Делопроизводство в аптечных организациях реферат

Обновлено: 03.07.2024

Одним из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит прежде всего из документов.

I Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивающими ее юридическую силу. Про- | цесс создания документов называется документированием.

Документы выполняют ряд важных функций, главными из которых являются информационная, управленческая, правовая, коммуникативная, учетная, культурная, историческая.

Документирование в фармацевтическом менеджмента предполагает выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций, разработку и оформление документов в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и государственных стандартов.

Само по себе документирование не решает всех проблем, связанных с документальным обеспечением управления фармацевтической организацией. Процесс создания документов дополняется организацией работы с ними, которая включает такие важные процедуры, как регистрация, систематизация, передача, хранение, контроль исполнения. Процедуры работы с готовыми документами объединяются понятием документооборот.

,Делопроизводство — это деятельность, охватывающая доку" ментирование и документооборот.

Персональную ответственность за составление, сохран- ость и правильное оформление документов в фармацевтиче- кой организации несет ее руководитель.

Нормы, регламентирующие делопроизводство, закрепля- тся в правовых актах различного уровня. Важную часть нормативной базы делопроизводства составляют регламенты, из- іаваемьіе федеральными органами исполнительной власти Госстандарт РФ, Росархив, Минюст и др.), а также различ- t ыми ведомствами.

Документация, которая создается в фармацевтических ор- анизациях в процессе управленческой деятельности, называ- тся организационно-распорядительной (ОРД).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает юридическую силу документов; качественное, своевременное их составление и исполнение; оперативный их поиск; систематизацию и организацию хранения.

Документы изготавливают, как правило, при помощи пе- атающих устройств, средств вычислительной техники и го- •аздо реже пишутся от руки (например, докладная записка, аявление).

При изготовлении документов на двух и более страницах ;торая и последующие страницы нумеруются.

Документы могут иметь утвержденные Постановлениями осстандарта РФ унифицированные формы (например, доку- енты по учету кадров) или создаваться в произвольной фор- Однако в обоих случаях документ должен содержать опре- еленный набор реквизитов.

В соответствии с действующим стандартом возможны два варианта расположения реквизитов: продольный и угловой. Пр эльный способ предполагает размещение реквизитов за- оловочной части документа (наименование организации, Правочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания, дата документа, репарационный номер) вдоль верхней части листа с центров

с равным удалением каждой строки от левого и правого полей. При угловом расположении эти реквизиты помещают в верхней левой части листа

Организационно-распорядительная документация включает 3 группы документов: организационные, распорядительные, информационные.

Организационные документы позволяют упорядочить работу организации и ее отдельных структур. Порядок составления некоторых организационных документов (положение о подразделении, функционально-должностная инструкция) был рассмотрен нами ранее в главах 2 и 3 данного раздела.

Распорядительные документы предназначены для оформления управленческих решений. К основным видам распорядительных документов в организации относятся приказы, протоколы, распоряжения, указания.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоначалия, в целях

решения основных и оперативных задач.

Приказы подразделяются на два вида: по основной деятельности и личному составу. К приказам по основной деятельности относятся правовые акты, отражающие управленческие решения по организации, финансированию, планированию, отчетности, контролю деятельности, а также основным вопросам снабжения и реализации фармацевтической продукции.

Приказы по личному составу издает руководитель в случаях оформления приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, предоставления всех видов отпусков, командирования работника, его поощрения или наложения дисциплинарного взыскания. Для большинства приказов по личному составу разработаны унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России № 26 от г.

Нумерация для приказов сплошная в пределах календарного года, отдельно для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Структура этих разновидностей приказов также различна.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двУ* частей: констатирующей и распорядительной. В констатирУ*0

T токол — документ, которым фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Информационные документы в отличие от распорядительных не обязательны для исполнения, но они содержат сведения, необходимые для полноценной деятельности организации.

Письма — документы, которые пересылаются по почте, с курьером, электронной почтой и др.

Письмо содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, Ф.И.О. исполнителя, его телефон.

По своему назначению и содержанию письма могут быть письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-приглашениями, информационными, гарантийными, инструктивными и др.

Содержание письма должно быть лаконичным, убедительным, корректным.

Объяснительная записка составляется по различным производственным вопросам, она должна иметь дату, указание об адресате, подпись составителя. Текст объяснительной записки составляют в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ - материальный носитель информации. Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением, в том числе аптекой.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Документы являются и способом доказательства, так как имеют юридическое значение, и историческими источниками, в документах используются доказательства исполнения решений. Они служат средством общения между учреждениями, гражданами и т.д. И все это потому, что документ является носителем информации, средством ее фиксации и передачи. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и создания управленческих действий, передача информации, ее хранение и использование в течение определенного времени.

Комплекс документов, создаваемых в учреждении, определяется:

1) кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности;

2) объемом и характером компетенции учреждения;

3) порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность);

4) объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

1.2. Классификация документов

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Существует несколько систем документирования: административная, статистическая,

коммерческая и т.д. Предметом нашего изучения является административная система документации, которая делится на:

• организационно-распорядительную (ОРД): положения, уставы, инструкции, приказы,

• справочно-информационную: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

• по личному составу: приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.

Такое деление производится по видам документов.

1) Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2) Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметнотематического каталога).

Первичная классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними. Достичь этого можно при четкой классификации документов в текущем делопроизводстве. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (ДЕЛО - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел.

Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурного и производственно-отраслевого.

Классификаторы составляются на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация, стандартизация. Направлением унификации является создание трафаретных текстов, рекомендуется создавать для групп документов, оформляющих идентичные действия. При этом часть реквизитов печатается типографическим способом (постоянные реквизиты), а для переменных оставляются свободные строки. Трафареты определяют состав формации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляются в учреждении в виде сборника.

1.3. Функции документов

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные функции (роли):

• коммуникативная функция - обеспечивает внешние связи учреждений, организаций, аптеки;

• информационная функция - дает возможность анализировать деятельность;

• научно-историческая функция - обеспечивает исследование истории организации, ее взаимосвязи, место и значение в обществе.

Аппарат управления аптечной службой реализует управленческие функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД). Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной, оперативной. Носителем информации выступает документ. Документ можно получить посредством письма, рисунка, графика, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу, использование информации.

Информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом. Все формы управленческой деятельности в аптеке (планирование, организация, распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и др.) отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий.

1.4. Унификация документов

Разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам. Основные требования к оформлению документов сегодня базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов на унифицированные системы документации.

В делопроизводстве проведена унификация документов, т.е. приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, оформлению на пишущей машинке, формату бумаги и т.д.

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

25) визы согласования документа;

27) отметка о заверении копии;

28) фамилия исполнителя и номер его телефона;

29) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30) отметка о поступлении документа в организацию;

31) отметка для автоматического поиска документа.

Для реквизита с постоянной информацией определяется необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Служебное поле - реквизитами не занято, кроме реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 20, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Установлены размеры полей для ОРД: левое - 35 мм; правое - не менее 8 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - не менее 20 мм.

1.5. Оформление реквизитов документов

Документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

> Адрес - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документы. Включает в себя, согласно Почтовым правилам Министерства связи, следующие элементы: индекс, область (край), город, улица, дом.

> Адресат - учреждение, организация или лица, которым направлен документ.

> Дата - обязательный реквизит документов, составная часть поискового признака. Датой документа является:

• дата его подписания (распоряжение, приказ, справка, докладная записка);

• дата принятия документа коллегиальным органом;

• дата утверждения (положение, устав, инструкция и др.);

• дата составления, события (протокол, акт).

Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа, дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее. В текстах документов допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 28 августа 1993 г. или 2 сентября 1997 года.

> Индекс - цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления (исполнения), хранения. Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) это обычный порядковый номер в пределах календарного года. Для исходящих документов, в основном писем, индекс состоит из нескольких частей:

• индекса структурного подразделения, составившего документ;

• номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

• порядкового номера регистрации.

Например: 03 - 08/116, где: 03 - индекс структурного подразделения; 08 - номер по номенклатуре; 116 - порядковый регистрационный номер документа.

> Виза - используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. Включает личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, наименование должности.

> Заголовок - должен быть кратким, емким, точно передавать смысл текста документа.

> Подпись - в реквизит входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Дополнительные реквизиты включают:

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого (начального) поля и с 5-го положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель отдела Министерства финансов подпись И.О. Фамилия

Реквизит заверения копии

Секретарь-референт подпись И.О. Фамилия

Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют печатью.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагаются на лицевой стороне, если нет места - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Михайлов 545 55 98

Располагается в правом нижнем углу первого листа документа, состоит из элементов: сокращенного названия организации, даты поступления и номера (индекса), например: в организациях существуют штампы.

1.6. Требования к бланкам

Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Бланки изготавливаются типографским способом, а также при использовании компьютера. Бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документов, имеется установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения.

ГОСТы предполагают два вида бланков:

• бланк для письма;

• общий бланк для всех видов ОРД.

Устанавливаются два формата бланков - А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210), иногда употребляется бланк АЗ. Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Чаще всего используется угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа, оно может быть флаговое, когда строчки пишутся от левого поля или угловое центрированное, тогда реквизиты центруются относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от левого поля и середины листа. Ряд фирм в верхней части бланка располагают эмблему и наименование организации, а адрес, № телефона, факса, банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Предприятиям, имеющим зарубежных партнеров, нужны бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или на английском языке. Тогда при угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала их печатают на русском языке, а ниже на иностранном. Чаще используются бланки с угловым расположением реквизитов (письма, факсы, акты, инструкции и др.), т.к. в правом верхнем углу располагаются реквизиты: адресат, гриф утверждения.

Введение. Делопроизводство в аптечных организациях ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Управленческая деятельность тесно связана с работой с документами. Принятие и выработка управленческих решений происходит на базе полученной и переработанной информации, носителем которой служит документ на бумажной основе.

Документооборот — движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым.

Документ — материальный носитель информации. Имеет юридическую силу и служит доказательством при решении хозяйственных споров или рассмотрении трудовых споров.

Документ является не только носителем информации, но и средством ее фиксации и передачи. Это непрерывный элемент любой организации, средство общения между учреждениями, гражданами. Он выступает как предмет труда, так и как средство труда. Необходимость подтверждения создания и наличия соответствующих управленческих действий, передачи информации, ее использования, хранения и приводит к процессу создания документов. Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Изучены особенности документооборота сетевых аптек. Дана характеристика используемых документов. Подчеркнуты роль и ответственность руководителя аптечной организации за составление, сохранность и правильное оформление документов. Проведена фотография рабочего дня фармацевтического персонала и выявлены затраты оперативного времени на работу с документами. Установлено, что затраты руководителя на работу с документами составляют 50,6 %, фармацевтов от 10 до 16 % сменного времени. Рассмотрены виды используемых и подлежащих хранению документов. Разработана индивидуальная номенклатура дел, состоящая из 32 наименований.

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2007. - 248 с.

2. Воллосович, Н.Е. Эффективный менеджмент: делопроизводство в аптеке // Новая аптека. - 2006. - №1. - С. 17-21.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010. - №3. - С. 22-29.

5. Состав нормативно-справочной информации, применяемой в сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010. - №9. - С. 41-46.

Одним из основных ресурсов деятельности современных аптечных организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов.

Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в аптечной организации несет ее руководитель.

Сотрудники управленческого аппарата в аптечных организациях большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов, что занимает 60 %, а в отдельных случаях до 80 % их рабочего времени [2].

Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда как руководителя, так и каждого сотрудника аптечной организации.

Для подготовки документов используют их различные унифицированные формы, которые разрабатывает, утверждает и вводит в действие Госстандарт России. В настоящее время действует Общероссийский классификатор управленческой документации № 299 (последняя редакция от 08.06.2009) [4].

В повседневной работе аптечных организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.

Комплекс документов, создаваемых в аптечной организации, определяется следующими факторами:

Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.

В сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений утвержден состав нормативно-справочной информации, включающий классификаторы, справочники и регистры, а также номенклатуру - систематизированный перечень материалов [5].

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения предназначена номенклатура дел.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности аптечной организации.

Установлено, что аптеки выполняют фармацевтическую деятельность согласно выданным в установленном порядке лицензиям и осуществляют как безрецептурный, так и рецептурный отпуск лекарственных препаратов. Причем рецептурный отпуск связан с реализацией программ обеспечения населения необходимыми лекарственными препаратами по Ростовской области.

Существующая организация работы с документами может быть охарактеризована следующим образом:

специальное делопроизводство (на рабочих местах) ведет каждый сотрудник в соответствии со своими должностными обязанностями.

В обязанности руководителя аптеки входит организация текущего хранения организационных и распорядительных документов, поступающих из центрального офиса до момента их отмены или замены новыми, и организация их исполнения.

Из документации по кадрам в аптечных организациях хранятся копии дипломов специалистов, копии сертификатов специалистов и копия приказа о назначении руководителя аптеки.

Также в аптеке хранится ряд справочно-информационных документов, в том числе информационные письма о фальсифицированных и забракованных лекарственных препаратах, акты проверок, документы по инвентаризации, отчетность аптеки по розничной торговле и по обеспечению необходимыми лекарственными препаратами.

Кроме перечисленных, в аптеке ведется ряд накопительных документов в форме журналов и книг.

В связи с тем, что был выявлен достаточно большой перечень документов, с которыми работает руководитель и другие сотрудники аптеки, проведено изучение структуры затрат рабочего времени фармацевтического персонала, в том числе затраты времени на работу с документами.

Повышение производительности и результативности труда лежит в плоскости рационального использования рабочего времени. Существуют различные инструменты, позволяющие оценить ситуацию по этому вопросу. Фотография рабочего времени по-прежнему остается одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени [3].

В процессе исследования была проведена фотография рабочего времени фармацевтического персонала. Фотография рабочего времени была индивидуальной, проводилась методом непосредственных наблюдений. Наблюдение не повторяли, так как основной задачей являлось определение структуры затрат рабочего времени, а не нормирование труда.

Непосредственное наблюдение и изменение затрат рабочего времени велось по текущему времени при помощи часов с секундной стрелкой, так как обычно требуется точность до 30 секунд. Результаты замеров заносились в наблюдательные листы.

В результате проведенных расчетов подготовительно-заключительное время (ПЗ) у заведующего аптекой составило 3,7 % от времени рабочего дня, оперативное время (ОП) -82,4 %, потери времени на личные нужды и отдых (ПЛ) составили 13,9 %, в том числе 11,1 % - регламентированный перерыв и 2,8 % - потери времени на личные нужды (рисунок).

Как показывают результаты, специфика работы руководителя аптеки позволяет выделить всего 3 вида затрат времени в отличие от приведенной в литературе общей классификации затрат.

Структура рабочего дня заведующего аптекой по одноименным затратам, %

Результаты фотографии рабочего времени также проанализированы нами с точки зрения классификации затрат рабочего времени руководителей. Данные представлены в таблице.

Результаты анализа по классификации затрат рабочего времени заведующего аптекой

Читайте также: