • ГОСТы – государственные стандарты,
  • Нормативные документы
  • Классификаторы
  • ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

  • по происхождению (служебные, личные);
  • по сложности (простые, сложные);
  • по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
  • по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
  • по форме (типовые, индивидуальные);
  • по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

  • устав предприятия;
  • описание его структуры;,
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

  • приказы,
  • распоряжения и
  • решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

  • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
  • трудовые книжки,
  • индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
  • личные дела,
  • лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

  1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
  2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
  3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.


Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Читайте также: