Документооборот в системе принятия и исполнения государственных решений реферат
Обновлено: 04.07.2024
Оглавление
Файлы: 1 файл
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.).
Формы регистрации документов:
электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.
Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Своевременность и полнота объема информации в организации непосредственно влияет на разработку и принятие в ней управленческих решений. Соответствие этих критериев документации требованиям предприятия осуществляется за счет совершенствования на нем документооборота.
На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, внедрение систем электронного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [9, с. 33].
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно- распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.
Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.
В структуру организации входит 5 отделов (20 человек)
1) административный отдел;
2) производственный отдел;
3) отдел паспортизации;
4) бухгалтерия;
5) отдел кадров.
1) анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности;
2) заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;
3) разработка паспортной документации; согласование;
4) проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;
5) проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.
Одной из важнейших задач любого предприятия — и государственный сектор не исключение —является управление документооборотом. В статье пойдет речь о том, что такое документооборот, какие задачи связанные с ним стоят перед государственными организациями, каковы потенциал и эффект применения технологий автоматизации в управлении этим трудоемким процессом
Документооборот — это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.
- хотелось бы сократить время на поиск нужной информации и время коллективной обработки документов;
- исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- упорядочить работу сотрудников с документами;
- автоматизировать учет документов организаций госсектора;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов;
- контролировать движение документов и анализировать их исполнение.
Решить вышеуказанные задачи привычным способ нам не удается, в современном обществе постоянное развитие и стремление снизить трудоемкость бизнес-процессов является необходимостью. Поэтому эффективно управлять документооборотом можно с помощью современного инструмента — программного обеспечения, которое будет решать задачи государственного сектора по части управления документооборотом. Что может превратить рутинную бумажную работу в оперативный механизм работы с документами? Комплексное решение 1С: Документооборот 8, разработанное на усовершенствованной технологической платформе 1С: Предприятие 8.2. Программа позволяет:
- организовать коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- учитывать и контролировать рабочее время сотрудников;
- осуществлять полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- контролировать различные версии документов;
- регистрировать входящие и исходящие документы;
- получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- автоматизировать загрузку документов из электронной почты и со сканера;
- централизованно и безопасно хранить документы;
- маршрутизировать документы, настроив каждый вид документов в отдельности;
- работать с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио — и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- просматривать и редактировать документы.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета: входящие, исходящие и внутренние документы, заложены в программу и полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
Автоматизация документооборота с помощью программы 1С: Документооборот 8 дает руководству государственной организации следующие преимущества:
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
22. Документооборот в системе гос-го управления.
23. Организация процесса разработки управленческого решения.
Организация разработки управленческого решения предполагает упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения. Организация осуществляется посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, ответственности.
Технология разработки управленческого решения - вариант последовательности операций разработки решения, выбранный по критериям рациональности их осуществления, использования специальной техники, квалификации персонала, конкретных условий выполнения работы.
Качество управленческого решения - совокупность свойств, которыми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы. Например, своевременность, адресность, конкретность.
Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.
Существует два определения теории принятия решений: расширенное и узкое. Расширенное отождествляет принятие решений со всем процессом управления. Узкое трактует процесс как выбор наилучшего из множества альтернативных вариантов. Многие авторы считают, что в теорию принятия решений имеет смысл включать также генерирование альтернативных вариантов, исполнение, контроль и анализ результатов.
Управленческое решение в системе управления. Следует уточнить, что не всякое решение, принимаемое руководителем, является управленческим. Например, решения, связанные с технической стороной деятельности организации, направленные на подведение итогов или оформление документации, таковыми не являются .
Управленческим называется решение, принятое в социальной системе и направленное:
-на управление управленческой деятельностью;
-проектирование системы управления организации (методология, структура, процесс, механизм);
-взаимодействие с внешней средой.
24. Методология разработки управленческого решения.
Основу системы методов, используемых при разработке управленческого решения, составляют общенаучная методология (предусматривающая системный и комплексный подход к решению проблем), моделирование, экспериментирование, конкретно-исторический подход, социальное измерение.
Системный подход используется как способ упорядоченья управленческих проблем, посредством которых осуществляется их структурирование, определяются цели, выбираются варианты, устанавливаются взаимосвязи и взаимозависимости элементов системы, факторы и условия, оказывающие воздействие на их решение.
Основу комплексного подхода составляет рассмотрение проблем управления в их взаимосвязи и взаимозависимости с использованием методов исследования других наук, изучающих эти же проблемы. Комплексный подход является формой междисциплинарной интеграции и кооперации деятельности по принятию решения.
Моделирование используется там, где решаются сложные задачи, требующие системного и комплексного подхода. Осуществляется моделирование в несколько этапов:
1) постановка задачи моделирования;
2) сбор исходной информации;
3) конструирование проблем;
4) анализ адекватности проблем;
5) качественный и количественный анализ модели и его корректировка;
6) практическое использование модели для разработки управленческого решения.
Экспериментирование используется как метод, с помощью которого может быстро решать многие управленческие проблемы. С помощью эксперимента ведется поиск научно обоснованные нововведения. Эксперимент трактуется как научно поставленный опыт, проводимый на базе разработанной методики, с целью проверки тех или иных гипотез.
Методы социального исследования используются в решении проблем связанных с работниками. Они осуществляются путем сбора и обработки информации о потребителях и интересах организации, о характере взаимоотношений между людьми и группами. Используются интервью, анкетное наблюдения, самонаблюдения и т.д..
Социальные исследования дают информацию, на основе которой можно прогнозировать реакцию персонала на определенное решение.
Все методы разработки управленческого решения делятся на следующие группы:
1) методы постановки проблем;
2) методы решения проблем;
3) методы организации выполнения принятых решений.
Узнать стоимость написания работы -->
Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.
Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла
Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).
Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:
1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].
2. Правила делопроизводства[2].
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).
Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.
На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:
Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.
Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.
Порядок первичной обработки входящего документа
Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).
Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.
Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.
[1] Здесь и далее – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства
Читайте также: