Материальные носители документированной информации реферат

Обновлено: 30.06.2024

Целью работы является изучение видов, места и роли материальных носителей информации в работе документационного обеспечения управления.
Основные задачи исследования:
- изучение истории развития материальных носителей информации;
- определение проблем и главных направлений развития материальных
носителей информации.

Содержание

Введение……………………………………………………………………………. 3
ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ: ПОНЯТИЕ, СВОЙСТВА, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ……………………………………………. 5
1.1. Понятие информации: виды, свойства………………………………………. 5
1.2. Материальные носители как средства фиксирования информации………. 9
1.3. История развития материальных носителей информации………………….11
1.4. Виды материальных носителей информации………………………………..14
ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ………………….25
2.1. Материальные носители информации в документационном обеспечении управления………………………………………………………………………….25
2.2. Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа…………………………………………………………………………. 30
Заключение………………………………………………………………………….36
Список источников и литературы………………………………………………. 38

Вложенные файлы: 1 файл

курсовая.doc

ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ: ПОНЯТИЕ, СВОЙСТВА, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ……………………………………………. 5

1.1. Понятие информации: виды, свойства………………………………………. 5

1.2. Материальные носители как средства фиксирования информации………. 9

1.3. История развития материальных носителей информации………………….11

1.4. Виды материальных носителей информации………………………… ……..14

ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ………………….25

2.1. Материальные носители информации в документационном обеспечении управления…………………………………………………… …………………….25

2.2. Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа……………………… …………………………………………………. 30

Список источников и литературы……………………………………………… . 38

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека. Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т. д. Собственно, без информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Понятие документа основано на двуединстве информации и материального носителя. Материальные носители оказывают большое влияние на процессы создания, трансляции, хранения и использования документированной информации.

Актуальность темы заключается в том, что на данном этапе развития делопроизводства в России уровень количества документов настолько велик, что необходимость применения и усовершенствования материальных носителей информации одна из важнейших государственных проблем.

Целью работы является изучение видов, места и роли материальных носителей информации в работе документационного обеспечения управления.

Основные задачи исследования:

- изучение истории развития материальных носителей информации;

- определение проблем и главных направлений развития материальных

Объект исследования – материальные носители информации.

Предмет исследования – роль материальных носителей информации в документационном обеспечении управления.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ: ПОНЯТИЕ, СВОЙСТВА, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ

1.1. Понятие информации: виды, свойства

В информационных службах также используются следующие определения информации: Информация – это сведения о ком – либо или о чем – либо, получаемые из внешнего мира с помощью различных средств.

Информация есть информация, а не материя и не энергия. Тот материализм, который не признает этого, не может быть жизнеспособным в настоящее время. [9, с.211]

Столь общий многообразный объект как информация не может допускать единого метода численного измерения, а идеи Шеннона обоснованы лишь в применении к той важной, но все же ограниченной ситуации, когда рассматриваются оптимальные методы кодирования и декодирования информации в целях ее передачи по каналам связи или ее хранения. [5, с. 105]

Так же, как на смену механической пришла энергетическая картина мира, так и последняя постепенно уступит место кибернетической, информационной картине мира. [22, с. 35]

На сегодня наиболее используемые виды информации – текстовая (книги, письма, документация и др.) и электронная (наборы электронных знаков, которыми записана какая – либо информация, от текстов до фильмов).

Работа содержит 1 файл

МАГНИТНЫЙ ДОКУМЕНТ.doc

1.2.2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "материальный носитель"

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);
информационные массивы , представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;
информационные технологии , которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;
различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

База данных - это набор данных, достаточный для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.

Банк данных - это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации.

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.

Для создания документов используются различные материальные объекты

(бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат

для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной

информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть

представлена следующим образом: 1) бумажные носители (носители информации

на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов -

термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.), 2) микроносители

визуальной информации, 3) звуконосители, 4) видеоносители, 5)магнитные

носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники

и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили

появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях

Понятие "новейший" и "нетрадиционный" документ во многом условны и служат

для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е.

бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование

технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов,

микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей

для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.

Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-

кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с

помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной

аппаратуры или компьютера.

Документы на новейших носителях информации делят на:

1. Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты,

перфокарты и др.)

2. Документы на магнитных носителях ( магнитные карты,

ленты, дискеты и

жесткие диски, видеодиски)

3. Документы на оптических носителях информации (оптические документы) -

микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и

оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного

луча (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).

4. Документы на галографических носителях информации (галограммы).

В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитнооптические и другие виды документов.

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

На магнитный документ можно записать музыку с грампластинки, музыкальную или любую звуковую передачу, услышанную по радиоприемнику, телевизору. Выпускаются так же магнитные ленты, кассеты и диски с уже готовой записью текстовой, графической и другой информации.

Магнитную звукозапись впервые осуществил в 1898г. Детский физик В.Паульсен. С помощью аппарата, названного телеграфоном, на стальную проволоку был записан звук. Первый промышленный магнитофон с использованием магнитной ленты был выпущен в 1934г. В 1970г. Были введены в употребление гибкие магнитные диски.

Классификация документов на современных носителях информации

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на небумажных носителях информации.

Эти документы в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использования технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискретных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

Носители информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также прочие документы, предназначенные для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных документов. Документы на эти носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному восприятию, считыванию.

Информация хранится на машинных носителях, а часть документов создается и используется непосредственно в машиночитаемой форме.

По предназначенности для восприятия рассматриваемые документы относятся к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками (перфорация, матричная магнитная запись, матричное расположение знаков, цифр и т. п.), приспособленными для автоматического считывания. Информация записывается на перфорационных картах или лентах, магнитных лентах, картах, дискетах, специальных бланках и подобных носителях.

Древнейшие материалы для письма

Появление письменности - одной из первых информационных технологий - стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесная кора, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д. В Древней Греции и Риме для этих целей иногда использовались деревянные дощечки, покрытые слоем воска, металлические (бронзовые либо свинцовые) таблицы, в Индии - медные пластины, а в Древнем Китае - бронзовые вазы, шелк. На территории Древней Руси писали на коре березы - берёсте. Известен случай, когда в 1594 г. 30 пудов берёсты для письма было даже продано нашей страной в Персию.

Основным материалом для письма у народов Передней Азии первоначально являлась глина, из которой изготавливались слегка выпуклые плитки. После нанесения нужной информации (в виде клинообразных знаков) сырые глиняные плитки высушивались либо обжигались, а затем помещались в специальные деревянные или глиняные ящики, либо в своеобразные глиняные конверты. В настоящее время в музеях мира, частных коллекциях хранится не менее 500 тыс. таких глиняных табличек, обнаруженных при раскопках древних городов Ассирии, Вавилона, Шумера.

Использование природных материалов для целей письма имело место и в более поздние времена. Например, в отдалённых уголках России даже в 18 веке иногда писали на берёсте. В архивах Минска хранится несколько номеров газеты "Партизанская правда", напечатанной на берёсте белорусскими партизанами в одной из своих лесных типографий в годы Великой Отечественной войны.

Исторически первым материалом, который специально изготовлялся для целей письма, был папирус. Его изобретение стало одним из важнейших достижений египетской культуры. Главными преимуществами папируса были компактность и лёгкость. Папирус производился из рыхлой сердцевины стеблей нильского тростника в виде тонких желтоватых листов, которые затем склеивали в полосы длиной до 6 м и шириной до 30 см. Вследствие большой гигроскопичности и ломкости папируса, запись на нем обычно велась с одной стороны и хранили его в виде свитка. Последним историческим документом, написанным на папирусе, стало послание папы римского в начале 20 в.

Другим материалом, специально изготавливавшимся для целей письма и получившим широкое распространение в эпоху древности и средневековья, был пергамент. В отличие от папируса, производившегося лишь в Египте, пергамент можно было получить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных (бараньих, козлиных, свиных, телячьих) путем их очистки, промывки, просушки, растяжки с последующей обработкой мелом и пемзой. Древним умельцам удавалось выделывать порой такой тонкий пергамент, что целый свиток мог поместиться в скорлупе ореха. В нашей стране пергамент стали изготавливать только в 15 столетии, а до этого его привозили из-за границы.

На пергаменте можно было писать с обеих сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Вместе с тем пергамент являлся весьма дорогим материалом. Этот существенный недостаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.

Классификация современных носителей документированной информации, их характеристика

Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино, аудиодокументирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

эволюция устройств для фиксации
хранения и передачи информации во времени и пространстве

Современные материальные носители документированной информации ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Оптические (лазерные) носители информации

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980;х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ даёт возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический документ — это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диаи видеофильмов, аудиозаписи и т. д. , причём всё это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

Компакт-диски изготавливаются из поликарбоната толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

По технологии применения оптические, магнитооптические и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

ь Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM — Write-Once, Read-Many — один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.

ь Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.

ь Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

Оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем уже активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков. Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.

Читайте также: