Электронная почта как средство обеспечения деловых коммуникаций реферат

Обновлено: 04.07.2024

ВложениеРазмер
doklad_gladyshchevoy_a_s.docx 728.96 КБ

Предварительный просмотр:

Муниципальное образовательное учреждение

Гладыщева Анастасиа Сергеевны

с. Бессоновка, 2013

  1. Введение
  2. Виды электронных коммуникаций:
  1. Электронная почта
  2. Чат
  3. Видеосвязь
  1. Статистика пользования электронными коммуникациями
  2. Заключение
  3. Литература

На протяжении всей истории человечества люди постоянно испытывают потребность в общении. Наверное, это происходит потому, что именно через общение человеку легче понять другого человека, а также познать самого себя. Общение – сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга.

В современном мире люди все больше втягиваются в сферу общения посредством электронных коммуникаций, таких как: электронная почта, чат, видеосвязь. На сегодняшний день очень просто связаться с человеком на другом континенте в любом месте и в любое время; для этого необходимы только интернет-связь и хотя бы телефон. Общение людей стало доступнее. С развитием интернет технологий постепенно происходило и развитие электронных коммуникаций. Если вначале развития электронной связи, людям достаточно было общаться, используя электронную почту, то уже несколько лет спустя этого оказалось мало. И следующими этапами в развитии связи стали чат и видеосвязь.

В последние десятилетия произошел стремительный скачок в развитии новых коммуникационных технологий. В современную жизнь прочно вошли электронная почта, интернет, цифровое телевидение. На сегодняшний день практически каждый человек пользуется тем или иным видом электронной связи, будь он в школе, на работе или дома. Коммуникация перерастает из односторонней в интерактивную, что открывает новые возможности в ее применении и представляет ее в новом свете. Поэтому данная тема актуальна в настоящее время.

Клодом Шенноном была предложена модель процесса передачи информации по техническим каналам связи.

Рис. 1 Модель передачи информации по техническим каналам связи

Современные компьютерные системы передачи информации – компьютерные сети, работают по тому же принципу.

Создатель электронной почты – Рэй Томлинсон. Он в 1971 году соединил пользователей удаленных компьютеров сети Arpanet.

Электронная почта – e-mail. Она является наиболее распространенной из всех служб Сети интернет. Электронная почта – первая информационная услуга компьютерных сетей. Она не требует обязательного наличия высокоскоростного интернета. Ее основное назначение – поддержка обмена письмами между пользователями.

Рис. 2 Схема функционирования электронной почты

Дальнейший процесс передачи электронного письма очень схож с процессом передачи телеграммы:

Данную схему электронной почты можно описать следующим образом:

Ясно, что для обмена электронными письмами необходимо:

Разделенных между собой @);

  1. Необходимо владеть приемами приема и отправкой письмами.
Достоинства и недостатки.

Высокая скорость. Подготовить и разослать письмо по сотням и тысячам адресов можно в течение нескольких минут. Первые отклики могут быть получены уже через несколько секунд после рассылки.

Высокий коэффициент отклика (до 5–15%).

Очень простое производство, не требующее дорогого оборудования или квалифицированных специалистов.

Нет ограничений на объем. Можно составить длинное убедительное письмо.

Электронный формат позволяет использовать цвет, динамику, звук или любые другие приемы оформления, увеличивающие воздействие на потребителя (rich media mail).

Возможность широкого выбора целевых групп.

Нет ограничений, связанных с государственными границами, почтовыми системами и часовыми поясами.

Очень дешево. Может принести хорошую прибыль даже при отклике в 1% (и даже меньше).

Необходим доступ в интернет и компьютер (смартфон, коммуникатор).

Трафик при получении писем оплачивается получателем.

Используемые гиперссылки не всегда могут быть использованы потребителями; так, на начало XXI века около 30% российских пользователей работали только с электронной почтой. Это обусловлено или осознанным неиспользованием возможности навигации в сети Интернет, или корпоративными правилами, запрещающими сотрудникам посещать какие- либо сайты в рабочее время.

  • Для учеников 1-11 классов и дошкольников
  • Бесплатные сертификаты учителям и участникам

на тему “Электронная почта”

Расулов Хайрула Рамазанович

Интернет — последнее и важнейшее из достижений XX века. Он изменил мир и отразился на жизни каждого человека планеты, как бы далек тот ни был от компьютеров и компьютерных сетей.

Интернет — последнее и важнейшее из достижений XX века. Он изменил мир и отразился на жизни каждого человека планеты, как бы далек тот ни был от компьютеров и компьютерных сетей. По своему воздействию на общество Интернет сопоставим с телефонной связью, телевидением, радио и печатной прессой вместе взятыми. Впрочем, это и не удивительно, ведь он уже впитал в себя все достижения человечества как в информационной сфере, так и в коммуникационной отрасли.

Возможности Интернета и потребности человечества идут рука об руку. Меняются средства связи и программное обеспечение, а вместе с ними меняются и возможности в Интернете.

Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо – текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом) – доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата, с тем, чтобы адресат мог его достать и прочесть в удобное время. При этом между почтовыми программами на разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали.

Для каждого абонента на одном из сетевых компьютеров выделяется область памяти – электронный почтовый ящик. Доступ к этой области памяти осуществляется по адресу, который сообщается абоненту, и паролю, который абонент придумывает сам. Пароль известен только абоненту и сетевому компьютеру. Став абонентом компьютерной сети и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер и модем послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес

Иными словами, электронная почта — это оптимальный способ связи, если неудобно отрывать людей от срочных дел (в отличие от телефонного звонка, на который так или иначе приходится реагировать немедленно).

Важное достоинство электронной почты состоит в том, что удаленность адресата практически не играет никакой роли с точки зрения не только скорости доставки, но и ее стоимости, ведь оплачивается лишь время подключения провайдером к сети Интернет.

Современные люди любят общаться, а современная техника обеспечивает им такую возможность в разных обстоятельствах и на разных расстояниях. Человек становится все более зависимым от объема информационных потоков, поэтому актуальность проблемы развития коммуникаций все более усиливается.

Цель работы – освятить такие моменты, как назначение и принципы функционирования электронной почты.

1. Стандарты электронной почты

Похожим образом устроена и электронная почта. Она использует два типа серверов. Один сервер отправляет исходящую почты независимо от ее происхождения — он использует протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, простой протокол передачи почты). Другой сервер принимает поступающую почту и следит за тем, чтобы она попадала к нужным адресатам. Этот протокол называется РОРЗ (Post Office Protocol, протокол почтового отделения).

SMTP — (англ. Simple Mail Transfer Protocol, простой протокол передачи почты) сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP. Протокол был разработан для передачи только текста в кодировке ASCII, кроме того, первые спецификации требовали обнуления старшего бита каждого передаваемого байта. Это не дает возможности отсылать текст на национальных языках, а также отправлять двоичные файлы. Для снятия этого ограничения был разработан стандарт MIME, который описывает способ преобразования двоичных файлов в текстовые. В настоящее время большинство серверов поддерживают 8BITMIME, позволяющий отправлять двоичные файлы.

IMAP — (англ. Internet Message Access Protocol), интернет-протокол прикладного уровня для доступа к электронной почте. IMAP предоставляет пользователю богатые возможности для работы с почтовыми ящиками, находящимися на центральном сервере. Почтовая программа, использующая этот протокол, получает доступ к хранилищу корреспонденции на сервере так, как будто эта корреспонденция расположена на компьютере получателя.

2. Почтовые программы

Из множества программ электронной почты, работающих под управлением Windows в стандартах SMTP/POP3, можно назвать:

Outlook Express, поставляется в составе операционной системы Windows, начиная с версии 950SR 2.5 и вместе с браузером Internet Explorer, начиная с версии 4.0;

офисное приложение Microsoft Outlook (компьютерная программа — органайзер с функциями почтового клиента);

компоненты электронной почты в составе программ-браузеров;

The Bat молдавской компании RIT Research Labs;

Mail, HotMail, Hotbox и другие бесплатные почтовые серверы в Интернете;

Mozilla Mail организации Mozilla Foundation, новое название Sea Monkey;

Eudora Mail компании Qualcornm (одна из первых e-mail программ) и многие другие.

Почти все эти программы выполняют следующие функции:

отсылку и прием корреспонденции;

чтение и сохранение корреспонденции;

ввод адреса (адресов) корреспондента;

ведение электронной адресной книги;

комментирование и пересылку полученной корреспонденции другим абонентам;

поиск нужной корреспонденции по заданным критериям;

импорт (прием и преобразование текста в нужный формат) других файлов;

отложенную отправку почты;

рассылку корреспонденции по нескольким адресам;

периодическую проверку новой почты;

управление модемом для установления IP-соединения;

На втором этапе вводятся остальные данные, нужные для регистрации. Самое главное — это пароль для доступа к почтовому ящику. При вводе в текстовом поле он не отображается. Поэтому пароль вводится дважды. Если оба варианта совпали, то вероятность одинаковой опечатки значительно уменьшается.

Поле Контрольные цифры — это современный метод защиты от автоматической регистрации. В мире есть немало желающих использовать бесплатную электронную почту для извлечения прибыли. Легко представить себе автоматическое средство, которое за пять минут регистрирует несколько десятков тысяч разнообразных адресов, Подобные адреса пытаются использовать для массовой автоматической рассылки рекламы.

Рядом с полем Контрольные цифры расположен рисунок, построенный так, чтобы не вызывать проблем для человека, но поставить в тупик системы распознавания образов. Иными словами, тот, кто понял, что изображено на рисунке, и ввел соответствующие цифры, доказал, что он человек, и получает право регистрировать адрес. Чтобы успешно выполнить регистрацию, показ рисунков на Web-страницах должен быть включен.

4. Этикет электронной почты

По электронной почте приходится переписываться со знакомыми, малознакомыми и даже совсем незнакомыми людьми. Эффективность человеческого общения зависит от того, насколько участники общения соблюдают принятый этикет. Для разных видов общения принят разный этикет: то, что можно сказать с глазу на глаз, не всегда доверишь телефону и, тем более, бумаге. Есть свой этикет и у электронной почты.

Во-первых, в электронной почте нет гарантии тайны переписки. Послания защищены от чужих глаз не более, чем почтовые открытки, которые может прочесть почтальон или сортировщик почты. Никаких секретов по электронной почте передавать не стоит, потому что они могут попасть в любые руки.

С особой осторожностью отнеситесь к пересылке вложений. Потенциально любое вложение может оказаться вредоносной программой, и беспечность совершенно неуместна.

6. Адресная книга

По мере использования электронной почты у каждого пользователя образуется круг постоянных корреспондентов, с которыми переписка ведется регулярно. Если постоянно востребован хотя бы десяток адресов, держать их в голове становится крайне трудно. В повседневной жизни для хранения адресов и телефонов используют записную книжку. Во всех почтовых программах имеется ее аналог, специально предназначенный для хранения контактной информации, — Адресная книга.

Адресная книга — компонент почтовой программы. Формат книги и форма представления данных в адресной книге не стандартизированы. Поэтому адресная информация доступна только из той программы, в которой она сохранялась. В системах Web-mail адресная книга хранится непосредственно на сервере

Адресная книга предназначена для выполнения трех основных задач:

регистрация адресов корреспондентов;

сохранение сведений о корреспондентах;

упрощенный ввод известных адресов.

7. Работа с вложениями

Правила работы с вложениями

В сообществе Интернет за многие годы работы с вложениями электронной почты сложились неписанные правила, которые стараются соблюдать все пользователи. Если вы не знаете этих правил и отправили вложение с нарушением, получатель, скорее всего его не увидит или уничтожит. Как известно, эффективней всего действуют неформальные законы. Поэтому соблюдение правил работы с вложениями настоятельно рекомендуется для всех пользователей.

посылать вложения при первом обращении к незнакомому человеку или в организацию;

посылать вложения большого объема (от 50 Кбайт и более) без предварительного согласования с корреспондентом;

посылать в качестве вложений исполняемые файлы любых типов (двоичные, пакетные, сценарные);

открывать и запускать вложения без предварительной антивирусной проверки.

упаковать пересылаемые файлы в ZIP-архив и переслать в качестве вложения именно его;

удалить вложение, не открывая и не проверяя его, если есть хотя бы малейшие сомнения в его безопасности;

сохранить нужное вложение на жестком диске, и потом открыть его в удобное время и, желательно, в отсутствие подключения к Интернету.

8. Безопасность электронной почты

Сервис электронной почты потенциально служит источником неприятностей двух видов: вирусов и спама. Сегодня электронная почта – это один из основных методов распространения вирусов. В частности, все описанные выше правила работы с вложениями ориентированы на то, чтобы избежать как собственно угрозы заражения, так и возможной ложной тревоги.

Эти меры можно разделить на три основные категории. Первая — это ограничение известности своего электронного адреса. Что-бы в почтовый ящик начал поступать спам, адрес должен попасть к спаммерам. Как правило, они заимствуют адреса из доступных источников. В частности, адрес может стать известным спаммеру:

при его представлении в средствах массовой информации или на Web-сайте;

при регистрации в различных Web-службах.

Наконец, бывают ситуации, когда вопрос смены почтового ящика не актуален, а поток спама значителен. В этом случае на повестку дня встает использование фильтров. Определенный уровень защиты обеспечивают системы Web-mail, которые, как правило, отфильтровывают очевидный спам на уровне сервера.

В отдельных почтовых программах приходится конфигурировать фильтры вручную. Это тяжелая и малоэффективная работа. Вручную сформировать качественный набор фильтров, экспериментируя с реальной поступающей почтой, — дело не только сложное, но и опасное. Поэтому в подобных ситуациях обычно прибегают к внешним программам фильтрации почты, таким как LockSpam (polesoft) или ChoiceMail (digiportal).

Подводя итог, можно сделать следующие выводы.

Электронная почта способна заменить собой множество факсов и обычную почтовую доставку; электронная почта намного дешевле, чем привычная бумажная почта и факсимильная связь, и при этом обеспечивает практически почти мгновенные коммуникации.

Как и в других видах компьютерной связи, главным моментом во всей системе является взаимодействие двух программ – почтового сервера и почтового клиента. Почтовый сервер обычно установлен у провайдера или в локальной сети компании адресата.

Почтовые клиенты – это программы с помощью которых пользователь может принимать и отправлять почту. Таких программ существует достаточно много, но принцип работы у всех одинаковый.

Электронное письмо приходит сразу же после отправления и хранится в почтовом ящике до получения адресатом. Кроме текста оно способно содержать графические, звуковые и видеофайлы, а также программы.

Не стоит также забывать про безопасность и следовать правилам которые помогут избежать угрозы заражения.

Статья посвящена использованию основных видов электронных средств связи в деловом общении. Современный деловой человек, работая в сложной коммуникативной среде, использует весь коммуникативный арсенал – начиная с устной передачи информации до использования современных средств коммуникации.

Ключевые слова

ИНТЕРНЕТ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА, ИНФОРМАЦИЯ, ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ, СОВРЕМЕННОЕ ОБЩЕСТВО, ТЕЛЕФОННАЯ СВЯЗЬ, ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ

Текст научной работы

Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Велика роль общения как такового, как вида деятельности людей – это фактор социализации, превращения человека из существа биологического в существо разумное и социальное, в личность, в члена общества. Велика роль общения и в бизнесе. Современный бизнес – это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами, поэтому коммуникации рассматриваются как средство сотрудничества, взаимодействия, обеспечения достижения целей работников, целей организации и целей общества [1].

Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами, как в обыденном, так и профессиональном общении для нас по-прежнему, как и многие века назад, остается устная и письменная речь [2; 3; 4].

Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации.

Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида – почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

  • факсимильная связь;
  • телефон и мобильный телефон;
  • телеконференции, селекторная связь, конференцсвязь, телемосты;
  • электронная почта;
  • интернет [5].

Телефонная коммуникация – это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

Телефонная связь – одна из самых удобных видов связи между деловыми партнерами в реальном времени. На данный момент деловые и обычные неделовые телефонные переговоры одна из самых больших и важных частей человеческого общения. Поэтому в деловой практике переговоры при использовании телефона занимают очень важное место.

Значение телефонного общения для современных деловых людей трудно переоценить, поскольку это самый простой способ быстрого установления контакта, телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. По телефону ведутся важные переговоры, назначаются встречи, даже заключаются сделки. Умение деловых людей грамотно вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации, предприятия, которую они представляют. Соблюдая правила этикета при телефонном разговоре, вы демонстрируете не только свой деловой профессионализм, но и общую культуру, образованность [6; 7].

Телефон – наш деловой партнер, сотрудничество с которым требует определенных этикетных знаний. Практика показывает, что даже беглое ознакомление с правилами телефонного этикета и техникой телефонных переговоров значительно улучшает качество работы в этой области деловых отношений. Иногда достаточно разъяснить самые типичные ошибки, и многие проблемы, связанные с эффективностью взаимодействия с клиентами компании, ее деловыми партнерами и корпоративным имиджем, исчезают, позволяя корректировать и совершенствовать стиль делового поведения [8].

Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов.

Видеоконференция – это конференция между двумя или несколькими аудиториями. Длина расстояния между аудиториями не имеет значения. Обычно это не только разные аудитории, но и страны и континенты. Видеоконференция дает возможность активно участвовать на лекции или презентации, т.е. презентация может идти в одной аудитории. Слушатели других аудиторий также могут участвовать в презентации: слушать, видеть, задавать вопросы, и видеть активного участника на экране.

Интернет – это уникальное средство общения, удаляющее расстояния, создающее единое информационное пространство в мире.

Деловое общение – это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.) [9].

В современном мире уже не обойтись без информационных возможностей общения. Факсимильные аппараты, автоответчики, электронная почта, Интернет – все это средства делового общения и источник информации.

Сегодня нет такой сферы человеческой жизни, где бы ни использовался компьютер. Естественно, современная информационная сфера просто немыслима без компьютеров, а в частности, без новых информационных технологий. Что же мы относим к информационным возможностям нового типа? Это – компьютерные технологии, Интернет и электронная почта и т.д.

Это объясняется тем, что подобные технологии обеспечивают оперативность распространения и высокую степень доступности информации, которые в свою очередь делают современную информации более ценной и приоритетной [10].

Список литературы

Цитировать

К средствам электронной коммуникации, используемым в деловом общении, относятся:

- телефон и мобильный телефон;

- видеоконференции, селекторная связь, вебинары, телемосты;

Рассмотрим основные средства электронной деловой коммуникации.

Вместе с тем, электронная почта в деловом общении имеет ряд недостатков.

2. Передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т. е. применения специальной программы электронной цифровой подписи и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Оформление электронного письма

Правила электронной переписки не закреплены какими либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения (нетикета или сетикета), выработанными пользователями сети Интернет. В крупных компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере. Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.

В подписи к деловому письму следует избегать всего того, что может быть воспринято неоднозначно: афоризмов, цитат, смешных выражений, любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой и т. п.

Основные правила составления электронной подписи:

1) электронная подпись не должна превышать 5–6 строк;

2) количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.


Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.


Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Читайте также: