Виды архивных документов кратко

Обновлено: 07.07.2024

С виду простой процесс хранения архивов становится достаточно сложным, если углубиться в ту или иную сферу сохранения информации.

Рационально организовать архивное делопроизводство помогут знания о существующих видах информационных носителей, подлежащих хранению. Некоторые категории документов удобно хранить в обычных шкафах, а для других больше подойдут мобильные стеллажи для архива. Какие разновидности документации существуют и каким образом должно быть организовано ее хранение?

Типы и форматы архивных документов

Наиболее распространенная классификация архивных документов подразумевает деление их на следующие группы:

документы постоянного хранения;
документы временного хранения сроком до 10 лет;
документы временного хранения сроком более 10 лет.

В зависимости от формата и способа закрепления информации архивные носители информации делят на две большие категории:

письменные и графические документы на бумажных носителях;
аудиовизуальные (микрофильмы, звуковые записи, фотоизображения) и электронные документы.

В настоящее время большинство документации постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архивы в традиционном бумажном формате. Для таких информационных носителей необходимо использовать первичные защитные средства хранения: папки, конверты, пакеты, коробки.

Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается упаковывать в связки. Остальные виды архивных бумаг необходимо помещать в папки или картонные коробки и только затем убирать на полки. Что касается выбора оборудования для архива, то здесь нужно учитывать характер содержащейся в документах информации.

Если архивные данные представляют особую ценность и требуют дополнительной защиты, то для размещения документации рекомендуется использовать передвижные металлические стеллажи. Их можно выстраивать в ряды, придвигая вплотную друг к другу и тем самым ограничивая доступ ко всем полкам, кроме крайних.

Такие виды архивных документов, среди которых часто осуществляется поиск и которые время от время передаются во временное пользование, следует хранить в условиях свободного доступа, поэтому для их размещения можно применять стационарные шкафы и стеллажи.

Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

10) государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

(п. 10 в ред. Федерального закона от 08.05.2010 N 83-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

(в ред. Федеральных законов от 08.05.2010 N 83-ФЗ, от 28.11.2015 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

(п. 15 в ред. Федерального закона от 18.06.2017 N 127-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

(в ред. Федерального закона от 18.06.2017 N 127-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Какие виды архивных документов помогут в написании родословной, в каком виде они доступны в архивах. В какой форме можно получить архивный ответ на запрос.

Составляя запрос в архив и собираясь лично его посетить, необходимо понимать с какими документами вам предстоит работать, и где может храниться информация о ваших предках. Существует много разных архивных документов.

Какие бывают архивные документы, содержащие генеалогическую информацию

Бумажный носитель

Способы хранения на бумажном носителе:

графические документы на бумажном носителе:

рисунки,
топографические карты,
картины,
фотографии,
схемы,
гравюры и т.п.

Машинописные документы

К машинописным документам: кино-, фото-, аудио- документы, видеофонограммы.

Обычно машинописные (электронные) документы, хранятся на:

Негативы,
Кассеты,
Микрофильмы,
Пленки,
Диски,
Флешки,
Электронные файлы на компьютере,

Теперь вы понимаете, что ваши поиски в архиве не ограничиваются только книгами?

Виды запросов в архив

Составляя запрос в архив нужно правильно формулировать его, чтобы получить информацию.

В архивах есть четкие правила исполнения каждого вида запросов. Каждый из них имеет свою стоимость.

Генеалогический запрос

Обычно такие запросы включают в себя полноценный поиск по метрическим книгам и ревизским сказкам по одной или нескольким фамилиям за определенный временной период (обычно 100 лет или 3 поколения)

Ответ из архива о наличии источников генеалогической информации

Биографического характера запрос

Такой запрос нужен, чтобы подтвердить:

факт рождения, бракосочетания, смерти (обычно этого уже достаточно для составления родословной и генеалогического древа)

С помощью биографического запроса в архив можно также:

подтвердить степень родства,
установить факт обучения,
узнать о служебной деятельности;
подтвердить трудовой стаж и доходы;
подтвердить факт работы в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
установить подробности несчастных случаев на производстве, где работали предки;
подтвердить право на имущество;
узнать информацию о репрессированных предках, получить их личное дело и справки (лишение избирательных прав, раскулачивание, высылка за пределы района);
подтвердить факт пребывании граждан в немецком плену и на принудительных работах в Германии в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
узнать сведения об эвакуации граждан и пребывании в детских домах в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
узнать информацию о партийной деятельности вашего предка

Биографический запрос поможет подтвердить информацию о награждении

Из дополнительных генеалогических источников можно узнать

Обычно ответы на запрос составляются на бланке архива с печатью и подписью должностного лица.

Архивная справка – документ, который выдается архивом и содержит информацию о предмете запроса. Указывается архивный шифр документ, на основании которых она составлена. Является официальным подтверждением факта.

Архивная копия – воспроизводит дословно архивный документ (рукописный или машинописный текст).

Архивная выписка — дословно воспроизводится часть текста архивного документа, относящаяся к предмету запроса.

Информационное письмо – письмо, составленное в качестве ответа на запрос пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве источниках по конкретной теме.

Архивная справка о венчании Андрея Григорьевича Новожилова

Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива.

Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и историческую справку по теме;

Электронная (фото, скан) или бумажная (ксерокс) копия документа – копия снятая с оригинала документа, предоставляется по запросу пользователя.

Какую форму ответа просить у архива?

Выбирайте то, что дешевле, согласно прайсу конкретного архива (в разных архивах по-разному). Ведь отсканировать ксерокс вы сможете и сами.

Но помните и о других сторонах этого вопроса. Черно-белый ксерокс (особенно с полосами от краски) может сделать архивный документ нечитабельным.

Сроки получения тоже зависят от вида копии. Электронную вам пришлют в считанные часы после оплаты. А вот бумажный вариант придется ждать несколько дней по Почте России.

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Читайте также: