Информационное обеспечение это кратко

Обновлено: 06.07.2024

Аннотация: Информационное обеспечение ИС. Внемашинное информационное обеспечение. Основные понятия классификации информации. Понятия и основные требования к системе кодирования информации. Состав и содержание операций проектирования классификаторов. Система документации. Внутримашинное информационное обеспечение. Проектирование экранных форм электронных документов. Информационная база и способы ее организации.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);
организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);
организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);
обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации ).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение ( классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы : входных, выходных файлов, базы данных ).

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

Информационное обеспечение ИС можно определить как совокупность единой системы классификации , унифицированной системы документации и информационной базы [ 9.1 ] .

Внемашинное информационное обеспечение

Основные понятия классификации технико-экономической информации

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора .

Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Таким образом, совокупность правил распределения объектов множества на подмножества называется системой классификации .

Свойство или характеристика объекта классификации , которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами классификации , называется признаком классификации . Например, признак "роль предприятия-партнера в отношении деятельности объекта автоматизации" позволяет разделить все предприятия на две группы (на два подмножества): "поставщики" и "потребители". Множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам, носит название классификационной группировки.

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения [ 9.1 ] .

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов : международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы .

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества.

Общегосударственные (общесистемные) классификаторы , обязательны для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.

Отраслевые классификаторы используют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли.

Локальные классификаторы используют в пределах отдельных предприятий.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

гибкостью системы;
емкостью системы;
степенью заполненности системы.

Гибкость системы — это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора . Необходимая гибкость определяется временем жизни системы.

Емкость системы — это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации .

Степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации : иерархическая и многоаспектная.

При использовании иерархического метода классификации происходит "последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки" [ 9.2 ] . Получаемая на основе этого процесса классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объем классифицируемых объектов разбивается на подмножества по какому-либо признаку и детализируется на каждой следующей ступени классификации . Обобщенное изображение иерархической классификационной схемы представлено на рис. 9.1.

Характерными особенностями иерархической системы являются:

возможность использования неограниченного количества признаков классификации ;
соподчиненность признаков классификации , что выражается разбиением каждой классификационной группировки, образованной по одному признаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему (подчиненному) признаку.

Таким образом, классификационные схемы, построенные на основе иерархического принципа, имеют неограниченную емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации , которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в выбранном алфавите кода. (Например, если алфавит – двузначные десятичные числа, то можно на одном уровне разместить 100 объектов). Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор .

При построении иерархической системы классификации сначала выделяется некоторое множество объектов, подлежащее классифицированию, для которого определяются полное множество признаков классификации и их соподчиненность друг другу, затем производится разбиение исходного множества объектов на классификационные группировки на каждой ступени классификации .

К положительным сторонам данной системы следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Серьезным недостатком иерархического метода классификации является жесткость классификационной схемы . Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации . Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации , их характеристик или характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схемы . Гибкость этой системы обеспечивается только за счет ввода большой избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности структуры классификатора . Поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

Примеры применения иерархической классификации объектов в корпоративной ИС приведены на рис 9.2 и 9.3. Использование приведенных моделей позволяет выполнить кодирование информации о соответствующих объектах, а также использовать процедуры обобщения при обработке данных (при анализе затрат на заработную плату — по принадлежности работника к определенной службе, при анализе затрат на производство — по группам материалов: по металлу, по покупным комплектующим и пр.).

Недостатки, отмеченные в иерархической системе, отсутствуют в других системах, которые относятся к классу многоаспектных систем классификации .

Развитие рыночных отношений вызывает необходимость повышения уровня управления экономикой. Процесс управления представляет собой сбор, обработку и передачу информации для вынесения управляющих решений.

Существует разделение экономической информации по функциональному ее назначению, в рамках которого выделяют такие структурные единицы:

Создание ИС и информационных технологий (ИТ) нуждается в специальной организации информации и выделении специальной подсистемы – информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом ИС и ИТ, который отражает информацию, характеризующую состояние управляемого объекта и является базой для принятия решений управления.

показатели,
справочные данные,
классификация и кодирование информации,
унифицированная система документации,
информационные массивы (файлы) и т.д.

При разработке ИО информационной системы определяют состав показателей, которые необходимы для решения задач различных управленческих функций, их характеристики (объем, время) и информационные связи. Составляют разные классификаторы и коды, определяют наполнение входных и выходных документов для каждой задачи, проводят организацию информационного фонда, определяют состав базы данных.

Готовые работы на аналогичную тему

ИО разрабатывается для повышения качества управления организацией через повышение достоверности и своевременности данных, которые необходимы для принятия решений управления.

Основным назначением ИО является обеспечение такой организации и представления информации, которые будут отвечать любым требованиям пользователей и условиям автоматизированных технологий.

Чтобы создать ИО необходимо:

ясно понимать цели, задачи, функции всей системы управления организацией;
выявить движение информации от момента ее создания до использования на разных уровнях управления, которая представляется для анализа в виде схем информационных потоков;
совершенствовать системы документооборота;
использовать систему классификации и кодирования;
владеть методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, которые отражают взаимосвязь информации;
создавать массивы информации на машинных носителях при использовании современного технического обеспечения.

В составе информационного обеспечения выделяют внемашинное и внутримашинное ИО.

Внемашинное ИО

Внемашинное ИО воспринимается человеком без помощи технических средств.

К внемашинному ИО относятся:

необходимые показатели для решения задач управления, их характеристики (объем, время) и информационные связи;
классификаторы и коды;
унифицированная система документации;
форма выведения результатов обработки.

Экономические показатели содержатся в управленческих документах.

Бумажный документ представляет собой информацию на естественном языке, которое фиксируется ручным или печатным способом на бланке.

Для возможности обработки информации из документов с помощью компьютера ее нужно предварительно закодировать и классифицировать.

Внутримашинное ИО

Внутримашинное ИО размещается на машинных носителях и состоит из файлов (в виде совокупности отдельных файлов или базы данных).

[Определение] Внутримашинное ИО представляет собой специальным образом организованные данные, которые подлежат автоматизированному хранению, накоплению, обработке, поиску и передаче в удобном для восприятия техническими средствами виде. [/Определение]

И. о. в области пожарной безопасности — вид деятельности по удовлетворению потребностей руководителей и специалистов в информации, необходимой для проведения работ и услуг в области пожарной безопасности. В соответствии с Федеральным законом от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ "О пожарной безопасности" задачи сбора, обобщения и распространения информации в области пожарной безопасности возложены на Государственную противопожарную службу (ГПС) МЧС России.

В системе ГПС функции головной организации по И. о. выполняет Всероссийский научно-исследовательский институт противопожарной обороны (ВНИИПО). Институт проводит системные исследования в области И. о., в т. ч. работы по совершенствованию информационных и коммуникационных технологий, созданию и ведению фондов нормативной, методической и справочной документации, программных средств, баз (банков) данных, разработке автоматизированных рабочих мест, распространению информации на печатных и электронных носителях. Абонентами ВНИИПО является более 10 тыс. организаций. Оперативность И. о. достигается: размещением информации в Интернете на web-сайте http://www.vniipo.ru, изданием и распространением журналов "Пожарная безопасность", "Пожарная охрана" и др.

Данные о пожарах и их последствиях ежемесячно поступают во ВНИИПО от всех органов управления ГПС субъектов РФ в рамках Единой государственной системы статистического учета пожаров и их последствий. На основе полученной информации 1 раз в месяц составляют и публикуют отчет.

И. о. прогнозирования условий и охраны труда. Прогноз состояния условий и охраны труда составляется на основе изучения общих тенденций развития российской экономики, ее основных отраслей, анализа тенденций изменения показателей, характеризующих условия труда и охрану труда в РФ, и факторов, определяющих состояние условий труда, а также учета направлений совершенствования государственной политики в области охраны труда. Важнейшими для разработки прогноза являются показатели темпов роста валового внутреннего продукта (ВВП) и численности работников, занятых в отраслях экономики. Улучшению ОТ способствуют: совершенствование нормативной правовой базы, развитие организационных структур (служб охраны труда в организациях), расширение масштабов аттестации рабочих мест по условиям труда, обучение и переподготовка специалистов по охране труда, усиление контроля за соблюдением требований ОТ.

И. о. по УТ, производственному травматизму и профессиональной заболеваемости формируется на базе двух форм федерального государственного статистического наблюдения: № 1—Т (условия труда) "Сведения о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда" и № 7—травматизм "Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях".

На различных уровнях прогнозирования используются и др. показатели — количество людей, занятых тяжелым физическим трудом, работающих во вредных и опасных условиях труда или на оборудовании, не отвечающем требованиям безопасности, а также показатели, характеризующие последствия работы в неблагоприятных условиях: общая численность пострадавших на производстве в расчете на 1000 работающих (Кч); численность пострадавших со смертельным исходом в расчете на 1000 работающих (Ксм); число дней нетрудоспособности у пострадавших с утратой трудоспособности на 1 рабочий день и более и со смертельным исходом в расчете на 1 пострадавшего (Кт); численность пострадавших от профессиональных заболеваний (отравлений) в расчете на 1000 работающих. Эти основные показатели могут быть дополнены следующими данными:

уровень средней продолжительности активной трудовой жизни;

объем производства технических средств защиты;

индекс цен на средства коллективной и индивидуальной защиты;

объем инвестиций в основные фонды по ОТ;

объем медицинских услуг, оказанных лицам трудоспособного возраста;

уровень социальной напряженности (трудовых конфликтов) из-за неудовлетворительных УТ (число жалоб на неблагоприятные УТ по регионам);

количество проверок по ОТ, проведенных органами исполнительной власти;

количество выявленных нарушений требований нормативных правовых актов по ОТ;

количество остановленных предприятий, цехов и т. д. в связи с плохими УТ;

количество лиц, привлеченных к административной ответственности или уголовной ответственности за нарушения нормативных правовых актов по ОТ;

количество аттестованных / неаттестованных рабочих мест по УТ;

затраты страхователя на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

И. о. управления охраной труда. В практике управления используется информация различных видов: экономическая, организационная, социальная и социально-психологическая, технологическая; оперативная, текущая и стратегическая; по отдельным функциям управления — плановая, статистическая, по кадрам и пр. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. В современном менеджменте используются комбинированные варианты. Выбор комбинаций определяют многие факторы организации управления: профессионализм и ответственность персонала, наличие достаточного количества технических средств, характер решаемых проблем, конкретная ситуация, действующая система контроля, стиль управления. Часть используемой информации оформляется документально, что необходимо для осуществления контроля исполнения, а также для анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

Каждое звено системы управления должно иметь всю необходимую информацию для реализации своих функций и полномочий. Информационная система не должна строиться по принципам монополии на информацию или жесткого ограничения И. о. Распределение информации и построение системы И. о. управления в значительной мере характеризуют искусство управления.

В соответствии с ГОСТ Р 12.0.006—2002 "Общие требования к управлению охраной труда в организации" необходимо обеспечивать:

обмен информацией (коммуникацию) между различными уровнями управления и подразделениями организации;

получение необходимой информации от внешних заинтересованных организаций;

передачу информации заинтересованным сторонам;

документальное оформление информации.

Современная системная модель коммуникационного процесса управления предполагает не одностороннее влияние руководителя (или органа управления) на подчиненного (управляемый объект), а коммуникативное взаимодействие, процесс взаимовлияния членов коллектива друг на друга (соответственно — субъекта и объекта в рамках системы). Коммуникационная система в управлении ОТ имеет целью ее внешнее и внутреннее И. о., способствующее своевременности и обоснованности принимаемых решений на основе мониторинга УТ, статистики профзаболеваний и травматизма, анализа производственных рисков и эффективности мероприятий по их контролю и снижению.

Внешнее И. о. позволяет организации своевременно получать информацию о новых законодательных актах, об изменениях (дополнениях) в нормативных и методических документах по ОТ, о результатах научных исследований в области ОТ, о новых технологиях улучшения УТ и обеспечения безопасности персонала, о передовом опыте др. организаций, о результатах анализа аварийности и травматизма в отрасли, о современных технологиях управления ОТ. Внешние информационные связи обеспечивают взаимодействие организации с органами исполнительной власти и надзорными органами, с общественностью, с заинтересованными лицами и организациями (поставщиками, потребителями, подрядчиками и т. д.).

Внутреннее И. о. позволяет регулировать деятельность системы управления охраной труда (СУОТ) в организации, контролировать, корректировать, улучшать ее. Важной задачей внутреннего И. о. является информирование персонала об УТ, уровне опасных и вредных факторов, политике организации и планах работы в области ОТ с целью активизации участия работников всех уровней в деятельности СУОТ.

Российская энциклопедия по охране труда. — М.: НЦ ЭНАС . Под ред. В. К. Варова, И. А. Воробьева, А. Ф. Зубкова, Н. Ф. Измерова . 2007 .

Информационное обеспечение — необходимый компонент управления и автоматизации в экономике, который включает в себя информацию, требуемую для принятия и анализа управленческих решений, и процесс ее накопления и сохранения для создания благоприятных информационных условий деятельности предприятия.

К средствам информационного обеспечения обычно относят:

реквизиты;
справочные данные;
классификаторы;
системы документации;
массивы информации.

Виды классификации и кодирования информации

Для точного и адекватного отображения и хранения информации существуют специальные классификаторы и коды, которые также обеспечивают возможность обмена информацией без потери смысла. Кодирование позволяет представлять информацию однозначно и экономит место в информационных системах и подсистемах.

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

Классификатор — это профессиональный документ, формализующий информацию о наименовании объектов, классификационных группировок и их кодовые обозначения.

международные;
общегосударственные (общесистемные);
отраслевые;
локальные.

Методы классификации

Выделяют несколько методов:

Иерархический — группирование информационных объектов по определенному классу и распределение их на уровни. Совокупность всех уровней говорит о глубине классификации. Метод предполагает создание строгой структуры, содержание которой плохо поддается изменениям.
Фасетный — от слова facet (рамка). Сведения классифицируются с помощью таблиц, а значения могут располагаться в произвольном порядке. Классификация по этому методу требует учитывать все многообразие признаков.
Дескрипторный — описательный метод, применяемый в системах поиска информации, исследованиях.

Кодирование

Кодирование информации — это замена наименований различными кодами.

Основная база кодирования — алфавит, цифры. Закодированная информация однозначна и не имеет альтернативного трактования.

Примерами кодирования могут служить экономические коды ОГРН, ОКПО, КПП и другие.

Внемашинное и внутримашинное ИО

Информационное обеспечение можно классифицировать в зависимости от участия машинных средств в обработке и хранении информации.

Внемашинное ИО не требует специальных технических средств для хранения и обработки информации. В состав внемашинного ИО входят:

экономические показатели;
управленческие документы (акты, счета, накладные, справочники, ведомости, отчеты, диаграммы, таблицы и т.п.).

Внутримашинное ИО хранится в компьютерных файлах и программных базах данных. Все данные внутри машины обрабатываются особым образом, хранятся в закодированном виде и отображаются в удобном для пользователя виде.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение является основой разработки всего комплекса средств информационной технологии, определяя организационное, техническое и программное обеспечение.

Информационное обеспечение – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией.

Информационное обеспечение чаще всего определяют через ряд составляющих: совокупность справочных данных, классификаторов информации (справочно-нормативное информационное обеспечение); унифицированных систем документации; специально организованных массивов информации.

Справочно-нормативное информационное обеспечение составляют федеральные, ведомственные и локальные информационные массивы. Федеральное справочно-нормативное информационное обеспечение содержит законодательные акты и организационно-технические документы – ГОСТы и федеральные классификаторы. Ведомственные массивы содержат информацию о нормативном регулировании в области, в которой функционирует данная информационная технология, локальные ориентированы на решения локальных прикладных задач.

Система классификаторов формируется для:

· обеспечения однозначности и точности при заполнении различных первичных документов;

· адекватности представления и отображения информации в различных информационных подсистемах;

· обеспечения возможности обмена информационным обеспечением.

Среди федеральных классификаторов следует отметить:

- общероссийский классификатор административно-территориального деления (ОКАТО);

- общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН); общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

- идентификационный номер налогоплательщика ИНН, системы ведомственных классификаторов.

В МВД России отраслевые классификаторы разрабатываются в соответствии с Приказом № 533 от 1996 г.

Массивы информации составляют данные по предметной области, специально организованные в виде баз данных.

Под данными в области информационных технологий принято понимать информацию, представленную в виде, пригодном для её передачи и обработки автоматическими или автоматизированными средствами.

База данных – специально организованная совокупность данных в виде таблицы: столбцы – поля, строки – записи базы данных.

Построение баз данных часто представляется на практике в виде двух этапов:

1-й этап – обследование всех функциональных подразделений организации с целью:

· понять специфику и структуру ее деятельности;

· построить схему информационных потоков;

· проанализировать существующую систему документооборота;

· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Часто в информационном обеспечении выделяют еще один элемент – схемы информационных потоков. Они отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Анализ информационных потоков должен проводиться с целью их более организации, повышения интенсивности передачи и обработки информации, поступающей от источника к потребителю.

Построение схем информационных потоков обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

Подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая им используется.

Таким образом, для создания информационного обеспечения необходимо:

· ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления;

· представление движения информации от момента возникновения и до ее использования в виде схем информационных потоков;

· использование системы классификации и кодирования;

· совершенствование системы документооборота;

· составление концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· организация массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.