Понятие документ его развитие и определение реферат

Обновлено: 04.07.2024

Файлы: 1 файл

курсовая, документоведение.doc

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется словоделокак "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Рассмотреть то, как зарождалась и развивалась делопроизводственная сфера;

Что представляли из себя первые документы, каким образом они преобразовывались с развитием делопроизводства;

Дать классификацию документов, показать, какими обязазательными чертами они обладают на сегодняшний день и каковы их функции;

Глава 1. документ. Происхождение термина, его история, определение, свойства и функции

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другой версии слово "dek" происходит от имени числительного "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. Говорят, именно в этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Исходя из этого можно выделить основные признаки документов :

1.наличие информации, смыслового содержания;

2.стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

3.функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

4.Юридическая сила документа. Юридическая сила - это свойство документа быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. На приобретение документом юридической силы влияет ряд факторов:

Во-первых, соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

Во-вторых, документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать.

5.Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Часто могут встретиться так называемые "умноженные оригиналы", иначе говоря оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа. Немаловажно, чтобы беловой документ был написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, и, в ряде случаев, печати. Кроме того, оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. В науке выделяют также автографы – это документы, переписанные или исправленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

6.Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Не стоит забывать и о таком понятии, как дубликат документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

7.Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. Что касается юридической силы копий, то:

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

Во-первых, Отле говорит о том, что совершенно любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает не только материальные объекты - носители информации, но и такие, как радио-, телепередачи, театральные представления;

Во-вторых, документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. К этой категории могут относиться как предметы искусственные, созданные человеком, так и естественные, природные, предметы, находящиеся, например, в музеях;

Кроме того Отле включает в состав документов и такие материальные объекты, которые созданы человеком целенаправленно для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Здесь ученый выдает уже классификацию объектов. Это и документы письменные (то есть с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, это и фонозаписи, и документальные фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

В узком смысле понятие сводилось к любой деловой бумаге, письменному удостоверению или историческому источнику.

Содержание работы

Файлы: 1 файл

курсовая.doc

Введение

Информация в современном обществе – это ресурс производства, важный элемент политической и социальной жизни. Все управление основывается на производстве и потреблении информации, потому качество информации определяет качество управления. Информация – связующая субстанция всех органов управления и субъектов делопроизводства.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Мы каждый день сталкиваемся со множеством различных документов, даже зачастую не задумываясь об этом. Мы даже не подозреваем о том, что многие из наших привычных вещей являются документами. Поэтому меня заинтересовал вопрос определения понятия самого документа как такового, что именно (предмет, явление или что-то еще) можно считать документом, а что нет. Поэтому объектом изучения в моей работе является сам документ.

- определить предпосылки появления документов;

- рассмотреть трансформации понятия документа и различия в их понимании;

- определить понятие документа на современном этапе.

I. Происхождение документа и развитие его понятия

Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего - либо.

1. Любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательствам прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

2. Вообще любое письмо свидетельство.

- утверждение нового правового положения (акт дарения, продажи и т.д.)

- средство доказательства перед судом (письменные показания сторон)

- перенос полномочий с одного лица на другое (вексель, купон акций и т.д.).

Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:

Таким образом, если до XIX в. документ имел преимущественно правовой оттенок, то в конце XIX в. он стал пониматься как носитель социальной информации, а не только правовой или юридической. На протяжении XX в. происходит много споров по вопросу этого термина, в частности предлагалось поставить знак равенство между терминами документ и информация. Однако, в 70-е г. начинают появляться государственные стандарты, которые закрепили официальную позицию в этом вопросе, добавив к информации еще и реквизиты.

Глубокие социально- политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В 1998 г. появился новый ГОСТ.

Содержание

Работа содержит 1 файл

Развитие понятия.docx

Список использованных источников и литературы: 37

Введение

Мы каждый день сталкиваемся с десятками различных документов, даже зачастую не задумываясь об этом. Мы даже не подозреваем о том, что многие из наших привычных вещей являются документами. Поэтому меня заинтересовал вопрос определения понятия самого документа как такового, что именно (предмет, явление или что-то еще) можно считать документом, а что нет. Цель работы – показать развитие понятия документа. Для выполнения данной цели необходимо решить следующие вопросы:

При написании данной работы мною были использованы источники разного рода: федеральные законы и подзаконные акты, монографии, периодические издания, а также ресурсы сети интернет.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Коммуникация является необходимым условием существования человеческих общностей, начиная от самых малых и заканчивая такими, как нации, государства.

Ученые выделяют четыре типа коммуникации: материальную, генетическую, психическую и социальную. Социальная коммуникация представляет собой движение смыслов, т.е. знаний, умений, стимулов, эмоций, в социальном времени и пространстве. При этом участники коммуникационного процесса – отправитель (коммуникант) и приемник (реципиент) – преследуют три основных цели: познавательную, побудительную и экспрессивную.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка.

Трудно было также и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в этот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи во времени играли старики, самые опытные члены общества. А наиболее важные исторические факты люди запоминали в песнях. Тем более что появление речи привело к развитию системы индивидуальной памяти человека, позволяющей сохранять объективные знание (мифы, общественные нормы, опыт и т.д.) для передачи следующему поколению.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки внимания у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами.

Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло палеолитическое искусство в виде резьбы по кости и дереву. Позже появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные изделия. Они подготовили следующий качественный скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств. С помощью графических знаковых систем стало возможным не только отделить информацию от субъекта, но и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ. Устная информация тоже передается материальной, энергетической средой – акустическими колебаниями. Однако продолжительность существования такой информации определяется всего лишь временем ее передачи.

Таким образом, документ появился как дополнение к звуковой речи, как средство общения людей, как объект социальной коммуникации, обусловленный необходимостью запечатления и передачи информации во времени и пространстве.

Появление документа явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации. Документирование стимулировало производство и накопление в больших объемах целесообразной информации, обусловило качественные изменения в управлении хозяйственно-экономическими и общественно-политическими процессами. История последних тысячелетий наглядно продемонстрировала цивилизационные преимущества тех народов, которые сумели создать развитые системы документирования информации.

В документоведческой науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы инфомационно-документационной деятельности.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного учреждения

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

Выполнила обучающаяся гр. ЗИ-274 ________ Пушкина Алёна Витальевна

Оценка за выполнение и защиту реферата _____________

Проверила ______________ Абрамович Анастасия Владимировна

Новый Уренгой 2020

Понятие документ 4

Виды документов 5

Стандартизация и унификация документов 6

Список использованных источников 9

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

Все документы подразделяются на несколько групп:

По способу документирования :

4. Кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

По месту составления:

По происхождению различают:

1. Официальные или служебные – составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации;

2. Личные – затрагивающие интересы определенного лица, именные документы.

По юридической силе:

1. Оригиналы (подлинники) – первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором;

2. Копия - документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников;

3. Отпуск - копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника документа;

4. Заверенные копии – копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

5. Выписки – части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать;

Стандартизация и унификация документов

Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Документы служат для обмена информацией между организациями, для осуществления руководящей деятельности внутри организации. Деятельность любой организации невозможна без документирования. Основной целью документирования делового общения организации или предприятия является организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Список использованных источников

Читайте также: