Документирование бизнес процессов реферат

Обновлено: 02.07.2024

Документирование является средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий по идентификации и описания процессов, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов. Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения, как системы менеджмента качества, так и системы управления организацией.

Документирование процессов позволяет организации решать следующие задачи:

· устанавливать требования к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества,

· обеспечивать правильное понимание требований к процессам и деятельности,

· обеспечивать воспроизводимость процессов и деятельности,

· обеспечивать прослеживаемость выполнения процессов, а также оценивание достигнутых результатов,

· предупреждать и разрешать спорные вопросы, возникающие при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности,

· закреплять лучшие традиции и накапливать опыт для выполнения процессов и отдельных видов деятельности.

При документировании процессов может возникнуть дилемма: документировать процессы последовательно(шаг за шагом по мере реализации проекта) или документировать все разработанные процессы разом, одновременно.

В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проекта. Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых организаций с ограниченными ресурсами.

При втором варианте придется документировать все или большинство процессов. Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изу-чить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется документировать только самые важные процессы. Это, как правило, процессы жизненного цикла продукции и отдельные процессы менеджмента.

Так, например, согласно ИСО9001:2001 документация СМК должна содержать шесть обязательных документированных процедур:

· - управление несоответствующей продукцией,

Документирование процессов жизненного цикла продукции рекомендуется проводить аналогично порядку документирования технологических процессов.

На практике чаще всего необходимость документирования других процессов менеджмента и управления ресурсами определяется самой организацией.

Документация по процессам, используемая для последующего эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает перечень процессов и описания процессов. При этом перечень процессов содержит:

· записи, позволяющие идентифицировать описания процессов,

Описание процесса включает:

· информацию, описывающую процесс, включая внутреннюю структуру, т. е. элементы, из которых состоит процесс, и взаимосвязи между ними, а также описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации и пр.,

1. Общие положения

2. Использованные нормативные документы

3. Список терминов и определений

4. Описание процесса

a. Владелец процесса

b. Описание клиентов и выходов процесса

c. Описание поставщиков и входов

d. Описание ресурсов процесса

e. Технология выполнения процесса

f. Матрица ответственности за выполнение операций, входящих в состав процесса

g. Перечень показателей процессов

h. Анализ со стороны владельца процесса

i. Отчетность владельца процесса

j. Анализ со стороны руководства

5. Документация и архивирование

6. Порядок внесения изменений

7. Лист регистрации изменений

- документы, устанавливающие требования к тому, как необходимо осуществлять процессы и

- документы, содержащие достигнутые результаты и свидетельства осуществления процессов (документы этого вида именуются записями).

Наиболее распространенной формой документирования процесса выступает процедура. Согласно ИСО 9001 документированная процедура устанавливает способ осуществления процесса. Если быть более точным, то документированная процедура представляет собой описание порядка осуществления процесса, т.е.ту последовательность и содержание обязательных операций, которые должны соблюдаться с тем, чтобы выполнить требования ИСО 9001 (или рекомендаций ИСО 9004) к данному процессу.

Новая версия стандартов ИСО требует от организации обязательного документирования лишь шести процедур: по управлению документацией, управлению записями, внутреннему аудиту, управлению несоответствующей продукцией, корректирующим и предупреждающим действиям. Это означает, что организация при наличии этих процедур вправе не документировать процедуры на остальные процессы. Так, по мнению Деминга [9], процессы не обязательно должны быть документированы: исполнители просто могут делать, что нужно. Однако отсутствие документированных процедур может быть сопряжено с немалыми затруднениями при отладке процессов, при обеспечении их воспроизводимости, при их аудите и оценивании, а также при обучении исполнителей процессов.

Решение о документировании процесса, который не попадает в число 6-ти обязательных, принимает сама организация. При выборе процессов, подлежащих документированию, учитываются следующие факторы:

- воздействие процесса на качество,

- законодательные и (или) другие обязательные требования,

- риск неудовлетворенности потребителей,

- экономические риски, результативность или эффективность процесса,

В настоящее время большинство отечественных организаций при документировании процедур используют их текстовое описание. Такие документы чаще всего получаются громоздкими и вследствие этого неудобными для пользователей (как правило, они особенно трудны для восприятия неподготовленными работниками). Очевидно, что чем сложнее процесс, который требуется документировать, тем выше вероятность того, что документированная процедура может оказаться более сложной и затруднительной для её использования и проверки.

Отмеченное определяет необходимость поиска более совершенной формы документирования процедур. Такой документ должен отвечать следующим требованиям:

- быть наглядным и понятным для пользователя,

- быть логичным и простым по построению,

- содержать минимальное количество чисто текстового описания.

Структура документированной процедуры включает в себя следующие разделы:

- область применения и сфера действия,

- термины и определения,

- порядок выполнения процесса,

- анализ и оценивание процесса,

Титульный лист процедуры должен содержать код, наименование процедуры, гриф её утверждения и дату введения в действие.

Содержание должно включать порядковые номера разделов и приложений с указанием их обозначения и заголовков.

Введение должно содержать ссылку на требования ИСО 9001 (рекомендации ИСО 9004), в соответствии с которыми разработана данная процедура.

Область применения и сфера действия. Данный раздел должен включать указания:

- какие требования должна содержать процедура и

- для каких должностных лиц (подразделений) организации выполнение требований процедуры является обязательным.

Нормативные ссылки должны содержать перечень тех документов, на которые в тексте процедуры даны ссылки. При этом указывается обозначение каждого документа, год его введения и полное наименование.

Термины и определения. Данный раздел должен содержать определения ключевых терминов, используемых в процедуре. При использовании стандартизированных терминов после их определения в скобках указывается обозначение терминологического стандарта, из которого заимствованы термины. Для нестандартизированных терминов в процедуре приводятся определения, принятые в организации.

Общие положения. Данный раздел должен содержать основные характеристики процесса. Как уже отмечалось выше, данные характеристики целесообразно представлять в виде карты процесса.

Операции и возникающие при их выполнении вопросы выступают строительными блоками алгоритма процесса. Состав операций (видов деятельности) конкретного процесса определяется разработчиком алгоритма, исходя из соответствующих требований ИСО 9001 (рекомендаций ИСО 9004) и особенностей производства, менеджмента и бизнеса организации. Очевидно, что для надлежащего выполнения каждой операции необходимо установить, что является её входом и выходом (результатом).

Краткое текстовое описание алгоритма процесса приводится в пяти параллельно расположенных графах, в которых указываются:

- наименование операции процесса;

- ответственный исполнитель каждой операции;

- вход в каждую, операцию, являющийся основой для её выполнения;

- выход из каждой операции, являющийся результатом её выполнения;

- ссылки, содержащие обозначения документов, в соответствии с которыми оформляется выход (результат) операции.

На рис.5 приведен пример таблично-графического представления порядка выполнения процесса заключения контракта на поставку продукции, принятого на одном из промышленных предприятий.

Условное обозначение : ПК - процедура качества

Как видно из рис.5, совмещение алгоритма процесса с его описанием на одном листе имеет убедительное преимущество по сравнению с только текстовым описанием порядка выполнения процесса. Не сложно себе представить, что такое описание заняло бы во много раз больше листов в документированной процедуре и было бы, наверняка, более трудным для понимания выполнения и аудита процесса.

К таблице, содержащей порядок выполнения процесса, могут быть сделаны необходимые примечания (например, о сроках выполнения операций процесса).

Оценивание результативности и эффективности процесса. В данном разделе устанавливаются:

- должностные лица, которые контролируют достижение установленных показателей результативности и эффективности процесса и анализируют причины, по которым установленные значения не были достигнуты;

- должностное лицо и периодичность, с которой он представляет информацию о фактических значениях результативности и эффективности процесса.

Хранение. В разделе указываются должностное лицо, ответственное за хранение записей, и установленный срок хранения записей.

Приложения. Материалы, дополняющие положения процедуры, помещаются в приложениях. Как правило, в них включаются формы, необходимые для регистрации (фиксации) действий, регламентированных в процедуре.

Документирование является средством закрепления найденных в организации решений го выполнению необходимых действий го идентификации и описанию процессов, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов.

Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения, как системы менеджмента качества, так и системы управления оргашзащей [28].

Документирование процессов гозволяет организации решать следующие задачи:

устанавливать требования к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества,

обеспечивать правильное понимание требований к процессам и деятельности,

обеспечивать воспроизводимость процессов и деятельности,

обеспечивать прослеживаемость выполнения процессов, а также оценивание достигнутых результатов,

предупреждать и разрешать спорные вопросы, возникающие при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности,

закреплять лучшие традиции и накапливать опыт для выполнения про - цессов и отдельных видов деятельности.

При документировании процессов может возникнуть дилемма: документировать процессы последовательно (шаг за шагом по мере реализации проекта) или документировать все разработанные процессы разом, одно временно.

В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проекта.

Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых оргашзаций с ограшчентыми ресурсами.

При втором варианте придется документировать все или большинство про - цессов. Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изучить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется

документировать только самые важные процессы. Это, как правило, процессы жизненного цикла продукции и отдельные процессы менеджмента.

Так, например, согласно ГОСТ Р ИСО 9001:2001 документация СМК должна содержать шесть обязательных до1уменгарованн>1х процедур:

управление несоответствующей проекцией,

Документирование процессов жизнеешого цикла продукцш рекомендуется проводить аналогично порядку документирования технологических процессов.

Документация по процессам, используемая для ппоследоющего эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает перечень процессов и описания процессов. При этом перечень процессов содержит:

записи, пюзволяющие идентифицировать описания процессов,

Описание процесса включает:

информацию, описывающую процесс, включая внутреннюю структуру, т. е. элементы, из которых состоит процесс, и взаимосвязи между ними, а также описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации и пр.,

В работе [31 ] предлагается при документировании сети процессов органи - зации в каждом структурном подразделении выделять до четырех процессов.

Типовая структура Регламента выполнения процесса

Титульный лист Лист согласования

Общие го жжения

Исголкювашые гормативгые документы

Список терминов и определений

Описание клиентов и выходов процесса

Описание поставщиков и входов

Описание ресурсов процесса

Технология выполнения процесса

Матрица ответственности за выполнение огерааций, входящих в состав процесса

Первым шагом на пути решения задач анализа и управления бизнес-процессами является документирование бизнес-процессов компании при помощи различных моделей и регламентных документов. Как правило, целью документирования процессов становится построение адекватной модели деятельности компании, необходимой и достаточной для реализации стратегических задач компании. К таким стратегическим задачам можно отнести:

Повышение управляемости и прозрачности организации

Повышение эффективности бизнес-процессов и сокращение затрат

Оптимизация организационной структуры предприятия

Внедрение систем управления предприятием

•Сокращение операционных рисков и т.д.

При документировании деятельности компании предлагается подход к описанию, основанный на взаимосвязанных графических моделях, описывающих все аспекты деятельности компании. Для этого используются программные продукты семейства ARIS, разработанные немецкой компанией IDS Scheer AG. Проверенная опытом методология описания позволяет документировать процессы компании, организационную структуру, структуру данных, документов и многое другое. Детальное описание процессов включает взаимосвязь и последовательность выполнения операций, исполнителей, входящие и выходящие документы, время выполнения операции, знания, полномочия, контрольные точки и любые другие аспекты, которые необходимы для анализа и оптимизации процессов.

Что получают клиенты в результате проекта по документированию бизнес-процессов?

Взаимоувязанное описание организационной структуры и процессов компании от самого верхнего уровня до уровня рабочих мест

Методологию поддержания описания в актуальном состоянии, настроенные отчеты для создания регламентной документации в текстовом виде

Документированные знания о процессах в виде понятных и наглядных моделей

Базис для проведения других проектов с использованием существующих моделей

Широкие возможности для обучения новых сотрудников, а также распространения информации при изменениях в существующих процессах

Читайте также: