Информационные технологии электронного офиса реферат
Обновлено: 05.07.2024
Сразу следует отметить тот факт, что автоматизация на предприятиях началась уже давно: сначала автоматизация была в производстве, а в дальнейшем постепенно получила свое развитие на предприятиях. Динамичное развитие целого ряда инновационных средств автоматизации офисных технологий вызвало интерес у управляющих компаний, которые нашли в ней хорошую возможность оптимизировать работу офиса и повысить эффективность трудовой деятельности.
Необходимо отметить то, что автоматизация офиса вовсе не разрушает уже имеющуюся на предприятии традиционную систему коммуникации рабочего персонала, она просто дополняет ее, позволяет им в совместной работе обеспечивать своевременное и точное обеспечение информацией сотрудников предприятия.
Под информационной технологией автоматизации офиса необходимо понимать организацию и поддержку коммуникаций как внутри самой организации, так и за ее пределами, на технологической основе современных средств передачи и работы с необходимой информацией.
В настоящее время офисные автоматизированные информационные технологии повсеместно используются управляющими разного уровня, а другими специалистами в своей профессиональной деятельности, так как они дают возможность увеличения производительность труда на конкретном предприятии, а также помогают вовремя разобраться с большим объемом необходимой работы.
В практической деятельности современные информационные технологии дают возможность включать в состав создаваемого документа, объекты мультимедиа. Благодаря системам автоматизированного проектирования (САПР) можно достаточно легко набросать схему или разработать чертеж.
Возможность использования электронных таблиц в табличном процессоре делает более наглядными процессы построения графиков и диаграмм, а также проведения исследования моделей различных процессов.
Современному человеку, а в особенности офисному работнику организации необходимо хорошо овладеть коммуникативной культурой, то есть теоретическими знаниями и практическими умениями составлять и отправлять другим людям электронные письма, вовремя находить всю необходимую информацию во всемирной сети Интернет и внутренней сети предприятия (так называемой Интранет), а также создавать и поддерживать работу с базами данных, а также делать множество других вещей.[5]
Целью в данной работе является рассмотрение информационных технологии по автоматизации офиса.
Задачами в данной работы являются: во-первых, определение сущности автоматизации офиса, во-вторых, изучение компонентов автоматизированного офиса, а в-третьих, рассмотрение облачных технологий в автоматизации офиса.
I СУЩНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА
Автоматизация офиса. Под автоматизацией офиса необходимо понимать комплексную автоматизацию деятельности для всех офисных подразделений, например таких как: кадровая и канцелярская служба, бухгалтерия, секретариат, маркетинговый отдел, экономический отдел, а также другие отделы. Целью автоматизации офиса является повышение эффективности управления на конкретном предприятии и обеспечение согласованности и бесперебойности работы каждой офисной службы.
На сегодняшний день автоматизация офиса подразумевает под собой оснащение офиса предприятия всевозможной компьютерной техникой и различным коммуникационным оборудованием, различными средствами для связи, а также разнообразной оргтехникой.
Этапы по автоматизации офиса предприятия:
после выполненного анализа имеющихся потребностей всех отделов создается структура информационной интегрированной сети, осуществляется выбор необходимого оборудования и создается проект сети;
приобретается все требуемое оборудование и необходимое программное обеспечение;
производится монтаж кабельных трасс и монтаж кабельной системы;
производится установка активного оборудования, серверов, коммутаторов, источников бесперебойного питания.
Основой для автоматизации является единое информационное пространство, которое представляет собой универсальную базу данных, которая может хранить в себе оперативную и накопленную информацию о деятельности всего предприятия, а в частности, данные о сотрудниках, продукции и услугах, информацию о партнерах, конкурентах, клиентах и так далее.
Необходимо рассмотреть работу самых распространенных типовых решений, которые предназначены с целью осуществления автоматизации различных видов офисной деятельности.
Типовыми решениями для автоматизации офисной деятельности являются следующие системы:
система электронного оборота документов;
система учета кадров;
система автоматизации бухгалтерского учета;
система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами.[4]
Характеристика и назначение автоматизации офиса. К офисным задачам принято относит следующий ряд задач: делопроизводство, управление, контроль над осуществлением управления, формирование отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, информационный обмен, идущий между офисными отделами, информационный обмен между офисами предприятия, а также информационный обмен, происходящий между предприятиями.
Стандартные процедуры, которые выполняются в указанных выше задачах:
Во-первых, обработка входящей и исходящей информации: чтение и ответы на получаемые письма, составление отчетов, написание циркуляров и остальной документации, которая может содержать графику разного рода;
Во-вторых, сбор и дальнейший анализ имеющихся в наличии данных: отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора;
В-третьих, хранение уже поступившей информации: оперативный доступ к имеющейся информации и поиск нужных данных.
Все это требует строгого исполнения трех следующих условий:
вся работа между исполнителями должна быть четко скоординированной;
движение документов должно быть максимальным образом оптимизировано (при наличии такой возможности);
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках конкретного предприятия и предприятий в рамках объединения.
Автоматизированный офис на сегодняшний день необходим для управляющих любого уровня на предприятии, во-первых, потому что он способен поддерживать внутрифирменную связь офисного персонала, а во-вторых, потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса состоит в организации и в поддержке коммуникационных процессов как внутри организации, так и с ее внешней средой на базе компьютерных сетей и остальных современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управляющими, разного рода специалистами, а также секретарями и служащими контор, притом, что они особенно эффективны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда как отдельных сотрудников и подразделений, так и всей фирмы в целом.
Впрочем, данное преимущество является вторичным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента необходимого для разрешения имеющихся проблем.
Улучшение принимаемых управляющими решений в результате их более совершенной коммуникации способно стимулировать экономический рост предприятия.
Основные компоненты автоматизированного офиса есть на рисунке 1.
Рисунок 1 - Основные компоненты автоматизированного офиса
На сегодня существует десятки программных продуктов, как для компьютерной техники, так и для специальной цифровой техники, которые обеспечивают технологию автоматизации офиса, среди которых:
текстовый и табличный процессор;
электронная почта;
электронный календарь;
аудиопочта;
компьютерные и телеконференции;
видеотекст;
хранение изображений;
специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля над исполнением данных приказов и так далее.
Автоматизация офисной деятельности осуществляется на базе организованного программно-аппаратного комплекса, который принято называть электронным офисом
Зарегистрируйся, чтобы продолжить изучение работы
Сразу следует отметить тот факт, что автоматизация на предприятиях началась уже давно: сначала автоматизация была в производстве, а в дальнейшем постепенно получила свое развитие на предприятиях. Динамичное развитие целого ряда инновационных средств автоматизации офисных технологий вызвало интерес у управляющих компаний, которые нашли в ней хорошую возможность оптимизировать работу офиса и повысить эффективность трудовой деятельности.
Необходимо отметить то, что автоматизация офиса вовсе не разрушает уже имеющуюся на предприятии традиционную систему коммуникации рабочего персонала, она просто дополняет ее, позволяет им в совместной работе обеспечивать своевременное и точное обеспечение информацией сотрудников предприятия.
Под информационной технологией автоматизации офиса необходимо понимать организацию и поддержку коммуникаций как внутри самой организации, так и за ее пределами, на технологической основе современных средств передачи и работы с необходимой информацией.
В настоящее время офисные автоматизированные информационные технологии повсеместно используются управляющими разного уровня, а другими специалистами в своей профессиональной деятельности, так как они дают возможность увеличения производительность труда на конкретном предприятии, а также помогают вовремя разобраться с большим объемом необходимой работы.
В практической деятельности современные информационные технологии дают возможность включать в состав создаваемого документа, объекты мультимедиа. Благодаря системам автоматизированного проектирования (САПР) можно достаточно легко набросать схему или разработать чертеж.
Возможность использования электронных таблиц в табличном процессоре делает более наглядными процессы построения графиков и диаграмм, а также проведения исследования моделей различных процессов.
Современному человеку, а в особенности офисному работнику организации необходимо хорошо овладеть коммуникативной культурой, то есть теоретическими знаниями и практическими умениями составлять и отправлять другим людям электронные письма, вовремя находить всю необходимую информацию во всемирной сети Интернет и внутренней сети предприятия (так называемой Интранет), а также создавать и поддерживать работу с базами данных, а также делать множество других вещей.[5]
Целью в данной работе является рассмотрение информационных технологии по автоматизации офиса.
Задачами в данной работы являются: во-первых, определение сущности автоматизации офиса, во-вторых, изучение компонентов автоматизированного офиса, а в-третьих, рассмотрение облачных технологий в автоматизации офиса.
I СУЩНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА
Автоматизация офиса. Под автоматизацией офиса необходимо понимать комплексную автоматизацию деятельности для всех офисных подразделений, например таких как: кадровая и канцелярская служба, бухгалтерия, секретариат, маркетинговый отдел, экономический отдел, а также другие отделы. Целью автоматизации офиса является повышение эффективности управления на конкретном предприятии и обеспечение согласованности и бесперебойности работы каждой офисной службы.
На сегодняшний день автоматизация офиса подразумевает под собой оснащение офиса предприятия всевозможной компьютерной техникой и различным коммуникационным оборудованием, различными средствами для связи, а также разнообразной оргтехникой.
Этапы по автоматизации офиса предприятия:
после выполненного анализа имеющихся потребностей всех отделов создается структура информационной интегрированной сети, осуществляется выбор необходимого оборудования и создается проект сети;
приобретается все требуемое оборудование и необходимое программное обеспечение;
производится монтаж кабельных трасс и монтаж кабельной системы;
производится установка активного оборудования, серверов, коммутаторов, источников бесперебойного питания.
Основой для автоматизации является единое информационное пространство, которое представляет собой универсальную базу данных, которая может хранить в себе оперативную и накопленную информацию о деятельности всего предприятия, а в частности, данные о сотрудниках, продукции и услугах, информацию о партнерах, конкурентах, клиентах и так далее.
Необходимо рассмотреть работу самых распространенных типовых решений, которые предназначены с целью осуществления автоматизации различных видов офисной деятельности.
Типовыми решениями для автоматизации офисной деятельности являются следующие системы:
система электронного оборота документов;
система учета кадров;
система автоматизации бухгалтерского учета;
система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами.[4]
Характеристика и назначение автоматизации офиса. К офисным задачам принято относит следующий ряд задач: делопроизводство, управление, контроль над осуществлением управления, формирование отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, информационный обмен, идущий между офисными отделами, информационный обмен между офисами предприятия, а также информационный обмен, происходящий между предприятиями.
Стандартные процедуры, которые выполняются в указанных выше задачах:
Во-первых, обработка входящей и исходящей информации: чтение и ответы на получаемые письма, составление отчетов, написание циркуляров и остальной документации, которая может содержать графику разного рода;
Во-вторых, сбор и дальнейший анализ имеющихся в наличии данных: отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора;
В-третьих, хранение уже поступившей информации: оперативный доступ к имеющейся информации и поиск нужных данных.
Все это требует строгого исполнения трех следующих условий:
вся работа между исполнителями должна быть четко скоординированной;
движение документов должно быть максимальным образом оптимизировано (при наличии такой возможности);
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках конкретного предприятия и предприятий в рамках объединения.
Автоматизированный офис на сегодняшний день необходим для управляющих любого уровня на предприятии, во-первых, потому что он способен поддерживать внутрифирменную связь офисного персонала, а во-вторых, потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса состоит в организации и в поддержке коммуникационных процессов как внутри организации, так и с ее внешней средой на базе компьютерных сетей и остальных современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управляющими, разного рода специалистами, а также секретарями и служащими контор, притом, что они особенно эффективны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда как отдельных сотрудников и подразделений, так и всей фирмы в целом.
Впрочем, данное преимущество является вторичным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента необходимого для разрешения имеющихся проблем.
Улучшение принимаемых управляющими решений в результате их более совершенной коммуникации способно стимулировать экономический рост предприятия.
Основные компоненты автоматизированного офиса есть на рисунке 1.
Рисунок 1 - Основные компоненты автоматизированного офиса
На сегодня существует десятки программных продуктов, как для компьютерной техники, так и для специальной цифровой техники, которые обеспечивают технологию автоматизации офиса, среди которых:
текстовый и табличный процессор;
электронная почта;
электронный календарь;
аудиопочта;
компьютерные и телеконференции;
видеотекст;
хранение изображений;
специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля над исполнением данных приказов и так далее.
Автоматизация офисной деятельности осуществляется на базе организованного программно-аппаратного комплекса, который принято называть электронным офисом . Подобный электронный офис представляет необходим для обработки документации и используется для автоматизации работы пользователей в системах управления.
Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 30.11.2010 |
| Размер файла | 22,9 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Контрольная работа
Дисциплина: Информационные системы в экономике
Тема: Информационные технологии электронного офиса
1 Классификация автоматизированных информационных систем
2 Информационные технологии электронного офиса: понятие, основные компоненты и их назначение
Введение
Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.
Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.
Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
1 Классификация автоматизированных информационных систем
Предлагается использовать следующую классификацию систем и подсистем КИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:
Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами.
Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.
Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.
Системы (подсистемы) класса A - системы (подсистемы) контроля и управления технологическими объектами и/или процессами. Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:
достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;
наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;
наличием контура обратной связи;
объектами контроля и управления такой системы выступают:
- исполнительные устройства и механизмы.
малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);
слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.
В качестве классических примеров систем класса A можно считать:
· SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);
· DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);
· Batch Control - системы последовательного управления;
· АСУ ТП - Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.
Системы класса B - это системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия. Системы класса B предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия оперативных (тактических) решений, оказывающих влияние на ограниченный круг видов деятельности или небольшой период работы предприятия.
В некотором смысле к таким системам принято относить те, которые находятся на уровне технологического процесса, но с технологией напрямую не связаны.
В перечень основных функций систем (подсистем) данного класса можно включить:
· выполнение учетных задач, возникающих в деятельности предприятия;
· сбор, предварительную подготовку данных, поступающих в КИС из систем класса A, и их передачу в системы класса C;
· подготовку данных и заданий для автоматического исполнения задач системами класса A.
С учетом прикладных функций этот список можно продолжить следующими пунктами:
· управление производственными и человеческими ресурсами в рамках принятого технологического процесса;
· планирование и контроль последовательности операций единого технологического процесса;
· управление качеством продукции;
· управление хранением исходных материалов и произведенной продукции по технологическим подразделениям;
· управление техническим обслуживанием и ремонтом.
Классическими примерами систем класса B можно считать:
· MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);
· MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);
· MRP II - Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсов производства);
· CRP - C Resource Planning (система планирования производственных мощностей);
· CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);
· CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизированные системы поддержки производства);
· CAE - Computing Aided Engineering (автоматизированные системы инженерного проектирования - САПР);
· PDM - Product Data Management (автоматизированные системы управления данными);
· SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами);
· всевозможные учетные системы и т.п.
Одна из причин возникновения подобных систем - необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.
Системы класса C - это системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия. Системы класса C предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия стратегических решений, оказывающих влияние на деятельность предприятия в целом.
В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:
· анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;
· планирование деятельности предприятия;
· регулирование глобальных параметров работы предприятия;
· планирование и распределение ресурсов предприятия;
· подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.
· наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;
· интерактивность обработки информации;
· повышенной длительностью обработки данных, колеблющейся от нескольких минут до несколько часов или суток;
· длительным периодом принятия управляющего решения;
· наличием существенных временной и параметрической зависимостей (корреляций) между обрабатываемыми данными;
· система оказывает влияние на деятельность предприятия в целом;
· система оказывает влияние на значительный период работы предприятия (от полугода до нескольких лет);
· наличием непосредственного сопряжения с системами класса B.
Классическими названиями системы класса С можно считать:
· ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);
· IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);
2 Информационные технологии электронного офиса: понятие, основные компоненты и их назначение
Информационная технология автоматизированного офиса -- организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства -- оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Заключение
Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.
Важно отметить, что автоматизация -- не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно- штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.
Список литературы
1. В.А. Грабауров / Информационные технологии для менеджеров. - М.:
Финансы и статистика, 2001.
2. В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкин / Основы управленческой деятельности. - М., Высш. шк., 2002.
3. М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов / Автоматизация кадрового учета: Инфра - М., 2001.
4. В.В. Брага, Н.Г. Бубнова, Л.А. Вдовенко / Автоматизированные информационные технологии. - М.: Компьютер: ЮНИТИ, 1999.
Подобные документы
Роль структуры управления в информационной системе. Примеры информационных систем. Структура и классификация информационных систем. Информационные технологии. Этапы развития информационных технологий. Виды информационных технологий.
курсовая работа [578,4 K], добавлен 17.06.2003
Задачи и преимущества использования автоматизированных информационных систем. Внедрение программного обеспечения в эксплуатационную деятельность на железнодорожном транспорте. Классификация систем управления по степени автоматизации управляющего объекта.
реферат [98,1 K], добавлен 09.11.2010
Классификация и области использования в экономике автоматизированных информационных технологий, их современное состояние и перспективы развития. Виды информационных систем управления. Основные задачи организации корпоративных вычислительных сетей.
реферат [23,6 K], добавлен 10.03.2013
Понятие автоматизированных информационных технологий, их значение и классификация. История развития технологии, основные типы и решаемые задачи. Особенности электронного и виртуального офиса, роль экспертной поддержки и интерактивной машинной графики.
презентация [51,0 K], добавлен 25.06.2013
Сущность информации, ее структура и основные компоненты, классификация и разновидности. Методика и назначение обработки и кодирования информации, понятие и виды кодов. Анализ и классификация, использование автоматизированных информационных систем.
реферат [22,9 K], добавлен 29.09.2009
Современное состояние информационных систем и технологий и их роль в управлении предприятием. Экономическая информация на предприятиях и способы ее формализованного описания. Стадии создания автоматизированных систем. Классы информационных технологий.
курс лекций [146,8 K], добавлен 16.11.2009
Предмет и основные понятия информационных систем. Базовые стандарты корпоративных информационных систем. Характеристика входящих и исходящих потоков информации. Основные понятия искусственного интеллекта. Обеспечение безопасности информационных систем.
Файлы: 1 файл
Технологии работы электронного офиса.doc
Понятие электронного офиса 2-3
Этапы развития концепции электронного офиса 3-5
Задачи и технический состав электронного офиса 5-8
Обработка информации на основе табличных процессоров 9-12
Электронные презентации 12
Оптическое распознавание текста 12
Графические редакторы 12-13
Правовые системы 13
Список используемых источников 16
1.Понятие электронного офиса
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
· персональные компьютеры, объединенные в сеть;
· средства копирования документов;
· проекционное оборудование для проведения презентаций.
В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.
Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.
Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трёх и более приложений, поддерживаемых одним и тем же
производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса,
некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось возможно прежде всего благодаря повсеместному распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.
2. Этапы развития концепции электронного офиса
Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.
На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций: автоматизировать связь между различными рабочими местами, сделать совместной работу над документами, автоматизировать контроль исполнения документов и др.
Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением персональных компьютеров и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест. Автоматизированные рабочие места объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде:
Прежде всего, следует остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:
-высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес- компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
-высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
-высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
-применение только стандартных протоколов дл обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
-возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
-возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.
Основными компонентами таких систем являются:
-внешние коммуникационные каналы,
-кабельная система здания,
-сетевое и коммуникационное оборудование и ПО,
-различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).
3. Задачи и технический состав электронного офиса
Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.
К задачам ЭО относятся: делопроизводство; создание отчетов; поиск, ввод и обновление информации; составление расписаний; обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.
Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.
Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:
Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия. Печатающие устройства. Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами. Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.
Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.
Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Мicrosoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:
· Word — текстовый процессор;
· Ехсеl — табличный процессор;
· Ассеss — система управления базами данных;
· РоwerPoint — система подготовки презентаций;
· Outlook — менеджер персональной информации;
· FrontPage — редактор, предназначенный для создания веб-страниц;
· РhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;
· Риblisher — настольная издательская система;
· Small Business Tools — специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;
· Internet Explorer — броузер (обозреватель веб-страниц).
Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:
· Lotus SmartSuite (компания IВМ);
· WordPerfectOffice (корпорация Согel);
· StarOffice (компания Sun Microsystems);
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта:
· Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);
· Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);
· Microsoft Office фирмы Microsoft.
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.
Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer – приложение для создания Web-страниц и ряд других.
Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.
Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.
Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
1 Классификация автоматизированных информационных систем
Предлагается использовать следующую классификацию систем и подсистем КИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:
Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами.
Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.
Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.
Системы (подсистемы) класса A - системы (подсистемы) контроля и управления технологическими объектами и/или процессами. Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:
достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;
наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;
наличием контура обратной связи;
объектами контроля и управления такой системы выступают:
- исполнительные устройства и механизмы.
малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);
слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.
В качестве классических примеров систем класса A можно считать:
SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);
DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);
Batch Control - системы последовательного управления;
АСУ ТП - Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.
Системы класса B - это системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия. Системы класса B предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия оперативных (тактических) решений, оказывающих влияние на ограниченный круг видов деятельности или небольшой период работы предприятия.
В некотором смысле к таким системам принято относить те, которые находятся на уровне технологического процесса, но с технологией напрямую не связаны.
В перечень основных функций систем (подсистем) данного класса можно включить:
выполнение учетных задач, возникающих в деятельности предприятия;
сбор, предварительную подготовку данных, поступающих в КИС из систем класса A, и их передачу в системы класса C;
подготовку данных и заданий для автоматического исполнения задач системами класса A.
С учетом прикладных функций этот список можно продолжить следующими пунктами:
управление производственными и человеческими ресурсами в рамках принятого технологического процесса;
планирование и контроль последовательности операций единого технологического процесса;
управление качеством продукции;
управление хранением исходных материалов и произведенной продукции по технологическим подразделениям;
управление техническим обслуживанием и ремонтом.
Классическими примерами систем класса B можно считать:
MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);
MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);
MRP II - Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсов производства);
CRP - C Resource Planning (система планирования производственных мощностей);
CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);
CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизированные системы поддержки производства);
CAE - Computing Aided Engineering (автоматизированные системы инженерного проектирования - САПР);
PDM - Product Data Management (автоматизированные системы управления данными);
SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами);
всевозможные учетные системы и т.п.
Одна из причин возникновения подобных систем - необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.
Системы класса C - это системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия. Системы класса C предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия стратегических решений, оказывающих влияние на деятельность предприятия в целом.
В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:
анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;
планирование деятельности предприятия;
регулирование глобальных параметров работы предприятия;
планирование и распределение ресурсов предприятия;
подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.
наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;
интерактивность обработки информации;
повышенной длительностью обработки данных, колеблющейся от нескольких минут до несколько часов или суток;
длительным периодом принятия управляющего решения;
наличием существенных временной и параметрической зависимостей (корреляций) между обрабатываемыми данными;
система оказывает влияние на деятельность предприятия в целом;
система оказывает влияние на значительный период работы предприятия (от полугода до нескольких лет);
наличием непосредственного сопряжения с системами класса B.
Классическими названиями системы класса С можно считать:
ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);
IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);
2 Информационные технологии электронного офиса: понятие, основные компоненты и их назначение
Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.
Важно отметить, что автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно- штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.
Список литературы
1. В.А. Грабауров / Информационные технологии для менеджеров. – М.:
Финансы и статистика, 2001.
2. В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкин / Основы управленческой деятельности. – М., Высш. шк., 2002.
3. М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов / Автоматизация кадрового учета: Инфра – М., 2001.
4. В.В. Брага, Н.Г. Бубнова, Л.А. Вдовенко / Автоматизированные информационные технологии. – М.: Компьютер: ЮНИТИ, 1999.
Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Читайте также: