Положение об архиве суда реферат
Обновлено: 05.07.2024
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3
ГЛАВА 1. Организация работы по архивному делопроизводству……………4
1.1. Понятие архива……………………………………………………………. 4
1.2. Задачи и функции архива суда……………………………………………. 4
1.3. Принципы ведения архивного дела в судах……………………………….5
ГЛАВА 2. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции………………………………………………………14
2.1. Документы, хранящиеся в архиве суда, и сведения о них ………………14
2.2. Требования к хранению документов………………………………………23
2.3. Центральный архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации…………………………………………………………26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………30
Список использованной литературы……………………………………………32
Фрагмент для ознакомления 2
Введение
Актуальность курсовой работы обусловлена необходимостью исследования организации судебного архива. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет Федеральная архивная служба России, созданная в 1998 году. За организацию архивной работы в судах Российской Федерации отвечает Судебный департамент Верховного Суда Российской Федерации. Федерация.
Каждый федеральный суд имеет собственный архив, отражающий историю его работы в предыдущие десятилетия. Судебные архивы хранят бесценную сокровищницу информации, а архивная работа в судах является неотъемлемой частью ведения судебных протоколов. Уровень качества судебных материалов является одним из наиболее важных показателей его работы.
Архивы появились не в одночасье. С XVI века, с образованием государственных органов в Российском государстве, стали создаваться их архивы. Кодекс законов 1550 предписывает создание хранилищ документов о статусе собственности и обязанностях жителей. Первые титулы официально признанных архивистов появились в 1720 году, через несколько лет после создания Московского Сенатского архива.
Одним из важнейших направлений в организации работы судебного архива является регистрация и выдача дел. Официальный интерес к архивным материалам, проявляемый судьями и сотрудниками судебного аппарата, не ограничивается только этим кругом лиц, внешний интерес к архивным материалам проявляют запросы иных судов, прокуратуры, органов предварительного следствия, юристов, бывших участников в судебных процессах, представителей СМИ и др.
Целью курсовой работы является изучение организации работы архива суда.
Для этого были поставлены следующие задачи: знание задач судебного архива, порядка подготовки и передачи дел в судебный архив, использования документов судебного архива, оборудования помещений судебного архива.
ГЛАВА 1. Организация работы по архивному делопроизводству
1.1. Понятие архива
Архивы - это учреждение или структурное подразделение организации, которое хранит, сопоставляет, регистрирует и использует архивные материалы. Для организации хранения и учета документов структурных подразделений судов, являющихся источниками приобретения средств хранения, создаются судебные архивы.
Судебные протоколы ведутся под руководством председателя суда. Деятельность судебных архивов осуществляется сотрудниками судебной системы. Быстрое и качественное исполнение судебных дел, формирование приказов на общие служебные рабочие документы, имеющие научную и практическую ценность, обеспечение их безопасности - важнейшая задача канцелярии и архивного отдела суда1.
Компетенция архива суда приведены ниже:
- архив суда осуществляет прием, хранение и учет документов, которые образуются в ходе его деятельности;
- согласно действующему законодательству архив суда производит отбор, подготовку и передачу документации на хранение в государственные архивы.
Фрагмент для ознакомления 3
Управление архивным делом — осуществление уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, направленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.
Управление архивным делом в суде характеризуется непрерывностью, динамической повторяемостью его отдельных элементов, состоящих из сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации, а также выработки и принятия решений, с последующей организацией контроля их выполнения.
Источники формирования архивов в судах судебной системы Российской Федерации: 1. Номенклатура дел суда; 2. Судебные дела и материалы
Органы, управляющие архивным делом в суде и их полномочия.
На федеральном уровне органами, осуществляющими управление архивным делом в Российской Федерации, являются: Министерство культуры Российской Федерации, Федеральное архивное агентство (Росархив). Министерство культуры Российской Федерации на основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела.
Полномочия Министерства культуры Российской Федерации: осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального архивного агентства, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обеспечивает проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации.
Полномочия Федерального архивного агентства (Росархив): согласно Положению о Федеральном архивном агентстве, утвержденному Указом Президента РФ от 22 июня 2016 № 293, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере, разрабатывает и утверждает (п. 6): 1) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; 2) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; 3) правила делопроизводства в государственных органах; 4) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов; 5) примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях; 6) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения; 7) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня — совместно с Центральным банком Российской Федерации; 8) примерное положение о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве организации; 9) типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии организации; 10) примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации; 11) порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; 12) положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; 13) порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; 14) типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.
Федеральное архивное агентство (Росархив) (п. 7 и 9 Положения о Федеральном архивном агентстве):
• издает нормативные правовые акты, определяющие порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также иные нормативные правовые акты по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности,
Полномочия Судебного департамента при Верховном Суде РФ:
• осуществляет контроль соблюдения правил организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Архив суда является структурным подразделением суда и входит в состав отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства.
Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда:
1.Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда.
2.Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учётно-статистических карточек принимает председатель суда
3.Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).
Управление архивным делом в суде осуществляется в тесном взаимодействии с подведомственными Федеральному архивному агентству организациями, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, уполномоченными в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время наиболее актуальным и перспективным направлением для разработки вопросов взаимодействия судов с курирующими их архивами является передача на хранение документов на электронных носителях. Данный опыт только формируется. Относительно недавно, в 2012 г., состоялась первая передача на постоянное хранение большого количества электронных документов — Государственный архив Российской Федерации принял на хранение 1 000 дисков с материалами Всероссийской переписи населения (2002 г.). Установление процессуального порядка аудио-видео-протоколирования судебных заседаний, а также иных элементов электронного ведения судопроизводства, а значит, смешанного, электронно-бумажного характера формирования судебных дел (материалов) потребует разработки новых подходов в ведении архивного дела при передаче документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.
Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации
Статья 13. Создание архивов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
от 23 ноября 2020 г. №79
П О Л О Ж Е Н И Е
об архиве Нижегородского областного суда
1. Общие положения
1.2. Положение об архиве суда, разработанное Нижегородским областным судом (далее – суд), подлежит согласованию с Государственным казенным учреждением Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области (далее - ГКУ ЦХДКГАНО), после чего утверждается председателем Нижегородского областного суда.
1.3. Архив Нижегородского областного суда (далее – архив суда) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение Центральный архив Нижегородской области (далее – ГКУ ЦАНО), источником комплектования которого выступает Нижегородский областной суд.
1.4. Документы суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, включенные в состав Архивного фонда Нижегородской области в установленном порядке относятся к федеральной собственности и подлежат передаче на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО.
1.6. Архив суда не является самостоятельным структурным подразделением, а входит в состав отдела делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями. Ответственный за ведение архива назначается приказом председателя суда.
1.8. Контроль за деятельностью архива суда осуществляется заместителем председателя суда, курирующим отдел делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива суда осуществляет ГКУ ЦХДКГАНО.
2. Состав документов архива суда
2. В архив суда поступают:
2.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда.
2.2. Постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) суда – предшественников.
2.3. Служебные и ведомственные издания.
2.4. Справочно – поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.
3. Задачи архива суда
3. Основными задачами архива суда являются:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.
3.2. Комплектование архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.
3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве суда.
3.4. Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к составу Архивного фонда Нижегородской области, на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО с соблюдением требований, устанавливаемых действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.
3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в архив суда.
4. Функции архива суда
4. Архив суда осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает, учитывает и хранит документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив суда.
4.3. Информирует руководство и работников суда о составе и содержании документов архива.
4.4. Организует выдачу дел и документов в структурные подразделения суда в целях служебного использования.
4.5. Исполняет запросы и заявления граждан и организаций, выдает архивные копии документов, архивные справки и выписки из архивных документов.
4.6. Ведет учет использования документов архива суда.
4.7. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.
4.8. Осуществляет методическую помощь в составлении номенклатуры дел суда, подготовке структурными подразделениями документов к передаче в архив суда.
4.9. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.10. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов производятся за счет сил и средств суда.
4.11. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б)на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) комитета по делам архивов Нижегородской области - описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к архивному фонду;
в)на согласование экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) ГКУ ЦХДКГАНО - описи дел по личному составу;
г)на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией суда, экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области и экспертно методической комиссией ГКУ ЦХДКГАНО.
4.12. В соответствии с возложенными на него задачами сотрудник, ответственный за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов суда осуществляет следующие функции:
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии суда;
- в соответствии с графиком принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений суда;
- составляет и предоставляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии суда, ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области и ЭМК ГКУ ЦХДКГАНО;
Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:
- постоянного хранения - не менее чем в пяти экземплярах: четыре на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
- временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах;
- документов по личному составу - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).
4.13. Проводит в архиве суда единовременные проверки наличия и состояния документов:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архив посторонних лиц;
- при смене лица, ответственного за архив суда.
4.14. Ежегодно представляет в ГКУ ЦХДКГАНО сведения о составе и объеме хранящихся в архиве суда документов по установленной форме.
5. Права архива суда
5. Для выполнения возложенных задач и функций архив суда имеет право:
5.1. Давать рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда.
5.2. Запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива суда.
5.3. Информировать структурные подразделения суда о необходимости своевременной передачи дел и документов в архив суда.
5.4. Представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда.
6. Ответственность архива суда
6. Лицо, ответственное за архив суда, несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2. Утрату, порчу и несанкционированное уничтожение документов.
6.3. Нарушение правил использования архивных документов и доступа пользователей к ним, установленных законодательством.
Актуальность данной работы обусловлена необходимостью изучения организации архива суда. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет созданная в 1998 г. Федеральная архивная служба России. Организацией архивной работы в судах Российской Федерации ведает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. Каждый федеральный суд имеет свой архив, отражающий историю его работы за предыдущие десятилетия. Архивы судов хранят бесценный клад информации и архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда является одним из важных показателей его работы.
Архивы появились не вдруг. С 16 века с формированием государственных органов в Российском государстве начали создаваться и их архивы. Судебник 1550 г. предписывал создавать хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей. Первые официально признанные государством наименования должностей архивариусов появились в 1720 г., спустя нескольких лет с момента создания Московского сенатского архива.
Одними из наиболее важных направлений в организации работы архива суда являются учет и выдача дел. Служебный интерес к архивным материалам проявляемый судьями и работниками аппарата суда не ограничивается только этим кругом лиц, внешний интерес к архивным материалам представлен запросами других судов, органами предварительного следствия, прокуратуры, адвокатуры, бывшими участниками судебных процессов, представителями средств массовой информации и т.п.
Целью данной работы является изучение организации работы архива суда.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи: ознакомиться с задачами архива суда, порядком подготовки и передачи дел в архив суда, использованием документов архива суда, оборудованием помещения архива суда.
ГЛАВА 1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА СУДА
Понятие и задачи архива суда
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.[1]
Для организации хранения и учета документов структурных подразделений судов, являющихся источниками комплектования фондохранения, создаются архивы судов. Работа архива суда осуществляется под руководством председателя суда. Деятельность архивов судов обеспечивают работники аппарата суда.[2]
Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела делопроизводства и архива суда.
Компетенция архива суда:
ü архив суда осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе его деятельности;
ü в соответствии с действующим законодательством производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы.
Таким образом, основными задачами архива суда являются:
ü учет, обеспечение сохранности документов, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве суда;
ü подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы;
ü координация и контроль деятельности по вопросам работы архивного дела;
ü подготовка и представление председателю суда информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в суде;
ü совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий;
ü участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений председателя суда;
ü выдача в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
ü решение иных задач в соответствии с целями суда.
Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда. Это важно не только с точки зрения истории, но и для обеспечения прав граждан на получение необходимых документов и информации прошлых лет.
Основным рабочим документом, регулирующим архивное дело в суде, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от 30.12.2013г.).
В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядка учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.
Сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, устанавливаются Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 N 112 "Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения".
Читайте также: