Информационные технологии автоматизации офиса реферат

Обновлено: 05.07.2024

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

Содержание работы

Введение
1. Автоматизация офиса
2. Проблемы
3. Традиция самообеспечения
4. Обеспечение управления
5. Распределение функций информационного обеспечения
Заключение
Список используемой литературы

Содержимое работы - 1 файл

информационные технологии управления.docx

Нижегородский институт менеджмента и бизнеса

Информационные технологии управления

1. Автоматизация офиса

2. Проблемы

3. Традиция самообеспечения

4. Обеспечение управления

5. Распределение функций информационного обеспечения

Список используемой литературы

Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационно гоменеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

1. Автоматизация офиса

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Основные компоненты автоматизации офиса.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления данных;
многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

o создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
o заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных или оптических дисках;
o заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Аудио конференции используют аудио связь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудио конференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудио конференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудио связи между ее участниками.

Видеоконференции предназначены для тех же целей что и аудио конференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии.происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

ИТ поддержки принятия решений как итерационный процесс.

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Сразу следует отметить тот факт, что автоматизация на предприятиях началась уже давно: сначала автоматизация была в производстве, а в дальнейшем постепенно получила свое развитие на предприятиях. Динамичное развитие целого ряда инновационных средств автоматизации офисных технологий вызвало интерес у управляющих компаний, которые нашли в ней хорошую возможность оптимизировать работу офиса и повысить эффективность трудовой деятельности.
Необходимо отметить то, что автоматизация офиса вовсе не разрушает уже имеющуюся на предприятии традиционную систему коммуникации рабочего персонала, она просто дополняет ее, позволяет им в совместной работе обеспечивать своевременное и точное обеспечение информацией сотрудников предприятия.
Под информационной технологией автоматизации офиса необходимо понимать организацию и поддержку коммуникаций как внутри самой организации, так и за ее пределами, на технологической основе современных средств передачи и работы с необходимой информацией.
В настоящее время офисные автоматизированные информационные технологии повсеместно используются управляющими разного уровня, а другими специалистами в своей профессиональной деятельности, так как они дают возможность увеличения производительность труда на конкретном предприятии, а также помогают вовремя разобраться с большим объемом необходимой работы.
В практической деятельности современные информационные технологии дают возможность включать в состав создаваемого документа, объекты мультимедиа. Благодаря системам автоматизированного проектирования (САПР) можно достаточно легко набросать схему или разработать чертеж.
Возможность использования электронных таблиц в табличном процессоре делает более наглядными процессы построения графиков и диаграмм, а также проведения исследования моделей различных процессов.
Современному человеку, а в особенности офисному работнику организации необходимо хорошо овладеть коммуникативной культурой, то есть теоретическими знаниями и практическими умениями составлять и отправлять другим людям электронные письма, вовремя находить всю необходимую информацию во всемирной сети Интернет и внутренней сети предприятия (так называемой Интранет), а также создавать и поддерживать работу с базами данных, а также делать множество других вещей.[5]
Целью в данной работе является рассмотрение информационных технологии по автоматизации офиса.
Задачами в данной работы являются: во-первых, определение сущности автоматизации офиса, во-вторых, изучение компонентов автоматизированного офиса, а в-третьих, рассмотрение облачных технологий в автоматизации офиса.

I СУЩНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА

Автоматизация офиса. Под автоматизацией офиса необходимо понимать комплексную автоматизацию деятельности для всех офисных подразделений, например таких как: кадровая и канцелярская служба, бухгалтерия, секретариат, маркетинговый отдел, экономический отдел, а также другие отделы. Целью автоматизации офиса является повышение эффективности управления на конкретном предприятии и обеспечение согласованности и бесперебойности работы каждой офисной службы.
На сегодняшний день автоматизация офиса подразумевает под собой оснащение офиса предприятия всевозможной компьютерной техникой и различным коммуникационным оборудованием, различными средствами для связи, а также разнообразной оргтехникой.
Этапы по автоматизации офиса предприятия:
после выполненного анализа имеющихся потребностей всех отделов создается структура информационной интегрированной сети, осуществляется выбор необходимого оборудования и создается проект сети;
приобретается все требуемое оборудование и необходимое программное обеспечение;
производится монтаж кабельных трасс и монтаж кабельной системы;
производится установка активного оборудования, серверов, коммутаторов, источников бесперебойного питания.
Основой для автоматизации является единое информационное пространство, которое представляет собой универсальную базу данных, которая может хранить в себе оперативную и накопленную информацию о деятельности всего предприятия, а в частности, данные о сотрудниках, продукции и услугах, информацию о партнерах, конкурентах, клиентах и так далее.
Необходимо рассмотреть работу самых распространенных типовых решений, которые предназначены с целью осуществления автоматизации различных видов офисной деятельности.
Типовыми решениями для автоматизации офисной деятельности являются следующие системы:
система электронного оборота документов;
система учета кадров;
система автоматизации бухгалтерского учета;
система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами.[4]
Характеристика и назначение автоматизации офиса. К офисным задачам принято относит следующий ряд задач: делопроизводство, управление, контроль над осуществлением управления, формирование отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, информационный обмен, идущий между офисными отделами, информационный обмен между офисами предприятия, а также информационный обмен, происходящий между предприятиями.
Стандартные процедуры, которые выполняются в указанных выше задачах:
Во-первых, обработка входящей и исходящей информации: чтение и ответы на получаемые письма, составление отчетов, написание циркуляров и остальной документации, которая может содержать графику разного рода;
Во-вторых, сбор и дальнейший анализ имеющихся в наличии данных: отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора;
В-третьих, хранение уже поступившей информации: оперативный доступ к имеющейся информации и поиск нужных данных.

Все это требует строгого исполнения трех следующих условий:
вся работа между исполнителями должна быть четко скоординированной;
движение документов должно быть максимальным образом оптимизировано (при наличии такой возможности);
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках конкретного предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис на сегодняшний день необходим для управляющих любого уровня на предприятии, во-первых, потому что он способен поддерживать внутрифирменную связь офисного персонала, а во-вторых, потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса состоит в организации и в поддержке коммуникационных процессов как внутри организации, так и с ее внешней средой на базе компьютерных сетей и остальных современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управляющими, разного рода специалистами, а также секретарями и служащими контор, притом, что они особенно эффективны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда как отдельных сотрудников и подразделений, так и всей фирмы в целом.
Впрочем, данное преимущество является вторичным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента необходимого для разрешения имеющихся проблем.
Улучшение принимаемых управляющими решений в результате их более совершенной коммуникации способно стимулировать экономический рост предприятия.

Основные компоненты автоматизированного офиса есть на рисунке 1.

Рисунок 1 - Основные компоненты автоматизированного офиса

На сегодня существует десятки программных продуктов, как для компьютерной техники, так и для специальной цифровой техники, которые обеспечивают технологию автоматизации офиса, среди которых:
текстовый и табличный процессор;
электронная почта;
электронный календарь;
аудиопочта;
компьютерные и телеконференции;
видеотекст;
хранение изображений;
специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля над исполнением данных приказов и так далее.
Автоматизация офисной деятельности осуществляется на базе организованного программно-аппаратного комплекса, который принято называть электронным офисом

Зарегистрируйся, чтобы продолжить изучение работы

I СУЩНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА

Основные компоненты автоматизированного офиса есть на рисунке 1.

Рисунок 1 - Основные компоненты автоматизированного офиса

Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 1. Основные компоненты автоматизации офиса

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и другими служащими. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции (аудио- и видеоконференции) используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему

Хранение изображений (imaging) основывается на использовании устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии. происходит в результате итерационного процесса (рис. 2), в котором участвуют:

система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис. 2. ИТ поддержки принятия решений как итерационный процесс

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей;
направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Рис. 3. Основные компоненты ИТ поддержки принятия решений.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей.

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, использования процедур агрегирования и фильтрации,
быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
построение логической структуры данных в терминах пользователя.
использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

База моделей. Целью создания моделей являются описание и описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации полезной для принятия правильных решений.

ВведениеДля принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как автоматизированные информационные систем электронного документооборота это залог успехалюбой организации в управленческой деятельности, огромная помощь по ведению документов, контроль за исполнением приказов, а также организация коммуникационных процессов как внутри офиса, так и с внешней средой.

Автоматизированные информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Она может рассматриваться не только вцелом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельностифирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Существуют следующие виды информационных технологий:
• Информационные иехнологии обработки данных;
• Информационные технологии управления;
•Автоматизация офиса;
• Информационные технологии поддержки принятия решений;
• Информационные технологии экспертных систем.

Каждый из них имеет свой вид обеспечения. Рассмотрим их подробнее.

1. Информационная технология обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входныеданные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис.1) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность трудаперсонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

Рис.1 Квалификация персонала по уровням управления.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой (рис. 2) данных, отличающих данную технологию от всех прочих:
• Выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать каксредство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
• Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• Выполнение стандартных процедур обработки. Существующие.

Читайте также: