Интегрированные пакеты для офисов реферат

Обновлено: 02.07.2024

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, способных работать как на отдельных ПЭВМ, как и в условиях вычислительной сети. На их основе с помощью информационных технологий решаются задачи автоматизации деятельности, как отдельных специалистов, так и всей организации в целом, позволяя развивать и интегрировать информационные, вычислительные и телекоммуникационные ресурсы. Обеспечивается их совместное использование на основе ведения больших баз данных, автоматизации электронного документооборота в масштабах одной организации или ведомства и во взаимодействии с глобальными информационными системами.

Сотрудник службы ДОУ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т. д. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Доминирующее положение на рынке программных продуктов занимает программа Microsoft Word

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ). ЭТ позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое. Доминирующее положение на рынке программных продуктов занимает программа Microsoft Excel.

Разнородные по формату данных документы, относящиеся к одному проекту можно собрать в одной подшивке, используя программу Office Binder. К примеру, можно поместить в Office Binder отчет в формате Word, несколько рабочих книг Excel и презентацию в Power Point. Доступ к документам одного проекта значительно упрощается — достаточно запустить файл Office Binder.

Office Binder позволяет печатать на принтере входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией. Кроме того, возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть все документы, входящие в подшивку.

Microsoft Outlook — настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule+ (персональный менеджер расписаний). Outlook — не просто новая версия этих программ, а принципиально новый тип делового приложения — интегрированный настольный информационный менеджер. Он объединяет следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование; персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы.

В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД (кроме них, в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты). Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета.

Документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта (табл. 1):

- Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office

- SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM

- Microsoft Office фирмы Microsoft

- BackOffice фирмы Microsoft.

Таблица 1 – Интегрированные пакеты для офиса

Тип программного продукта	Интегрированный пакет
Borland Office	Lotus SmartSuite	Microsoft Office Professional
Текстовый поцессор	WordPerfect	AmiPro	Word
Электронная таблица	Quattro Pro	Lotus 1-2-3	Excel
СУБД	Paradox	Lotus Approach	Access
Презентационная графика	Freelance Graphics	PowerPoint
Другие	Organizer	Outlook

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.

Продукт Microsoft Office является средством реализации задач пользователя в виде клиентских приложений. Продукт BackOffice обеспечивает выполнение задач пользователя на уровне серверных.

Microsoft Office – это пакет прикладных программ, который позволяет решать любый офисные задачи. Приложения MS Office взаимосвязаны между собой и их можно рассиотреть как единое целое.
Первое упоминание о пакете MSOffice приходится на начало 90-х годов, когда увидела свет его первая работоспособная версия – Microsoft Office 4.2. Данный пакет включал в себя набор офисных приложений, которыми мог пользоваться любой человек.
За короткие сроки компания успела выпустить следующие офисные пакеты: MS Office 95, MS Office 97, Microsoft Office XP, Microsoft Office 2003, а к концу 2007г. корпорация Microsoft объявилао выходе очередной, шестой версии – MS Office 2007. На сегодняшний день MS Office установлен на 95% ПК во всем мире. В 2010 году вышел новый офисный пакет программ Microsoft Office 2010. По некоторым сведениям, в конце этого (2012) года выйдет новый офисный пакет MS Office 2012 ориентированный на ОС Windows8. В настоящий момент ходят слухи, что новый офисный пакет MS Office 2012 выйдет в конценоября, с официальной презентацией новой ОС Windows 8.
За столь малый промежуток времени офисный пакет превратился в широко интегрированную систему, которая включает в себя следующие средства (текстовый и табличный процессоры, СУБД., СУ личной информацией и т.д), а также включает в себя серверы, службы и приложения предназначенные для настольных ПК, произведенные для общей работы по решению различногорода бизнес-задач.
При формировании новых версий офисного пакета некоторые приложения были включены в другие, к примеру, приложение Microsoft Schedule+ (приложение составляющее расписание) поглотило приложение MS Outlook, а некоторые приложения были полностью исключены из пакета по той причине, что их функции приняли на себя другие приложения (к примеру, приложение CardFile ( картотека)).
Обычнопакет прикладных программ MS Office имеет несколько вариантов поставки:

Cтандартный (standard), рассчитанный на обычных пользователей, которым в своей трудовой деятельности хватает и базовый набор инструментов: оценка и форматирование документов, создание презентаций, создание таблиц.
малый бизнес (small business edition) предназначен для малого бизнеса.
профессиональный (professional),это все приложения и средства стандартной версии + система управления базой данных.
специальный профессиональный (professional special edition), были включены еще СУ Web-узлами и Web-сайтами.
разработчик (developer), предназначен для профессиональных разработчиков и который содержит полную специальную профессиональную версию, а также комплект инструментария и документации предназначенные длясоздания, внедрения и поддержки решений на базе MS Office.
Офисный пакет делится на два типа компонентов – основные и вспомогательные.
-------------------------------------------------
Основные типы компонентов

Среди многообразия прикладного программного обеспечения особую роль играют интегрированные пакеты прикладных программ. Они представляют собой многофункциональный набор программ, в котором в одно целое соединены возможности различных функциональных пакетов. Примером интегрированного пакета является офисная система Microsoft Office. Эта система обладает множеством достоинств, основные из которых:

Windows в пользовательском интерфейсе, что позволяет пользователю легко адаптироваться в среде Microsoft Office.
Применение однотипных приемов при работе с различными приложениями пакета;
Использование возможностей сети Интернет.

Для раскрытия темы курсовой работы необходимо описать состав интегрированного пакета MS Officе и рассмотреть назначение и особенности его основных составляющих MS Word , MS Excel, MS PowerPoint , MS Access, MS Outlook.

Практическая часть данной курсовой работы представляет собой решение экономической задачи по расчету доходов туристической фирмы от продажи путевок на заграничные туры. Решение задачи необходимо провести с помощью программы MS Excel , проанализировать результаты решения и представить их графически.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.

1.1.Состав пакета электронного офиса

Microsoft Office – офисный пакет приложений, он поставляется в нескольких редакциях. Наиболее полная редакция содержит:

Самые распространенные в использовании из приложений Microsoft Office являются Word , Excel, PowerPoint , Access, Outlook.[5, c. 342-343]

1.2. Текстовый процессор MS Office Word

С необходимостью обработки на ПК текстовых документов в настоящее время сталкиваются практически все пользователи ПК: учащиеся, сотрудники и руководители различных учреждений. Для организации рациональной работы с текстом важно уметь сохранять и находить информацию на диске, набирать, редактировать и оформлять текст, выводить его на печать.

Одним из наиболее распространенных текстовых процессоров является Microsoft Word. С его помощью можно вводить и перемещать тексты по документам; проводить сортировку данных, проверку правописания, форматировать и изменять внешний вид текста; создавать таблицы; работать с большими документами; задавать режим структуры; создавать и работать с электронными документами; создавать документы на бланках почтовых наклеек; использовать возможности шаблонов и мастера; просматривать созданные документы и т. д.

Тексты в формате Microsoft Word импортируются во все программы обработки текстовых файлов. Документ, подготовленный в данном редакторе, может также содержать данные из других программ, например электронные таблицы, рисунки, формулы. [4, c.166]

Word включает все доступные функции программ данного класса и предусматривает следующие операции:

Ввод алфавитно-цифровой информации;
Перемещение по набранному тексту;
Удаление и вставка символов;
Удаление и вставка строк;
Работа с блоками (фрагментами) текста – выделение, перемещение, копирование;
Поиск и замена фрагментов текста;
Печать файла и его фрагментов.

В Word встроен редактор формул, позволяющий элементарными манипуляциями написать любую сложную математическую формулу. Встроенное средство построения диаграмм позволяет по табличным данным создать любой из доступных типов графиков.

Эффективным средством перемещения и копирования выделенного текста и рисунков является буфер обмена. Он используется для перемещения объектов в рамках одного документа и между разными приложениями пакета Office.[6]

Большинство операций в данной программе можно выполнять всеми методами, характерными для работы в операционной системе Windows:

-используя команды строки меню;

-используя команды контекстного меню;

-используя кнопки панели инструментов;

-используя горячие клавиши.

Окно текстового процессора Microsoft Word содержит такие стандартные элементы окна операционной системы Windows, как: строка заголовка, строка меню, панель инструментов, строка состояния.

В заголовке окна Microsoft Word кроме названия программы отображается имя редактируемого файла. Панель инструментов состоит из нескольких самостоятельных панелей, имеющих свое название. Количество необходимых панелей и вынесенных на них инструментов настраивается пользователем через команды пунктов меню Вид →Панели инструментов→Настройка или Сервис→Настройка.

В строке состояния отображается номер текущей страницы документа, общее число страниц в документе, номер строки и колонки, в которой находится текстовый курсор, и другая полезная информация о текущих режимах работы редактора.

С каждой новой версией Microsoft Office появляются новые возможности текстового процессора. Например Microsoft Word 2010 обладает возможностью добавления в документы видеоклипов, бегущей строки, звуков. Их можно вставлять в любые Word-документы с помощью панели инструментов.

Кроме автономного режима работы пользователя в процессоре реализован ряд инструментов для коллективной работы над документами в сети. Для эффективной совместной работы в редакторе используются средства включения в документ примечаний, средства внесения исправлений с отслеживанием вносимых изменений, а также применять механизмы защиты документов.[6]

1.3. Табличный процессор MS Office Excel

Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты. На сегодняшний день этот процессор является одним из наиболее популярных приложений в мире. Excel позволяет составлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм, выполнять задачи учета, планирования, статистики. Он содержит средства для совместной работы целого коллектива сотрудников, позволяет сохранить работу в виде веб-страницы и опубликовать ее не сайте для всеобщего обозрения.

Файлы, создаваемые в Excel, называются рабочими книгами. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, которые могут быть связаны между собой или совершенно независимы.

Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой могут быть записаны данные различных типов: тексты, формулы, числа. Табличный процессор – это специальный комплекс программ, предназначенный для управления электронными таблицами. Он выполняет следующие функции:

Для реализации приложений математики к экономике в ЭТ представлен большой набор математических, статистических и других функций, позволяющих выполнять не только формирование таблиц с подсчетами по горизонтали и вертикали, но и аналитические расчеты [6]

Функции статистических методов обработки и анализа данных в Excel реализованы в виде специального программного расширения — надстройки Пакета анализа, которая устанавливается по желанию пользователя. [1, c.217]

Excel имеет многооконный интерфейс и обладает присущими ему свойствами. Рабочая таблица процессора вложена в программное окно, на котором расположены панели инструментов.

Таблица состоит из ячеек, находящихся на пересечении строк и столбцов. Ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки. Ячейки можно объединять в блоки, для которых производятся операции копирования, удаления, перемещения, вставки. Каждая команда требует указания блока ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Между панелью инструментов и таблицей находится строка формул, предназначенная для отображения содержимого ячеек. Строка формул служит для редактирования содержимого ячеек.

В каждую ячейку пользователь может внести данные одного из следующих возможных типов: числовые значения, текстовые значения, дату и время суток, формулы, гиперссылки и адреса в сети Интернет, картинки, фотографии и т.д.

Основная нагрузка при обработке таблиц лежит на формулах. Формула представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Выбор функции производится через диалоговое окно Мастера функций.

Объединение последовательности постоянно используемых групп команд образует макросы. Они позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции. Для этого используется язык Visual Basic. Макросы хранятся в виде подпрограмм, их можно просматривать и редактировать.[6]

Графическое представление результирующей информации позволяет принять быстрое и обоснованное решение о дальнейшей обработке данных числового типа, так диаграммы могут помочь оценить имеющиеся данные лучше, чем изучение каждой ячейки рабочего листа. Графическое представление также может помочь обнаружить ошибку в данных и поможет раскрыть важные зависимости, скрытые в массивах чисел. C помощью Ехсеl можно строить два вида диаграмм: внедренные диаграммы — помещается на одном рабочем листе с данными и диаграммы в формате полного экрана на новом рабочем листе. Оба типа диаграмм автоматически обновляются при изменении данных. Удобным средством для создания графических представлений в Excel является Мастер диаграмм, который вызывается специальной кнопкой на панели Стандартная или из меню Вставка → Диаграмма.[1, c.218]

1.4. Система управления базами данных MS Office Access

Пакет MS Access предназначен для создания, редактирования и поиска данных, а также для подготовки отчетных документов. База данных Access является базой реляционного типа и строится из таблиц, запросов, форм и отчетов.

Таблицы — объект, который используется для хранения данных;
Запросы — объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц;
Формы — объект, который позволяет создать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными. Используется для ввода и редактирования данных, отображения их на экране и управления работой приложения;
Отчеты — объект, который применяется для распечатки и анализа данных;
Макросы — объект, используемый для автоматизации работы пользовательских приложений. Представляет собой структурированное описание одного или не- скольких действий, которые должна выполнитьв ответ на определенное событие;
Модули — объект, использующийся для создания и хранения процедур, написанных на языке c.398]

Access поддерживает оконный интерфейс и предлагает пользователю режимы конструирования и работы с базой данных. Он имеет набор мастеров, помогающих создавать таблицы, запросы и формы.

1.5. MS Office Outlook

Outlook включает в себя следующие основные средства управления электронной почтовой и коммуникабельными возможностями:

1.6. MS Office PowerPoint

PowerPoint – это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю все необходимое – мощные функции работы с текстом, включая обрисовку контура текста, средства для рисования, построения диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация – это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданном с помощью PowerPoint. Слайды можно распечатать на принтере или изготовить на фотопленке. В качестве раздаточного материала служат распечатанные в компактном виде слайды презентации. Результаты презентации могут быть представлены в электронном виде, распространены в сети Интернет, распечатаны на бумаге.[6]

2.ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1.Постановка задачи

2.1.1 Цель решения задачи

Цель решения задачи состоит в обеспечении качественного обслуживания клиентов туристической фирмы путем правильного и быстрого расчета стоимости путевки в интересующую страну с учетом всех параметров, включаемых в стоимость, а также в зависимости от изменения курса доллара. Своевременный расчет общей стоимости путевок необходим руководству фирмы для учета прибыли и планирования.

2.1.2.Условие задачи

Исходными документами являются ведомость стоимости туров, которая включает следующие реквизиты: место пребывания, стоимость перелета и трансфера, стоимость проживания и питания, стоимость страховки и визы (Таблица 1) и ведомость стоимости экскурсий (Таблица 2).

В результате следует получить ведомость доходов туристической фирмы от реализации путевок для каждого места пребывания и по всем странам в целом в рублях с количества проданных путевок и обязательной экскурсионной программы (Таблица 3). В процессе решения задачи необходимо организовать межтабличные связи, используя функции ВПР или ПРОСМОТР. Результаты расчетов также следует представить графически и проанализировать результаты .