Номенклатура конфиденциальных дел реферат

Обновлено: 05.07.2024

Дело представляет собой совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами. Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам. Вместе с тем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел, передаваемых на архивное хранение. Номенклатура дел, содержащих коммерческую тайну, должна составляться отдельно от номенклатуры дел, содержащих служебную тайну. "Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусмотрено включение дел с грифом "Для служебного пользования" в номенклатуру несекретных дел, однако этого делать не следует, т.к. состав граф номенклатур конфиденциальных и несекретных дел имеет существенные различия. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел).

Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиден- циального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом конфиденциальных документов предприятия (при его наличии), рассматривается на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия. Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки (существенное изменение заголовков дел, включение большого количества новых дел, расширение списка лиц, допущенных к делам). Если таких изменений нет, то на каждый последующий год номенклатура перепечатывается (с возможными незначительными изменениями), подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований. Гриф конфиденциальности номенклатур дел должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф конфиденциальности номенклатуре не присваивается. При наличии грифа номенклатура регистрируется в журнале учета изданных документов. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись в номенклатуре, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела. После утверждения номенклатуры возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений. Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием.

Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. В заголовках дел с планово -отчетной документацией указывается периодичность документации, например: "Месячные планы. ", "Отчет о выполнении плана за г.". При составлении заголовков дел необходимо предусматривать: • группировку документов в дело, как правило, по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов); • группировку издаваемых предприятием распорядительных документов по видам документов (приказы, распоряжения, постановления, решения); • раздельную группировку документов постоянного и временного сроков хранения; • группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление их с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы; • группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела); в группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов; • группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года. Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов. При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия.

Каждому разделу присваивается номер, например: 02 - Плановый отдел (при структурной схеме), 14 ~ Финансирование (при производственно -отраслевой схеме). Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов - в разделе, соответствующем названию подразделения конфиденциального делопроизводства при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе "Конфиденциальное делопроизводство" при производственноотраслевой схеме построения. Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно -отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 020І и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре. Номенклатура конфиденциальных дел имеет следующую форму (табл. 1). Заполнение граф номенклатуры дел производится следующим образом. - При делении номенклатуры на разделы перед группой дел раздела проставляются номер и название раздела. Разделы следует начинать с нового листа или оставлять между ними свободное место для возможного внесения в течение года новых дел. - В графе 1 указываются индекс или номер дела (учетного журнала, учетной картотеки)17 и его гриф конфиденциальности. Переходящим делам сохраняются одни и те же индексы (номера) на весь период ведения дела. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел, - В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящим делам сохраняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела заголовок может корректироваться, все изменения переносятся в номенклатуру. - В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, которым предоставляется право пользования соответствующим делом.

Определение состава лиц, допущенных к каждому конкретному делу, должно осуществляться в соответствии с принципами и нормами Положения о системе доступа к конфиденциальным документам и исключать необоснованный доступ пользователей к делам. Графа заполняется при составлении номенклатуры. В течение года в список могут вноситься изменения. - В графах 4, 5 проставляются арабскими цифрами номер каждого тома и дата его заведения. Графы заполняются в день подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции учетного журнала, Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 00.00.0000 № . Таблица 1 УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата) (место составления) на год Индекс (номер) дела и гриф конфиденциальности За- голов ок дела И нициалы и фамилии лиц, которым предоставлено право пользования делом Но мер тома Дата Количество листов в томе Срок хранения и номера статей по перечню Архганый шифр; номер и дата акта об уничтожение куда направлено, номер и дата сопроводительного документа за ведения тома за крытия тома 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства (подпись, инициалы, фамилия, дата) Рассмотрена и одобрена на заседании ПДЭК предприятия протокол от № СОГЛАСОВАНО Руководитель архива предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата) составления первой учетной карточки). Если дело переходящее, то в графе 5 при составлении номенклатуры указывается: "Переходящее с г." с проставлением года заведения дела. В графе б проставляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело переходит на следующий год, то в графе указывается: "Переходит на г.". В графе 7 проставляется количество листов в томе (без учета листов описи документов дела). Графа заполняется при заведении учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки. Графы 47 заполняются по каждому тому отдельной строкой. Не допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего. В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов с указанием сроков хранения (подробнее о перечнях см. раздел 8.1). При отсутствии соответствующих статей в перечнях сроки хранения дел устанавливаются ПДЭК. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и проведении экспертизы ценности документов дела срок хранения и номера статей могут корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел. В графе 9 проставляются архивный шифр дела (№ фонда, описи, единицы хранения), если дело передано в архив, или номер и дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другое предприятие, наименование предприятия, номер и дата сопроводительного документа (письма, реестра, расписки, квитанции); при отправлении дела во временное пользование отметка об отправлений проставляется карандашом. Графа заполняется после проведения соответствующих операций. При заведении дел, не предусмотренных номенклатурой, они вносятся в соответствующий раздел номенклатуры в день заведения. Дела, поступившие из других предприятий, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с проставлением дат их фактического заведения и для законченных дел - дат закрытия. Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, то по окончании года в графе 9 проставляется отметка: "Дело не заводилось". 7.2.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура… Читать ещё >

правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства

Составление номенклатур конфиденциальных дел ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфиденциальных дел — это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Вместе с тем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел, передаваемых на архивное хранение. Номенклатура дел, содержащих коммерческую тайну, должна составляться отдельно от номенклатуры дел, содержащих служебную тайну.

Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом конфиденциальных документов предприятия (при его наличии), рассматривается на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Гриф конфиденциальности номенклатур дел должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф конфиденциальности номенклатуре не присваивается. При наличии грифа номенклатура регистрируется в журнале учета изданных документов.

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т. д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами).

Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, — по алфавиту населенных пунктов.

Номенклатура дел структурного подразделения организации, предназначенная для систематизации конфиденциальной информации, может быть составной частью общей номенклатуры дел организации или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для несекретных, т.е. открытых, документов, однако дополнительно в ней указываются:

Фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом.
Фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела.
Инвентарный (архивный) номер дела.
Номер и дата акта об уничтожении.
Отметка о снятии отметки конфиденциальности доступа и передаче дела на открытое хранение и другая информация.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя заголовки дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам. Вместе с тем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел и используется для проверки наличия конфиденциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений структурных подразделений организации.

К разработке номенклатур должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности организации, характер связей с другими учреждениями, организациями, предприятиями, состав конфиденциальных документов в соответствии с перечнем конфиденциальной документированной информация организации.

II. Формирование и оформление конфиденциальных дел.

Каждое дело из номенклатуры конфиденциальных дел представляет собой совокупность документов, относящихся к одному направлению деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование конфиденциальных дел происходит в подразделении конфиденциального делопроизводства сотрудниками этого подразделения.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Сотрудники подразделением конфиденциального делопроизводства подшивают в дела, только исполненные документы, оформленные в установленном порядке. В тех случаях, когда отдельные открытые документы имеют прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела, их разрешается подшивать вместе с конфиденциальными документами.

В дело, как правило, подшиваются документы одного календарного года, при этом каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же номер и название данного дела.

Сама обложка, при заведении конфиденциального дела, должна содержать следующую информацию:

Ограничительная пометка.
Название организации.
Название структурного подразделения (если в дело подшиваются документы одного подразделения).
Номер дела.
Название дела, согласно номенклатуре конфиденциальных дел.
Дата заведения.
Срок хранения и номер статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

Оформление конфиденциального дела включает в себя следующие действия:

Описание дела на обложке.
Проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, имеющих право пользования данным делом.
Заведение карточки учета выдачи дела.
Заполнение описи документов дела.
Нумерацию листов.
Составление заверительной надписи.
Прошивку и опечатывание дела.

При заполнении описи дела надо помнить, что документы с приложениями записываются одной строкой за номером основного документа и с проставлением общего количества листов.

Оформление томов дела происходит потому же алгоритму, что и само дело, с добавлением на обложке номера тома.

Продолжаем рассматривать ключевые моменты организации и технологии конфиденциального делопроизводства. Изложение мы ведем в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству, которая должна быть разработана в организации. В этом номере рассматриваем следующие темы (и показываем для них образцы заполнения документов): составление номенклатуры дел, формирование дел, выдача документов на руки, уничтожение конфиденциальных документов, контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.

Составление номенклатуры конфиденциальных дел

О дним из важных положений Инструкции по ведению конфиденциального делопроизводства (далее – Инструкция) является раздел о составлении номенклатуры дел с конфиденциальными документами. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается как самостоятельный документ в тех организациях, где конфиденциальное делопроизводство выделено в отдельный участок и организуется как специальное делопроизводство. В небольших организациях дела с конфиденциальными документами допускается включать в общую (сводную) номенклатуру дел при условии оформления всех необходимых ограничительных грифов и отметок.

Однако на практике для удобства ведения конфиденциального делопроизводства (далее – КД) конфиденциальные документы включают в отдельные номенклатуры дел по видам тайны и с учетом грифов ограничения доступа. На все заводимые дела, журналы учета / регистрации конфиденциальных документов ответственным за КД подразделения в конце текущего года составляется номенклатура конфиденциальных дел, которая, как и обычная номенклатура дел, должна вступить в силу с 1 января следующего календарного года.

В данном разделе Инструкции необходимо указать, кто подписывает и утверждает номенклатуру конфиденциальных дел структурного подразделения, порядок ее согласования / визирования, образец / форма, порядок заполнения граф и т.п. Обычно ее подписывает руководитель этого подразделения, а проект разрабатывает ответственный за ведение КД в подразделении (оформляется виза ответственного за КД, как виза исполнителя). На номенклатуру дел наносится гриф ограничения доступа (рекомендуется делать это по виду тайн, которые содержатся в документах):

Пример 23. Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел

Пример 24. Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел

Общеобязательная форма номенклатуры конфиденциальных дел отсутствует, поэтому мы приведем вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения из практики нашей компании (см. Пример 25).

Пример 25. Номенклатура конфиденциальных дел структурного подразделения

Номенклатура конфиденциальных дел структурного подразделения передается в службу безопасности или в службу делопроизводства (в зависимости от распределения обязанностей между ними) для составления сводной номенклатуры конфиденциальных дел всей организации. После утверждения сводной номенклатуры дел ее экземпляр, выписки из нее или копии (по разделам) передаются в соответствующие структурные подразделения для работы и формирования дел в следующем календарном году. В подразделении номенклатура дел должна быть учтена в журнале.

Читайте также: