Секретарь референт обязанности кратко
Обновлено: 02.07.2024
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные обязанности секретаря референта (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Должностные обязанности секретаря референта
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Секретность в работе помощников руководителей: анализ законов и споров
(Гибадуллина З.)
("Административное право", 2021, N 1) Все чаще и чаще руководители прибегают к услугам помощника руководителя. Наверное, нет такой должности, которая была бы настолько противоречива и неоднозначна по требованиям и функционалу. Должность "помощник руководителя" в разных компаниях называется по-разному: ассистент, советник, управляющий. Нередко помощника руководителя путают с секретарем, секретарем-референтом, хотя функции помощника во многом включают и обязанности секретаря.
Нормативные акты: Должностные обязанности секретаря референта
Указ Президента РФ от 07.03.2020 N 175
(ред. от 28.12.2020)
"О некоторых вопросах Совета Безопасности Российской Федерации"
(вместе с "Положением о Совете Безопасности Российской Федерации", "Положением об аппарате Совета Безопасности Российской Федерации") б) распределяет должностные обязанности между первым заместителем Секретаря Совета Безопасности, заместителями Секретаря Совета Безопасности, помощниками Секретаря Совета Безопасности, референтами аппарата Совета Безопасности и начальниками департаментов аппарата Совета Безопасности;
Должность секретаря долгое время являлась самой желанной для множества представительниц прекрасного пола. Раньше, как правило, от такого сотрудника практически ничего не требовалось, кроме привлекательной внешности. Однако сейчас все поменялось, порой такой сотрудник является важной частью коллектива и должен быть готов к выполнению множества функций. Как следствие, зачастую он бывает сильно загружен работой. О том, в чем же заключаются эти обязанности, каким требованиям необходимо соответствовать, чтобы получить предложение о работе, читайте в этой статье.
Особенности
Не приветствуется использование духов с заметным ароматом, но приветствуется скромный, привлекательный внешний вид.
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов .
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.
1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.
1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
- Единой государственной системой делопроизводства;
- Правилами и указаниями Росархива;
- Инструкцией по делопроизводству Общества;
- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
- Приказами, распоряжениями руководства Общества;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
- прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;
- контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;
- контроль исполнения документов и поручений;
- организация работы приемной Генерального директора;
- документирование деятельности совещательных органов Общества;
- разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;
- организация документов в делопроизводстве;
- организация бездокументного обслуживания Генерального директора.
3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;
3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;
3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;
3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);
3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;
3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;
3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;
3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;
3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;
3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;
3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;
3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;
3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;
3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;
3.19. ведет график работы водителей;
3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;
3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;
3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;
3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;
3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;
3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.
Секретарь-референт имеет право:
4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;
4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;
4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;
4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;
4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;
4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;
4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;
4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;
4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;
4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;
4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;
4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;
4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;
5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;
5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;
5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;
5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;
5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;
5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;
5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;
5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;
5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ
6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;
6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;
6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.
VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.
Читайте также: