Письмо ответ это кратко
Обновлено: 02.07.2024
Деловое письмо – одна из разновидностей документации, создаваемая для оперативного обмена информацией и общения между организациями, предпринимателями, структурными подразделениями компании и должностными лицами. Как правило, его объем не превышает других страниц.
Оно может иметь приложения или нет, составляться на бумаге или в электронном виде, быть стандартным или циркулярным, регламентированным и нерегламентированным. В зависимости от функций и типа делового письма необходимо оформлять на него официальный ответ.
Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?
Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.
Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.
Отвечать нужно на письма такого характера:
- обращение;
- просьба или требование; ;
- распоряжение;
- претензия;
- предложение (коммерческое предложение, оферта).
Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).
Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.
При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.
Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.
Как передать?
В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.
Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.
Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.
Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.
Как оформить – основные реквизиты
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).
Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.
Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:
- наименование организации отправителя;
- ее юридический и фактический адреса;
- коды осуществляемой деятельности;
- номер и название исходного письма;
- дата регистрации письма;
- сведения об адресате;
- подпись и печать организации;
- информация об исполнителе.
Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.
Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:
- адрес указывается по центру;
- данные о получателе – в верхней части листа справа;
- номер документа – в верхнем левом углу.
После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.
После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.
Выводы
Официальные ответы нужно посылать после получения прошений, просьб, требований, коммерческих предложений. Он формируется в электронном формате или на бумаге (на чистом листе или фирменных бланках предприятия).
Правила и нормы составления всех типов деловых документов приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, но стандарт носит рекомендательный характер.
Реквизитов около 30, но для отправки необходимы не более 10. Чаще всего написание ответных бланков поручается заместителям руководителя, секретарям и работникам канцелярии.
Письмо-ответ – это вид делового письма, который составляется в случае необходимости письменного ответа на ранее полученную инициативу (письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-просьбу, письмо-извещение и т.п.). Письмо-ответ может быть составлено в форме письма-согласия и письма-отказа в результате принятия положительного или отрицательного решения соответственно.
В независимости от результата, при составлении письма-ответа следует придерживаться того же стиля, в котором написано письмо, на которое направляется ответ. В случае составление письма-отказа, отправитель должен максимально четко объяснить его причину.
Письмо-ответ с положительным решением (письмо-согласие) должно содержать всю необходимую информацию, о которой просит адресат. Письмо-ответ оформляется на стандартном листе или фирменном бланке предприятия организации). Как правило, документ имеет следующую структуру:
Если письмо-ответ содержит некую документацию в качестве приложения, то оно должно быть подписано также главным бухгалтером предприятия (организации).
Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .
Смотреть что такое "ПИСЬМО-ОТВЕТ" в других словарях:
Письмо 14 академиков — Письмо 14 академиков, написанное в 1944 году документ, который повлиял на трактовку результатов избрания заведующего кафедрой теоретической физики физического факультета МГУ. Этот документ является одной из первых успешных попыток… … Википедия
Письмо Эйнштейна Рузвельту — Письмо Эйнштейна Рузвельту … Википедия
Теги: интересно
02.05.2021
Многие люди все чаще сталкиваются с запросами о получении какой-либо информации в письменном виде. Но не все знают структуру и специфику их составления. Зачастую отказ на предоставления разного типа услуг поступает в следствии не правильного оформления или отсутствия структуры документа. Такие ситуации случаются попросту из-за невнимательности и безграмотности составителя. О том, как правильно писать ответы на предоставления информации, и как это все грамотно оформить речь пойдет далее в статье.
Правила составления ответа на указанный запрос
Любой документ имеющий в своем составе предоставление личной или конфиденциальной информации, составляется в таком порядке:
1. Шапка в которой будут указываться данные компании или личности, всегда располагается в верхнем правом углу. Так как в шапке пишется все об адресате, то следует указать всю необходимую контактную информацию, а именно: фамилию и инициалы, адрес проживания, или место работы, контактный номер телефона (в редких случаях мобильный или рабочий), и электронная почта.
3. В заметках отправлений писем, необходимо отметить дату отправления. В строке "тема", указать причину отправления или информацию запроса.
4. Закончив оформление шапки письма, нужно преступить к оформлению заголовка. Как правило, обращение пишется по средине, с большой буквы, в официальном стиле.
Правописание основной части
1. Основная часть обычно оформляется, ссылаясь на ответ адресата. Припустим ответ является положительным, в таком случае указываются все реквизиты получателя, краткая информация указанного обращения, по причине которого, и был осуществлен запрос;
2. При получении отрицательного результата, в письме указывается краткое обращение и детальная причина вынужденного отказа.
3. Если письменно запрашивались документы, акты или различные выписки, в таком случае в ответе будут прилагаться копии ранее отсылаемых бумаг. Обязательным является заключительная подпись, печать и расшифровка ответственного лица компании или учреждения.
1. Ответ на представленный заранее вопрос, должен высылать сотрудник, непосредственно составляющий письмо;
3. При составлении ответных писем, лучше стараться дублировать запрос, для понятности и структурности данного документа;
4. При оформлении документов данного рода, особое внимание стоит обращать на грамотность написанного текста, составленные фразы должны быть краткими, но в то же время понятным для читателя, и при этом полностью раскрывать суть.
Виды ответных писем, и их отличия
Ссылаясь на практику многих фирм, ответные письма принято делить на 2 основные группы, а именно:
1. Положительные — при получении, владельце предоставляется письмо, в виде документов, отвечающих на запрашивающий ранее запрос.
2.Отрицательные — владельцу приходит отказ в предоставлении той или иной документации, при этом он получает мотивированный ответ по причине отклонения запроса.
Все выше представленные категории по своей структуре оформления одинаковы, их главное отличие-содержание и суть. К примеру, в положительных листах не только предоставляется необходимая информация, но и более точные детали на запрашиваемые дела, вопросы или документы. В конечном итоге, прочитав письмо, получатель будет полностью удовлетворен проделанной работой. А вот с отрицательным откликом ситуация обстоит совсем по-другому. При оформлении негативных откликов, или отказов на необходимые запросы, особое внимание уделяется на причину, по вине которой не будет выполнены те или иные действия, а также мотивирующая часть, рекомендующая переработку.
Правила оформления
Документация несущая ответ на вопрос или действия может быть, как в рукописном, так и в печатном формате.
1. При рассмотрении вариантов, написанных от руки, рекомендуется ответ также предоставлять рукописно, что бы не нарушать конструкцию документа.
2. Печатная структура несет ряд преимуществ, а именно легкость и простота оформления. Такие письма не занимают много времени для их создания, и ответы получают создатели гораздо быстрее.
Документация отзывного формата, зачастую пишется на стандартном белом листе, форматов А4, в редких случаях необходимо применять бланк учреждения или компании. В конце любого отзыва ставится подпись начальника, или человека исполняющего его обязанности, подпись и печать учреждения.
В дальнейшем созданной заявке будет присвоен его порядковый номер, благодаря которому его смогут распознать среди множества других заявлений. В специальный журнал заносится порядковый номер заявки, и расписываются все этапы его рассмотрения.
Помимо всех указанных выше правил, есть еще некий нюанс, а именно, после выдачи заявки на руки получателю, отправитель обязательно получает об этом уведомление, в обратно направлении также.
Методы отправки
Существую различные способы отправки и пересылки созданных заявок. Среди них большую популярность завоевали такие методы доставки:
• доставка через почту;
• отправка на электронный адрес;
• пересылка по факсу;
1. Прежде всего письма с ответом на получаемый ранее запрос обязательно должны иметь правильную структур, и грамотно составленные предложения. В случае обнаружение каких-либо ошибок со стороны заявителя, следует немедленно писать отказное письмо, с чётким про писание причин или действий.
2. Методику составления ответных заявок, можно разделить на два вида: письменная и печатная форма. Форму составления человек выбирает лично. Каждая из них по-своему хороша, например при написании письменной заявки, необходимо иметь аккуратный почерк, что бы весь указанный текст был понятен для чтения, а вот печатная форма лишает множество проблем, в том числе и непонятность текста.
3. Отправлять составленные отклики на запросы можно различными способами, это может быть и курьерская доставка, через почту или международные агентства. Но так, как время не стоит на месте появилось ряд современных методов отправки, а именно отправка электронным письмом, через интернет агентства или факсом.
Рассмотрев всю указанную информацию необходимо запомнить, что любое заявление, запрос или отклик, требуют правильного оформления и наличия грамотности в тексте, ведь это один из способов оценки сотрудника или подрядчика.
Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.
Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.
Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.
Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.
На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.
Читайте также: