Культура составления деловых документов кратко

Обновлено: 02.07.2024

2. Культура оформление делового документа имеет некоторые особенности, которые должны знать и строго выполнятся

КУЛЬТУРА ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО
ДОКУМЕНТА ИМЕЕТ НЕКОТОРЫЕ
ОСОБЕННОСТИ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ ЗНАТЬ
И СТРОГО ВЫПОЛНЯТСЯ
• Когда вы пишете кому-нибудь письмо, обращайте
внимание не только на содержание, но и на форму.
Возможно, что получивший ваше письмо будет его
тщательно изучать и делать соответствующие выводы.
• Писать надо чисто и аккуратно, нельзя писать в
состоянии расстройства, сильного гнева.

Любому руководителю, специалисту, менеджеру по роду
своей деятельности приходится постоянно сталкиваться с
деловой корреспонденцией.
Характеристики,
резюме,
рекомендательные
письма,
благодарности, приказы, письма-приглашения и письмаотказы, исковые заявления и жалобы - вот далеко не полный
перечень деловых писем. Как правильно их оформлять?

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной
переписке, приобретают еще большую значимость в силу того,
что деловые отношения регулируются правом, системой
юридических норм, за которыми следуют экономические,
финансовые и иные санкции
В деловой переписке очень важны:
- максимальная доступность текста для понимания;
- краткость, точность и ясность изложения мыслей;
- грамотность (предполагающая соблюдение не только норм
грамматики и правописания, но и требований делового
этикета).
Деловая корреспонденция подразделяется на собственно деловую и
частно-официальную.

Официальное письмо является одним из главных каналов
связи предприятия, организации, учреждения с внешним
миром. Через письмо ведется преддоговорное общение,
выясняются отношения между предприятиями, излагаются
претензии,
делаются
предложения,
идет
обмен
взаимовыгодной информацией и т.п.

Для официального письма можно выделить следующие
формальные аспекты: адрес получателя (адресата), дата
отправки, индекс, тема письма, его характер, определяемый с
помощью ключевых слов или по названию (гарантийное,
договорное, сопроводительное, рекламационное, письмонапоминание, письмо-подтверждение и др.). Наименование
адресанта (отправителя) размещается на бланке в виде
постоянного заголовка, исходящий номер и дата - в левом
верхнем углу. Стандартизация официального письма,
упрощающая процессы подготовки, оформления и работы с
письмами, должна направляться логической структурой
делового письма.

Составитель официального письма стремится прежде всего, с
протокольной точностью передать смысл той или иной
управленческой ситуации. Этому способствует стандартизация
официального письма, выраженная в конкретных моделях
синтаксических конструкций. Составителю делового письма
нетрудно построить такую конструкцию, если он будет
располагать набором готовых фраз, проверенных практикой.

Начало нс должно повторять главной темы письма; оно вводит адресата в поставленную проблему.
Мотивы выражаются в следующих моделях:
- "В порядке оказания технической помощи. ";
- "В связи с тяжелым положением. ";
- "В связи с проведением совместных работ. ";
- "В соответствии с письмом заказчика. ";
- "В соответствии с протоколом. ";
- "В ответ на вашу просьбу. ";
- "В подтверждение нашего телефонного разговора. ";
- "В подтверждение нашей договоренности. " Заключительные слова:
- "Убедительно просим Вас не задерживать ответ";
- "Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)";
"Надеемся, что маша просьба будет выполнена".

Стандартизация делового письма проявляется также в
использовании готовых типовых бланков, в которых
напечатаны приведенные выше или другие модели и
оставлены для заполнения отдельные места.

Существуют особые требования к стилю и языку
служебных документов:
- нейтральность;
- надличностный характер изложения;
- унификация (трафаретизация);
- типизация речевых средств.
Незнание или несоблюдение элементарных правил при составлении
деловых писем ведут к потере рабочего времени, а иногда - к
взаимному непониманию.

15. Используемая литература:

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА:
• Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.:
Юрайт, 2012
• Кузнецова Т.В.: Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные
технологии). - М.: МЭИ, 2018
• Нашивочникова В.Н.: Полный справочник кадровика. - СПб.: Питер, 2019
• Рогожин М.Ю.: Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011
• Андреева В.И.: Делопроизводство. - М.: КноРус, 2010
• Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя. - М.: Эксмо, 2017
• Басаков М.И.: Справочник кадровика: документирование кадровой работы. - Ростов н/Д:
Феникс, 2018
• Бобылева М.П.: Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.:
МЭИ, 2019

Определение термина "документ", правила его оформления. Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве. Правила написания чисел в оформлении документов, физических величин, математических формул. Корректурные знаки при правке документов.

Рубрика	Иностранные языки и языкознание
Вид	курсовая работа
Язык	русский
Дата добавления	14.01.2018
Размер файла	37,6 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Курсовая работа

Содержание

1. Культура оформления документа

3. Общие правила оформления документов

3.1 Общие требования

3.2 Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

3.3 Нумерация страниц, оформление дат

3.4 Правила сокращения слов

3.5 Правила написания чисел в оформлении документов, физических величин, математических формул

3.6 Оформление таблиц в документах

3.7 Корректурные знаки при правке деловых документов, знаки препинания и символы

Введение

Современное общество трудно представить без документа - материализованной социальной информации, который неудержимо властно вторгается в мельчайшие микропоры социальной жизни и с каждым днем все больше подчиняет себе собственно человеческие, живые и неповторимые интенции и уникальные стратегии индивидуального существования.

Влияние документной составляющей в информационном обществе сегодня является всеобъемлющим. Любая профессиональная деятельность людей в организованном обществе предполагает явление культуры. Причины, влияющие на восприятие документа, позволяют инициировать формирование такого подраздела профессиональной культуры, как культура оформления делового документа, сформировать понятие и создать варианты его определения, лежащие в различных плоскостях знания: потребительское и философское.

Анализ специальной литературы продемонстрировал, что целостного, многоаспектного исследования проблемы оформления делового документа как явления культуры, а также подготовки специалистов по данному вопросу в наше время не проводилось. Тем не менее, отдельные нюансы этой проблематики разработаны в трудах по различным наукам и отраслям деятельности.

Поскольку особую роль в оформлении документа играет выбор речевых средств, нами для отражения данной составляющей делового документа использовались труды в области филологии, языкознания, риторики и культуры речи (Т.Г. Васильева, Л.А. Введенская, А.И. Дунев, М.В. Колтунова, Д.Э. Розенталь, М.И. Тимофеев).

Предмет исследования - формирование культуры оформления документа

Объект исследования - документ.

Цель реферата заключается в исследовании общих правил и культуры оформления документов

Задачи реферата следующие:

- рассмотреть культуру оформления документа;

- обозначить общие правила оформления документов.

Структурно работа содержит введение, три пункта, третий из которых разделен на семь подпунктов, заключения и списка литературы.

1. Культура оформления документа

В документоведении документ рассматривается как материальный объект, носитель социальной информации, предназначенной для ее передачи и использования [3]. Однако, ни одну вещь невозможно понять, исходя из нее самой. Особенно те из них, которые представляют собой сложные системы или такие, которые сами находятся в составе сложных систем. Если в первом случае трудность заключается в определении энтелехийного целого, несводимого к внешне наблюдаемым параметрам вещи (в нашем случае, материальному носителю и системе знаков), то во втором сложность составляют противоречия многообразности решаемых нею функциональных задач, столкновения которых порою доходит до конфликта взаимоисключающих функций, что также препятствует однозначному определению.

Имплицитное содержание родовых понятий по-прежнему остается скрытым от исследователя, в силу того, что его определение нуждается в собственных адекватных понятиях культурологии, антропологии и обществоведения.

Социальная информация открывается индивиду в виде смыслов, порождаемых целесообразным порядком взаимодействия вещей, в котором вещи обнаруживают себя в виде образов свойств, будто бы извлекаемых в процессе взаимного влияния одной вещи на другую. Практические стратегемы воспроизводятся в психике в виде цельных, целесообразно выстроенных виртуальных информационных структур, общественные смыслы которых в индивидуальном восприятии людей осознаются в связках цель - средство[10, с. 145].

Социальная информация представляет собой опыт совместной целесообразной деятельности индивидов, регламентирующей характер и вектор телесных движений (перформаций) для удовлетворения потребностей людей, начало которому было положено в первичных коллективных формах ограничения биологических движений и придания им культурной человеческой формы в виде половых и пищевых табу. Соответственно и первичные формы закрепления и передачи социальной информации были адекватны телесным и психологическим возможностям индивидов, были вплетены в язык самой жизни и осуществлялись в формах самой жизни, таких как коллективные ритуальные подражания-имитации успешных производственных актов, а впоследствии их изображения и вербальная артикуляция.

Однако, кроме государственно-политической, в обществе имеется много иных сфер социальной жизни, а, соответственно, и типов обеспечивающих их функционирование документов. В нынешних информационных условиях документационное поле представляет собой системно организованную часть социального бытия. А это значит, что социокультурный статус документа в обществе предопределяется, во-первых, структурой социального организма и составляющими его элементами, а, во-вторых, способностью императивно определять культурные формы движения людей и воспроизводить социальный опыт надличностных форм социальной регуляции в непосредственной деятельности инидивидов.

Поэтому предметное поле документоведческих и документологических исследований нуждается кардинальном обновлении за счет вовлечения в аналитику новых социальных сфер функционирования документа [4].

Эмпирическим путем можно выделить следующие сферы и статусы существования документа в современной культуре [4]:

- информационный (социальный, коммуникативный, идентификационный);

- регулятивный (управленческий, идеологический, политический, властный, императивный, правовой, свидетельствующий);

- гносеологический (научный, паранаучный);

- аксиологический (эстетический, нравственный, религиозно-магический, теологический, праксеологический, бытовой, гедонистический);

- мнемонический (исторический, культурный, мемориальный);

- учебный (образовательный, воспитательный, обучающий);

- технологический (управленческий, защитный, рецептурный, инженерный, кулинарный, медицинский, строительный и т.п.).

Культурологическая интерпретация документа позволит документоведению найти адекватную методологическую базу и занять надлежащее место в системе наук.

документ оформление корректурный делопроизводство

a) любая бумага, составленная законным порядком и способная служить подтверждением прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) либо на исполнение некоторых обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, познаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или же считается проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие обхватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, передачи, театральные представления;

б) документами считаются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания некоторых коллекций. Сюда входят как предметы искусственного происхождения, разработанные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

Некоторыми исследователями документ представлен в качестве 1) письменного источника, имеющего юридическую силу; 2) всякой бумаги, составленной законным порядком и могущей служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякого письменного доказательства.

По мнению В.Н.Митяева документ это результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов.

Фионова Л.Р. определяет документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) как понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием [цит по 11].

Это определение существенно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и печатные издания, и служебные документы и т.п.

Таким образом, проанализировав развитие понятия документ по словарям и специальной литературе можно говорить о наличии следующих аспектов, которые легли в основу данного определения - информационного, правового, управленческого, исторического.

Все без исключения авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

3. Общие правила оформления документов

3.1 Общие требования

Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией - ее формирование, оценку, обработку.

При подготовке текста должны соблюдаться последующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдение требований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром.

Несоблюдение вышеперечисленных требований значительно осложняет работу с документами. Так, неимение в документе необходимой подписи, визы, указания на должность работника может лишить документ юридической силы. Неправильное размещение материала, обусловленного типовым формуляром, чрезвычайно затрудняет применение документа.

Документы обязаны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.

Бланк документа - это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию [7].

В каждой организации должны быть в наличии для оформления организационно-распорядительных документов два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных посланий. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.

На бланках для писем указываются названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

3.2 Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

Все документы оформляются на бумаге определенных размеров - форматов, подходящего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327-60 устанавливает 3 потребительских формата: А, В, С.

Бумага потребительская. Форматы. Ряд. А считается основным. Он разделяется на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13, и классифицируется буквой ряда и цифрой класса.

Ряды В и С считаются дополнительными.

Исходным форматом считается А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритами 842 х 1189 мм. Следующие форматы получаются методом деления предыдущего формата на 2 равные части параллельно наименьшей стороне. Для оформления деловых документов применяются следующие форматы [7].

Общеизвестно, что документооборот играет очень важную роль в управлении организацией. Без грамотно построенной и слаженной системы невозможно добиться высоких показателей эффективности работы сотрудников, а значит – получить высокую прибыль.

Основываясь на мировой опыт, можно сделать вывод, что все средства документооборота, в том числе электронные, должны быть строго регламентированы. Сотрудники, а также руководство компании должны четко понимать, какие виды документов присутствуют в организации, какие операции могут с ними проводиться и так далее.

Документы хранят в себе всю информацию об организации, а также об операциях, проводимых ее сотрудниками. И по тому, как оформлен тот или иной документ, можно судить не только о сотрудниках компании, но и о ее системе управления.

Культура работы с документами крайне важна в организации. Если ее правила не соблюдаются, то эффективность работы всей организации сразу же падает – документы долго доходят до получателя, замедляется процесс принятия управленческого решения, нарушается равномерность нагрузки на отделы. Для того, чтобы эти негативные последствия не коснулись вашей организации, настоятельно рекомендуем обеспечить соблюдение следующих правил работы с документами:

Документы должны быть оформлены строго в соответствии с регламентом – они должны включать в себя все необходимые реквизиты, а также не содержать лишних деталей или информации. Правильно оформленный документ гораздо быстрее дойдет до получателя и выполнит свою функцию.
Документы должны создаваться только при необходимости. Их количество должно в точности соответствовать потребности в них. Иначе большой поток информации может негативно повлиять на эффективность всей системы документооборота.
Следует придерживаться краткости и лаконичности в процессе создания документа. Однако не следует забывать, что это официальный документ, в котором не допускаются произвольные сокращения, иностранные слова или терминология, не соответствующая специфике организации.
Все реквизиты документа должны быть оформлены в соответствии с регламентом. Не допускается неправильное расположение реквизита на странице. К примеру, размещение грифа утверждения внизу страницы или в середине документа.

Не допускается использование только одного инициала в подписи – в соответствии с регламентом должны присутствовать оба инициала, фамилия и четкая подпись. Остальные реквизиты также должны быть оформлены в соответствии с общепринятыми правилами.

Культура работы с документами включает в себя также правила общения с адресатом. Если в документе присутствует просьба о чем-то, то автор не имеет права навязать уже готовое решение или проявить категоричность в своих требованиях. Не следует забывать, что за документом скрывается живой человек, а потому при работе с ним следует придерживаться норм деловой этики.

Если персонал – это сердце организации, то документы – это ее кровеносная система. Без документооборота невозможно было бы наладить коммуникацию между всеми отделами и подразделениями, а также обеспечить слаженную работу всех сотрудников.

Однако важно помнить, что документы – это не обезличенные бумаги. Это средство, с помощью которого подчиненный общается со своим руководителем, руководитель – с исполнителем, а коллеги между собой. И потому крайне важно соблюдать культуру работы с документами. Ведь именно она является залогом эффективности системы документооборота во всей организации.

Документы должны быть оформлены строго в соответствии с регламентом – они должны включать в себя все необходимые реквизиты, а также не содержать лишних деталей или информации. Правильно оформленный документ гораздо быстрее дойдет до получателя и выполнит свою функцию.
Документы должны создаваться только при необходимости. Их количество должно в точности соответствовать потребности в них. Иначе большой поток информации может негативно повлиять на эффективность всей системы документооборота.
Следует придерживаться краткости и лаконичности в процессе создания документа. Однако не следует забывать, что это официальный документ, в котором не допускаются произвольные сокращения, иностранные слова или терминология, не соответствующая специфике организации.
Все реквизиты документа должны быть оформлены в соответствии с регламентом. Не допускается неправильное расположение реквизита на странице. К примеру, размещение грифа утверждения внизу страницы или в середине документа.

Культура работы с документами включает в себя также правила общения с адресатом. Если в документе присутствует просьба о чем-то, то автор не имеет права навязать уже готовое решение или проявить категоричность в своих требованиях. Не следует забывать, что за документом скрывается живой человек, а потому при работе с ним следует придерживаться норм деловой этики.

Читайте также: